QCサークル タスク管理を社内で根付かせるには?
「社内にタスク管理を導入したい」
トップからの要望を受けて、我がQCサークルはミーティングでブレストを行い、意見を出し合いました。タスク管理の導入で何を実現したいのか。そのためにはどんな問題点があるのか。どういう仕組みを作って解決するのかという3点に絞って、まずは会社へ提案書を作って出そうということになりました。ええと、もう単なるQCサークルの活動の枠を超えて、経営企画部門の会議になっとりますが(笑)
会社への確認
我々から会社への確認事項として「目的はこうでしたよね?」と改めて伝える。
・よりストレスフリーな就業環境の実現
・時間外労働の削減
・抜け漏れ等のミスの削減
それと、ついでに「従業員が、いつ・どのような仕事をしているかを記録に取る」ということも要望があるとのことでしたので、考慮してあげようということになりました。
タスク管理導入にあたっての問題点
個人が好きでやることではないので、どうしてもタスク管理を定着させるための課題がでてきます。ミーティングで出てきた話を5つのポイントにまとめました。
①業務・個人によってタスク管理手法は異なり、方法論・ツールを画一的に全社適用するのは難しい
②メンバーの現在の業務量に単純に付加され、なおかつ全社規模なのでマンパワー不足の懸念
③そもそもタスク管理自体が「面倒なこと」と捉えられ受け入れられづらい。
④タスク管理導入には、それを受け入れる精神的土壌(特に部下を束ねる部長職以上)が必須。
⑤社外でも活動する営業社員でも使えるようなツールの用意が必要
解決への方向性
上記5つの問題点に対して、こんな風に仕組みを作ったり物を用意することで目的に進んでいけるのではないか、ということを考えました。
問題点①②に対して
各部署に「(仮)タスク管理者」を置き、各部署における業務タスクの管理方法の把握と推進をしてもらう。QC6班は事務局として各タスク管理者へGTDに沿うよう各部署・個人に合ったコンサルを行う。
問題点③に対して
「日報を書かなくて良い」といった見返りを設定することで、定着化を図る。
問題点⑤に対して
スマホ対応できるよう小鳥遊が外部へ依頼。
肝は社内の体制ですね。上層部、管理職が自らタスク管理を理解し実践しないことには下に落とせないだろうと踏んでいまして、実はかなり高いレベルのことをマネジメント層へ求めています。それをやる覚悟がありますか?という果たし状のようなものを、我々QC6班は彼らに突きつけているわけです。
一部の奇特な人たちが、何かしらツールを配布して布教活動してくれて、いつの間にかみんなタスク管理みたいなのができるようになっている、みたいな甘い幻想は無しですよ、ということです。
これに対して、どのような反応があるか楽しみです。この動きは逐次書いていこうと思いますので、この展開・ストーリーを共有いただければと思います。是非ご一緒に。