ForGetting Things Done

「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

「楽しい仕事」は、危ない。

新しい仕事

新部署が設立されてそこと兼務になって、新しい仕事が加わりました。

 

兼務なので、単純に仕事が増えたのです。しかも、元々の仕事である管理部門の法務は大部分が手順が決まっていることが多いのです。難易度は個別案件で高かったりそうでなかったり色々ですが。それに対して、新しい仕事は決まった手順が存在しないので、仕事量が2倍になったといった計算はできません。

 

今までの経験を生かせて楽しい

会社でやる仕事としてはまったく新しいものです。しかし、個人的にツイッターをやりブログも毎日のように書いている経験を生かすことができる仕事なので、ある程度の見通しはついていることと、一緒に新部署の仕事をしてくれる同僚がとても優秀で性格も良く何より私を褒めてくれるので、それなりに(いや、かなり…)楽しくやっています。

 

ただ、「楽しい」というのは私にとって最も気をつけないといけない状態なんです。

 

「楽しい」は危ない

私の負けパターンは、大体こんな感じでした。

  1. 仕事を覚える
  2. 結果が出てくる(褒められる)
  3. 調子に乗る
  4. 楽しくなってくる
  5. 体力などを無視してやりこんでしまう
  6. 体調を崩す
  7. 他の仕事に悪い影響が出てくる
  8. 落ち込む
  9. 仕事をするのが怖くなる
  10. 会社に行けなくなる

 

特に気をつけなければいけないのは、体力などを無視してやりこんでしまうことです。シクラメンの香りでは「疲れを知らない子供のように」と歌われていますが、まさにそんな状態です。自分のキャパシティを超えて仕事を詰め込み過ぎてしまうのです。

 

具体的には、会社ツイッターアカウントを退社後出勤前も頻繁にチェックしてしまうこと。きっと同じような仕事をしている方にとってはあるあるなんでしょうね。

 

仕事と遊びの境界がなくなっていく

徐々に仕事と遊びの境界がなくなっていっている感じがあります。まだフォロワーが少ないアカウントなんですが、そこから育てていくのが楽しいので、ついのめり込んでしまいます。

 

私は主に仕事をタスク管理して、それ以外はあまりタスク管理していません。仕事であるとともに楽しい「遊び」でもある会社ツイッターアカウント運用はタスク管理していないのです。

 

これはいかんです。

 

「遊ぶように働け」とは言いますが、その結果体力や気力を消耗してしまっては、結局仕事で身を持ち崩してしまった過去の自分に逆戻りしかねません。

 

記事執筆などは、会社にいるときに業務タスクとして管理できていますが、会社ツイッターアカウント運用はどのように管理するか。ちょっと考えることが必要そうです。

 

おそらく、絶対に会社ツイッターアカウントを開かない時間を作って強制するといったやり方になると思います。経験者の方にその対策などお伺いできれば嬉しいです。

 

……とか言っている直後に会社ツイッターアカウントで呟いたりしている……。

メム発達トーク@ごちゃまぜcafeメム イベント登壇してきました。

さる8月17日(土)、江戸川区にあるごちゃまぜcafeメムで行われた「メム発達トークvol.3」に登壇してきました。

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イベントの進行は次のとおりでした。

 

  • メム経営者こーさんによる、精神障害者雇用の現況と、こーさん自身の働き方
  • 小鳥遊による、小鳥遊の遍歴とタスク管理におけるタスクの整理の図解、それによってどう救われたか
  • めいっぱい対話(質疑応答)
  • 懇親会

 

こーさんと私のトークパート、それと対話部分をまとめます。その内容については覚えているもののみになります。ご了承のほど。

 

こーさんトークパート

精神障害者雇用の現況

今まで精神障害者就労の人数は増えてきている。しかし、(こーさんが)ツイッターで個人的にとったアンケートでは、個々人の年収が高くなっているわけではない。

 

こーさん自身の働き方

障害者雇用で会社員として働きつつ、ライターの仕事、メムやフォトスタジオの経営をされている(すごい……)。

 

収入源は複数あった方がいい。1つに収入の全てを依存してしまうと、その1つがダメになったときにリカバリーが大変。

 

ASDADHDそれぞれの特性を生かして、複数の事業会社を持つホールディングス会社のように仕事をしていきたい。

 

小鳥遊トークパート

小鳥遊の遍歴

司法書士試験受験勉強しながらバイトしようとしたら相次いでクビになる。どうもうまくいかずおかしいと思ったら発達障害の診断がおりる。1,2社目は「こんな自分を採ってくれた」と恩義に感じて頑張ってしまい発達障害からの適応障害を起こして休職。現在3社目。

 

2社目、会社の最寄駅でどうしても会社に足が向かなくなった話。しょうがなく別方向に歩き出し、公園のベンチで時間を過ごして帰るのを何回も経験。

 

「自分を信じない」と決めて、そんな自分をカバーしてくれるツールをエクセルで作ったら、それがタスク管理を実践するツールに。これが後の「タスクペディア」の原型となる。

 

小鳥遊の特徴

そんな小鳥遊はどんな特徴を持っているか。まとめるとおよそ次のようになる。

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タスク整理の図解

頭の中がタスクでいっぱいになる図と、それを整理して「次に取るべき具体的な行動(ネクストアクション)」に注目できるようにする。

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タスクを整理しないで仕事をするのは、一仕事終わらせるたびに「さて、次は何をやるのか…」とウォーリーを探すようなもの。

 

 

……ここでタスクペディアの実演をしようかと思ったんですが、時間的に難しかったので省略しました。

 

代わりといってはなんですが、タスクペディアも含めたタスク管理についてのまとめ情報サイトタスク管理大全YouTubeチャンネルをご紹介します。こちらにタスクペディア操作方法の動画が上がっています。

m.youtube.com

 

タスク管理に救われる

そんなタスク管理、タスクペディアに救われて、こんな自分になった。f:id:hochebirne:20190817235211j:image

 

自分の特徴はそのままに、タスク管理をすることで結果的にカバーできていれば良いということ。

 

毎日退社時に圧倒的な解放感を味わいながら帰宅の途につくことができている。例えて言うなら、中学高校時代の定期試験の最後の科目のテストが終わった瞬間の解放感。

 

そのようなタスク管理を身に付けると、「タスク管理で仕事面はカバーします。代わりに、叱責されると頭が真っ白になってしまうので怒ることはやめて、提案という形でお願いします」と伝え、今もそれは守ってくれている。タスク管理によって、自分にとって働きやすい環境を作れている。

 

タスク管理は、一部のアッパー層ビジネスマンのためのものではない。厚労省の合理的配慮指針では、精神障害者発達障害という2つの項目で以下のように合理的配慮の例を挙げている。

  • 業務の優先順位や目標を明確にし、指示を一つずつ出す、作業手順を分かりやすく示したマニュアルを作成する等の対応を行うこと。
  • 業務指示やスケジュールを明確にし、指示を一つずつ出す、作業手順について図等を活用したマニュアルを作成する等の対応を行うこと。

 

自分から合理的配慮の分を負担するので、その代わりに怒らないで欲しいという交渉ができた。

 

参加者のみなさんと対話

参加者の皆さんとの対話、と言うか質疑応答。参加者の発言→こーさん、私の返答という順。

 

作家になりたい
  • 収入源を多く持とう
  • せっかく目的・夢があるならそれに向かってネクストアクションを決めて踏み出そう

 

手をつけられず時間がかかりすぎてタスクが進まない。
  • 手がつけられるほどの小ささまでまだ分解していない
  • 時間がかかりすぎてなおさら着手しにくくなっているなら、自分が見積もった時間を即3倍すると良い。自分の時間見積力は信用しない

 

締切を過ぎてしまったら
  • 基本的に謝るしかない
  • 締切過ぎそうな雰囲気になることは分かると思うので、そのときに相談・交渉して、締切を伸ばしてしまうか、成果の質や量の調整をする

 

社内で孤立して仕事がないときにはタスク管理はどう活かせば?
  • 仕事がこなくて転職活動を考えるのであれば、転職活動をタスク管理する
  • なおGTDはツールを限定していないので紙でも良い。今従事している職種が接客業であれば、いちいちメモやスマホなどは見れないが、手のひらに書くのでも立派なタスク管理となる

 

イベントの内容は以上ですが、他にもいくつか参加者からの話がありました。

 

興味深かったのは、発達障害当事者の労働組合を作ってみてはどうかという話。例えば合理的配慮を会社の垣根を取り払って横断してデータベース化し、労働する発達障害当事者が会社に伝えやすくなったら、会社も当事者も助かるのではないかと思いました。

 

懇親会

懇親会でもタスク管理に関する質問はいただき、とても楽しく嬉しい時間となりました。

 

中でも嬉しかったのは「障害を受容して、それでも頑張って仕事をやっていこうという話はたくさんあるが、その具体的な方法まで聞くのは今日が初めてだった」という話をしていただいたこと。

 

障害者はどうやって就労へ適応すのかという問いは、なかなか答えがありません。私なりに、タスク管理という答えを提示でき、それが伝わったのは嬉しかったです(ただ、万人に通じる答えかというと、なかなかそうはいかないと思います)。

 

また、タスク管理以前の私とまったく同じ悩みを抱えている参加者の方がいらっしゃったので、自分がこれまで辿ってきた紆余曲折から得たものを個人的にお話できたことも、とても良かったです。

 

すべて終わり、主催者のこーさんがこんなツイートをしてくれました。

 

そういえば、タスクペディアの公式ページ紹介するのを忘れていたーー!!

 

という、発達障害当事者ならではの抜け漏れエピソードでオチがついたところで〆させていただきます。

それでもタスク管理をやった方がいい理由。

タスク管理実践者でも好不調はある

タスク管理マニア、タスク管理の猛者だからといって仕事などのタスクをうまくこなせるようになるとは限りません。

 

タスク管理支援ツール「タスクペディア」を通してタスク管理を普及する活動をしている「チーム・タスクペディア」は、いずれも引けをとらぬタスク管理実践者ですが、それでも好不調の波があります。

 

タスク管理は「うまくいく魔法」ではない

「それでも」ではなく「だからこそ」かもしれません。というのも、タスク管理は仕事が必ずうまくいく魔法ではないからです。

 

厳密にいうと「タスクを実行するにあたり無駄を省いてくれて、結果的に仕事がうまくいくことはあるかもしれないが、仕事を進めていく上での全ての問題を解決するものではない」と考えられます。

 

例えば、明らかに自分のキャパシティを超える質や量の仕事を抱えたとします。ある程度はタスク管理でどうにかなりますが、絶対的に質や量が過多だった場合はそうはいきません。

 

その場合、タスク管理の問題ではなく、そもそも引き受ける仕事の量を調整したり、「これは自分には難しい」と別の提案をした方が良い場合があります。

 

いずれにしても、タスク管理に万能の魔法のような効力を期待するとうまくいきません。

 

タスク管理不調のその先

タスク管理をやってもうまくいかないときには「際限なく仕事を引き受けてしまう自分の価値観」だったり「この人から頼まれると断れないという人間関係」があったりします。そうなると、仕事の進め方ではなく考え方・生き方をどうするか、という話になりますね。

 

そうなると、例えば「残業モリモリ派だったけど、少しずつ少なくしていこう」と考えたり「もっと他人に振れるようにしよう」としたり、考え方や価値観を変えて働き方を考え直すようになります。タスク管理という仕事の進め方のような実務レベルの問題ではなく、もっと上のレベルの問題としてメスを入れることになります。

 

それでもタスク管理をやった方がいい理由

 

タスク管理の得意とする実務レベルよりも上の次元で解決しなければいけないことがあるからといって、タスク管理をやらない方がいいという理由にはならないと私は思います。むしろ、だからこそやった方がいいと考えています。

 

仕事がうまくいかなくなるときは、経験上じわじわとその悪影響が進行していきます。一気にうまくいかなくなるのではありません。症状が分かりづらいのです。「あっ」と思ったときにはもう身体がいうことを聞かなくなってしまった……。私の経験上、そんな感じで仕事が行き詰まっていき休職に至りました。

 

タスク管理をしていると、その症状に気が付きやすくなります。

  • 明らかにタスクの量が多い
  • 締切を過ぎても手がつけられていないタスクがある
  • 自分で抱え込んでばかりいる

 

そんな状況は、書き出して向き合ってみないとなかなか把握できないものです。逆に、把握できるからこそ好不調に敏感になり、問題が小さいうちに手を打つことができるわけです。

 

だから、タスク管理実践者にも好不調はあって当然だと私は考えています。一番避けなければいけないのは、不調なのにそれに気が付かない状態です。そうならないために、タスク管理を。

「至急」の狼少年にならないために。

ずっと「急ぎで」「なる早で」「至急」と言い続けると、いずれ狼少年になってしまいます。

 

この記事を読みました。

blog.tinect.jp

 

「至急」を使うと

筆者の枌谷(そぎたに)さんは、冒頭にこう言っています。

端的にいうと、私は「至急」という言葉が好きではありません。

 

その理由として、枌谷さんなりの「至急」をこのように意味付けしています。

 

「自分の仕事の段取りの悪さを、 強い立場を利用して他人に解決させるズルい言葉、 人をダメにする言葉」

 

快哉を叫びたくなるようなストレートな表現だと感じました。

 

「至急」の影響

私に限って言えば、可哀想なくらい自分でコントロールできない至急な案件の相談を受けることはままありますが、なる早を連発すると、「……とか言って本当は急がなくても大丈夫なんでしょ?」と思いたくなります。

 

さらに、至急の連発による影響があると、枌谷さんは続けます。

「至急」を乱用するような仕事の仕方をしていると、 計画的に仕事をする力、交渉する力、説得する力、周囲を( 自然に)動かす力、自分の頭で考える力、 そのすべてが劣化していきます。

 

これは確かにそうで、何でもかんでも「至急」にしてしまうと、本人もその周囲もスケジュール感が一向に養われません。目につくもの手当たり次第に手をつけてしまうと、計画的に仕事をする力が失われていきます。

 

  • どれを一番先にやるか。
  • 今日中に終わらせるべきものはどれくらいあるのか。
  • どれくらい明日以降に送れるのか。
  • やらなくていい仕事はないのか。

 

このように自分の抱える仕事全体を俯瞰して判断する力が、「至急」を連発すると無くなっていくのです。

 

そうなると「あの人の言う『至急』は至急じゃないよね」と言われるようになり狼少年になってしまう、というわけです。

 

「至急」を「至急」にするために

至急と言ってその通り受け取ってもらうためには、次の3つが大事だと考えます。

  • 多用しない
  • (言う言わないにかかわらず)根拠を持つ
  • 実際に素早く動き終わらせる

 

多用しない

多用しないと「至急」の価値が上がります。価値とは「希少性」の言い換えです。連発すれば希少性は下がり、あまり言わなければ逆に希少性は上がり、その人の発する「至急」の言葉の価値が上がります。

 

多用しないためには、本当に急がないといけないのかを判断できるようになる必要があります。「今は急ぐべき」「今はのんびりでいい」というスケジュール感が必須になります。完了までの流れをざっと書き出し(あるいは思い浮かべて)、残り日数と相談して判断します。

 

根拠を持つ

急ぐならその理由・根拠がないと、特に複数人で一緒の仕事をやっているときには、他人は急いでくれません。逆な、きちんとした根拠があれば、それを言わずとも察してくれて急いでくれたりします。

 

締切が近い、完了までにやらなければいけないことが増えた、といった事実を提示し、「このままだと間に合わない」と客観的に説明する必要があります。

 

実際に早く終わらせる

そして、本当に至急で終わらせるのが大事だと私は思います。「すぐやります」と宣言して早く終わらなかった場合、周囲からも、自分の中でも、至急の重みが軽くなってしまいます。有言実行であればあるほど、「至急」の価値・重みは増します。

 

このためには、至急案件以外はとりあえずやらなくていいという状況を作るのが大切です。

 

自分が止めている仕事・ボールを持っている仕事がない、あったとしても明日以降に先送ることができる。そういったことが分かっていれば、至急案件に専念でき有言実行できるようになります。

 

タスクの整理は「至急」の価値を高める

ここまで挙げてきた「多用しない」「根拠を持つ」「実際に早く終わらせる」を実現するためには、タスク管理によってタスクを整理しておくことが大変有用なことが分かります。

 

  • 完了までの流れを書き出し残り日数と相談
  • 「間に合わない」と客観的に説明
  • 至急案件以外はやらなくていい状況を作る

 

「至急」の価値を高めて、狼少年にならないようにしたいものです。

 

蛇足ながら、これらをやれるようになるタスクの整理の方法としては、GTD®︎と、それをベースにしたタスク管理支援ツール「タスクペディア」は最適だと思っています。

 

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割り込みタスクという伏兵にも継続して勝ち続けるには。

こんなツイートをしました。

 

「毎日定時上がり」のイメージ

私はほぼ毎日定時に上がっています。定時のチャイムが鳴りしばらくすると私が「お先に失礼しま〜す」と出ていくので、「小鳥遊いつも定時帰りだな」と認識している人は多いと思います。

 

私だけ仕事が少ないのであれば、単純に仕事量が少ないので早く上がれるというだけです。しかし、そうではなさそうです。昔上司に聞いたことがありまして「そんなことないよ」と言われました。

 

それなのに、毎日「お先に失礼しま〜す」と早々に退社するのは、周囲から見て「アイツ楽してんなぁ」と思われても仕方ないことだと思います(言われたことはありませんが)。

 

ただ、私にとっては、定時で上がる方が大変だと感じています。終業時間という締切までに自分の仕事をひと段落させる。これは立派な時間管理です。

 

その日のうちに終わらせなければいけない仕事を、その日のうちに終われないほど抱えてこんでいる場合になってはじめて残業という選択肢を検討するのが筋ではないかと私は考えています。

 

まさに戦場

定時上がりに終わらせるための方策としてタスク管理があり、私はタスク管理を実践することでほぼ定時上がりを実現しています。上で書いた通り、その方が頭を使いますし、ヘトヘトになります。締切を守る「時間管理」は、結構知力体力を消耗します。

 

始業してすぐにタスク管理ツールを見て「今日やること」をピックアップし、それを下のような時間管理ツール(一日の予定表)の「予定」欄に入れていきます。

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予定通りに一日が進むことはほぼありません。割り込みタスクが発生します。実績欄の赤い字が割り込みタスクです。予定していたタスクを実行中に、これらの割り込みタスクがバンバン入ってくるのです。もはや戦場といっても過言ではありません。

 

敵と戦っているときに、別の方角からときの声がわぁっと上がり、ふとそちらに目を向けると別の敵が襲いかかろうとしている。元の敵と戦い続けるか、新たな敵に矛先を向けるか。リアルタイムで状況判断を迫られます。

 

それでも外せないこと

それでも外せないことがあります。それが冒頭のツイートで書いた「仕事が立て込んできて混乱一歩寸前の時に、『いったん落ち着こう』とタスクを整理して1つずつ取り組んでいく習慣」です。

 

戦の例えでいうと、本陣に集まっていったん作戦の練り直しをするようなものでしょうか。

 

その割り込みタスクをタスク管理ツールに書き出して、目的と手順を明らかにして、一日の予定表と見比べて、次にやるべきことを決めて「かかれ!」とタスクの実行を再開します。

 

この「いったん本陣で作戦を練り直す」が大事だと考えています。

 

別の敵襲に対して「こっちからも敵が来ました!おやかた様、ご判断を!」「ええいままよ!両方に突っ込めー!」と特攻をかけるのは、負け戦がすでに決まった武将が美しく散るシーンになるものと決まっています(決まっているのか?)。

 

割り込みタスクという伏兵にも継続して勝ち続けるためには、割り込みタスクが発生する都度、次のことを習慣化しておくと、とても良いと実感しています。

  • タスク管理ツールへ入力する
  • 次にやるべきことを明確にする
  • 予定表のどこに入れるか(あるいは、入れずに翌日以降へ回す)を決める

 

この習慣のおかげで、私は今のところ討ち死にせずにすんでいます。

 

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「次に取るべき具体的な行動」だけを見て実行することで、少しずつ重圧から脱する。

先日、こんなツイートをしました。

 

私の面倒くさい性格

タスク管理で仕事をサクサクこなそう!みたいなこと言っていますが、元はといえば仕事がうまくいかなくて、それをくよくよ考えて自分を追い込んでしまう性質な自分です。

 

仕事の負荷が集中してかかったりすると、すぐに私の豆腐メンタルは悲鳴を上げ始めます。実際、絶望的にヘビーな仕事でなくても、自分で勝手に何倍にも膨張させて「重いー!重いー!」と言いだすので、自分でも面倒くさい性格だなと思います。

 

少しずつ岩山を崩す

それでも少しずつ進めていけば、だんだんその重さは減っていきます。目の前の岩山の大きさを嘆きつつ、岩山の端っこをちょこちょこと崩していけば、だんだん岩山が低くなっていき、嘆きの度合いは少なくなっていきます。

 

ひたすら「次に取るべき具体的な行動」に分解してそれを実行する、の繰り返しという、GTDのステップを無心で踏んでいくことの大切さをひしひしと感じています。

 

今この記事を書いている現在、気が重いタスクに少しずつ取り組み始め、徐々に回復してきています。

 

基本動作の繰り返し

運動でもそうですが、基本動作を繰り返し練習して身につけて、意識せずとも体が基本動作通りに動くようになることが大事です。私は楽器をやっていますが、楽器の練習は何のためにやるのかと、元ベルリン・フィルハーモニー管弦楽団コンサートマスターであった安永徹さんは質問されたときに「頭が真っ白になった時にも体が勝手に演奏し続けられるためです」と言っていました。

 

タスク管理メソッドGTDは発生するタスクに対する対処法は同じです。把握、見極め、整理、選択、更新。この5つのステップを繰り返し踏み続けることで、タスクを完了させる習慣を身につけさせるのが、GTD実践にあたっての理想の1つであると思います。

 

下がり気味のメンタルから抜け出す方法

そこで自分自身に言い聞かせているのが、仕事で重い仕事がふってきて辛くなってもタスク管理ツールは更新しようということです。

 

次に取るべき具体的な行動」だけを見て実行することで、少しずつ重圧から脱することができます。

 

GTDはその和訳である「成し遂げる技術」であるとともに、自分にとっては、下降気味の精神状態をフラットな位置まで引き上げられる技術でもあると実感しています。

 

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「今日さしあたってやることはない」根拠と自信を持つ。

暇づくり

抱えている仕事タスクのどの手順も「今日やらなくていい」のであれば、それはという状態ですね。

 

暇というのは案外酷なものです。なにせやることがないのです。仕方がないので、まだ手をつけなくてもいい仕事を前倒しで進めたりします。

 

この暇という状態は天から降ってくるものではないと考えています。見つけ出すもの、あるいは作り出すものではないでしょうか。

 

 

疑似や仮であっても暇づくりがうまい人が仕事ができる人なのではないかと。

 

暇とは?

では、暇を意図的に作るにはどうしたら良いでしょうか。暇な状態をあらためて定義してみたいと思います。

 

(抱えているタスクの有無は関係なく)今すぐに終わらせなければいけない作業が無い

 

いったんこう定義してみます。

 

ただ、「本当に無いのか?」と疑心暗鬼に陥ることが多いと思います。「やっぱり今日中にやることありましたテヘヘ」と隠れタスク書類が、机の上に積み上がった書類のタワーの下からコンニチワした日には大慌てです(少なくとも私はとても焦ります)。

 

また、「この書類は明後日までに人事に提出すればいいので、まだ大丈夫!」と思っていても、人事に提出する前にいったん上司に確認をしてもらう必要があったとしたらどうでしょうか。しかも、上司が今日から3日間の夏休みを取っていたとしたら!?

 

それ、暇じゃないですよね。

 

暇の作り方

そこでタスク管理の力を借ります。タスク管理ツールで、「今日さしあたってやることはない」と根拠と自信を持って言えるようにします。

 

そのためには、抱えているタスクを細かい手順に分解してその手順ごとに締切を設定し、

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今目の前にある手順の締切が先の日であったり、あるいは自分ボール持ちではなく、今他の人が一生懸命取り組んでいる最中であれば、自分が何か手を下す必要はありません。そういったことが一覧で表示されていれば、例えばツールの画面を一瞥するだけで、「今日さしあたってやることはない」という根拠と自信が手に入ります。

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私はこうやって暇を作っています。

 

そうやって作った時間を、「この仕事、前倒しして終わらせたらあの人喜ぶかな?」「締切はまだ先だから、もうちょっと丁寧にやってみよう」と考えて実行する仕事に充てると、落ち着いて仕事ができるわ、喜ばれるわ、仕事の質は上がるわで、自分も含めてみんな得をします。

 

余談ですが、タスク管理をやった結果暇がないことが分かることもあります。ただ、それはそれで大事な情報ですね。「タスク管理やったのに暇にならなかった」ではなく、「タスク管理やったから、暇じゃない状態なのが分かった」ということになります。