タスクの「見極め」、誰がする？

何を目的にするのか
業務タスクを抱えているとき、割と「あれ、これ何のためにやらなきゃいけないんだっけ？」と思ったりしませんか？

時折、その業務をやるためにその業務をやる、いわゆる手段の目的化になってしまっていることがあります。その場合によく出てくる言葉が「今までやってたから」。

業務をやるときに、必ず「目的」あるいは「望む結果」を明確にしないといつのまにかこうなってしまいます。

自分では目的が分からないとき

私は役職のないスタッフなので、上から仕事が降ってくることが多いです。そんな私にとって、何のためにやるのか分からない仕事が降ってくる可能性は大いにあります。

そんなときはどうするか。私は、仕事の依頼主がどんなに上の役職であってもこれは何のためにするのかを直接聞きます。

あまりないですが、その依頼主本人もよくわかっていないまま仕事を命じるときもあります。その場合は「この仕事は、最終的にはこうなっていればいい／こうすればいいんですね？」とこちらからある程度の目星をつけて目的を決めてかかります。それで良ければ、その目的で確定。何か違うのでなければ、むこうに修正してもらう。

目的を決める責任は？

相手が仕事の依頼主であった場合、その目的を決める責任は自分でなく相手にあります。ここで「自分が目的から決めなきゃいけない」「なんでもいいから結果を早く出して、その成果物を依頼主に判定してもらわなきゃいけない」と焦ってしまうといいことがありません。

ここで気をつけなければいけないのは、こちらで忖度して目的の定義からやると大変相手が喜ぶということです。喜んでもらえると嬉しいのでついやってあげてしまいがちですが、やめた方が良いです。アナタ目的決める人、ワタシ実行する人。

自分の手元にある仕事でも、その目的を決める責任はあなたにはありません。「この仕事は、最終的にはどういう状態まで持っていけば良いのですか？」と聞いたとして「それは自分で考えてよー」と言われたら、それは相手が自分の仕事を放棄して押し付けてきているに過ぎません。

やらなくていいことはしない。タスク管理の世界に限らず、重要な考え方だと思います。そして「目的を明らかにする」「そのための第一歩を明確にする」というGTDの原則は、この思考法に慣れることにも大変有効です。どんどん仕事のボールを投げ返しちゃいましょう。