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ForGetting Things Done

「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

QCサークルに大きな展開?

QCサークルGTD実践プロジェクト」

QCサークルにて私が昨年から行なっている「GTD実践プロジェクト」に新展開がありました。

 

QCサークルって何?という方、説明をこちらに書いておきますね。

 

同じ職場内で品質管理活動を自発的に小グループで行う活動である。全社的品質管理活動の一環として自己啓発、相互啓発を行い、QC手法を活用して職場の管理、改善を継続的に全員参加で行うものである。

QCサークル - Wikipedia

 

事務局からのお達し

毎月、各QCサークルからの進捗報告に対してQC事務局からフィードバックがあります。今月のフィードバックに以下のようにありました。

 

「会社業務マニュアルの仕組みとしたいので、導入プラン・スケジュールを報告して下さい」

 

つまりは社内にタスク管理を浸透させよというお達しということ。嬉しくて震える状態であります。

 

しかし、社内には色んな職種があり、様々な方法論で仕事を実行している方がいます。はっきり言って、私のタスク管理ツールを送って「これを運用してくれ」と言ったって猛反発を食らってプロジェクトが暗礁に乗り上げることは目に見えています。

 

ただ、これを機に私のタスク管理ツールを外部の力を借りて、より使いやすくできるチャンスではないかと考えています。パソコンだけではなくスマートフォンでも使えるような、しかも操作性も向上するような、そんなツールが作れればと画策しようと思っています。

 

もしよろしければ、何か良いアイディア、ヒントがあったら教えて下さい。よろしくお願いします。

会社で起こる「事件」にテンパらないで対処するためには

ねーさん事件です!

事件は決まって唐突に起こりますね。唐突でなかったら事件ではないです。タスク管理で「事件」への対処法を身につけたら落ち着いたという話です。

 

毎日何かしらイレギュラー対応発生

約10年近く前、総務という職種で仕事をしていました。ほぼ毎日イレギュラーな出来事が発生するんですね。そして、総務だからという理由で総務の下っ端である私がやることになる。

 

その当時の私は、社会からドロップアウト寸前で障害者雇用を見つけて就職活動をして拾ってもらった会社には最大限の恩返しをしなければならぬと思って日々働いていました。発達障害当事者には苦手なマルチタスクも、抜け漏れをしながらも何とかやっておりました。

 

総務は、ほぼほぼルーチン業務が多いんですね。特に下っ端はそうです。備品を定期的に調べて補充する。郵便や宅配業者対応もほぼ毎日同じ時間に来る。会社の入っているビルの管理センターに空調延長届を出すのも毎日締切時間が決まっていました。

 

ところが、社員証のプリンターが壊れた、とか予定外のお客様がいらして会議室が空いていないとか、複合機がおかしい、紙がなくなった、といったイレギュラー対応もまたかなりの頻度で発生するんですね。これがキツかった。どう対処すればいいのか分からないのに、自分が対応しなければいけない。不安感で頭が一杯になりテンパって突拍子も無い言動をしてしまうことが多々ありました。

 

テンパってしまう原因

テンパってしまう原因はどこにあるか。それは、事件発生の突然性ではなく、事件にどう対処すれば解決できるのかが分からないからでした。対応完了までの見通しがつかないからとも言えます。

 

テンパってしまう原因がもう1つあります。既存の業務も日常通りにやらなければいけないこととの兼ね合いができなくなることです。タスクが処理しきれない、ともすれば今どれくらいのタスクを抱えているかすら分からないから、事件に対応していても他の仕事が気になって焦ってしまうのです。

 

タスク管理で不安を解消
今も管理部門で働いていますので、こういった事件への対応をすることはあります。テンパることはなくなりました。なぜか。

 

タスク管理手法"GTD"の5つのフローのうち最初の2つ「把握する」「見極める」にその鍵があります。

 

上記のテンパってしまう原因の1つ目には「見極め」が有効です。事件に対して「何をどうすれば良いか」を明確にし、それにいたる手順を書き下していくというのが「タスクの見極め」です。これができれば、後はその手順に従って機械的に進めていくだけです。当意即妙とか臨機応変とか、そんな超能力は使う必要がありません。そんなの無理です。いや、私に限っては無理でした。

 

上記のテンパってしまう原因の2つ目には「把握」が大きな威力を発揮します。自分のやるべきことリスト__またの名をTODOリストとも言います__を見て、事件への対応を最優先すべきかどうか、少なくとも同時並行で進行中の仕事でどんなものがどれくらいあるかを把握することで安心できます。仮に、その他の仕事の締切がその日でなければ即座に翌日へ回し、事件対応に専念できます。

 

衝動的に対応行為を始める前に、少しの時間でも上記「把握」「見極め」の時間を必ず取ることで「準備」「実行」の分離ができます。そこから得られる安心感はとてつもなく、私はこの安心感を得ることでテンパることはほぼ無くなったといっても過言ではありません。

 

このような技術をタスク管理で身に付ければ、多少テンパり癖のあるタイプでも、安心して事件対応もできるようになります。そして覚えておいて欲しいのは、タスク管理は「技術」であり「能力」ではありません。技術なので、身に付ければ活かせるものです。

 

タスク管理をキチンと身に付ければ、多少不器用な人でも立派に社会で戦っていけると考えています。よろしければ是非ご一緒に。

タスク管理好きの集い「TaskFreaks!!」

TaskFreaks!!

タスク管理が大好きな仲間が集まるTaskFreaks!!というイベントに参加してまいりました。

www.kokuchpro.com

こちらのイベント、昨年8月から3回(忘年会を含めると4回)を数えます。全参加しています。このイベントを含めタスク管理界隈では昨年8月に複数のイベントが連続して行われ、何かが覚醒した感があります。

 

前回参加した際には「自分のツールを使ったタスク管理のワークショップ、ついでに要領の良くなさを克服した話を語り合う」を行うこと、自分のタスク管理を他人に分かりやすく説明できるよう体系的に理解すること、この2つをやれるようにしたいと、TaskFreaks!!主催のひばちさん(‪@Evaccaneer ‬)と話しておりました。

 

前回からの課題

ワークショップは来月に少人数制でやることを予定しています。自分のタスク管理の体系的な理解については、Teacch Programの「構造化」の枠組みで説明できるように考えることができるようになりました。

 

意志力を信じない

タスク管理をやっていると自然に到達する「意志力を信じない」という感覚があります。参加者全員がこの考え方を共有しています。「頑張ればできる」は「できない」という認識です。自分の意志の力は水物なので、確実にやり遂げるために頼ってはいけないということです。代わりにやり方を工夫して、どんなに意志がなくてもやり遂げられる環境を整えることの方が確実なんですね。

 

その他、タスク管理界隈の住人ならではの会話(ほぼ女子会?)も楽しみまして、とても充実した時間でした。よろしければ次回、是非ご一緒に。

タスク管理のセーフティネットの可能性を感じた日

月イチの講座

この4月から月1回の頻度で立川にあるEXP立川という、障害者就労移行支援事業所で講座を持っています。内容は、私の発達障害特性とどのように向き合い、失敗し、タスク管理でうまく付き合うようになったかを話すことと、タスク管理入門の二本柱です。

 

悩みに悩んだ約10年を成仏させることができる願ってもない嬉しい機会です。私なりに精魂込めて取り組んでいます。

 

時間管理

私が「似非タスクシュート」と呼んでいる、1日の業務時間を30分ごとに分けて、そこに仕事の予定と実績をいれていく表があります。

f:id:hochebirne:20170520085139j:image

これに近いもっと簡単な時間管理の表を事業所の利用者の方々に試しに使っていただきました。時間をお昼休みに限定して10分ごとに区切りました。

 

取っ付きづらい?

時間管理は相当取っ付きづらいはずで、私自身あまり上手くいかなかった経験がありました。利用者の皆さんに合うかどうかは最後まで未知数でした。

 

しかし、記入方法の説明をして実際に記入してもらうと、ちゃんと理解して使いこなしていました。この適応力には驚きました。昔の自分に、この方々の爪の垢を煎じて飲ませたいくらいです。タスク管理がこれだけ受け入れられない世の中に、きちんと理解して実行してくれるのがとても嬉しかったです。

 

さらに笑いへと昇華

利用者さんが皆自分の立てた予定をとても意識しておかしなことになっていました。

 

「トイレに行く時間なのに、混んでて入れないよ!(笑)」

 

「タバコ早く吸い終わっちゃった!どうしよう!」

 

「オレ、今雑談しなきゃいけない時間なのに相手がいない!(笑)」

 

まるで予定通りに過ごせないことを楽しんでいるようでした。また、昼休みの最初と最後の10分の枠それぞれにトイレに行くタスクを入れて「どちらか空いているときに行けば良い」としている方もいらっしゃいました。利用者の皆さん、時間管理を楽しんでいたように思います。私も一緒に大いに楽しませていただきました。

 

これはイケる!

時間に沿って予定を立て、実績を記入していき、差異を受け入れて笑いにしている。ちゃんと説明をすればタスク管理を使えるようになるのではないかと思いました。そうなると、私がタスク管理に救われたように、利用者さんも社会でやっていくようになる手段を手に入れられることになります。願わくば、セーフティネットのような機能をタスク管理が担うくらいに、利用者の皆さんがタスク管理を習得できるよう。

QCサークルでタスク管理マスターを育ててしまった話

QCサークルでタスク管理を取り上げる

昨年の今頃でしたか、我が社でQCサークルを取り入れることになりました。渡りに船とばかりに、私は所属した班で「タスク管理『GTD』を社内に広め実践するプロジェクトをやりたい」と提案しました。他のほぼ全ての班は何をするか定まらない中、私の所属する第6班は早々にテーマが決まり、実行へ移しました。

 

「私は紙でやりたいんです!」

サークルにSさんという営業事務の女の子がいました。 私のタスク管理の説明を聞き、自分の業務に合うよう紙のフォーマットを作ってきました。

 

構造は、私の作ったタスク管理ツールとほぼ同じ。まずは、タスクの項目名と発生日、締切日などを書いた集約シート。彼女の仕事はメールで依頼を受けて動き出すのでメールのプリントアウトが各案件の詳細が書いてあるシート。集約シートの各行の案件名に、それぞれ対応する詳細シートがあるという構造です。

 

私は、せっかくいつもパソコンの前に座っているので、これをデータ化してみてはどうかと言った時もありました。彼女はニコニコしながら「私パソコン苦手なんですよー。紙は『ここにある感』があって好きなんです。だから紙でやりたいんですよ!」と言ってきました。しっくりくるのが一番なので、それなら紙でいこうということになりました。

 

そして一年経ち……

先日入社した新しい営業事務の女の子2人が我がQCサークル第6班に入ることになりました。メンバーのタスク管理を彼女らに説明しようと、まずはSさんから始めました。

 

このSさんがですね、もう感涙せんばかりの成長っぷりでした。GTDの5つのフローをしっかり理解して、さらに私独自の「そのタスクは誰がボールを持っているか」という概念も取り入れ集約シートに追加していました。その説明をする時も「ここが重要なんだけど、このタスクは誰がボールを持っているか分かるようにしておくと、余計な気を遣わずに済むんだよね。こんな風に書いておくとね…」といった具合です。

 

また、メール文面のプリントアウトだけでは、そのタスクの作業手順、つまりタスク分解が明確ではないのではないか?という質問がメンバーから飛んだときも、堂々と答えていました。

 

曰く「自分の仕事はほぼルーチンなので体で覚えているものが多く、分解が必要なものは少ない」「イレギュラー対応はタスク分解を必ずしている。大きい付箋にタスク分解した手順を書いて詳細シート(メールのプリントアウト)に貼って管理している」とのこと。

 

そして嬉しそうに「そうやって作った集約シートが、もう42枚も溜まっちゃいました!これ、時々見返しては自己満足にちょっと浸ってムフフってなってるんです(笑)」と言っている姿を見て、もう本当に嬉しくてしょうがなかったです。

 

Sさんの直属の上司にあたるのが、同じQCサークル第6班のメンバーのWさん。Wさんが、Sさんの話に被せて「彼女はタスク管理を始めて明らかにミスがなくなりました」と言ったときにはもう本当に泣いちゃうかと思いましたね。

 

私のQCサークルでの活動はまだまだ途上ですが、少なくともSさんのような、自分なりのツールを作り運用しだすタスク管理マスターを輩出できたことは確かかと。感慨にふけることができたひとときでした。

第9回&10回「自分は要領が良くない、と思い込んでいる人のための仕事術」開催!

10回目!
F太さん(@fta7)との共催でのイベント「自分は要領が良くない、と思い込んでいる人のための仕事術」も回数を重ねてついに10回となりました。同じイベントをこのように継続的に開催できるのは、大変ありがたいです。

www.kokuchpro.com

 

タスク管理に裏付けあり

先日、発達障害者のための教育プログラム”Teacch Program"のことを知り、その内容が私がこのイベントでご紹介する自作タスク管理ツールで実現していることと非常に似通っていることが分かりました。発達障害者(厳密にいうと「自閉症およびその関連するコミュニケーション障害のある子供たち」)と銘打っていますが、「要領が良くない」「ちょっと不器用」といった傾向のある方であれば誰にでも有効であると私は考えています。

 

逆に、Teacch Programがタスク管理と似通っているということに私は大きな感銘を受けました。程度の差こそあれ、障害者の療育というものが持つイメージ「社会でやっていくための最低限のレベル」にとどまらず、タスク管理が持つイメージ「仕事をする上でハイクラスを目指す人材も習得すべきレベル」までTeacch Programは含んでいるわけです。

 

意識高い系エリートサラリーマンのスキルアップにも、障害者の療育にも共通するこの「タスク管理」。興味が湧いてきませんか?

 
必要なのは「心構え」ではなく「方法論」
何よりお伝えしたいことは、私が自分の要領の良くなさや不器用さを克服できたのが「心構え」といった精神論ではなくタスク管理という方法論であったこと。精神論はできる人しかできない、やろうと思って頑張ってみても運が良くなければ身につけられないイメージです。方法論はやり方さえ身につければ誰でもできます。そこに広く伝える必要があると感じてこのようなイベントをしています。

もちろん、タスク管理が運用できるようになったからといって必ず生活の何もかもが好転するとは言えません。このイベントでは、私は「自分はこうで、こうしたら、こうなった」という話はします。使っているツールの使用法も実演しながら説明します。それを実際にやってみて実のあるものにしていくかどうかは本人次第、ということになります。ただ、そのきっかけすら掴めず悩んでいる人が多いのではないかと考えています。その良いきっかけになればと毎回思ってやっております。

今回もまたお世話になりますEXP立川さん!
ご縁がありまして、障害者就労移行支援を行なっているEXP立川さんより会場をご提供いただいております。EXP立川はうつ病など『軽度のメンタルヘルス系疾患』からの復職・就職を希望する人に向けたトレーニングを提供することを目的としています。約10年前、私が仕事ができず悩んでいた時期にこんなところがあったら良かったのに!と思っています。

exp.or.jp



そんなこともあり、今回もまた現在、休職中、あるいは転職検討中で、次の仕事に不安を感じている人対象としています。そのような人のためにも、より具体的で実践的な内容にしていきたいと思っています。

興味を持っていただいた方、告知ページへのリンクから、ふるってご参加下さい!

ご参考までに、告知ページの紹介文を下に書きます。

開催までの経緯
生来の不器用で仕事が上手くいかなかった私はタスク管理で変わることができた体験を話したい!と前々から考えておりました。

そんな時に「シゴタノ!」主催の大橋悦夫さんのイベントでF太さんと話す機会があり、実は同じような企画をしたいと思っていたとのこと、衝動的に「やりましょう!」と話していました。

F太さんの「ひらめきメモ」は本にもなり、フォロワー数も複数アカウント合わせて30万(!)。その示唆に富んだ呟きのクオリティの高さは、支持する人の多さがそれを物語っています。人生に対する「気づき」を皆欲しているのでしょうね。

 

私のしくじりっぷり、タスク管理でそんな私がどのように立ち直っていったか。そして、半分聴き手の立場にいるF太さんによる絶妙な問いかけや合いの手が、よりこのイベントの内容を深く濃くしてくれます。

 

このイベントの参加対象

興味ある方全員、ではありますがとりわけ以下のような経験が当てはまる方に是非いらしていただきたいです。

・現在、休職中、あるいは転職検討中で、次の仕事に不安を感じている

・仕事をつい先送りして地雷化させてしまう

どうやったら良いか分からない仕事を前にウンウン唸って時間だけ過ぎていってしまう

抜け漏れ忘れがしょっちゅうある

些細なミスも重大に受け取ってしまったり、他人のミスを自分がこうすれば良かったんだと自分のせいにしようとする

・1つの仕事に集中できず、結果どの仕事もなかなか完結できない

・机の上やパソコンのデスクトップがどうしても整理できない

・上記の悩みを持つ方のご家族、上司、部下

 

このイベントに参加することで得られること

・ダメダメな小鳥遊がタスク管理を取り入れてどんな変化が起こったかが分かり、自分はやっていけるかもしれないという「安心」

・小鳥遊が実践している「タスク管理の具体的な方法論」

・上記に対するF太さんの質問、コメントによる「気づき」「ひらめき」

 

・その他、質問に対してイベント中は常時(≠随時)喜んで全力でお答えします!

タスク管理は言語化のトレーニングにもなる

言語化の練習

頭の中にあるものを言葉にして説明する。言語化と言います。コミュニケーションには必要なスキルですよね。タスク管理では言語化のスキルが磨かれます。

 

言語化する過程

GTDではまず取っ掛かりの「収集」(新版では「把握」)で言語化が必要になります。頭の中のモヤモヤしたやるべきことを書き出すわけですから、言語化とはセットです。

 

そして、GTDの続くフロー「処理(見極め)」「整理」でも、そのタスクの目的を明らかにしたり、複数の細かい段取りに分解したりします。これまた言語化しないと成り立たないです。

 

言語化するようにできている?

GTDは、頭の中のものを言語化することを必須のこととしてフローが組み立てられています。つまり、GTDを回していれば否応無しに言語化スキルも磨かれるわけです。

 

読書感想文などは書こうと思えばダラダラ字数だけ稼いで原稿用紙を埋めることはできます。対してGTDは最低限の文字数でそのタスクについて言わんとしていることを書きだします。そこでは本質をズバッとつかみ取ることが大事。これ、仕事をする上でとても重要だと思いませんか?

 

いらないことを省く

例えば仕事上、人に物を伝えるのにも良し悪しがありますね。よく見ていると、伝えるのが下手な人は無駄な情報を挟んでいるのが分かります。

 

それに対して、必要な最低限の文字数でそアウトプットするようになっているGTDは、もしからたらこのような特徴を持つ__無駄な情報という道草を食ってしまう__人にとっても、GTDは言語化する良いトレーニングになりそうです。