役割分担の意識をタスク管理で強化して、肩の荷を下ろす。
タスクペディアの考え方はGTDが元になっています。GTDでは「連絡待ちリスト」と「（自分が）次に取るべき行動リスト」があります。
これは何を意味するか。
会社の役割分担表
会社には、職務分掌や職務権限という考え方があります。
「自分の部署はこの業務をします」という職務分掌、「自分の職位はここまで決めることができます」という職務権限。
この両者を元に、会社内で自分がどんな業務を行うことができ、どの程度の金額・規模まで自分単独で実行できるのかを判断します。
職務分掌と職務権限でやるべきことの範囲が明確に
たとえばあなたがこんな職務分掌・職務権限の会社の営業部門の係長だったとして、お客様から「買いたいんだけど、ちょっと安くしてくれませんか？」と言われたとします。
- 営業部門の職務分掌「自社製品の販売」
- 係長の職務権限「５％までの割引」
「自社製品を５％まで割引して売ることができる」が、あなたのできることです。それ以上の割引は上司に相談して上司が決めることになります。
抱え込む人たち
ところで、必要以上に仕事を抱え込んでしまいがちな人、よくいませんか。「何かあったら言ってね」と伝えたのに、何やら悩んで仕事を温めすぎて、爆発寸前で「実は……」と相談してきたりしませんか。
責任感が強い人は、実はそうなってしまいがちです。責任感が強いのはとても良いことなんですが、結果的に周囲に迷惑をかけてしまいます。私もそうでした。
過去の私を振り返って考えてみると、職務分掌と職務権限の考え方を教え込んでやれば抱え込まずに済むのではないかと考えます。
しかし、責任感の強さはアイデンティティでもあるので、考え方を変えようとするのはなかなか難しいです。
ボール持ちのフレームワーク
そこで、考え方を変えるのではなく一定のやり方をルール化することで、職務分掌や職務権限を超えて抱え込みがちな傾向への対策ができるのではないかと考えています。
「タスクペディア式」と名付けられる、タスク管理ツール「タスクペディア」の特徴的な機能「当方」「先方」ボール持ちのタグがこれに当たります。
「これは本当に自分のやるべき／やれる／やって良い仕事なのか？」と自問してこのタグを付けます。上司に相談する必要があれば、
- 「当方」で上司に相談
- 「先方」で上司から返答
というサブタスクを追加して、その仕事についての意思決定をします。
「先方」というステータスのタスクを多くすると手離れしたタスクが多くなり、荷が軽くなり身軽になることができます。職務分掌と職務権限をより一層考えることにつながります。
GTDの「連絡待ち」「自分がやる」２つのリスト
話はGTDに戻ります。この考え方の根底には、GTDの「連絡待ちリスト」「（自分が）次に取るべき行動リスト」の存在があります。
GTDは個人的なタスク管理にも最適ですが、このように活用すると組織やチームの中で仕事をやっていくときにも効力を発揮します。
最後に
ボール持ちの考え方は、ともすると仕事の丸投げを助長するようなイメージがあります。しかし、きちんとした考えをもとに使えば、仕事が効率的に回ることにもつながり、個人レベルでの負担も減らすものだと実感しています。
この考え方を取り入れたいという方、よろしければタスクペディアを使ってみて理解の足しにしていただければ幸いです。
