１日は実質24時間ではない。時間の有効活用の基礎知識。
「時間がない」という話はよく聞きます。１日は24時間とされていますが、実質的に使える時間はそんなに多くないという話です。
このラジオを聴きました。
５つのタスク管理
ラジオの内容によると、タスクを管理する手法には５つあるとのことでした。それは次の５つです。
- ７つの習慣
- GTD
- タスクシュート式時間術
- マニャーナの法則
- ポモドーロ ・テクニック
GTDでタスクを整理して、整理したタスクをポモドーロやタスクシュートで１日の時系列リストに落とし込み実行する。その優先順位は7つの習慣を基準に付ける。マニャーナの法則は、ポモドーロやタスクシュート式時間術で実践される原理である。
イメージとしては、バイキングで食材がたくさん並べられている場所がGTDで、それを皿に取り分けるのがポモドーロやタスクシュートというものでしょうか。
オープンリストとクローズドリスト
上記のバイキングの食材が並べられている場所が、タスク管理用語でいうとオープンリストになります。そして、ポモドーロやタスクシュートがクローズドリストです。
食材は作られた分追加されていきます。限度がない、オープンなスペースにどんどんタスクが追加されていくのがオープンリストです。
オープンなスペースから、自分の持つ皿の大きさに乗せられる分取ってテーブルに待ちかえって食べます。時間的な限度内でタスクを乗せるのがクローズドリストです。
上に挙げた５つのタスク管理を当てはめるとすれば、オープンリストがGTD、クローズドリストがタスクシュートやポモドーロです。
タスクができる時間
GTDはオープンリスト色が強いので、「１日はこう過ごす」というクローズドリストで補強されることが多いです。バイキングでも、食材スペースからヒョイパクだけするよりは、一定量皿に取ってゆっくり自席に戻って食べる方が落ち着きますね。
食材の中に、「これはかならず取らなければいけない」というものがある場合、例えば「野菜は食べなきゃいけない」と考えていたら、野菜を優先して皿に置いて、残りのスペースに肉やら魚やらを乗せますね。
タスクについても同じで、「これだけは毎日やる」というものと「この日はこの予定が入っていて動かせない」というものがあれば、まず優先的に一日の予定表に入れて、「ちょっと時間がないからどかせよう」とはなかなかできないものです。
「これだけは毎日やる」はルーチン（ルーチンタスク）といい、「（自分の意志だけでは）動かせない予定」をスケジュールといいます。ルーチンとスケジュールは、一日の予定表、つまりクローズドリストに優先的に入れておき、残った時間内でその他のタスクを実行します。バイキングの例えでいうと、ルーチンやスケジュールが野菜、その他のタスクが肉や魚、一日の予定表は取り皿です。
ルーチン（ルーチンタスク）とは
毎日かならずこれはやるという行動がルーチンタスクです。睡眠や食事、あとは運動を習慣化している人もルーチンタスクになります。仕事のタスクがどんなに忙しくても、「ちょっと忙しいから、今月は睡眠タスクと食事タスクはゼロにして、来月２倍寝て食べよう」といったことはできません。
スケジュールとは
他人と約束するなどして、実行する時間が決まっていることがスケジュールです。ルーチンのように定期継続して実行はしないものの「この日のこの時間に必ず実行される！」というものです。仕事でいうと、会議や打ち合わせ、お客様の来訪予定などがこれにあたります。
「その他のタスク」の実行は残り時間で
日常私たちがタスクを実行する時間として意識しているのは、24時間からルーチンやスケジュールにあてる時間を除いた残り時間です。睡眠時間が６時間、朝食30分、昼食30分、夕食1時間だとしたら、その時点で残りは16時間です。ルーチンやスケジュールは他にもあるので、実際に自分の自由にできる時間はかなり少ないと言うことができます。
実質自由時間＝24時間－（ルーチン＋スケジュール）
という公式は、日常的に意識していると良いのではないかと思います。
なお、GTDでは、タスクの所要時間の見積や、それをもとに一日の予定を立てるということを想定していません。上記を意識できるのはクローズドリストを使っているときです。
クローズドリストを実行できるツールとしては、日本のタスク管理界隈では一番有名であろう「タスクシュート時間術」を実践するツール「TaskChuteCloud（タスクシュートクラウド）」があります。一歩踏み込んだクローズドリストとして、興味あれば使ってみると良いかと思います。
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最後に
GTDは時間内に終わらせるための方法論というよりは、タスクを整理してスッキリするための方法論という側面が強いかと思います。タスク管理をGTDだけで運用していると、時間管理もしなければという課題に直面することになります。
最初の取っ掛かりはGTDで良いと思いますが、その段階でも上記の公式を十分に意識してタスクを実行するとずいぶん違います。そして、必要に応じてポモドーロテクニックやタスクシュート時間術を併用すると、時間管理のスキルも上がるのでなお一層お勧めです。
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