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「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

生産性を上げるって何のこと?

「生産性を上げる」とは?

国が進めている「労働生産性の向上」って、具体的に何だと思いますか?こちらの記事ではその計算式が書いてあります。

www.kaonavi.jp

この記事によれば、次の計算式で生産性を数値化できるのだそうです。

 

労働生産性(千円/人)=付加価値(≒限界利益(粗利益))/社員の平均人数

 

粗利を人数で割っただけでは、これからの労働環境に合わないと思います。「時間あたり」という考え方が抜けています。

 

それと、これは数値化するのがとても難しいのですが、どれだけミスや忘れ、無駄な時間がなかったかも指標になると思います。ただ、「ミスしないようにする」とか「無駄な時間がないようにする」という個人自身の努力や上長の見張りはナンセンス、百害あって一利なしです。当人たちが意識せずとも「ミスなく、無駄なく」労働生産性を発揮できる環境・仕組みづくりをするという方向にしないと、その仕事場は大変居づらくなってしまいます。

 

意識せずに行動できる環境づくり

意識しないでできる行動とは何か。それは言い換えると「習慣」です。習慣化することがイコール環境づくり、仕組みづくりであるというわけです。

 

タスク管理メソッド"GTD"の開祖デビッド・アレンが「生産性を上げる3つの習慣」を著書で記しています。

 

生産性を上げる3つの習慣

①今やっている仕事をなぜやっているのかを考え、次にとるべき具体的な行動を定義しよう(具体的にやっているところを思い浮かべてみよう)

 

②やるべきことをすぐに実行に移さない場合は、それをやり終えたときにどうなっているか、その結果とそれについて起こすべき行動を書き留めておこう。(中略)何もかも頭の中でやるべきだという考えは今すぐ捨ててしまおう。

 

③リマインダーを設定しよう。(中略)ある状況にいるときに、その状況で何ができるかを記したリストを見る必要があるのだ。

(デビッド・アレン「ストレスフリーの仕事術  仕事と人生をコントロールする52の法則」)

※太字は筆者による

 大雑把な言い方になりますが、生産性をあげるというのは、自分の記憶に頼ったりせず(どうせ忘れる)、「さて、次どうしよう」と考えあぐねる時間をできるだけ省き(次第に「やりたくない」と自分を誘導してしまう)、「やるべきとき」がきたらサッ!とすぐに取り掛かれるようにやることリストを準備しておく(やるべきときが来たと気が付いた時にはその瞬間を逃している)、ということなのかと。

 

「生産性の向上を!」とか言われると、難しいことをしなければいけないような気がするものですが、身近なところで言うとこんなところが、実は生産性を上げるきっかけになったりします。

仕事の主導権を握る

「仕事に追われる」とは
「仕事には追われるな、仕事を追え」とはよく言われます。別に仕事は逃げていかない(むしろ逃げて消えて欲しいこともありますが)ので、自分と仕事が追いつ追われつの関係になることは、ちょっと想像しづらいですよね。

 

 

うつに有効な、認知行動療法に基づいて製作された「SPARKS(スパークス)」を日本で発売したり、手軽にオンラインカウンセリングが受けられるサービスを提供している「HIKARI LAB(ヒカリ・ラボ)」が発信したツイートです。ここに「仕事に追われる」とは何かという問いに対するヒントがあると思います。

 

仕事をやらされている感
私は「仕事をやらされている感」というキーワードになるのではないかと考えています。「やらされている」から追われている感じがあるような気がするのです。仕事を片付けても片づけても新たな仕事がドンと置かれる。いつまでやればいいのか終わりが分からない。仕事の量の調整が自分以外にあるときはこんな状態ですね。そこには「やらされている感」があり、「仕事に追われている」状態です。

 

仕事を追っている状態
逆に、どれだけの仕事をすれば仕事が終わるのかを把握していれば、仕事の量の調整は自分自身にあり「やらされている感」はなくなりますね。「ここまでやれば終わり!」というゴール地点が見えている状態です。これには「追われている感」は無いですよね。

 

つまり、①どうなったら完了になるのかが明確になっており、②そのためにはどういう手順を踏めば行き着くかが分かっている状態であれば、仕事を追っていると言えるのではないかと思います。

 

仕事の主導権を握ることができるのは、仕事を追えているときだと思います。そのためには上記の①②が必要であり、タスク管理はこの①②がワークフローに取り入れられています。

怠け者も出かけるときは必ずドアを開ける

「リマインダー」の重要性
相当の(あるいは異常な)能力を持っていなければ、ある1つのことをずっと覚えておくことは無理ですね。しかも、それを忘れることで大きく人生が変わるような大きなものでなければ、長期間記憶にとどめておくことは大変難しいです。そこで、忘れそうになったら注意喚起をしてくれる存在「リマインダー」が必要になるのです。

 

外出するときに絶対に忘れない「リマインダー」
例えば会社へ行くときに絶対に忘れたくない物がある場合、リマインダーはどのように設定すべきか。タスク管理メソッド”GTD"の考案者デビッド・アレンは、「自分はすぐに他の物事に気を取られる『怠け者』だから『ドア』に置く」と言っています。

 

正直にいうと私は怠け者である。目の前に何かキラキラとした、面白そうなものが入って来ると、つい気を取られてしまう(あなたはどうだろう?)。

(中略)

そこで私は「やるべきことはドアの前におく」ことを実践することにした。

(中略)

あなたにとってそれらを置いておくべき「ドア」はどこだろうか。この答えは人によって違うだろう。私は、それがなるべく自動的に起こるようにするにはどうすればいいか、ずっと工夫してきている。

(デビッド・アレン「ストレスフリーの仕事術 仕事と人生をコントロールする52の法則」)

 

 

自分にとっての「ドア」

確かに、外出時にドアの前に置いてあれば、必ず目に入りますね。確実なリマインダーです。しかし、「やるべきこと」は物の形をしているとは限りませんね。そうすると、紙に書き付けておくとかしなければいけません。一方で、かならず通る駅の改札に自分のリマインダーを貼っておくなんてことは、当たり前ですができないですね。

 

私の場合、内勤の事務職ですので、必ずパソコンを開きます。そして、基本的には常にパソコンの画面に向かって仕事をしています。私にとっての「ドア」はパソコンの画面ということです。であれば、パソコンのデスクトップにリマインダーを常駐させておけば、リマインダーとしての機能を十二分に果たしてくれるということになります。

 

それが自分のスマートフォンであればそのスマホ、手帳をよく開くのであれば手帳、といった具合に、自分にとっての「ドア」が何なのかを知るのは、タスク管理をする上でとても大事なことだと考えています。

 

なぜ大事なのかと言うと、タスクを預けるシステム(ツール)の媒体を何にするのか判断する決め手となるからです。私はエクセルがタスク管理ツールですが、人によってはスマホのアプリ、また別の人は手帳と決めることができます。

 

「自分は怠け者なんかじゃない!」とシャッターを閉めるのではなく、自分が怠け者だとして「ドア」はどこだろう?と考えてみるのも、自分をよく知るいい機会であり、自分が続けられるタスク管理のヒントにつながるのではないかと。

ワークショップ開催!「自分は要領が良くない、と思い込んでいる人のための仕事術〜Next Step!!〜」

自分主催のイベントを開催

さる6月24日(土)に「自分は要領が良くない、と思い込んでいる人のための仕事術〜Next  Step!!〜」を開催しました。このワークショップは、ツイッター上で30万フォロワーを持つ「ひらめきメモ」のF太さんと共催している「自分は要領が良くない、と思い込んでいる人のための仕事術」のスピンオフという位置づけです。

 

 

手前味噌で恐縮ですが「自分だけでタスク管理イベントを開催する」という今年の目標を達成することができました。

 

 

 

会場として、F太さんが月一でやっている「1day cfe YORUTO」を提供していただきました。ワークショップと、その後の懇親会も引き続き行いました。ランチがとても美味しくて、参加者の皆さんにもご満足いただけたかと思います(ランチプレートの写真を撮り忘れてしまい残念……)。

1day cafe YORUTO | 池袋1day cafe

 

月並みな表現になってしまうのが大変残念なのですが、参加いただいた方々が本当に良い方ばかりでした。しかも、中には関西から夜行バスで来てイベント後また夜行バスで帰るという人も!こういったイベントは主催者の力ではなく、むしろ参加者の方々の思いや行動がその雰囲気づくりや達成感に貢献することを改めて実感しました。ありがとうございました。

 

とは言え反省点も……

この会は「ワークショップ」と銘打っているだけあって、私の作ったタスク管理ツールの運用を説明し、タスク管理"GTD"に沿ったタスク管理を理解してもらおう、という趣旨でございました。張り切ってレジュメのパワーポイント資料も作って臨みましたが、時間ってあんなに早く過ぎるものですね。予定していた内容を全部は伝えきれませんでしたが、せめて参加いただいた皆様が何か行動を起こすきっかけになればと思います。

 

「生きづらさ」を克服するためのタスク管理

私にとってタスク管理は、自分の発達障害特性とうまく共存し、社会でやっていくための武器でした。同じように、タスク管理という武器を持てば十分戦っていける人は潜在的にかなり多く存在していると思います。そんな人が、自分と向き合っていく覚悟を決めて「よし、タスク管理をやっていこう!」と思ったら、今回のようなイベントを通して、今後も応援していきたいと考えています。

 

今後の展開をつらつらと……

今回、タスク管理メソッド”GTD"をもとにした私のタスク管理ツールについて、ワークショップをやってみて分かったことがあります。それはGTDには興味を持った。これで自分を変えたい。けど、何からどう始めれば良いの?」という人のための情報がタスク管理界隈には少ないということでした。

 

GTDが一部のエリートだけのものと見られてしまいがちなのは、その取っつきにくさだと思います。ワークショップ後のお茶会でも「GTDを学ぶとしたら、どんな本から始めれば良いですか?」という質問がありました。私よりもタスク管理全般に造詣の深い、TaskFreaks!!主催のひばちさんにも今回ご参加いただいていまして、そのひばちさん曰く「お勧めの本はあるのですが、すでに絶版なんです」という状態。

 

 ※タスク管理イベント”TaskFreaks!!”についてはこちらの記事を。

hochebirne.hatenablog.com

 

ということは、「自分は要領が良くない、と思い込んでいる人のための仕事術」の対象になっている方々のためのGTD入門みたいなものをしたら喜ばれるのではないかと思っています。乞うご期待!

 

それにしても、ワークショップ後の懇親会、懇親会後のお茶会まであり、主催者である私が一番充実感を覚えたのではないかと思うほど思い出深い一日でした。お茶会の最後にみんなで写真を撮ったりして、まるでリア充のイベントのよう(笑)また機会があれば開催したいと思います。

「忙しい」は判断誤りの隠れみの

何のために忙しいのか
「まだ●●で消耗しているの?」という、人を小馬鹿にしたような言葉がブロガー界隈では有名ですね。言い方はともかく、自分の居場所、やっていることに対してあらためて疑問を持ってみることの必要性を感じさせてくれます。

 

忙しいだけではだめだ……。問題は、何のために忙しいのか、ということだ。__ヘンリー・デビッド・ソロー
(デビッド・アレン「ストレスフリーの仕事術 仕事と人生をコントロールする52の法則」)

 

人生の優先順位
1日は24時間、そして自分の寿命も有限ですね。限られた時間で何をするのかという選択をリアルに感じると、このソローの言葉はとても刺さります。自分に残された時間が有限であることを自覚していないときは、時間の無駄遣いをしてしまいがちです。

 

しかし、大病や大怪我などで人間いつかは寿命が尽きるということを身をもって体験した人は口々に、自分に残された時間を何に使うかを真剣に考えるようになると言います。「優先順位」という、特に仕事場では日常的に使う言葉が、ズシリと重く存在感をもってのしかかってきます。

 

「やるべきこと」ができない状況
それなのに、自分が本当にやるべきことをできず、些末なタスクに時間をとられてしまい、いっこうに優先順位の高いことができない、というのが得てして多いようです。人生の優先順位という高い次元の話でも、そして「今日、いまの仕事として、何に自分は取り組むべきか」という選択もままならないということがよくありますね。

 

記憶というものは、保存したものを、最新(時間的に)かつ最も目立つ(感情的に)という基準で取り出す傾向がある。これはどう考えても効果的なファイル検索システムだとはいえない。同じように、「やるべきこと」のリマインダーが行き当たりばったりのいい加減なものであれば(パソコンにポストイットを貼り付けたり、机に伝言メモを置いたり、椅子にメモを貼り付けたり)、忙しさにかまけて、ついいちばん簡単なことにとびつき、忙しいふりを続けることになる。
(デビッド・アレン「ストレスフリーの仕事術 仕事と人生をコントロールする52の法則」)

「忙しさにかまけて、ついいちばん簡単なことにとびつき、忙しいふりをつづけることになる」は、耳が痛いですね。自分の頭の中だけでは、どうしても「重要だけど緊急でないこと」よりも「重要でないが緊急なこと」を優先してしまいます。場合によっては「重要でもないし緊急でもないこと」になぜか手を付けてしまっていることも往々にしてあります。その判断に(根拠もなく)自信を持っている人には、本当に大丈夫ですか?と言いたいです。

 

「自分の判断」を信用しない

本当にしなければいけないことを先送りにし続けてしまうのも、人生の最期に「ああ、やりたいように生きればよかった」と後悔するのも本質は同じです。自分の気分、その時の判断に頼っていたら、そうなってしまう可能性が高い。

 

そうならないように「やるべきこと」のリマインダーを行き当たりばったりいい加減なものではなく、「全ての『やるべきこと』の把握ができ」「目的が明確になっており」「具体的な行動に分解され落とし込まれた」リストを持っておくことが大事になるわけです。

そして、そのリストは、タスク管理メソッド”GTD"のフローに沿って作ることができます。上記で引用しているデビッド・アレンの著書名にある「仕事と人生をコントロールする」は、決して冗談ではないのですね。

厄介な自分の中の「あいつ」

「あいつ」

最近取り始めたメールマガジンにこんな一節がありました。広島ブロガー会の主催「イチ(@kumacharo115)」さんによる【さいんぽすと通信】というメルマガです。

k-signpost.com

何か新しい行動をしようと考えたとき、心の中で「でも」とか「そんなの無理」という言葉が聞こえてきませんか?

 

それが「あいつ」の声です。

 

「あいつ」は、言葉巧みに言い訳をこしらえて、行動させないようにしてくるんです。

その声が聞こえた途端、「やっぱり無理だよね」とやる気と好奇心がしぼんでいきます。

「あいつ」の声は、自分の声と同じなので、自分の本心と錯覚してしまうのです。

 

いますねー!「あいつ」

 

行動が遅いとか行動ができないタイプは、きっと「あいつ」のせいなんですよね。特に、何か思い切った行動や新しいことを始めようとするときに「そんなことして本当に大丈夫なのか?」「やったって無駄無駄!」という「あいつ」の声が聞こえてくるような気がします。  

 

可能なことや妥当だと思えることだけに選択肢を限ってしまったなら、本当にやりたいことから遠ざかってしまうことになる。すると、残ったものは妥協ばかりである。__ロバート・フリッツ

(デビッド・アレン「ストレスフリーの仕事術 仕事と人生をコントロールする52の法則」)


結局「あいつ」という自分の内なる声の言う通りにするだけだと、こうなってしまいます。人間は考える葦であり、つい考えてしまう葦なんですね。自分の想像力が、自分に良からぬことを考えさせてしまい、安全な道しか進めなくなるというわけです。

 

そして、「あいつ」に打ち克つ力の源泉もまた自分の想像力です。 タスク管理の重要な「本当にやりたいこと」をタスク分解して、ちょっとずつ進むという時に必要な想像力。やりたいことをイメージして「でも無理じゃね?」と指摘してくる自分の中の「あいつ」を引っ込ませて行動に持ち込むかどうかが分かれ道となります。

 

その想像力を強力にサポートしてくれるのが、タスク管理メソッド”GTD”とそれが定めるフローです。自分の中の「あいつ」に打ち克つ想像力を自然にできる自動回路を、タスク管理メソッド"GTD"は作ってくれます。よろしければGTDを是非ご一緒に。

惰性で運転せず、常に意識してペダルを踏み込む

「今までこうやってきた」は通じない

今までこうやってきたんだから、これからもこうするんです!という話は、割とよく聞きます。ストレートにこうは言わないまでも、「今までやってきたから」という雰囲気を匂わせて、新しい取り組みを否定するという流れは、会社の業務フローの変革を阻む要因だとよく言われますね。

そんな「オール前例踏襲主義」に対して、タスク管理メソッド”GTD”の開祖デビッド・アレンは、このように言います。

人生も同じだ。何がなんだかわからない!というときにやるべきことは2つだ。①意図する結果や目標を明らかにすること、②その方向へ進むための次の行動を決めること、である。
(中略)
プロのレーサーは口をそろえて言う。「もっとも危険なのは惰性で運転することだ」。だから、あなたも意識してペダルを踏み続けなければならない。せっかく参加しているゲームなのだから、思いっきりやってみようじゃないか。
(デビッド・アレン「ストレスフリーの仕事術 仕事と人生をコントロールする52の法則」)

「何だかよくわからないけど、今までのやり方をやっていれば良い」という、惰性で動いていることに対して、厳しい姿勢ですね。聞いてちょっと疲れてしまうような意見です。

 

常に次の一歩の足の置き場を確かめる

ここでGTDが大事だと主張するのは「何かを達成しようとしているなら、その目的に向かっているかどうかを常にチェックする必要がある」ということです。目的地に向かうその歩みの一歩一歩の足の置き場を確かめながら歩くようなイメージです。

 

ああ、面倒くさい!

 

意識的に一歩一歩の足の置き場を確かめながら歩いている人はいませんね。「石橋を叩いて渡る」という言葉があります。そこで想定されているのは、渡る前に一度叩いてみる人です。石橋を渡り始めたら、その一歩先を「ここは大丈夫か」といちいち叩いて確認して歩く人は、相当おかしな人です。

 

ただ、それは自分が歩くことに慣れているからなんですね。歩くことに慣れていなければ、一歩先を確認しながら歩くことになります。それが、何の気兼ねなく歩けるようになるには、それが「習慣化」されるからです。

 

習慣化

「惰性で運転」状態にはせず、常に意識してペダルを踏む。これは、仕事で言えば、常に「次にやるべきこと」を書き出して進めていくということです。そして、「物事の進め方」の大事な2つのこと(上の引用の①と②)を習慣化し、自分の方法論として習得し、プロよろしくスピーディーなレース運びができるようになるのです。

 

タスク管理メソッド"GTD"は、その根幹となる5つのワークフローに①②が含まれています。GTDのワークフローを続けていれば、体が慣れて、意識しながらもごく自然にペダル踏むことができ、より速くサーキットを走れます(まぁ、車を運転したことが無いので、あくまで想像の話ですが!)。

 

確実に仕事を進められるような方法論の習慣化は、GTDのフローを実行することで実現することができると考えています。よろしければ是非ご一緒に。