準備と実行を分けると仕事は速く確実になる

元上司がタスク管理を再開

あまりにも上から降ってくる仕事が多すぎて、その量を把握したいということで、再度私のタスク管理ツールを使い始めました。「こんなにたくさん抱えているんですよ！」と言えるようになりたいとのこと。あっぱれ、良い心がけです（笑）

運用していての悩み

元上司曰く「どうしてもツールに入力する時間がないんだよねー」とのこと。だから、抱えている仕事量の可視化がなかなかできないそうなのです。ツールの更新が追いつかないというのは、タスク管理を始めるほぼ全ての人がぶち当たる悩みだと思います。

元部下からアドバイス

元部下である私からアドバイスをしました。もしかして「これをお願いします」と仕事を依頼された後、面倒くさがってタスク管理ツールに入力しないですぐに仕事に手をつけていないか聞いてみたところビンゴでした。

確かに、タスク管理導入前後で「タスク管理ツールへ入力する」という手順が純粋に増えます。これは避けようがありません。この「タスク管理ツールに入力する」という手順は、それ自体は余計だと感じられ、そんなに手間のかかる作業でないのでつい後回しになりがちなんですね。

そこは我慢して、とにかく入力して下さいとアドバイスをしました。どんなに急いでいても締切が30秒後のタスクはさすがに振ってこないでしょう。もしそんなタスクがあったら、それは書類のコピー取り程度の、タスク管理ツールに入力しないでよい類のタスクでしょう。

準備と実行を分ける

依頼された仕事を実行する前に必ずタスク管理ツールへの入力をする、ということは準備と実行を明確に分けるということです。タスク管理手法GTDのフローでも「把握」「見極め」「整理」という3段階のフローを経てやっと「実行」に至るという流れです。また、仕事をしているとよく聞く「段取り8割」という格言もほぼ同じことを言っていると思われます。

準備と実行を分けると、仕事は速く確実になります。それは、そのとき自分が向かうべきタスクを明確にすることができ、それのみに集中できるからです。そして、「自らの意志力を総動員して外部の誘惑に負けずに集中する！」なんてことをする必要がない、自分がどんな精神状態でも集中できる環境を作り出す役割をタスク管理は果たします。

「後できっと入力できるからいいや」「これは入力しなくても覚えていられるから大丈夫」は、後々ほぼ確実にできなくなります。ゆめゆめ自分を過信なさらぬよう。