タスクのリストはできるだけ集約した方が良い理由

複数のトレイ
机の上に複数のトレイがあったとして、私はそれを有効活用したことがありません。厳格なルールに従って分類されて、いつでも目的の書類を取り出せるような工夫につながったことはありません。むしろ、どのトレイに何を入れるべきかルールが次第に破綻し、ただ単に探すのが面倒臭いというだけになってしまうのが関の山でした。

ＧＴＤ推奨事項のうち私が取り入れていないこと
ＧＴＤの開祖デビッド・アレンが進めているやり方は、一定の分類ルールに従い複数のリストにおさめるというもの。考え方は良いのですが、書類をすぐに散らしてしまうような、整理整頓のスキルにポイントを全く振っていない私にとっては、管理すべき物や情報の入れ物が複数あることは不安要素以外の何者でもありません。

さまざまな「プロジェクト」や「行動」「連絡待ち」「いつかやる／多分やる」のリストや、仕事で負っている責任、ビジョン、価値基準などのリストを見たとき、たいていの人は「こんなにたくさんリストがあるのですか！」と仰天する（ただし感動したというより呆れたという口調である）。そんなとき、私はこんなふうに応じる。「あなただってスケジュール帳を持っているでしょう。それを捨てられますか。」
（中略）
ストレスフリーで生産性を高めるのに役立つリストを１つ、すでに使っているのに、なぜ他のことについてもすべてリストで管理しようとしないのだろう。
（デビッド・アレン「ストレスフリーの整理術 実践編」）

デビッド・アレンは著書で「１つのリストで管理しているんだから、リストがいくつあっても同じように管理すればいいじゃない」と言っています。無理です。私にとって１つか２つ以上かでは心理的負担が大きく違います。できるだけ探す先は少ない方が良いのです。格好良く言うと情報の一元化です。情報や物が散在すると必ず物を無くすという面倒臭い特性が私にはあるので、死活問題です。

１つリストの工夫
とは言え、全ての物や情報を１つの入れ物にごちゃっと入れておくと、それはそれで大変です。なので「１つのリストを見さえすれば良い」「リストの中でフラグを立てたりやタグをつけたりして分類し見つけやすくする」という方針を私はとっています。

結果的には同じようなことかもしれませんが「複数のリストを探す」と「１つのリストだけ探せば良い」との間には大きな違いがあると思っています。