報・連・相をきれいに行うためには、タスク管理ツールが必須である。
タスク管理ツールにまとめると、自分の言いたいことがストレートに言いやすくなるというメリットを感じています。
それは何か?
私が思うに「言語化」にその方があると思います。タスク管理ツールに書き出すには、やるべきことを文章にする必要があります。その過程「言語化」には、意味合いを明確にすることが含まれます。意味合いを明確にできれば、他人に説明しやすくなります。
仕事の場で、自分のやるべきことを他人に説明するときとはどういうときか。よく我々が「報・連・相」と言っていることをするときですね。このときに伝える内容が整理されていないと、相手の顔がみるみる曇っていったり眉間にシワがよっていったりして、自信をみるみる失っていってしまうという経験を、私はしました。
そこで「言っていることがわからない」と言われて、やり直しさせられるのです。個人的に、仕事場で最も言われたくない言葉の1つです。この言葉を受けると、自己肯定感が大きく削り取られる気がします。
とはいえ、言っていることが相手に分かりづらいのは事実なんですよね。そんなとき、自分の中ではどこかしら「やっぱり……」と思っていることが多い。自分の中でも伝えるべきことが整理され明確になっていないんですね。
そんなときに、まるでカンニングペーパーのように「ただ読み上げればよい言葉」があれば大助かりというものです。タスク管理ツールはカンペのデータベースであります。ただ読み上げるべき言葉はすべてタスク管理ツールにあります。
言語化されているタスク名をそのまま言い、報告なのか連絡なのか相談なのかを言えば、まず相手が理解できず眉をしかめるようなことはありません。「〇〇(タスク名)についての、報告(あるいは連絡・相談)です」と前置きできるようになります。〇〇の部分だけタスク管理ツールから拾ってきて、あとは決まり文句を言うだけです。仕事においてのコミュニケーション(報・連・相)は、小説を書くような頭をひねって表現を紡ぎ出すような行為ではなく、決まり切った語句にポンポンと単語を当てはめていくようなものだと思っています。
そう考えると、言うべきことはシンプルになり、よりストレートな内容になります。頭の中でこねくり回す必要はないと思っているのでそのまま口に出すという感じです。
ストレートな内容をオブラートにくるんで伝えるのは日本の麗しい習慣ですが、仕事上でこれをやってしまうと誤解が生じたり伝えられるものが伝えられなかったりします。適切な方法で必要な情報だけをやり取りすることが求められています。他人に説明しやすい、言語化されたデータベースとしてのタスク管理ツールは、大いに活用すべきだと考えています。