ForGetting Things Done

「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

甘美な「あー、オレ忙しいわー」

美しき勘違い
職場で、たくさんやることあって手に付かないというときってありますか。昔、私はありました。必要とされていると思って、嬉しかった記憶があります。張り切ってやっていました。「あーもうやることたくさんあって、何から手をつければいいか分からないよぉー」とか、したり顔で言いたい気分でした。美しき勘違いとはこのことです。

 

もちろん、必要とされていたのは事実ですし、全く生産性の無い仕事をただやらされていたわけでもありません。それなりにちゃんとした業務でした。ただし、「忙しい」ということ自体に酔っていた傾向が昔の自分にはありまして、今の私が当時の私に会えたとしたら、嫌味の1つでも言いそうな気がします。

 

「忙しいこと=良いこと」と思い込んでいたのが勘違いです。結果的に忙しくなるかもしれないが、時間あたりの(サブ)タスク完了数が多いことが良いことだと分かるまでに年単位で時間がかかりました。言い換えれば、生産性が高いことが良いことだとなかなか気付けなかったということです。

現代においてナレッジワーカーは、自分がどこにいるか、どこに向かっているかが分からない状況に陥りやすい。仕事の変化が激しいため、何をするかを常に判断しつづけなければならない。そうなると、当然、進むべき方向も見失いやすい。
こうした事態は避けられないことでそれについてはどうしようもない。だが、大切なのは、その状態からできるだけ早く抜け出せるようになることである。
(デビッド・アレン「ストレスフリーの整理術 実践編」)

 

自分がどこにいるか分かりたくない人々
たくさんの仕事を抱えて身動きが取りづらくなって、チョイチョイと仕事をやって「忙しい」という理由で「まだやってない」「やろうと思ってるんだけど、なかなか手をつけられなくて」を連発している人、周りにいませんか?

 

もしかしたら、無駄な動きを排除できて、サクサク業務タスクを完了できていったら、「仕事をするというのはこんなラクなことじゃない!」とか言って怒り出すんじゃないでしょうか。忙しさにかまけることこそ仕事の本質だと理解しているような、そんな感じがするのです。

 

それで仕事人生を終えられれば幸せですね。ただ、今後仕事環境がどうなるか分からないので、できるだけ柔軟に対応できるようにしておくことが重要だと思います。柔軟に対応できるようにしておくということは、「仕事で頭いっぱい!」ではないようにするということです。会社に1人か2人くらいはいる、いつも涼しい顔をして仕事をこなし、「熱血」とか「努力」とか「根性」とかいった言葉とは無縁な感じで働いている人、そんな人が、実は仕事についてまじめに考えているんじゃないかと思います。

メンタルブロックをタスク管理で外す仕組み

メンタルブロック

人間が何か行動等を起こす場合に、出来ない、ダメだ、無理だと否定的に考えてしまう思い込みによる意識の壁、あるいは抑止・制止する思考のこと。

 

メンタルブロック=ブラマヨの漫才
メンタルブロックというと、私はブラックマヨネーズの漫才を思い出します。

 

ブラマヨの漫才は、ボケの吉田さんが「オレ、めっちゃモテたい」といった願望を言うところから始まります。そして、それに対してツッコミの小杉さんが「だったらこうすれば良い」というアドバイスをします。それに対して「でもなぁ……」と心配事を吉田さんが言い、「だったらこうすればいいじゃないか!」と小杉さんが突っ込んで、という繰り返しです。

 

心配事があらぬ方向に進展していき収拾つかなくなるまでネタがインフレしたら、吉田さんが「もう、かかりつけの皮膚科に相談するわ」と言って終わります。この「でもなぁ……」以降の吉田さんのボケがメンタルブロックです。

 

自分で自分を縛る
つまり、余計なこと考えて、その考えで自分を縛ることがメンタルブロックだということです。余計なこと考えてないでチャッチャと動きなさい!と言われているときの「余計なこと」です。

 

誰でもメンタルブロックはありますね。「石原さとみと結婚したい!」と思う反面、「そんなことできないよなぁ」と押しとどめる。正常な反応です。ただ、この押しとどめる作用が強すぎると、自分のやりたいことが何もできないという状態を自ら作ってしまいます。

 

一歩踏み出す勇気ではなく、一歩踏み出せる環境を作る
そこで言われるのが「勇気を出して!」という言葉です。勇気を出すことができれば、ちょっと難しいなと思うことでも実行に移せることが多いです。しかし、勇気を出してといってボロンと出せるようなものではありません。5%の確率で出せるようなものでもありません(あくまで勇気の話です)。自分のコントロールが効かないんですね。

 

であれば、別の方法で簡単に取り掛かれるようにするのがいいですね。一歩踏み出せる「環境」を作りだせば、簡単に取り掛かることができるでしょう。そのためには、始めの一歩のハードルを低くしてやれば良いわけです。

 

タスクの分解でハードルを低く
これには、タスク管理GTDにおける「タスクの見極め」が非常に有用です。はじめの一歩、つまりネクストアクションを小さな単位の具体的な行動に刻んでいくのです。一歩踏み出せる環境はこうして作ることができます。

 

こうしてメンタルブロックを外していくことができる、という実感を私は強く覚えます。タスクを分解したら、あとはそれを無心で実行するだけ。余計な雑念は排除できます。しかもタスク管理の凄い所は、こうやって実行すればするほど、自分の成功体験を積むことができて、自己肯定感を高め続けることができます。その結果、自分の行動に自信が持てるようになり、ますますメンタルブロックが外れやすくなります。以前と比べて「でもなぁ……」と頭の中でブラマヨが漫才を始めてしまうことがとても少なくなりました。

 

この、メンタルブロックが外れた状態で、無心でタスクを実行し続ける感覚、結構ゾクゾク気持ち良いものです。よろしければ、ご一緒に。

カレンダーの恩恵

カレンダーを見ない日はない

ふと気がついたのですが、カレンダーが部屋にありながら見ない日は無いですよね。むしろ無いと「なんで無いの?」というくらいに、カレンダーを見ることが習慣化されている。

 

これって凄いことなんだなと思います。カレンダーほど「確実に」「毎日」「頻繁に」見るものはないと言っても過言ではないと思います。

 

カレンダーは、心を外部に拡張した自己管理システムの最も典型的な例と言えるかもしれない。リラックスして考えることを助けてくれる同種のものは、他にもたくさんある。高速道路に標識があることで、私たちはどこで降りるかを気にすることなく運転できるし、ダッシュボードの計器類のおかげで、給油のタイミングを知り、車の異常に気づくことができる。これらのシステムには基盤となる仕組みが存在し、私はそれらを信頼することで安心して生活できているのである。

カレンダーや交通標識と違い、より曖昧で複雑な大量の情報をさばく方法は、自然には身につかないようだ。しかもこうした変化を要求する事柄はその量もスピードも増大する一方である。だからこそ、「水のように澄んだ心」を実現してくれるGTDモデルの仕組みを理解し、実践していかなければならないのである。

(デビッド・アレン「ストレスフリーの整理術 実践編」)

 

カレンダーに書いておけば間違いない!

カレンダーの話を続けます。カレンダーの恩恵に気がついていない人は多いような気がします。これほど習慣化された、確実なリマインドの仕組みはないと言えます。カレンダーを見忘れた!ということはあまりないのではないかと思います。


交通標識の話も出ています。一切の交通標識がなかったとしたら、行き先の案内などは覚えてから出発しなきゃいけないですね(スマホやカーナビがあるじゃないか!という話は、まぁ、置いといて下さい)。交通標識があれば、チラリと目をやりますよね。私免許を持っていないのでここらへんあまり実感がありませんが。これもまたドライバーに必要な情報を提供してくれる非常に信頼できるシステムです。


つまり、カレンダーや交通標識の類がなかったら生活できない、ということです。

 

仕事でも「信頼できるシステム」は必要なんじゃないですか?

カレンダーに〇〇記念日とか書くように、仕事もその日やるべきことがどこかに書いてあって、それを確実に自分が見るという心強い仕組みが必要だということはお分かりかと思います。〇〇記念日だけでも頭の中だけで覚えきれないのに、複雑極まる仕事タスクを頭の中だけに任せていられるでしょうか。

 

我々はそういった情報の管理を外部に依存すべきなのに、なぜか仕事については大丈夫だと思って自分でどうにかしようとしがちです。カレンダーや交通標識には頼るのに、仕事の話は、後で見るかどうかも怪しいチョチョチョッと落書き程度にしたメモや自分の頭のみでオーケー!ということ。どれだけおかしな状況か分かりますでしょうか。

 

仕事のタスク管理も、例えば昔は一本道で交通標識は不要でした。今は縦横無尽に道が走っていて交通標識無しには走れなくなっています。だから今は交通標識は必要。タスク管理のツールに記録を残さずに仕事をすることは、丁字路や十字路が来るたびに止まって周りを確認して地図を広げてまた走り出すようなものです。

 

カレンダーほど、それを見るのを習慣化するのは少々根気が必要ですが、そうでもしないとあっという間に自分が今何をすべきか見失ってしまう。仕事が複雑化した現代はそんな恐ろしい状況であることは身にしみて感じています。

自分たちの脳は思っている以上に凄い

私たちの心はある状況下においては、現代の最も優れたコンピュータでも太刀打ちできないくらいの優れた創造性を発揮することがわかっている。ほとんど無限といってもいいくらいのパラメータを同時に考慮しつつも判断を下していく能力には、神がかっているという印象すら覚える。ただし、こうした能力を発揮できるのは、他のことにとらわれずに、1つの問題やプロジェクトに集中したときである。ところが、2つの問題を同時に考えさせると、途端にその能力は失われ、パンクしたようになってしまう。
(デビッド・アレン「ストレスフリーの整理術 実践編」)

脳半端ない!
コンピュータが太刀打ちできないくらいに脳がすぐれていることを、私は楽器を演奏している時に感じます。オーケストラで演奏しているときは、ものすごく多くの情報を視覚と聴覚から取り込んで、それを自分の演奏にフィードバックさせています。しかも0.01秒とかの単位です。

 

演奏が始まるとき、指揮者が手を振り上げます。曲の最初の1拍目の合図です。その振り上げた手の高さ、振りおろすスピード、指揮者の表情、指揮者の一番近くにいるヴァイオリン奏者「コンサートマスター」の弓の動き、他の管楽器奏者の息遣い、それらを一瞬で読み取り、適切な息の量と息を送り出すタイミング、指使い、音量、音の出始めの形を決めます。長く書きましたが、この間1秒足らずです。その結果、間違って「ブー」とか「ポヘッ」とか変な音を出してしまい、後で怒られたりするんですが。

 

このように、オーケストラで演奏する時は、生半可なコンピュータでは処理しきれないことをやっていると思います。脳、凄いです。

 

集中・ゾーン・マインドフルネス
オーケストラで楽器を演奏する機会があると、特に本番は物凄い集中します。モードが変わると言いますか、とにかく他の雑念が消えて頭の中が音楽だけになります。曲が始まる前に指揮者が聴衆へ一礼してオケの方を振り返り、一瞬で聴衆の拍手がひいて静寂になるあの瞬間はとても緊張しますが、どこか快感でゾクゾクするものです。集中する儀式のようなものかもしれません。

 

ある意味「ゾーン」に入った状態なのだと思います。このゾーンというものは、他にやるべきことがあったとしても、それを思い浮かべることを排除することができている状態だと言えると考えます。本番の舞台上で演奏しながら「あ、明日洗濯どうしよう。雨かな。雨だったら乾燥機かけなきゃな。だったら乾燥機OKの服とそうでないもの分けなきゃ」とか考えません。この「ゾーン」が、最近流行りの「マインドフルネス」というものだと思います。

 

集中しても良い環境
このように集中できるのは、意識的にでも無意識的にでも、本番中に洗濯物のことを考えなくても良いと安心しているからだと思います。安心できる環境を作ることがGTDでいう「マジ脳神」には必要です。「安心しなくても頑張れる」はまやかしだと考えています。そうでないと、2つの問題を同時に考える状態になってしまい、脳はパンクしてしまうことになります。

「土曜theNIGHT『生きる』を考える」で出てきた「先送り」回避術

観てます「土曜theNIGHT」
最近よく観ているテレビ番組、AbemaTV「村本大輔の土曜the NIGHT」で、特に印象的な回がありました。

たくさんの方がご覧になっていたそうですが、それだけの力を持った内容だったと思います。ゲストの広林さん、三輪さん、平松さん、皆さんステージ4、つまり末期のガン宣告を受けています。

 

ガンで先送りしない自分に
タスク管理のメリットの1つ「先送りを回避できる」と同じことを広林さんと平松さんがおっしゃっていました。ガンになって自分に残された時間が有限で、しかも短期であることが、とにかく今やらないと!と思うようになったのだそうです。その結果、先送りせずどんどん手をつけていくようになった。

 

広林さんは、人生の長さではなく濃さを重要視しているとのこと。やろうやろうと思いつつ手がつけられないまま100年生きるのと、やり切ったと思ってそれより短い生涯を終えるのとではどちらが良いか。100年生きる方が絶対にいいとは言い切れないなと私は思います。

 

人生の「締め切り効果」
締め切り効果という言葉があります。期限を切られると、それまでにやるべきことを強く意識するようになり、結果的に物事を次々と完了させていけるというものです。

 

考えてみれば、永遠に生きる人というのはいないわけで、誰でも人生の締め切りは切られているわけですね。ただ、それを意識せずにいると漫然と過ごすことになり、意識すると活動力がアップする。その例が上に挙げたお三方ですね。

 

私も、昨年くらいから特に寿命とか人生の有限性とか考えるようになりました。40歳という折り返し地点に立ったからかもしれません。そう考えると、自分がやるべきことの優先順位を強く意識するようになりました。優先したいことは、ここのブログも含む発達障害特性で仕事に苦労していた自分が、タスク管理で仕事をこなせるようになったこと」です。これを目的とする活動に対する積極性は自分の中でも特に強くなりました。

 

目的を持つと強い
村本さんは、アメリカでスタンダップコメディをしたいから、中学生の英語の教科書から勉強をしているそうです。忙しい仕事の合間を縫って勉強し、教科書がしわくちゃになり、おびただしい書き込みや付箋があったとのこと。凄まじい努力ですが、きっとご本人は努力と思っていないでしょう。

 

広林さんは、自分がいたという存在を残したいとイラスト作品を精力的に描いてらっしゃいます。これも、ガンになり余命宣告を受けたことが創作活動を後押ししているのだといいます。

 

「自分はこれがやりたい」という目的が見つかった人は、それに向けてまっしぐらに進んでいきますね。自分もそんな感じがします。自分が主催するイベントを年12回もするような活動力は、少なくとも自分は自覚していませんでした。

 

ゆるやかな進行の優しさ
ステージ4のガン宣告を受けた方々をゲストに迎えて番組を進行するのは、非常に気を遣う難しい仕事だと思います。それを感じさせずに、それでいて優しく進行しおおせた村本さん、堀さんの傾聴力にも圧倒されました。あの空間の中にいて、お二人に話を聴いてもらっているのが、正直羨ましかったです(笑)

 

是非発達障害をテーマに番組を!
届くかどうか分かりませんが、是非「土曜theNIGHT」で発達障害を取り上げて、当事者の声を届ける企画をして欲しいと思います。しかも、明らかに発達障害特性を持っているような人ではなく、一見普通でも実は発達障害であるという人の声を聴くというもの。このような人は、周囲にその特性が分かり辛く、でも確実に悩んでいます。そんな人の声は発信されづらいので、普通に見える発達障害者の声を聴く、みたいなものがあれば聴きたい人は多いのではないでしょうか。

 

いわゆる軽度でも仕事などに支障を来してしまう発達障害特性を持っている方は相当いると思います。ただ、そのような人は、職場ではクローズド、つまり自分が発達障害者であることを公にせずに働いている方は大勢いらっしゃるので、出演して生の声を発信してくれる人は限られるかもしれません。

 

その時にでも、またそれとは別にでも、村本さんや堀さんと純粋に話したい、話を聴いて欲しいと、この番組は思わせてくれました。

 

私はブログでも自分の発達障害特性は公開していますので、かなりぶっちゃけた生の話ができるかと思います。ということで、出演依頼お待ちしております(笑)

先送りする瞬間の思考

やってはいけない先送り
依頼される仕事すべてに完璧なマニュアルがあって、その通り進めれば何の障害もなく完了する。今どきそんな職場はないですよね。振られる仕事の殆どは、何事か障害が発生して、それに対応してやっとこさ遂行する、といった感じではないでしょうか。

 

一見してどうやっていいのか分からない仕事をやらねばならないとき、「うーん、なんか分かんない」からの「あとでやり方を考えるか、先輩に聞くかしよう」と思って、その仕事の進め方について考えることを面倒臭がって先送りする。よくある話です。そこで本当にやり方を考える時間を作ったり、先輩に「ちょっといいですか」と相談できれば問題ありませんが、なかなかそうは問屋が卸しません。結果、意図しない先送りをします。これがやってはいけない先送りです。

 

そして先送りする

この手の「気になること」で問題なのは、意識に上がってきたときに複雑でとらえどころのないものだと感じられて、考えることを拒絶してしまいがちなことである。
これらのことについて、ほとんどの人は、きちんと理解して解決するか、終わらせるための計画を立てない限り頭から追い出すことはできないと思い込んでいる。だが、これは間違いである。必要なのは、それらのことを今の状態から一歩前に進めるために必要な、次の物理的行動を見極めることだけなのだ。
(デビッド・アレン「ストレスフリーの整理術 実践編」)

引用中の「考えることを拒絶する」が先送りする瞬間の思考であり先送りの正体です。「大層なことをしないとこの仕事に着手してはいけない」という謎の完璧主義が邪魔をして仕事を進めることができない状況を作り出しているんですね。

 

一歩進めるだけの「次の物理的行動」
とりあえず何をやるかの具体的かつ物理的な行動を決める。先送りを回避でき、完了するハードルは数段下がります。とはいえ「とりあえず最初のひと手間だけ手を付けてみよう!」というフレーズはかなり耳タコですね。

 

「本当かな?」「2つ目の手順以降もちゃんと続くのかな?」と思うかもしれません。私の経験上、少なくとも仕事についてはできてます。無駄な先送りをしないでいると、先送りすると出てくる余計な時間が節約できるという嬉しい副次的効果もあります。

 

何だか分からない仕事を目の前にすると発生する「面倒臭い」という感情とうまくやっていく。すると、先送り、そしてその先にある抜け漏れ忘れを避けることができ、時間の節約にもなる。非常にコストパフォーマンスが良い改善策だと思います。

恐怖の「予想外」

障害者雇用での配慮希望
自分の発達障害特性に気が付き、障害者手帳を交付してもらって就職した障害者雇用の会社でのこと。手帳を交付してもらっても会社や周囲から配慮して欲しいことが明確にできない中で、「当分の間代表電話は取らないで済むようにしたい」ということは言えました。

 

予想外への対応力の無さ
とにかく自分の予想外のことが起こると、それだけで慌ててしまい、頭が真っ白になるんですね。この傾向はいまもあります。対応できるだけの「頭の中の余白」が無いとすぐに私はフリーズしてしまいます。

 

会社にかかってくる電話の中で、部署宛の直通電話ならある程度振り先は決まっている、あるいはそもそも誰々宛とかかってきます。しかし、代表電話は、どんな電話がかかってくるか分かりません。誰に振れば良いのか分からないのもジャンジャンかかってきます。それに対して「こういった話はこの部署に」「この案件は誰々さんに」とすぐに判断できなければいけません。

 

どこの誰からかメモが取れない
また、どんな会社のどんな人からかかってきたのかを聞きながらメモを取るということもできませんでした。

 

それがやっとできるようになっても、「電話があったことだけ伝えれば良い」のか「折り返し欲しい」のか「伝言を支えて欲しい」のかまでメモしておかねばなりません。

 

これ、今でも苦手です。対抗策は「恐れ入ります。もう一度御社名とお名前をお教えいただけますでしょうか?」と聞き返すのみ。電話を聞きながらメモを取るなんて無理なんですね。

 

電話中に話しかけられるのも苦手
さらに、電話している最中に話しかけられても私はフリーズします。そばで大きい声で話されても同じです。対抗策は「指で耳をふさぐ」。これは電話口からの声以外を遮断する効果もありますが、周囲に対して「今話しかけても対応できません」「そばで大きい声で話されたら電話が続けられなくなってしまいます」
というメッセージにもなります。

 

ちょっと反省
今のところ私はこうするしかないのですが、「なんで一回で電話をかけてきた相手の名前を聞き取れないのか」「指で耳をふさぐのはあまり良い印象は与えないのではないか」と少し反省もしています。隣近所の席には、自分にはこういう特性があって、と説明はしています。ただ、少し離れた場所から見たら、あまりよろしくないと思うでしょう。

 

タスク管理で効率的に仕事を片付け、毎日定時帰りをしている私ですが、「予想外への対応」をはじめとする苦手なシチュエーションに対し、このようなライフハックと周囲の理解に頼りながら仕事をさせてもらっています。