休み明け「タスク収集」の儀式

お休み後のメールの山

これを書いているのは2017年10月25日です。昨日1日お休みをいただきました。そして、今日も午前半休をいただきました。ということは、私のメールボックスにはそれなりにたくさんのメールが溢れているはずですね。その通り、なかなかな数のメールが来ておりました。

とは言っても、一日にもっとたくさんメールが来て処理しなければいけないタスクがたくさんある方もいらっしゃいますね。私にとっては数十件の未読メールは多い部類に属します。

さらに繰越タスクも！

そしてそして、昨日のお休みをいただく前から繰り越していたタスクも相当数あります。いずれも骨のあるタスクばかり。上で書いたメールは、いわば新規タスク。ここで書いた繰越タスクは既存タスク。この２つの合計が、本日お昼に出社して私を待ち受けるタスク総数であります。

無視できるメールを既読にする

すぐにやることは、自分がやるべきタスクが含まれていないメールを速攻で（読まずに）既読にしてしまうことです。

例えば、全社に展開される日次の営業の数字報告（ウチの会社はこんなことやってるんです）のメールは読まずに既読。読んで損はしませんが、自分の業務に直接は関わってこないので即既読。

そして、自分宛じゃないメールも、ざっと読んですぐに既読。悪名高い「念のためＣＣ」メールなんかその典型ですね。ＣＣにしか自分は入っていないのに、さも読んで理解している前提でメールについての話題を振ってくる人に対しては、「自分は知らなくて当然」というスタンスで話します。特に、メール本文中で「ＣＣ：小鳥遊さん」とか入っていないで、他人同士がやりあっているメールは、ほぼ斜め読みで記録も記憶もせずに既読にして放置です。

タスクとして採り上げるか

今まで何をして来たかというと、数ある未読メールの内容をタスクとしてツールに入力するかどうかを判断するという行為です。ここでタスクだと判断してやっとツールに入力します。

お休み後の残業時間

ここまでが結構大事です。なぜ大事なのかというと、ここまででかなり「やるべきタスク」を絞らないと、つい「前日休んだからなぁ」とか「今日も午前半休取っちゃったからなぁ」とか考えてズルズル残業してしまうのです。自分が残業するのを許す理由を作っているのです。

ちなみに、私本日１時間半残業しました。自分にとっては長いものです。午前半休だったのと、２時間外出したからこのくらいの残業時間になったものと思われます。当社は8時始業なので、午前中は４時間の業務時間があります。残業時間１時間半を差し引くと、今日は２時間半は余裕があったことになります。

しかも、官公署へ出向く必要があったため２時間程度外出しました。本当はこんな単純にはいかないんでしょうが、２時間半にさらに２時間足して４時間半。こんななら余裕があったと計算上は言うことができます。

捨てる勇気

ここで言いたかったのは、メールを読まずに既読放置するという危なっかしそうな方法でも、ちゃんと仕事は回っていくんだ、ということです。放置したメールがクリティカルな要因となっておおごとに繋がるのは考えにくい。「もっと読まなきゃ」とメール1通1通を丹念に読み込むのは、一定数を一定時間に逆にこなせない点で、危険だと思います。「これは読まない」という捨てる勇気がどれだけ発揮できるか。この違いが、残業時間の差となって現れてきます。