業務負荷を減らす3つのプロセス
じっと手を見ていた
働けど働けど、なお我がタスク増えるばかり、じっと手を見る……といった状況に陥っていないですか。私は以前陥っていました。
今は、職場や職務の性質のおかげもありますが、毎週20個前後のタスク発生に対しほぼ同量のタスクを完了させています。
そんな、私なりに業務負荷を減らしてきた3つのプロセスをお伝えしようと思います。
「全」タスクの把握
まずは、自分が抱えるタスク全部を書き出します。全部です。「これやらなきゃなぁ……」と少しでも思うことを全て書き出します。
そして、「自分のタスクってこんなにあるの!?」と驚いてください。驚いてはだめかとお思いかもしれません。逆です。タスクの量の多さに驚くぐらいでちょうどいいんです。
「こんなにできない」と思ったらしめたもの。そう、できないんです。できないと思うから、次のプロセスが有効になります。
タスクの断捨離
心ゆくまで自分の抱えるタスクの量に驚いていただきましたら、その絞り込みに精を出します。タスクの断捨離です。今抱えているものを、できるだけ亡きものにしようとします。
すぐにできる簡単なタスクは、速攻着手して終わらせます。それだけでタスクの数が-1されます。私はタスク管理ツールで「未完タスク数」を常に表示させています。どんなタスクでも1つ終われば未完タスク数が減ります。この可視化は、自分をグイグイと進めてくれます。
さらに、タスクの断捨離をしたいあまり、「このタスクってやる必要あるの?」と次第に思えてきます。やる必要がなければ思い切って「やらない」という判断をします。つまりタスクを捨てるわけですね。自然と「このタスクの目的は何か」「その目的は本当に必要なのか」というありがたい考え方も得られます。
だが、断る!
今あるタスクを断捨離するなら、当然今後のタスクの発生も抑えたくなります。部屋の片づけをしているそばから物をドンドン置いていかれたら嫌ですよね。
そこで、先ほども書いた「このタスクの目的は何か」「その目的は本当に必要なのか」という考え方が大事になるわけです。さらには、「そのタスクは必要かもしれないが、果たして自分がやるべきなのか?」と考える視点も生まれてきます。
職務権限上、自分がやるべきタスクなら引き受けることになります。しかし、「なんだかわからないうちに押し付けられる」というタスクも相当数あります。特に断れない人、どんな仕事でも引き受けることを美徳とする人は、何でもかんでも抱え込みがちです。
それでも体調を崩さずに全てのタスクを完了できれば良いのですが、私はそれで休職(そして退職!)を余儀なくされたので、余計に「だが、断る!」マインドの重要性を強く意識するようになりました。
3つのプロセスをうまく活用
こうして「把握」「断捨離」「断る」を駆使して、業務負荷を減らすことができます。私はGTDというタスク管理手法を利用して、このプロセスを活用することができました。
業務負荷を減らしてどうするのか。プライベートを充実させるのもよし。副業に精を出すのもよし。はたまた、本業をもっと頑張ってもよし。
まずは、そういったことのために、通常の業務の負荷をコントロールできるようになることが大切だと思います。