戦略的に仕事を進めるためのGTD

「戦略的に仕事を進める」という言葉はかっこいいのですが、バッタバッタと襲いかかる敵をなぎ倒すさまをイメージするのには「待った」をかけたいです。

戦「略」

辞書の定義はともかく、私は「略」の字に焦点を当てたいのです。できるだけ少ない手間で目的を達成するといった意味合いが連想されます。

正攻法の肉弾戦を挑むのではなく、労少なくして勝つことを是とするのが「戦略」の基本姿勢なのではないかと考えます。そして、この考え方はとても大事だと思います。

輸送費用のまとめ資料を作る

例えば、自社が抱える商品の輸送費用についての資料をまとめるとします。運送会社からの請求の明細にもとづいてどこまでに何件配送して、それぞれいくらかかったかをまとめます。

そこで「配送先の県別実績を知りたい」「地方ごとに商品別の割合も知りたい」といった、資料作成側にとっては工数を爆上げする依頼が来ます。よくある話ですね。ただ単に請求書の明細をくっつけただけの表を作って済むなんてことはまずあり得ません。

「目視で県別の請求を取り出してまとめてを47都道府県分やる」「商品ごとに並べ替えて、さらにそれらの商品の中で地方ごとに並べ替える」といった、真正面からぶつかっていくのもありかもしれませんが、膨大な時間がかかります。

そこで、エクセルの機能を使って、より短い時間で作れないかと考えを巡らしますね。

私はこの考えを巡らして、関数を組み合わせて一気に処理できた瞬間がとても好きです。してやったりと思い、一人でにやりとします。

戦略的に仕事を進めるとは

すぐに手をつけて作業を開始すれば、進捗しないことに対する不安感は一時和らぎます。しかし、ただただ目視でコピペを繰り返し続けて残りの膨大な量を見てはため息をつく…という展開になりがちです。

計画で戦略を練り、これだ！と思った方法を編み出して一気に実行し片付ける。この「計画」と「実行」を分けることが、労少なくして勝つカギだと思います。

計画と実行を分けるフレームワークとしてのGTD

そこでGTDの考え方が生きてきます。GTDの「見極め」ステップでは、タスクの目的を明確化して、具体的物理的な行動を設定し進めていきます。「計画」です。

そして、計画によって分かりやすくなった筋道どおりに「実行」します。GTDでは「選択」ステップと表現されていますが、詳しくは「選択して実行」という意味合いで考えると良いです。

ちょ、待てよ

ここで大事なのは、早く実作業に手をつけたいとはやる気持ちを抑えられるかどうかだと実感しています。私含め発達障害当事者で衝動性を持つ方や、診断はされていないもののその傾向をお持ちの方は特にお分かりだと思いますが、とにかく手をつけたくなってしまうんですね。

そこで、GTDという考え方・フレームワークを使うことで戦略的に仕事を進めることを可能にします。まさに我々の生存戦略です。

最後に

戦略的に仕事を進めるということは具体的にどういうことか、そのためにGTDはとても役立つ、ということをお伝えしました。労少なくして勝つ、は身体的精神的資源を余計に消費しがちな我々にとって本当に大事だと思います。