エクセルのツールでGTDを。タスクペディアでGTDを。比較してみました。
こんなツイートをしました。
google search consoleで私のブログへの検索流入を解析。
— 小鳥遊@8/25ワークショップ (@nasiken) 2018年8月18日
【解析結果】
ここ１ヶ月は「タスクペディア」よりも「gtd エクセル」が上位。
【考察】
・タスクペディアは新しいので、話題にすれば上がり、話題に出さなければ下がるのではないか。
↓
仮説を元に実行して、検証するつもりです。
— 小鳥遊@8/25ワークショップ (@nasiken) 2018年8月18日
ということでエクセル版ツールとタスクペディアの簡単な比較をしていこうと思います。
私はエクセル版を自作しましたが、総合的に見てタスクペディアの方がいいと思っています。ただ、それはあくまで個人的見解として、何点かピックアップしてお話ししたいと思います。
エクセル版ツールとタスクペディアの関係
そもそも、これら２つは何だろうという疑問があるかと。
エクセル版ツール
タスクペディア
見た目似てますね。タスクペディアは、エクセル版ツールを元にプログラマーのさがっとさん（@sagattosaga ）に作っていただいたものです。つまり、エクセル版ツールは、タスクペディアの原型ということです。
共通のタスク管理フローに沿って使います
両方ともに、やるべきこと（タスク）を入力して、進捗や完了について情報を得て追加していくものです。
やるべきことを入力する際には、「そのタスクの目的は何か」「その手順は何か」を明らかにします。
各手順にはステータスがあり、以下のいずれかのステータスがあります。
- ボールを自分が持っているかどうか
- ただのスケジュールか
- いつかやりたい「思いつき」レベルか
手順を１つ１つ実行していくごとに完了フラグを立てていき、全手順に完了フラグが立つとタスク自体に完了フラグが立ちます。
違い① エクセルとクラウド
エクセル版は、パソコンのみで使用可能です。タスクペディアはクラウドなので、パソコンでもタブレットでも、スマートフォンでも使用可能です。つまり、タスクペディアの方が、使用場所を選びません。
しかし、別の問題があります。会社で使用する場合、セキュリティ上クラウドが使えないときがあります。会社によっては、外部からの持ち込みはエクセルデータであっても禁止されていることがあります。
そんなときは、こちらの紙での運用をお勧めします。
ただ、紙でのタスク管理運用は、天下の「バレットジャーナル」があります。そちらを試してみても良いかと思います。
違い②一覧性
エクセルは、メモ欄も含めて横一直線に情報が表示されます。タスクペディアでは、サブタスク内容を表示させて、その中でメモ欄を読むことができます。画面遷移は、タスクペディアの方が１操作多いです。
エクセル版
タスク一覧画面→タスク内容画面でメモを読む
タスクペディア
タスク一覧画面→タスク内容画面→サブタスク内容画面でメモを読む
メモ欄に書き込む文字数が多いと、エクセルの１列では表示しきれません（下の画像の赤枠）。タスクペディアでは、メモ欄は書き込んだ文字数や行に応じて表示枠が拡大されます。
どちらが面倒臭くないか、、、判断は分かれるかもしれませんね。
メモ欄の表示文字数が少ないのであれば、エクセル版の方が一覧性はありますが、使い込んでメモ欄にめっちゃ文字を入力しだすと、タスクペディアの方が見やすくなります。
違い③締切表示
タスク管理において締切はとても重要です。どんな締切がどう表示されるのか。エクセル版とタスクペディアでは、タスク一覧画面に表示される締切日に違いがあります。私は、タスクペディアの方がより親切だと考えています。
エクセル版
エクセル版のタスク一覧画面では、タスク全体の締切日（サブタスクに付与された締切日のうち一番最後の日）が表示されます。
タスクペディア
タスクペディアでは、タスク全体の締切日に加えて、今やるべきサブタスクの締切日もタスク一覧画面に表示されます。さらに、今やるべきサブタスクの着手（予定）日が到来すると文字が赤くなります。タスクペディアはユーザーをフォローする気満々です。
違い④タスクの複製
現時点（2018年8月時点）では、タスクペディアではタスク複製機能はありません。会社で仕事をしていると、以前完了した同種のタスクと同じような進め方をすることがよくあります。
エクセル版だと、コピペで済みます。私はいずれタスクペディアに完全移行したいと考えているのですが、この点でまだエクセルから移行しきっていないのです。
この点についてはタスクペディアに過去タスクをテンプレートとして登録する機能をおいおい実装する予定です。 その時に完全移行します。
違い⑤操作性
タスクペディアの謳い文句に「クラウドなのにアプリ並みのサクサク感」があります。対してエクセルは、データ量が多くなると途端に操作性が落ちてしまいます。ちなみに、今現在私が使っているエクセル版は、5.2MBです。行追加に１分かかります。私は、行の追加操作をしたらトイレ休憩をしています(笑)
最後に
私のイベントに参加いただいたり、ブログやツイートをご覧になって、タスク管理に興味を持った方の話をうかがういました。みなさんさまざまな状況でお使いいただいています。
タスクペディアを使えるけどエクセルをいじりたいからエクセル版を使っている、という方もいらっしゃいました。私は、操作性が上のタスクペディアを使うものだと考えていましたが、環境によってまだまだ両方使われる可能性があるのだなと思いました。
いずれにしても、日々の業務のタスク管理のため、さらにはGTDのタスク管理フローを身に付けるためのツールとしても使っていただければと思います。
エクセル版やタスクペディアを使うことで救われたという話がとにかく聞きたいのです。是非是非ご活用ください！
