ForGetting Things Done

「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

タスク管理は、浅はかに、軽率に。

タスク管理手法GTDでは、「とにかく頭の中の懸念事項を書き出そう」「それは何かを考え、次にできる簡単な行動を明らかにしよう」としています。

 

そこには、浅はかさ軽率さが良い影響を与えるのではないかと考えています。

 

軽率に懸念事項を書き出してみる

GTDの5つのステップの1つ「把握」。頭の中にある懸念事項をとにかく全部書き出してスッキリしようというものです。

 

真面目な人ほど、「これは懸念するまでのことじゃないのでは?」と思ってストップをかけてしまいがちです。それだと、書き出した懸念事項に潜む「目を背けていたけど実はやらなきゃいけなかったこと」が闇に葬り去られてしまうのです。思慮深さはいったん脇へ置いといて、軽率に書き出してしまうのが吉です。

 

浅はかにサブタスクを設定してみる

書き出してタスク化した「やるべきこと」に対して「次にやるべき具体的な行動」を明確にして書き出そうというのが、GTDの「見極め」ステップにあります。

 

タスクペディアでは、次に取るべき具体的な行動のみならず、そのタスクの完了までに必要と思われる行動まで「サブタスク」として書き出すことを推奨しています。

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「思われる」を太字&アンダーラインで強調しました。自分はそう思うという仮説でいいのだと自分に言い聞かせながらツールに入力しています。間違っていてもペナルティーがあるわけではありません。もう一手順必要であればサブタスクを追加し、不要であれば削除すればいいだけの話です。

 

 

最後に

サントリー創始者鳥井さんの「やってみなはれ」精神はまさにこのことだと思います。表現は違いますが、とにかく実行するのは大事かと。

 

タスクペディアもそうですが、世にあるタスク管理ツールは「ほら、ここに入力してごらん」と、入力用の空欄を用意して待ち構えています。空白を埋めたくなる人間の習性をうまく利用していますね。

 

そんなツールを使って、とにかく浅はかに、軽率に、やってみなはれ精神を実践していくといいのではないかと考えています。

 

案外難しいタスクの言語化と、そのコツ。

GTDは習慣化するまでハードルが高いものだなと思います。今でもツールに入力してタスクの整理が終わるまで、面倒くささを少し感じながら入れています。

 

そんなことを考えて、このようなツイートをしました。

 

言語化の難しさ

言葉、というか日本語で思考するタイプの人は、割とスルスル言語化できます。私はどちらかというと絵(映像や図表)で思考するタイプのようで、頭の中に思い浮かんだ映像を言語に置き換えるのに少し時間がかかります。

 

「あれ、やらなきゃ」と思って、それをやっている自分の姿や関連する物のある風景などが思い浮かび、そこからやるべきタスクの情報を吐き出します。まさにピッコロ大魔王の産卵シーン。

 

それにしても、この作業はできるだけ省略して、ストレートにタスクの目的を言語化したいものですね。

 

最後の瞬間を思い浮べよう

そこで考え出したのが、「そのタスクをやり終わる瞬間を思い浮かべる」です。そこに、タスク管理ツールに書くべきタスクの名称「タスクの目的」があります。

 

「日報」が思い浮かんだら、おそらく最後の瞬間は「日報を作成して上司に提出する光景」ですね。そこから「日報の作成と提出」というタスク名を書き出します。

 

この方法でタスクの目的を考えると、最後のサブタスクを強く意識することになり、詰めの甘さを未然に防ぐこともできます。

 

最後に

ここまで必要ではないタスクももちろんあります。ただ、タスクが発生したら、着手から完了までのストーリーを自分なりに思い浮かべることは大事だと考えています。

 

このようにして言葉を当てがわれたタスクをツールに落とし込むと、一度勢いをつけられたタイヤのようにスムーズに進んでいく感覚になります。

 

タスクに名前をつける「言語化」という作業、GTDの見極めステップを頑張ってみると、スイスイとタスクがこなせるスキルが付くのでお勧めです。

 

タスク管理は、合理的配慮のトレードオフ

最近の我が身を振り返り、こんなツイートをしました。

 

育休明けの一言

きっかけは、打ち合わせの最中にふと漏れた上層部の一言でした。

 

「4ヶ月いない間、結果的には会社は回ってしまった」

 

「そんな中育休から復職する状況は、かなりアピールしないと評価されないのは、覚悟していたと思うけど…」

 

だから一層仕事に精を出してね、という言葉の枕詞に過ぎないものだったのでしょうが、ズシンと重く心にのしかかりました。

 

その時に耐えきれずツイートをしたのですが、感情的になっていたこともあり、あとで削除しました(そのツイートにコメントいただいた2人の方には大変感謝しています。削除してすみませんでした)。

 

後になって、考えすぎだったなと自分なりに消化できましたが「働きやすい環境ってなんだろう?」と改めて考えさせられました。

 

私なりの合理的配慮

障害者を雇用すると、雇用主である会社側に合理的配慮義務が生じます。あくまでできる範囲(合理的な範囲)で、被雇用者である障害者に配慮してください、という決まりです。

 

私は障害者雇用で現在の会社で入社して、ナンジャカンジャで今は一般雇用で働いています。仕事内容は変わりません。では、受けている配慮はどんなもので、一般雇用になってどう変わったか。

 

こちらから入社面接時にお願いした配慮事項は「怒らないで欲しい。なにかあれば提案という形で言って欲しい」のみ。そして、それは今も変わりません。今の会社に入社して5年目ですが、すごいことに守ってくれています。本当にありがたいことで、会社には足を向けて寝られません。ベッドの位置の関係で会社に足を向けて寝たら北枕になるということもありますが。

 

配慮のトレードオフ

だからと言ってぬくぬくと温室で仕事をしているわけではありません。障害者雇用の時分から評価対象にもなり、重い仕事タスクも任されました。

 

それは、ある程度自分で「配慮された環境」を作ったからだと考えています。厚労省平成28年に出した障害者雇用における合理的配慮の指針の事例の中に、意訳すれば「タスク管理で仕事を整理してあげる」という内容のものがあるのです。

 

それなら、自分でタスク管理をすれば、その合理的配慮が会社から受けられない状況になっても変わらず働き続けることができるわけですね。

 

「怒らないでもらう代わりに、タスク管理で自分の仕事はキチッとやります」というトレードオフは、会社にとっては1つ合理的配慮をしないで済むというメリットが、自分にとっては合理的配慮が得られない状況下でも働けるというメリットが生まれます。

 

自分でできる合理的配慮

タスク管理は会社が負うべき合理的配慮義務でもありますが、自らが習得できるスキルでもあります。いくら合理的配慮に理解があることを謳っている会社でも、極端な話自分の周囲の人たちが理解していなければ一気に働きづらい環境になってしまいます。

 

そうならないためにも、タスク管理は必修のスキルではないかと思うのです。

 

最後に

前述のように他人のちょっとした一言で「会社」に対する印象が大きく変わることもあり、一気に働きづらさを感じたりします。

 

今回の「ちょっとした一言」については、本当に私のことを思って言ってくれていたことが分かり、逆にその方に対する感謝になりました。ただ、いつもそうなるとは限りません。

 

繰り返しになりますが、合理的配慮は会社側が負う義務ですが、それを一方的に要求する前に、自分がやった方が結果的に自分にメリットがあるかもしれない、と考えることは大事だと思います。

タスク管理で、より先のフェーズへ。

タスク管理をしていくと、タスク管理によってもたらされる効能によって、自分のフェーズが移行するなぁと思うようになりました。

 

タスク管理と自分のフェーズ

厳密な分け方ではないのですが、ざっと書き出すとこんな感じになるかと。

 

  1. 仕事がうまく回らない
  2. タスク管理で仕事が回るようになる
  3. 仕事以外に目がいく
  4. 仕事やプライベートも含めた優先順位を考えるようになる
  5. 自分の生きがい、人生の目的に目覚める
  6. 優先順位の低い活動を断捨離する

 

今の自分は、5.から6.になりかけているところです。

 

人生の目的とは

いきなり大上段から振り下ろすような話ですが、主語は小さく「私」です。自分にとって人生の目的とは何かを見つけ出したきっかけはこちらをご覧ください。

hochebirne.hatenablog.com

 

ストレートに言ってしまえば、「過去の自分と同じような人を、タスク管理で救いたい」ということです。救うだなんて大げさな表現に違和感を覚えますが、分かりやすく言うとこうなります。

 

目の前のタスクをどかした先に

どうしたら人生の目的とやらにたどり着くのか。様々な答えがあるかと思います。私なりの答えは、上で紹介した記事にあるとおり挫折経験にくすぶっている願望を見つけることですが、その前提として大事なことがあります。

 

それは、日々の暮らしの中で沸いて出てくる「やるべきこと」「やりたくなくてもとにかくやらなきゃいけないこと」が整理できていないと、そういった願望は見つけられないということです。

 

目の前に現れる有象無象のタスクをどかした先に、自分が目指すべき目的地が見える、そんな感じです。

 

最後に

もちろん、有象無象のタスクは関係なく「これだーーーッ!」とやりたいことを見つけられる幸運な人もいると思います。

 

ただ、自分は挫折を経験してもなお暗中模索を繰り返し、タスク管理に出会って「やるべきこと」「やりたくなくてもとにかく(略)」を整理できたからこそ自分のやりたいことはこれだと自信を持って言えるようになった気がするのです。

 

GTDの把握ステップで頭の中から気になることを追い出して、見極め・整理ステップで整理整頓し、その後で自分に去来するものがあったら、それはもしかしたら今後の自分を大きく左右する大事なものになるかもしれません。

GTDはモチベーションを上げる仕組みでもある。

とあるSNSの投稿を読んでいたら「モチベーションを上げる」という言葉が目に入りまして、こんなツイートをしてみました。

 

モチベーションを上げる方法についての誤解

いまだに「モチベーションを上げていこう」「やる気を出して頑張ろう」という言葉が使われています。

 

はっ!

 

えいやっ!

 

ポンッ!

 

小鳥遊はモチベーションが上がった!(テッテレー)

 

みたいなことができるような雰囲気があり、私はかなり違和感を覚えます。

 

もちろん、それで何事かをやり遂げてしまう強靭な忍耐力を持っている方もいて、「心頭滅却すれば火もまた涼し」的なアプローチもありだとは思います。

 

ただ、誰もが万事それでうまくいくわけではないですね。モチベーションを上げるために必要なのは、我慢したり「上がれ!」と念じることではなく、上がる環境を意図的に作ることだと考えています。

 

モチベーションを上げるには

「モチベーションが上がる環境を作る」とは、成功体験や成功の予感が得られるような仕組みを作ることだと考えています。

 

ここでいう成功体験は「東大に合格した」や「100億円規模の契約を成立させた」といった大きなものではありません。どんな小さなことでも、自分でこれをやろうと決めて、その通りに実行することです。

 

駅に着いたらPASMOにチャージしようと思って、駅でチャージできたらもうそれは成功体験です。頼まれていた書類のコピーを取って上司に渡すだけでも立派な成功体験です。

 

そう考えると、世の中には成功に満ち満ちていることに気がつきます。今まで無意識のうちに得ていた成功体験を意識するようになればしめたものです。さらにそれを可視化できれば、成功体験を得られる仕組みはできあがります。

 

モチベーションを上げられるGTDの仕組み

可視化された成功体験を得られる仕組みとして私が手放せないのがGTDとそれに基づいたツール「タスクペディア」です。

 

GTDが想定するタスクを設定して完了させるサイクルは、やろうと決めて実行するという成功を可視化して体験し続ける仕組みに他なりません。

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さらに、タスク1つ1つにつき細かくサブタスクに分解することで、タスクを進めやすくするだけでなく、クリアする数を多くして成功体験の数を増やしています。

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最後に

ただ、例外があります。GTDなどに頼ることなく誰でもモチベーションがMAXになる、いや、なってしまうときがあります。

 

好きな人には成功の予感どころか振られる覚悟でもアタックしたりするくらい、もうモチベーションとは言えないレベルの想いに衝き動かされたりしますね。そんなときは、「モチベーションを上げるための」GTDは不要です。野暮といっても良いですね。

 

GTDが不要になるくらい熱中すること以外は、GTDの助けを借りていく。そんな感じだと良いかもしれません。

タスク管理の知恵を垣間見える関係を。

こんなツイートをしました。


レジェンドの知恵を垣間見る

「タスクシュート式」を考案した、 タスク管理界のレジェンドであられる大橋悦夫さんの記事です。

cyblog.jp

タスク管理の大原則「タスクの細分化」への言及でした。


早速自分の「原稿作成」タスクに応用

早速私もこんな形に分解してみました。
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大橋さんの慧眼恐るべし。原稿作成に関するタスクが整理されて、 ふっと気が軽くなりました。 タスク自体の重さは変わっていないのに、 捉え方次第で気分が変わりました。

 

これは大きなことです。 気分が変わったということは、 より前向きに作業に取り組むことができ、 仕事の無駄を省くことにつながり、生産性の向上に貢献します。


他人のタスク管理内容の共有

タスク管理は、 自分の仕事を整理するという点においては孤独な作業です。 しかし、別の人がどんな運用をしているか、 特にどんなタスク分解をしているかを知ることは、 新たな視点を得られるのでとても有用です。


以前勤務していたハウスメーカーでは、 優秀な営業マンが個人的に作っていた進捗表を共有し、 それを元に毎週進捗報告をしていました。

 

全国規模の会社であるにも関わらず、 たった一人の営業マンのタスク管理の知恵が、 会社全体に共有され、会社を動かしていたのです。


タスク管理のデータの価値

GTDでは、「タスク管理をするタスク」 をれっきとした仕事として規定しています。 対価を得て行う価値ある行動だということです。


この価値を認識している人はそんなに多くないのではないかという のが私の印象です。 タスク管理ツールを更新している暇があったら実作業をやろう、 といった考え方をしています。私は、 これが結局無駄を生んでいるのではないかと考えます。


最後に

共通のツールを使っていれば、 タスク管理の運用に関する情報は共有しやすいはずです。 前述のタスクシュートを使っている人同士、 タスクペディアを使っている人同士で、「 自分はこんな風に使ってタスクを進めている」 という情報を共有できたら、 より快適なタスク管理ライフを送れるのではないかと思っています 。

納期意識を強くして、スケジューリングをしやすくする方法

このツイートにいたく共感しました。

 

納期意識とは

納期意識はスケジュール感と言い換えられるかと。

 

スケジュール感という言葉はよく使われますが、それが何なのかを具体的な表現で即座に説明できる人は少ないと思います。

 

私は、納期意識・スケジュール感のある状態とは、すべてのタスクとそのサブタスクに適切な締切が設定されている状態だと考えますね。

 

納期意識を強くする方法

納期意識を強くするためにはどうすれば良いか。繰り返しになりますが、すべてのタスクとそのサブタスクに締切を設定することです。

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正しい締切を入れられないとお嘆きのあなた。正しくなくて良いんです。タスク全体の締切さえ握っておけば、その間にある各サブタスクの締切は「とりあえず仮で…」とドンドン入れちゃいましょう。

 

仮締切を設定する効果

締切を書くのには大きな心理的抵抗があります。それでもあえて軽率に入れてしまうところが大事です。

 

いったん仮締切を入れてみると、

 

「ムムッ!連絡した相手方はいつも返答が遅いから、1日早くこちらから連絡しよう!」

 

「この作業は長くかかるから、最初に考えたより1日遅く締切を設定しよう」

 

といった考えが思い浮かぶことが多く、仮締切をいったん設定することで、より現実的な締切を設定できるのです。

 

最後に

タスクが発生したら、まずはサブタスクへ分解。そして、若干心理的ハードルはあるものの、分解したそれぞれのサブタスクに仮でもいいので締切を設定。そして、いったん見直す。

 

この繰り返しで納期意識を強め、スケジューリングが得意になっていきます。