プロジェクトの管理は難しい？
プロジェクト管理と言っても、よく言われる「プロジェクト（＝計画）」ではありません。タスク管理手法”GTD"では「プロジェクト」は以下のように定義されます。
プロジェクト＝複数のタスクが集合したもの
この「プロジェクト」の管理について、このようなツイートを見ました。
午前中はプロジェクトのレビューしていたけど、プロジェクト管理はなかなかこれというツールが見つからない。ので、多少不便でもとにかく分散させずに集約することがカンヨー。
— しごたのん (@shigotanon) 2017年12月24日
「しごたのん」とは、タスク管理界隈では泣く子も黙る「シゴタノ！仕事を楽しくする研究日誌」@shigotano というサイトから、厳選されたツイートや記事を紹介するボットです。
タスクの管理をしていると、その上位にあるプロジェクトの管理はどのようにすれば良いのかが難しくなるということです。タスクとプロジェクトを同じリストに載せると訳が分からなくなってしまいますね。
①田中さんに見積書をメールで送る。
②A社を買収する。
③コピー用紙を発注する。
④人事評価基準を決める。
こんなTODOリストがあったとすると、①と③はすぐに手を付けることができそうです。逆に②と④は「はい買収！」「あっという間に人事評価基準できあがり！」と簡単にはいきません。
②は例えばA社の財務内容を調べるために調査会社に報告書の注文をする、④は例えば人事経験のあるYさんに「人事評価基準を作りたいのですが、明日9時から１時間ほどお時間いただけませんか」とメールを送る、といった次にとるべき具体的な行動「Next Action」が明確ではありません。
Next Actionが明確でないプロジェクトがタスクリストに混ざると、見る人は手を付けたいのに着手できない！と混乱してしまいます。リストにのっているNext Actionの粒度を揃えることが重要となります。
とはいえ、
①田中さんに見積書をメールで送る。
②調査会社に報告書の注文をする。
③コピー用紙を発注する。
④Yさんにメールする。
と書いてあったら、「えっと......②と④はなんのためにするんだったっけかな？」と、これまた混乱のもとです。そこを私は以下の方法で問題を解消しました。
・「タスク」は１つのタスクからなる「プロジェクト」である。
・Next Actionは、そのプロジェクトにおいて次に実行するべきタスクである。
・プロジェクトにNext Action（次に実行するべきタスク）を添えて、プロジェクトとタスクを同時に把握する。
これをクリアしているのが、このブログで公開しているエクセルの自作タスク管理ツールであり、このツールを元に現在開発中の「タスクペディア」です。
カテゴリーごとにプロジェクトが並んでいます。プロジェクトの発生日と締切日も書いてあります。
さらに、Next Actionがプロジェクト名の下に少し小さなフォントで書かれています。しかも、その左にはNext Action自体の締切日が、加えてそのNext Actionが誰ボール持ちなのかも書いてあるのです！！（って、何も盛り上がることでは無いのですが）
カテゴリーの並べ替えが可能なので、重要なカテゴリーから上に置いておけば、より効率的なプロジェクト管理ができます。
ちなみにこのタスクペディアでの現在の最優先プロジェクトは「12/26買い物」で、Next Actionは「牛乳、煮物」です。速攻忘れてしまうメモ、ここにあるので大丈夫です。
