タスク管理にはタスクの整理と時間管理という両軸がある。
仕事のスピード、ということを考えていて、こんなツイートをしました。
タスク管理はタスクの整理と時間管理が両輪なんだなと痛感したことがありまして。
— 小鳥遊 (@nasiken) 2019年7月28日
私は急げ急げとたたみかけられると焦ってしまい、かえって抜け漏れを頻発させたり、思考停止して動けなくなりがちです。
でも、仕事には締切があるんですよね…。
実際に会社で仕事をするなら、よほど牧歌的な社風でない限り、めちゃくちゃ早く終わらせないといけない仕事は割と発生します。
昔は時間的な期限を設定されること、つまり締切を設定されることに大きな苦手意識がありました。しかし、今は自分から「すぐやります」と言うまでになりました。
この変化の理由を少し深掘りしたいと思います。
時間的余裕ができた
まずは、急ぎ仕事に費やす時間をすぐに確保できるようになったことが挙げられます。私はタスクペディアで整理した仕事タスクのうち、今日やりたい（やるべき）ことを以下のような30分を1枠とする一日の予定表に書き出します。
所要時間の見積もりはできるだけ長くします。10分程度で終わるものも最低1枠の30分とし、30分で終わるなら1時間〜1時間半、1時間かかるなら2〜3時間とします。
自分の抱えるタスクが全てツールにあり、今日するタスクとそれ以外のタスクが判断できているのを前提として、空きの時間が確保できるようになります。
タスクペディアがタスクの整理、一日の予定表が時間管理という役割分担です。
見通しが立つようになった
さらに、それぞれのタスクについて完了までの手順を明らかにすることで見通しが立ち、「次はなにをするんだっけ」という道草を食うことがなくなりました。同時に、どれくらいの手順を踏めば終わるかが分かるようになり、手をつけるまでの抵抗感が薄れ、タスクの所要時間の見積もりの精度が上がったような気がしています。
これは、タスクが発生する度にタスクペディアに登録しては分解するのをひたすら続け、タスクの整理を繰り返し行っていたから身に付いてきたものだと感じています。
次の手順に集中できるようになった
タスクの整理をした結果、今取り組むタスクで手順化された具体的な行動を抜き出して予定表に入れられるようになりました。
予定表に書いてあることを見て、「？？？」と立ち止まることもなくなり、迷うことなく進められるようになった気がします。
「タスクの整理」と「時間管理」を自分なりに運用できるようになった結果、締切への苦手意識・抵抗感が薄れてきました。
ただ、そのためには、タスクの整理をするための時間、例えばタスクペディアや一日の予定表に入力する手間をかなりなくすことが求められます。繰り返すことで身に付くものと思いますが、これまた訓練は必要になると思います。いくつかブログ記事で書きましたが、また書きたいなと思います。
