なかなか学べない、タスクに対する「切り口」について。
タスク管理マニアのためのタスク管理マニアによるタスク管理イベント「TaskFreaks!!」主催にして、チーム・タスクペディアのメンバーでもあるひばちさんが、とても興味深いツイートをしていました。
ご本人がツリー投稿しなかったので、こちらで勝手にまとめました。
タスクの進まなさは、「次の行動が明確になっていない」こと以外に、「切り方（分解の仕方）が分からない」というのもある気がする。
— ひばち (@Evaccaneer) 2019年6月19日
「上司に頼まれた書類を作る」というタスク一つ取っても、「誰かに聞く」から始めるのか、「ひとまずラフを書く」か、「過去の書類を引っ張ってくる」か、切り口は千差万別だったりする。
— ひばち (@Evaccaneer) 2019年6月19日
同様の仕組みでタスク管理をしていても、性格や経験によってその切り口が変わるので、そのまま効率に直結する。
逆を言えば、タスクに対する「切り口を学ぶ」ことが、効率を上げ、生産性を上げることなんじゃないかと。
— ひばち (@Evaccaneer) 2019年6月19日
タスク管理を導入しても、「切り口」自体は教えてくれない。あくまでフレームを提供するだけ。
ただ、各々の仕事特有の切り口を、「学びやすくしてくれる」力はあると思ってる。
意識していなかった「切り口」問題
GTDの「見極め」ステップでは、「望むべき結果（目的）」を明らかにしたあと、「次に取るべき具体的な行動」も明らかにします。明らかにするというのは言語化、つまり頭の中で考えている状態ではなく「書き出す」行為をするということです。
タスク管理上では、ここで説明が終わってしまうんですね。しかし大事な問題「切り口をどうするか」「どのようにタスクを分解するのか」が残るのです。
正直、ここがネックになっている人も多いはずで、その事実は見ていましたが、なぜか右から左に受け流していました。「それは人それぞれだから」と、ある意味無意識的に逃げていたのかもしれません。
私なりにどうやっているかを、解像度を上げてお伝えします。
何をサブタスク化するか
私がタスクを分解、つまりそのタスクの切り口を決めるときに意識していることとして思い浮かぶのは、次の３つです。
- 具体的な行動として書けること
- サブタスク間の因果関係のつながり
- 多くの人を登場させる
まずは具体的な行動として書けなければ意味がありません。「社内報の記事原稿の内容を詰めといて」と言われて「社内報の記事原稿の内容を詰める」というサブタスクを設定しても具体的ではないので、後々自分が困ることになります。
そして、１つ１つのサブタスクは必ず結果が明確である必要があります。「書類の下書きを書き終える」や「小林さんに社員リストが欲しいとメールする」といった具合です。１つ前のサブタスクの結果が次のサブタスクの原因となり、その結果がまたその次のサブタスクの原因に……という因果関係の連鎖を作っていくために必要です。
さらに、私は会社組織に所属しており、できるだけ多くの人を巻き込んだ方が良いと考えております。手離れが良くなるのと、多くの人が関わることでより確実・安全に進められる（ことが多い）からです。「誰かに作業をお願いする」「誰かに確認してもらう」というやりとりを多く入れられるようにサブタスクを設定するようにしています。
ストーリーを分かりやすく可視化
これら「切り口への意識」は、そのタスクが発生して完了するまでのストーリーといえます。通常は、過去のメールをつなぎ合わせたり、人の記憶に頼ってそのストーリーが明らかになりますが、タスク管理でタスクについての情報を一元管理するようになると、時系列でタスクのストーリーが追えるようになります。むしろ、ストーリーが追えるようになるためにタスク管理をすると言っても過言ではありません。
タスク管理支援ツール「タスクペディア」では、そのストーリーの流れを可視化できるようにレイアウトしています。
最後に
どんなサブタスクをどのように持ってくるか、つまり切り口をどうするか、タスクの分解をどうするかは、その人の考え方によるので千差万別です。今回は私の方法をご紹介しましたが、人が変われば違うサブタスクの並びになります。
この分解内容は、その人の頭の中を覗くような気がして面白いと感じています。チームでタスクペディアを共用していると、そんな楽しみも、実はあったります。
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