ForGetting Things Done

「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

タスク管理の手間は必要だと諦めよう

タスク管理の面倒くささ

タスク管理が好きで好きでたまらなくなっている人は、タスク管理に自分の手間をかけることを惜しみません。タスク管理にかける時間と、管理しているタスクを実際に実行する時間のバランスが取れている人は問題ありません。

 

しかし、タスク管理すること自体が目的化してしまっている人は、はたから見ると本末転倒に見えます。私も、自作ツールにいくつかの機能を付け加えていた時がありましたが、明らかに無駄だったと思います。

 

逆もまた然りで、そもそもタスク管理に回す時間なんか無いですという人もいます。目につくもの片っ端から片付けていくプルドーザーのようなスタイルが私のやり方です、という考えです。

「気になること」の処理作業にはそれなりに時間がかかる。(中略)ごく一般的な量の情報が入ってくると想定した場合、通常はそれらを処理して最新の状態を保つのに毎日1時間ほどは費やさなければならない。

(中略)あなたはこの時間を利用してそれぞれの項目について考え、判断を下し、すぐにできる行動を終わらせ、データを仕分け、必要な人に連絡を取り、新たな仕事を見極めて整理していくことになる。

(デビッド・アレン「ストレスフリーの仕事術 実践編」より)

 

タスク管理をしないことは可能か

上にあるように、どんな形であれ、やるべきことをこなしていくときには、タスク管理にある一定の手間はかかるものです。全くタスク管理をしないで仕事をすることは考えられない(電話で頼まれた用件、メールでの依頼、口頭での頼まれごとを全部記憶できる人はいない)ので、必要最低限の時間は割かねばなりません。

大事なのは、こうした処理には時間がかかると認識することである。(中略)多くの人はそのことに気づかなかったり、認めたがらなかったりして、処理がどんどん追いつかなくなっていく。

(デビッド・アレン「ストレスフリーの仕事術  実践編」より)

仕事をする上では、誰しもがタスク管理には一定の時間がかかるということに気づいたり認めなければならない、ということです。始終自分の仕事を見張っている秘書がいて、全ての自分の仕事の進捗を逐一メモして知らせてくれるなら別ですが、そんな環境にいる人は稀ですね。

 

「実はかかっている時間」を認める

「自分は『タスク管理』だなんて大層なことは要らない。行き当たりばったりでなんとかする」と考えているブルドーザー型の人であっても、ノートや付箋にメモをしたり、部下や同僚に「これ覚えておいて」と頼んだりします。誰でもなんらかのタスク管理をしなければいけないという不都合な真実に気づく、あるいは認めなければならない。

 

そうであれば、無駄なく確実に動くタスク管理システムがあった方が良いですね。ポロポロ落ちる可能性がある付箋での管理や、「あれ?どこに書いたっけ?」とページをめくって探さなければいけない形でのノートでの管理は、私は不確実で無駄が多いと感じます。そして、本人はその無駄にかかっている時間をなぜか意識していないのです。タスク管理に通常かかる時間と、それすらやっていないことによる無駄な時間も、一日の時間の見積もりに入れようとしないのです。

 

かなり模範的にタスク管理が回せていたとしても、タスク管理がちゃんとできていなかったとしても、多かれ少なかれどうせ時間はかかります。なら、できるだけ時間がかからないようシステムを考えようというのが自然な流れではないかと思います。タスク管理に興味を持った人たちが新しいツールに飛びつくのも、より良い環境で生きやすくなりたいといった理由からだと思われます。

タスク管理による「恐怖突入」

恐怖突入その前に(森田療法の話)

いきなり物騒な言葉ですね。恐怖突入とは、心理療法森田療法」の中の用語です。森田療法とは、不安や恐れなどからくる神経症への治療法です。

www.mental-health.org

不安を抱えながらも生活の中で、必要な事(なすべきこと)から行動し、建設的に生きるという事を教え、実践させる治療方法です。つまり「あるがまま」という心を育てることによつて神経症をのりこえていくのが、森田療法の主眼です。(上記HPより)

 

恐怖突入の定義

そして、恐怖突入とは以下のように定義されています。

不安の対象やそこから生じる葛藤、または不安発作などに対する予期恐怖など、神経症者の不安に感じる事をそのまま身をもって正面から対峙させて、克服させる治療方法(上記HPより)

 

恐怖突入のための「不安階層表」

恐怖突入の定義だけ読むと、高所恐怖症の人にいきなりバンジージャンプさせるようなスパルタ感があります。いきなりはステーキだけで十分です。徐々に慣れさせていく手法を採ります。

「軽い恐怖の対象から徐々に最も恐怖する対象へとだんだん訓練し、慣れさせる」(上記HPより)

 

恐怖度10の事柄は何か。20は、30は、と書き出していき、最後には目的となる最も怖い事柄をクリアする。この階段状に恐怖度を増やしていく表を不安階層表と森田療法では呼んでいます。

怖いと思っていた対象や行動、現象等は一旦、その中に飛び込んでしまえば(=恐怖突入)自然に消え、これまで容易にできなかった事が出来た事に対して大きな喜びを感じ、次第に勇気を増していくのです。(上記HPより)

 

恐怖度の低い事柄にまずは着手し、段階を追っていくことで自然に恐怖や不安を取り除き、「成し遂げられる自分」という自信を得るのが不安の階層表を作って恐怖突入をする森田療法の目的の1つです。

 

ちなみに、この記事に書かれていることはあくまで私の解釈の要素が入ることはご承知おき下さい。

 

タスク管理との共通性

「この仕事やらなきゃなぁ」と思いつつもあれこれ理由を付けて先送りしたくなることがあります。「仕事に真っ向から取り組むことへの不安・恐れ」です。

 

そんな頭の中にあるやらなきゃいけないことを書き出してそれが何かを明確にすること、これはタスク管理の基礎中の基礎、 GTDのフローでいう「把握」「見極め(の一部)」であり、森田療法的には心の中の不安と対峙することでもあります。

 

やらなきゃいけない仕事を進めるために、まずは取り掛かりやすい最初の一手「メールを出す」から始めよう。これは、タスク管理ではタスクの分解というGTDの「見極め(の一部)」です。同時に、森田療法での不安階層表の第一ステップでもあります。

 

こうして、「タスクに着手(タスク管理)」「恐怖突入(森田療法)」できるようになるのです。言い方は違いますが方法論は同じです。

 

自動的に森田療法を実践!?

つまり、私が何の気なしにやっていた仕事のやり方が、同時に森田療法のようなものも実践していたということになります。知らず恐怖突入を繰り返していたことでしょう。恐怖突入を繰り返せば不安や恐れを克服し自信が増えるとのことですから、仕事は終わるわ自信は湧くわでもうホントごちそうさま状態です。

月火水木土日日

先々週から、毎週金曜日は会社に出社せず、代わりに社会福祉法人SHIPの運営するEXP立川という障害者就労移行支援事業所に行っております。

 

厳密に言うと、いや言わなくても、れっきとした勤務日なのです。しかし、EXP立川での仕事は「やりたい➖やらねば軸、遊び➖仕事軸」で言うとAの領域です。下のノリハナさんのツイート、メモ画像の斜線がひいてある部分。

 

そういった理由からか、金曜日は平日という感覚があまりありません。これを書いているのはその翌日の土曜日ですが、今日は日曜日のような気がしてなりません。つまり、週休三日制を疑似体験していることになります。

 

週休三日!

 

なんという甘美な響き!

 

月火水木土日日!

 

お断りしておきたいのですが、だからと言って金曜日は手を抜いていたり呆けているわけではありません。全力投球をしております。

 

もし自分の本業以外にやりたいことが見つかってマネタイズできるのであれば、副業として休日にやってみるというのが王道ですね。

 

それから一歩進めて、副業を本業に持ち込んでみるというのも、また1つのやり方かなと思います。私の場合、以前は有休を取って副業をやっていました。ただ、アラフォー(むしろ「フォー」)となり身体も無理がきかなくなってまいりました。副業収入を手放しても有休の残日数を確保したかったので、本業に持ち込みました。

 

そのうちもっと自由な働き方ができるようになると思いますが、「そのうち」がいつになるか分かりません。なら、今ある枠組や制度の中でやってみるのもまた面白いのではないでしょうか。

資質、能力よりも「やり方」

社会で充実した生活が送れるかどうかがは先天的に決まっているか。これに対してはぜひ否定派にまわりたいと思っています。

 

今、私は生活が充実しているので!と言いたいのではありません。私は基本的本質的先天的には「送れない側」なので、肯定派に抗いたいという意地のようなものがあるからです。

 

タスク管理手法"GTD"の開祖デビッド・アレンは、大手アパレル会社の品質管理とリサーチの責任者を務めている友人が言った「生産性向上の大部分がシステムに依存していることが研究を通じて証明された」という話を引用して、こんなことを著作で書いています。

要は、うまく機能するシステムが必要だということだ。(中略)モチベーションや知性を高めても、長期的に見ればパフォーマンスに大して差はないという。生産性を向上させるには、どのツールを採用し、どういったシステムを構築するかが重要なのだそうだ。彼はまた、組織の物理的なシステムを改善させるための方法論はたくさんあるが、思考システムを改善させる方法論はGTDが初めてだとも言っていた。
(デビッド・アレン「ストレスフリーの仕事術 実践編」より)

 

この考え方は私の拠り所となっています。「仕事がうまくいかない」と自分をすぐ追い込んでしまい、「それは発達障害だからだ」と結論づけてしまうところから私を掬い上げてくれるようなものだからです。

 

もし、自分の特性がダイレクトに生活の充実度や仕事上の成功のようなものに反映されてしまうのだとしたら、とっくに私は淘汰されていたと言っても過言ではないと考えています。

 

また、その特性をサポートする「システム」を構築するのに膨大な時間や資金が必要なら、やはり自分一人でどうにかできるものではなかったと考えています。二度も会社での仕事がうまくいかず休職した自分に、そういった手段しか残されていなかったら万事休す!でした。

 

しかし、偶然にタスク管理、とりわけGTDをやるようになり「思考システムを改善」できるようになったため、自分の特性を矯正したりすることなく自分一人で、しかもエクセルをいじるだけでサポートできる環境を作ることができました。とても幸運なことだったなと思います。

 

その人がどれだけ先天的に能力を持っているかだけではなく、むしろ「やり方」の方が大事だと、先に挙げた経験をしている私としては思ってます。そして、それは私だからできたことではなく、再現性はあると確信しています。「やり方」次第で変わることはできると思っています。

 

どのようにその「やり方」をスムーズにかつ広く習慣化してもらうか。この辺が私に課せられたテーマだと思っています。

アンケート回答御礼とツール名決定のお話

 猫の名付け

「猫の名前をつけることほど難しいことはない」と、確か伊丹十三のエッセイに書いてありました。彼が一緒に生活していた猫の名は「コガネ丸」「歯医者」。奇をてらわず、かといって平凡でもない、肩の力の抜けたネーミングになるほどと思った記憶があります。

 

時は来た。頭を抱えた。

猫に負けず劣らず自分にとっては可愛いタスク管理ツールがクラウドされました。タスク管理についてのイベント関西遠征の真っ最中に、試作の出来上がりの連絡を受けました。クラウドなのにアプリのようなサクサクとした動き。自分が作ったエクセル版の要素は全て盛り込みつつも、数段向上した操作感。

 

これは拡散してたくさんの人に使ってもらうべきものだ!と感じた私は、その時から「名前どうしよう…」と頭を抱えていたのです。

 

名前を募集する

自分の頭ではしっくりくる名前が思い浮かぶことはなく皆様のお知恵を拝借したいと、以下を実施いたしました。結果、40名以上の方にご回答いただきました。ありがとうございました!

 

いただいたネーミング案をいくつかご紹介します。

 

catchtask

taskatze(タスカッツェ)

Task hedge

My Half

せんたす! (1000task!)

TasClear

Task Link

一身多助(いっしんたすく)

 

他にもたくさんいただきました。考えてくださった皆様、本当にありがとうございました!

 

「お、ちょうど良い記事が」

そして、タスク管理界隈では泣く子も黙る、らした先生こと倉下忠憲さんが、このような記事をアップされました。

cyblog.jp

タイトルを見たとき「お、今の自分に合わせたかのような、ちょうどいい記事じゃないか」と思い読んでみたら、「かのような」ではなく、まさしく私のためにある記事でした。ネーミングをする際の、具体的な方法をとてもわかりやすく丁寧にお教えいただける内容、大変ありがたく読ませていただきました。

 

私がこの倉下さんの記事の中でとりわけ印象に残った一節があります。

 

結局のところ、重要なのは名前を考えることではなく、その対象について考えることです。「それは何なのか?どう受容されたいのか?」──この思考についての答えが「名前」として表出される。それが一番です。

 

考えた

このツールは何なのか、どう受け入れてくれて欲しいのか。青臭い話ですが、このツールには、自分の挫折体験とそれを乗り越えたことに対する思いが詰まっています。そうして成長した自分自身をツールに投影してもいます。

 

昨年から継続して開催している「自分は要領が良くない、と思い込んでいる人のための仕事術」では、ツールのおかげでなんとか挫折を乗り越えてきた経験をお話ししています。そこでタスク管理やこのツールの話をするのは、私のこのような経験を追体験していただき、楽しく毎日が送れるようになって欲しいからなのです。参加いただいた方々が楽しく毎日を送れるようになったら、自分のことのように嬉しい気持ちになると思います。自分を受け入れてくれたときの安心感にも似ていると感じます。私はこの活動を通して、自分を受け入れてくれる安心感や嬉しさを求めているのだと思っています。

 

さらに、このツールは「タスク管理」と「発達障害当事者支援」という異なる領域の両方にまたがって通用させていきたいと思っています。どちらにも共通するものは何かと考えました。どちらにも共通するものは自分でした。

 

決めたぞーッ!

そう考えて、このツールの名前は私のツイッターアカウント名である「小鳥遊」と決めました。アンケートにお答えいただいた皆様はこれを読んで一斉に「ズコーッ!」となっているかもしれませんね(笑)すみません。でもほら、字面も何となくいいじゃないですか。小鳥が軽やかに遊んでいるように、日々のやるべきことをサクサクこなす、みたいな感じがしませんか?

 

ということで、今後とも私ともども小鳥遊をよろしくお願いいたします(ややこしい)。

「GTDに足りないもの」について考えた

GTDに足りないもの

タスク管理界隈ではお馴染み「物書き」をされている倉下忠憲(くらした・ただのり)さんが、興味深いお題でブログを書いていらっしゃいましたので拝読。

rashita.net

 

足りないもの三点盛り

GTDは優れた手法であると断りをいれて、その上でGTD構造上足りないもの、実践しようとする者が直面するであろう問題を指摘されています。

・実行に関するサポートはほぼない
・ログが重視されていない
・アイデアの扱い方も考慮されていない 

 

1点目「実行に関するサポート」に関しては、私は正直困ったことがありません。これは仕事を実行するように求められる強制力、会社という場が持つ力のおかげかと思われます。倉下さんのような自分で仕事を管理し実行していかねばならない個人事業主の方ならではの気づきだと感じました。

 

2点目「ログが重視されていない」については、そもそも私はログが残るようタスク管理ツールを作ったので、この問題にも直面したと強烈に感じたことはありません。ただ、そのログから何がしかの規則性を見出して今後に生かすというような要素は、少し薄いような気がします。一度作った定型業務のログはコピペして雛型として使いますし、年次の仕事がある時は昨年の記録から今年の仕事に取り掛かる時期や手順を引っ張ってきたりします。ただ、「この日のこの時間には、過去のログから考えるとこの仕事を何分やるのが良い」といったレベルまでは活用していません。ただ、GTDそれ自体にはログについての言及がなく、私なりのログの活用は、自分なりのカスタマイズの結果です。いわゆる純粋な(カスタマイズされていない)GTDのみで考えると、確かにログについて重視しているとは言えないと思います。

 

3点目「アイデアの扱いが考慮されていない」にはとても共感します。むしろ、アイデアの管理にはGTDは向いていないと私は感じています。デビッド・アレンは、どんな事柄でも「やるべきこと」として捉えてそれを実行できる行動レベルまで細分化する、といったことを著書で書いています。私はこの考え方には合いませんでした。ふと思いついたアイデアはそのまま別の紙か何かに書きつけておいた方が良いと考えています。GTDのシステムは脳を外部化したものとされていますが、脳の機能を全て代行してくれるものではないと思います。

 

では、GTDは何をしてくれるのか。

私の感覚では、ボトムアップ、つまり日々発生するやるべきことの交通整理をしてくれてスッキリさせてくれる存在だと捉えています。

「気になること」を書き留め、それらをすべて「適切な場所」に配置すれば、安心できる。

GTDが提供するのは、基本的にこれだけなのだ。GTDは、超人に変身するためのメソッドではない

私が常々思っている「自分の(発達障害)特性はそのままに、それをサポートしてくれるもの」に、この倉下さんの一節は近いと思います。

 

潜在的な力にアクセスできたわけでも、真理の扉を開いたわけでもない。単に、本来発揮される当人の能力が、抵抗値少なく発揮されるようになっただけだ。

私も、GTDがサポートしてくれるようになった結果、自分を信じることができるようになり、安心して自分の考えを打ち出したり、疑いを持たずに行動できるようになる、という実感があります。これは自信が増加したり行動力が増えるのではなくて、もともと抑えつけられていたものが自由になったという感覚です。

 

GTDの限界?

口を開けばGTD礼賛の私ですが、深く付き合っているだけにその限界も分かります。

自分でリストを作って、自分を苦しめる。そういう事例がポツポツと見受けられる。それはどの角度から切り取ってもGTDやその他のノウハウが目指している場所ではないだろう。

この考え方、いいなと思いました。もともとGTDの守備範囲ではないということです。タスクの交通整理はしますよ、実行するかしないかはあなた次第ですよ、ということでしょうか。シンプルで潔くていいなと思いました。はい、やっぱりGTD礼賛で終わります。

「気になることを排除する」の効能

世には色々なシステムや仕事術がありますが、ほぼ全てに共通するのが、無駄な行動をなくすということです。

 

無駄な行動の中で最も無意識で取り除くのが難しいものは「気になることに気を取られ、別のことをしてしまう時間」「あることをやるために集中しなければならないのに、気になることに引っ張られて思考や作業が中断される時間」です。なぜ取り除くのが最も難しいのかというと無意識だから気が付きにくいのです。

先ごろ、私たちのクライアントの中でもとりわけ大きな企業の1つが、GTD導入に向けて一連のプログラムを実施した。(中略)仕事の時間が大幅に短縮されたほか、意思決定、プランニング、創造的思考の質も大きく改善した。このトレーニングを受けた人々は、知的能力そのものは変化していない(ただし、思考は活性化したと感じている)。また、今まで以上に仕事に打ち込むようになったわけでもない。単に、GTDのプロセスの一部である「収集」「見極め」「整理」を導入して、集中を妨げる「気になること」を排除しただけだ。
(デビッド・アレン「ストレスフリーの仕事術 実践編」より)

 

GTDは、集中を妨げる「気になること」にとらわれがちな私たちの思考を自由にします。私たちが気にすべきことは全て書き出され、具体的な行動に落とし込まれていくことで頭の中から排除されるので、あれこれ思い悩む必要は無いですよ、とGTDのツールが語りかけてくれます。そうすると、安心して自分は目の前の具体的な行動をただやるのみだと安心し集中してその行動に没頭できます。

 

気になることをあらかじめ書き出して、それから実際に手をつける。準備と実行を分ける理由はこんなところにあります。