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「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

タスクマネジメントは「ラーの鏡」

私はバリバリのドラクエ世代、しかもファミコンの頃のでして、今でもドラクエの音楽は私のiPhoneに入っております。ドラクエⅡの中で「ラーの鏡」というアイテムが登場します。呪いで犬に変えられてしまったムーンブルクの王女を元の人間に戻すためのものです。アラフォーの方々には懐かしい話ですね。

 

ところで、本当にところでなんですが、タスクマネジメント・タスク管理をするのは何のためなのか、という話をします。いきなりの話題の転換ですが、進めます。

 

タスクマネジメントをするのは、業務効率化のためでしょうか?

 

そうですが、その先があります。

 

では、タスク管理手法”GTD”が目的としている「水のように澄みきった心」を得ることが最終的な目的なのでしょうか?

 

結構奥地までいっていますが、まだ先があると私は思います。

 

「水のように~」はGTDがもたらす効能であって、それが我々の最終目的ではないと思います。風邪をひいたら風邪薬を飲みますね。薬がもたらしてくれるのは風邪の諸症状の緩和という効能ですが、それが目的ではありません。症状が緩和したら念願だったレストランに行ける、ディズニーランドに行ける、といったやりたいことをするのが目的です。つまり、「水のように~」を得てやれる先のことが、最終的な目的ということになります。 

単に自分の人生から逃げてしまいたいという思いから、やりかけのことを整理しているのだとすると、決してストレスから解放されることはないだろう。いや、もちろん一時的な解放感は得られる。非常にすっきりすることさえある。頭も書類受けもすっかり空にして、「プロジェクト」リストを更新するのは気分がいいものだ。しかし、それをすっかり済ませてしまったあとでさえ、心のどこかでは「仕事などやめてどこかへ行って何も考えないでいたい……」と思うことがある。

(中略)しかし、あなたが自分の頭ではなく、心に注意を移すことができれば話は変わってくる。(中略)目の前のものを何でも受け入れ、その可能性に興味を持てるようになる。心に迷いがなくなるからだ。

(デビッド・アレン「ストレスフリーの仕事術 仕事と人生をコントロールする52の法則」より)

※太字は本の記載の通り

 

 人によりますが、GTDで「水のように~」が得られてすっきりしたら、心の中の雑念が消え、自分の心と真正面から相対することができるようになると実感しています。すると、自分の心の叫び、これがやりたい、あれがやりたいというのが聞こえてくるのではないか、と考えています。少なくとも、私は、タスクマネジメントを実践した時期から、自分が本当にやりたいこと、一生かけてやりたいと言えるようなことが分かってきはじめました。

 

精神的な余裕が生まれ心の叫びが聞こえてきたとしても、時間的な余裕が生み出せないと、その「生かけてやりたいと言えるようなこと」を実行に移すことはできません。それができるようになったのも、GTDは大きな要因の1つだと思います。

 

もちろん、心の叫びを聞いた結果が、「毎日、ほどほどに仕事を終わらせて、家庭の時間を大切にしたい」「もっと友人との交友を深めたい」でも「ゲームしたい」でも良いです。公序良俗に反しない限りどんな心の叫びを持っていても自由です。

 

問題なのは、本当はこれをやりたいという欲求があるのに、日々の雑音でそれが聞こえていない状況にある、ということだと思います。また、引用の文章のように、タスクマネジメントをすること自体が快感になってしまい、手段が目的化してしまう例も稀にあります。私はこれに片足を突っ込んでいます。幸いにも私は足が短いので、足を突っ込んでいると言えども、そんなにではないのですが。

 

話を戻しますが、本当の自分を見せてくれるタスクマネジメントは、ドラクエⅡにおけるラーの鏡のような存在と言っても良いのではないかと思います。

 

……となると、私はムーンブルクの王女ということになりますか。タスクマネジメントによって魔法が使える美少女になれるのでしょうか。いや、ならなくていいですけど。

社内GTD実践プロジェクトという天国

先日、今年最初の社内GTD実践プロジェクト会議を行いました。今のやることは、「誰が講師になっても講座が成立するような、アンチョコ付きのパワーポイント資料」を作成することです。

hochebirne.hatenablog.com

 

昨年最後の会議の内容を反映させた叩き台を私が作成して配布。年が明けて何日かしてプロジェクトの会議を行いました。

 

「自分が講師だったら」という目線で、鋭い意見が続々と出てきました。手前味噌ですが、GTDについてここまで理解している会議は、ちょっと普通の会社にはないと思います。

 

参加しているメンバーの大半が、私も含め役職のない一般社員なのが、密かに「ムフフ」とほくそ笑むポイントです。そんな人たちが、自分で研鑽をしてGTDという知的な資産を得てプロジェクトを進めている。素晴らしいことじゃないですか。ただの事務屋にしておくのはもったいない人たちばかりです。

 

「だって、GTDって、最終的にはストレスフリーが目的じゃないですか」「ウンウン」「だから、業務の効率化ができるって結論のこのページは、もっと前に持ってきた方が良いと思う」「そうですね!」とか普通に会社の会議でやり取りするのを見ていると、私としては内心笑いが止まりません。

 

しかも、みんな相手の意見を否定しないんですね。私が「いいねー」とか「なるほど!」しか言わないのもあるかもしれないんですが、いい会議の進行が自然にできているなと思います。GTDをやると、良い意味でポジティブになるんですね(勘)。

 

アンチョコ付きのパワーポイント資料は今月中には出来上がります。それから2ヶ月くらい、プロジェクト内でプレゼンをし合って、よりプレゼンしやすい資料へ直し、プレゼンの練習もします。焦らず、じわじわと、社内へGTDを浸食させていっております。

 

会議体としても有意義に機能しているし、GTDに没頭して話せるこのプロジェクト、私にとっては天国です。

嫌がれば嫌がるほど、意識にとどまり続ける

マーフィーの法則「失敗する可能性のあるものは、失敗する」に近いですが、仕事などのやるべきことをリスト化するのを嫌がれば嫌がるほど、見たくもない仕事が接近してくる印象があります。しまいには寝ているときでも突発的に思い出してしまい、ガバッ!と起きて寝られない、なんてこともありました。

やると決めたことや人と約束したことのすべてを意識的に捉え、その状況を把握し、常に計画し直したとしたら、その仕事が完了していないとしても、それがあなたを苦しめることはない。いちばん苦しいのは目に見えない用事や思い出せない約束にエネルギーを取られることなのだ。

(中略)達成するべきことのリストを作って眺めることが重荷だと思う人たちは、見るのもいやだと思う仕事をたくさん抱えた人たちなのである。だが、嫌がれば嫌がるほど、それらが意識から離れることはない。

(デビッド・アレン「ストレスフリーの仕事術 仕事と人生をコントロールする52の法則」より)

 

結局、覚悟を決めて、今の置かれている状況を知るしかないわけです。具体的に言うと、自分が嫌だなと思っている仕事がどれくらい進んでいないのかを把握しなければならないのです。

 

 イメージ的に言うと、リストを作れば、それを上から俯瞰して偉そうに見下ろすことができます。リストを作らないと、頭の中の嫌な仕事が頭の上に立ち登って上から抑圧してくる感じがします。

 

完了していないこと、できていないことを書き出す作業は、最初のうちは苦痛かもしれませんが、書き出し切ったら頭上の抑圧者はいなくなり、リストの中に閉じ込めることに成功しているのです。

 

ただ書き出しただけで仕事はまったく進んでいませんが、リストを作ってからの私の実感としては、桃鉄キングボンビーのように、自分がどこにいってもついてくるような、あの嫌な感覚は無くなりました桃鉄は数えるほどしかやったことありません)。

 

「嫌だな」と思うことにいったん突入してみると、このように「実は大丈夫だな」と思うことがあります。タスク管理は、それが手軽に体験できます。

タスク管理はこの先なくなるのか。

AIが浸透するにつれて我々の仕事がなくなっていくという話があります。ホワイトカラーの仕事、いわゆる事務職の仕事はほぼすべてAIに取って代わられるとのことです。うーん、じゃあ私が今会社員として行っている法務の仕事はなくなってしまいますね。それに対して「じゃあ、AIに取って代わられないような法務の業務を開拓しよう!」と考えられておりません。不良社員です。

 

ただ、私の主戦場は法務のオシゴトではなく、世にタスク管理を広めることだと考えております。そこで需要があればいいなと思います。お給料が出ず食っていけなくなるかもしれませんが、それはまた別の話。で、タスク管理はAIの台頭で不要になっていくのかというテーマが頭をよぎるのです。

 

私見ですが、タスク管理こそAIに取って代わられる代表なのかもしれないと思っています。つまり、タスク管理の必要性はじきになくなるかもしれない、ということです。

 

この文章を書き始めたときには、「それでもタスク管理はなくならない」という結論にしようと考えていたのです。しかし、書きながら「ちょっと待てよ......。タスク管理は大いにITによってシステム化されたのだから、それが進めば少なくともタスク管理ツールは、それこそタスク管理というものを意識せずに運用され極度に効率化され、人知れずアウトプットを人間に与えてくれるようになるのではないか」と考えました。

 

ただ、それで結論付けるのはまだ早いと思っています。タスク管理とは大きく分けて「タスク管理の考え方」と「それを実現するタスク管理ツール」となります。GTDでいうと5つのフローという原則が前者、todoistやタスクペディアなどが後者です。後者は、例えば頭の中に「これをやろう」と思い浮かんだだけで処理が進みそのタスクを完了させてしまうような、そんなスグレモノが出てくるかもしれません。しかし、前者の「タスク管理」という思考の枠組みを意識して人間が物事に取り組むのは、まだまだ続くのではないかと思います。

 

というのも、機械に任せられるものはできるだけ機械に任せて、本当に人間しかできないもの、各個々人が「やりたい」と思うような仕事が残るという未来があるなら、その「やりたいこと」に対して、それをどう取り扱うかという方法論は依然として必要であり続けると思うからです。

 

事務作業は機械が代替してくれても、「やりたいこと」にたいして何らかのアクションを人間はしなければならず、おそらくそれは人間がウンウン考えて進めるようなものだと思います。現代でも、例えば楽譜に印刷されている記号情報を読み取って音に出す、いわゆる「演奏」という行為であっても、求める演奏を達成するために練習メニューを組み立てていく必要があります。なんとなくで良い演奏ができるわけではありません。そこには、その曲の演奏に習熟していくための方法論があります。そういった方法論が不要な世界にならなければ、タスク管理もまた無くならないと考えます。

 

書きながら二転三転していますね。どうやら私の結論は、「タスク管理」という考え方・方法論自体は残る、タスク管理ツールは次第にもっと高度で効率的なものに取って代わられるというものになりそうです。

 

タスクペディアを広めようとしているのに悲しい結論ですが、ツールに左右されない世界こそ、タスク管理の面目躍如たる状況だと思います。それは楽しみでもあります。

自分なりのGTD実践法の見つけ方

タスク管理手法"GTD"の開祖デビッド・アレンか書いた本の中に「生産性は勝手に高まるものではない」と題された一節があります。

自分が何をすべきかをはっきりさせ、生産性を最大限に活かしてそれを達成するためにやらなければいけないことが3つある。この3つは、あなたがやらないかぎり、勝手に起こることは絶対ない。

 

1.今やっている仕事をなぜやっているかを考え、次にとるべき具体的な行動を定義しよう。

 

2.やるべきことをすぐに実行に移さない場合は、それをやり終えたときにどうなっているか、この結果とそれについて起こすべき行動を書き留めておこう。

 

3.リマインダーを設定しよう。

 

これら3つの習慣すべてが、知識労働社会における重要なスキルである。どんなプロフェッショナルでも、この3つの生産性向上のためのスキルをもっと徹底させれば、目に見えて仕事の効率を高められるはずである。

 (デビッド・アレン「ストレスフリーの仕事術 仕事と人生をコントロールする52の法則」より)

 

この3つには、「字を書くのが速くなる」とか「パソコンのキーボードを速く入力できるようになる」というような、具体的な速さを上げることには言及されていません。つまり、仕事が速い人イコール素早い人ではないということです。

 

むしろ、上の1と2を早くすることができ、3が確実にできる人が、生産性が高い、つまり仕事が速い人だと言えます。

 

1については、今まさに取り組んでいる仕事に関してなので、頭の中の思考や認識の問題が中心となりますが、2や3は、頭の中から追い出してツールに頼るべき話となります。

 

そのツールとはどうあるべきかも、上の引用にヒントがあります。①定期的に自分の目に入るような仕組みを持つこと(リマインダーの設定)、②やるべきことの結果とそれに至るまで起こすべき行動が書き留められていること、この2つです。

 

①については自分の毎日の動線から、②については自分が扱っていてしっくりくる方法(ノート、手帳、ホワイトボードなどに手書きする、スマホアプリに入力する、パソコンのソフトを使う等)から、それぞれ自分なりのGTD実践法確立のヒントが得られます。

 

手帳の質感や書いた感触がしっくりくる人は手帳を、スマホが片時も離せず、かと言ってパソコンからもアクセスしたい場合はクラウドサービスが良い、ということになります。そして、それら全部に共通する、必要最低限の要件が上記の1〜3となります。

 

個人的には、最終的に「どんなツールが良いか」と「1〜3を満たしているか」の両方が揃っていれば、どちらからアプローチしても良いと思っています。「手帳を使いたい」から発進しても良し、「1〜3を理解した。さて、スマホやPCが良いか、手帳が良いか」と考えるも良し。

 

いずれにしても、GTDを実践するには、GTDの基本原則を理解し、自分は紙派なのかデータ派なのか分かるという両方ができることが必要となります。

「先行事例」が追随する人の「希望」となる、という希望に満ちた話

「お金2.0:新しい経済のルールと生き方」という本に興味があり(まだ買っていませんが)、著者である佐藤航陽(さとう・かつあき)さんのブログを読んでいたら、このような一節に出会いました。

先行事例が無いと人間は何かを信じるのがとても難しいんです。自分の未来を信じることができないことほど不幸なことは無いと思っています。

今までやってこれたのも、先行事例を作ってくれた人達が居てくれたからであって、どうしたら良いか解らない時もその「事例」こそが自分にとっての唯一の「希望」でした。

生まれたときからたくさんの可能性が用意されてる人もいるし、そうでも無い人もいます。ゲイツの言うように人生は公平では無いですし、現実の残酷さは否定できないんです。

それでも過去の自分のような人には「人生はこんなものだ、しかたないんだ」と言って欲しくなかったから、できるだけ難しい道を選んで「不可能なことなんてあり得ないし、人間は何者にだってなれるんだ」という事を証明したかったんだと思います。

現実を直視しながら理想を持ち続けることの難しさ、人生の「賞味期限」 | 佐藤航陽のブログ

 

非常に共感できました。佐藤さんがこのブログを書いたのは2015年、まだ20代のときです。略歴を見ると、10代の頃から仕事をはじめ、今ではメタップスという上場企業を経営されているとのこと。いやはや、頭が下がります。

 

ここで佐藤さんが述べているのは、お金が唯一無二の全てのものに対する尺度であるという資本主義から、まずは価値というものがあり、お金はそれを視覚化だったり有体化する手段の1つに過ぎず、すぐにはお金に換算できないことも含めて総合して「価値」として尺度にする、という価値主義への転換が起こりつつあるということです。

 

もしかしたら、私の解釈に間違いがあるかもしれません。なにせまだ「お金2.0」を読んでいないので、勘違いがありましたらすみません。

 

私が言いたいのは、「先行事例」と「希望」のことです。私は不注意優勢型ADHDという発達障害の特性があると診断を受け、さらに自責傾向の強い性格が災いして仕事を継続するのがなかなか難しいという経験をしました。

 

複雑化・迅速化している現在の仕事環境では、このような特性を持つと大変苦労します。同じような状況に置かれている方はたくさんいると思います。その中で、タスク管理のおかげで、特性はそのままであっても仕事がちゃんとこなせるようになったという「先行事例」になることができたと自負しています。それを「希望」としてくれる人に広めたいと思っています。そう考えているので、佐藤さんのブログに書かれていた一節が際立って目に飛び込んできました。

 

さらに、佐藤さんは以下のように続けています。

外から見たら「なんでそんなことが気になるの?なぜそんなことしてるの?」と不思議がられるけど、「それをやりたいと思ってるし、自分がやらなければいけないとも思ってる」と言えるようなこと。そういうことが、賃金を得るためでもなく誰に言われるわけでもない、その人の本当の『仕事』なんだと思います。

 

上の文章で、二重カギカッコ付の『仕事』の「それをやりたいと思ってるし、自分がやらなければいけないとも思ってる」という点は、タスク管理を以前の私と同じような悩みを持っている人たちへ広めることについて私が感じていることです。佐藤さんのメタップス社での取り組みと、私のタスク管理への取り組みは同じだと勝手に思い、共感のあまり発作的に書きました。「お金2.0」が猛烈に読みたくなりました。

 

このような話を単なる青臭い話としてではなく真面目に書くことができ、こんな考え方をしている佐藤さんの本を読みたいと言えるのも、もしかしたら価値主義のお蔭かもしれません。

 

追記:「お金2.0」買いました。

タスクマネジメント”GTD"をがっつり解説するイベントを企画中

昨年9月、試験的に以下のイベントを行いました。

www.kokuchpro.com

 

一昨年の9月から、ひらめきメモのF太さん(@fta7)と共に定期的に開催している「自分は要領が良くない、と思い込んでいる人のための仕事術」の次という位置付けのイベントです(以下、「本編」「実践編」と書き分けます)。

 

本編でタスクマネジメントに興味を持っていただいた方々のために、「では、どのようにタスクマネジメントをやっていったら良いか」を一緒に考えるイベントがこの実践編でした。実践編は、タスク管理(=タスクマネジメント)の様々な方法論について知識を持ち、ご自分でも実践されているひばちさん(@Evaccaneer ‏)を講師に、タスクマネジメントの金字塔である”GTD"の基本を解説しました。

twitter.com


今回の実践編は、2月17日の開催を予定しています。内容としては、ツールを提示しつつGTDをがっつり説明するものを考えています。できれば、このイベントの場で、自分に合ったタスクマネジメントの方法___どんなツールを使って、どのような流れでタスクを処理していくものにするか___を持ち帰ってもらえるようなイベントにしたいと考えています。

 

思えば、GTDの内容をまとめてがっつり説明してくれる講座は、なかなか見つかりません。ユーキャンでGTD講座とかあればと思うのですが、先日ユーキャンのチラシがうちに届いたので穴の空くほど見てみました。ありませんでした。当たり前ですね。まだまだタスクマネジメントは一般的ではありません。

 

だからこそ、今タスクマネジメントをやるべきだと考えています。普通に仕事や日常生活が送れている方も、はたまた、発達障害の特性を持ち、その二次障害で社会的にドロップアウトしかかったような経験を持つ方も同様に、タスクマネジメントは確実にその人の生活を充実させます。

 

ちなみに、2月3日に開催する本編は引き続き参加者を募集中です。

www.kokuchpro.com

 

実践編はこの本編とは別のものとなります。今月(2018年1月)末あたりに参加者募集の告知を別途行う予定です。乞うご期待!