社内で、少しずつタスクペディアを導入。

これは、私にとって大きなことです。

→タスク管理をする上で一番の障壁が入力の手間なので、これでなんとか乗り越えられるのではないかと。

この導入がうまくいったら、他社さんにコンサルできますねー。なんたってタスクペディアは無料で使えるので、イニシャルコストはかなり抑えられる！
— 小鳥遊 (@nasiken) 2019年9月3日

以前、私は社内GTD実践プロジェクトを立ち上げて進めておりました。結果はどうなったかというと、自然消滅でした。

hochebirne.hatenablog.com

その理由は、それどころではない事情が社内で発生して、そのうちに私が4ヶ月の育休に入ったからです。

かなり頑張って進めていたのと、何より当社の社長がタスク管理に理解を示しているので、またいつか！と思っておりました。

その経緯あっての冒頭ツイートです。とても嬉しかったです。

今回の話には、次の３つの要素がすでにありました。

すでに小さな単位で導入していた
対象部門に尋常じゃない負担がかかっていた
社長が動いてくれた

すでに小さな単位で導入していた

企業広報・ブランディングを担当する部署を立ち上げて、私を含めて３人の部署でタスクペディアを共用していました。プロモーション戦略室という名前で、社長が室長を兼務し、その下に私、そのまた下にスタッフの女性Nさんという構成です。

私とNさんは管理部門との兼務です。私は前から引き続き法務を中心とした業務を、Nさんは総務事務全般をしながらプロモーション戦略室の仕事をしています。

このNさん、最初は総務の補助的な役割ということで加わりました。しかし、web系の会社でインハウスデザイナーをしていたり、ある企業のオウンドメディアの運営に携わっていたりと、経歴からかなりのスキルを持っていることが分かりました。

そこで、この人となら！と思い、社長からのプロモーション戦略室立ち上げの話に乗りました。

しかもNさん、前職ではタスク管理ツールの操作画面デザインを担当していてタスク管理にも明るかったのです。

プロモーション戦略室へのタスクペディアの導入はすんなり終わりました。

対象部門に尋常じゃない負担がかかっていた

うちの部署のような例は別として、そもそも困り感がなければタスク管理ツールを導入しようとは思わないですよね。今回の対象部門、特に営業事務のAさんがとても困っており、そこが結果的に突破口になりました。

営業さんとの情報共有
営業事務さん同士の情報共有
案件の進捗状況の把握
部署内での抜け漏れフォロー

ざっと挙げてこのくらいの困りごとがありました。私とNさんとAさんのミーティングで、うちの部署で共用しているタスクペディアを見せたところ、Aさんがとても興味を持ってくれました。

そこで、ここぞとばかりにタスク管理とタスクペディアのメリットを鬼プレゼン（ありがたいことに、私と同じかそれ以上の熱量でNさんも加勢）。Aさんに「ぜひ使いたいです！」と言ってもらえました。

ただ、タスク管理をやっていない、おそらく興味も持っていないであろう営業さんたちにどうやったら使ってもらえるか問題が頭に浮かびました。営業事務さんだけに使ってもらうだけでも良いといえば良いのですが、できるなら部署全体で使った方がはるかに負担は減るはず。

そこで、Aさんに「例えば、入力は主に営業事務がやり、営業は見て完了のチェックをするだけというのはできますか？」と聞いたところ「そのくらい全然大丈夫です！」とのありがたい答え。

タスク管理を始める一番の壁「ツールへの入力が面倒くさい」がこれでかなり崩せました。

社長が動いてくれた

そのミーティングが終わるや否や、Aさんの部署に情報共有・進捗管理ツールとしてタスクペディアを導入したいと社長に直談判。社長はプロモーション戦略室室長として部署のタスクペディアを私たちと共用し、自身もタスクペディアを使い始めていましたので、「うん、いいんじゃない」とあっさりOKをもらいました。

その部署の会議でタスクペディアの操作説明をするといいと言ってもらい、びっくりするほどあっけなく他部署への導入の道が開かれました。