ForGetting Things Done

「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

GTDで捨てる能力を身に付けてデスクをきれいに

デスク上がキレイな人は仕事がデキる
この言葉を聞くたびに肩身が狭い思いをしてきました。そうです。とても机の上が汚かったからです。厳密に言うと、今も家では整頓できていません。ところが、職場の私のデスク上はきれいです。客観的一般的に「仕事がデキる」レベルかどうかは分かりませんが、少なくとも「できなくはない」というレベルには達しているかと思います。

 

なぜデスク上が汚いと仕事ができないと言われるか
デスクの上が散らかっている人でも、とんでもなく仕事ができる人はいるでしょう。特にクリエイティブな分野で活躍されている方は、おしなべて汚いような気がします。汚くなければクリエイティブじゃない、とまで言われても妙な説得力があります。

 

とは言え、会社でデスクワークをしている一般的な会社員のデスク上が散らかっていては、仕事がうまくいっていないんじゃないかなと思っても間違いではないと思います。汚い机の上に関連して、私の苦い経験が思い出されます。私はそれを「仕事の地雷化」と呼んでいます。

 

仕事の地雷化
仕事を引き受けて、あるいはこの仕事をやろうと決めて、すぐさま着手すると思いきや「ちょっと置いておこう」と放置する。よくある話です。そのときは、軽い気持ちです。

 

しかし、「ちょっと後でやるもの」が「いつかやるべきもの」になり、「なんかよく分からないもの」へ変わり、「先月やるべきだったもの」となります。これが地雷化のメカニズムです。

 

捨てられない
本来ならやらなくても良い仕事もやらなきゃいけない仕事も一緒くたに先送りしているんですね。最初に「これはやらなくても問題ない」としてやるべき仕事のリストから捨てることができれば、それだけ自分にかかる精神的な負荷も軽くなります。

 

「なんか分からないけど、やらなきゃいけなさそうな書類の山」が机上に積みあがっていたりすると、もうそれだけでやる気が削がれます。捨てられない人は、捨てる人に比べて、もうこの時点でハンデを負っているわけです。

 

「行動を起こす必要がないタスク」
デビッド・アレンは、その著書で行動を起こす必要がないものという内容で一節を割いています。

さまざまな人々に長年このプロセス(行動を起こす必要がなく、捨てるべきタスク・もの)を指導してきた経験から言うと、「要らない」という判断ができるようになった人ほど、仕事と人生で成功するための判断をスムーズにできるようだ。捨てるべきものを見極める能力は極めて重要で、これができないと、日常的にすべての物事の意味を明らかにしていくことはかなり難しくなる。
(デビッド・アレン「ストレスフリーの整理術 実践編」より)
※カッコ内は小鳥遊による補足説明

 

デスクの上をきれいにするには
GTDの5つのプロセスを習慣化したら、職場のデスクがきれいになりました。整理整頓に関する特別なスキルを磨いたわけではありません。GTDのプロセスを実行することと職場のデスクがきれいになることには直接の関係はもしかしたらないのかもしれませんが、間接的に、GTDを運用することで捨てるべきものを見極める能力が開発されたからではないかと考えています。

 

愚直にGTDのフローを実践することで、「本当にこれはやるべきなのか?」「必要ないものは捨てよう」と考えるようになるんですね。「整理整頓が得意になろう!」とか「机の上をキレイにしてときめこう!」と思わなくても、自然に物がなくなっていったという印象です。

 

もう1つ、デスクの上がキレイになる方法
あとは、先延ばしにして放っておいた仕事が地雷化して痛い目に何度も遭ってしまったことも、もしかしたらデスクの上がきれいになることへ結果的に貢献しているのかもしれません。しかし、まったくお勧めはしません。

 

是非GTDのプロセスを実行して、その効果を実感して欲しいなと思います。

タスクを書き出してもいっこうに進まない、と悩む人へ

書き出したのに、タスクが減らない!
ありがちですね。頑張って、自分が今抱えているタスクを書き出した。そして、それらのタスクが終わったら二重線で消すようにした。なのに書き出したタスクの総量はいっこうに減らない。むしろ、日々発生するタスクの数が終わらせる数を上回ってしまい唖然とする。そんなことはないでしょうか。

 

タスクが減らないカラクリ
これは「自分がタスク実行に着手できていないから」の一言に尽きます。よほどタスクの発生数が完了数を日常的に上回っているのであれば別ですが、そうでもないのであれば、ただ単に着手せずに「仕事をやっていない」あるいは「無駄な作業に時間を費やしている」のどちらかになってしまいます。

 

タスク管理GTDの大事な「収集」「見極め」「整理」の3ステップ
タスク管理手法”GTD"は、そのタスク管理の5つのプロセスを必須のものとして定義しています。そのうち、このテーマで関わってくるのは「収集(把握)」「処理(見極め)」「整理」の3つです。

 

「収集(把握)」は頭の中のきになることをすべて書き出すことです。「処理(見極め)」は、書き出したことについて「望んでいる結果」と、そのために必要な具体的な手順(少なくとも次の具体的な一手!)を明らか(言語化、書き出すこと)にすることです。そして「整理」は、そうして書き出した情報を、自分が目につく所に収納したり、記入したりすることです。

 

例えば「ガレージ」という「気になること」があったら、それについてなんで気になるのかを考えます。そして、「ガレージにある荷物の片づけ」をしないといけない!ということが考え付きます(収集)。

 

そうなると、「ガレージにある、もう使えなくなって放置してあるタイヤを捨て、ついでにそばに置いてあるスパナを道具箱にしまう」という「望んでいる結果」を明確にすることができるようになります(見極めの一部)。

 

そして「そのためには、まずスパナを道具箱にしまう」ところから始めよう、となります。これが「次の具体的な一手(ネクストアクション)」となります(見極めの残部)。

 

そう決まったら、「ガレージのタイヤを捨ててスパナを道具箱へ!まずはスパナを道具箱にしまおう!」と書いた紙を、ガレージの入り口に貼り出します(整理)。貼り出すまでも無くスパナをしまうこともできますが、それはまた別の話。

 

ここで大事なのは、「ガレージ」とだけ書いた紙をガレージの入り口に貼っても何の効果は無いということです。

現状に関する情報を「収集」した後、私たちはそれらが具体的にどのようなものかをはっきりさせなければならない。
(中略)
問題は、ほとんどの人が自分にとってそれがどういう意味を持つかを考える(GTDの「見極め」フロー)前に「整理」をしようとしてしまう点だ。この種の人たちは、意味のはっきりしていないことの山を作り直しているだけで、水中を歩いているかのようにちっとも前に進んでいない。
(デビッド・アレン「ストレスフリーの整理術 実践編」より)
※カッコ内は小鳥遊による追記

とにかくタスクを進めるために必要なこと
「ガレージ」と書き出すだけでも、それを見て「あ!ガレージにある荷物を片付けなきゃ」と思い出す可能性は高いので、書いておくだけでも忘れ対策にはなります。ガレージの片づけを進めることにはなります。

 

ただ、さらにもっと確実に進めるには、望む結果「ガレージにあるスパナを道具箱にしまい、不要なタイヤを捨てる」を明らかにし、少なくともネクストアクションを「スパナを道具箱に入れる」と決めて書き出す。これが有効です。

 

そうでもしないと、私たちはなかなか動くことはないのです。ツールに「ガレージ」とだけ書いてはあるが、それに対して何もできないまま居座り続けるタスクを増産するだけになってしまいます。

何も考えずに社訓を暗唱することの無意味さ

取り組んだら放すな、殺されても放すな、目的完遂までは……。
最近、過重労働で話題の某社の社訓「鬼十則」のうちの1つです。働き方改革を進めるにあたっていい標的になっている感がある同社ですが、さすがにこの言葉にはひいてしまいます。

 

同社はたまたまその体が巨大だったので目立ったわけで、その縮小版の会社というのはかなり多いと思われます。そういった会社でよくあるのが「毎朝の社訓暗唱」。これにも抵抗感を覚える人はいますね。私は、そもそも毎日社訓を暗唱させることにそこまで発声練習を超える意味はないと考えます。

 

社訓の存在意義?
今自分がやっている行動の意味は本当にあるのか?と考え直すことは大事だと思います。そこには、目標(=社訓)をあらためてハッキリさせて、その目標に今の自分の行動が沿っているかを確認するというプロセスがあります。そのプロセスは非常に良いものだと思います。目標という社訓自体は決して悪いものとは思っていません。

 

そもそも目標がなければ、無意味な行動ということになります。そして、形の上では目標のようなものがあったとしても、ただ考えもせずに目標として掲げているだけだと、無いのと同じです。つまり無意味になってしまうということです。

 

社訓をただ暗唱するだけになっている会社はその典型例ですね。「7つの習慣」のミッション・ステートメントのように、本当に心から大事だと思う文章でないと、暗唱している時間が無駄になるだけでなく、その目的なく行動をする徒労感に襲われて、精神力が削られる一方です。

具体的な目標がわかっていない状態では、自分や他の人のモチベーションを高めるのはまず無理だ。目標の中には壮大で長期的なものもあれば、すぐに達成したいものもあるだろう。どのようなものであっても、それらと自分の位置関係がはっきりしていれば(目標はあそこで自分はここにいる、という認識だ)、自分がどういうものに向き合ってあるのかがわかる。
(デビッド・アレン「ストレスフリーの整理術 実践編」より)

 

社訓が浸透している会社はすごい!
逆に、ミッション・ステートメントたる社訓を正しく適切な手順に沿って作成し、構成員がその意図を十分に理解して共感する組織があるとしたら、それはすごいです。よほどマネジメントが上手くいっているか、元々共感ポイントが似ている人が集まっているか、いずれにしても1+1が2にも3にもなる力を持つのではないかと思います。

 

社訓をタスク管理する
タスク管理"GTD"は、ミッション・ステートメントや社訓のようなはるか雲の上の概念から、何ヶ年計画のような大規模プロジェクト、半期の目標、今日やることまでを管理することができる、とデビッド・アレンは言っています。

 

デビッド・アレンの言うことを全部肯定するとまでは思いませんが、少なくとも大きな目標は小さなタスクへと分解され、そうすることによって「これくらいならできるかも」と思わせることができます。それによって、個々人のモチベーションを上げることはできるのではないかと思います。

 

社訓暗唱に発声練習を超える価値を付加したいのであれば、全員がその作成に参画して、日々の業務タスクと地続き感を得られるようなものにすれば良いのではないかと思います。

 

ユルユルで甘い内容にしては意味がないと思いますが、かと言って、間違っても決して「殺されても放すな」といった内容にしてはいけないと思います。

 

と、友達が言っていましたー。

「不便さに妥協」してしまうとき

わざわざ不便な環境に自分を適応させる

面倒臭いことを避けたいのは誰しも願うことですが、それができない、いや、それをしようとしない場合があります。

cyblog.jp

「自分ルール」が確立しない人は、どこかで「不便さに妥協」していて、しかもその「妥協」がすばやく起こってしまい、常態化しているのです。

 

時計「を」合わせるのではなく、時計「に」合わせていた

この文を読んだ瞬間に思い出しました。自分が携帯している時計が5分遅れていたら、時計の時刻合わせをして正しい時刻を指すように設定を変更するのではなく「この時計は5分遅れている」という認識をすれば良いと考えて使っていたことがあります。

 

今となってはなんでそんな面倒くさいことをするのかと思います。ただ、その時は時計合わせという作業を避けたかったんですね。自分の認識を変える方が、面倒くさくないという判断です。なんと馬鹿馬鹿しい判断だとお思いでしょうが、ついそうしてしまう。この感じ、お分かりでしょうか。これが「不便さに妥協」するということなのでしょう。

 

しっくりくるかどうか

「シゴタノ!」の記事は、上記の引用の文章に以下の内容が続きます。

 あきらめるのが早すぎるわけです。もっと合理的にわがままになって、もっと自分にしっくりくるものでなければ、たとえ「一般的に」どう言われてようと「その筋の権威」が何をしてようと、安易にそれらに「自分を合わせ」ては結局中途半端に合わせるだけで終わってしまいます。

 不思議なことに、私にとっては、その場しのぎで時計の遅れに合わせて「この時計は5分遅れなんだ」と自分の方で補正をかけた方が楽なんです。ただ、これは短期的なスパンで考えたらという話であって、長期的なスパンで考えるときっと不具合が起こるのではないかと思います。

 

ツールの更新を怠るという「妥協」

タスク管理に絡めて考えれば、「タスク管理ツールを更新する」という不便さを避けるために、ツールに反映せずにどんどん仕事を進めていってしまうことが考えられます。ツールの更新を妥協して怠ると、とんでもない目に遭うことが分かっていますので、これは続いています。この不便さには妥協してはいけないと思っていますし、もはや私にとってタスク管理ツールの更新は不便ではないのです。 

日常タスクをつけ始めました

プライベートのタスク管理を少しずつ
私は今までタスク管理を仕事でしかやっていないと公言してはばかりませんでした。

 

しかし、「毎日の喜怒哀楽」という日々の記録(日記のようなものです)を取るためにEvernoteを使い出してから、少しずつ他の用途にも使おうかなと思うようになりました。

 

まずは、このブログの文案をEvernoteに書くようになりました。そして、備忘録をつけるようになり、ここ二日三日くらいでついに日常やることタスクを入力するようになりました。

 

例えば「切手を買って⚫︎●さん宛てハガキを投函する」というタスク。他愛もないタスクですが、これがなかなか実行できなかったんですね。切手を買うのを忘れる。切手を貼っても、郵便ポストに投函するのを忘れる(しかも2週間ぐらい!)。こんな感じで、激しくダメダメだった私の日常タスク管理が、Evernoteを使うようになって少しずつ改善する傾向にあります。

 

「合宿準備」のインパクト!
さらに嬉しかったのは、毎回私にとって大きな課題である「泊まりの外出のための荷物準備」がスムーズにいったこと。

 

私の所属しているアマチュアオーケストラが、千葉の蓮沼で一泊二日の合宿を行いました。そのために準備するものを書き出し、「合宿準備」とか所属オケの名前などのタグを付けてEvernoteに保存。

 

すると、書き出したものだけをキャリーバッグにホイホイ入れれば完了するんですね。これは大発見です!今までは必ず何か忘れていたのに!

 


ええ、分かっております。仕事でしかタスク管理をやっていないと言ってはいるけど、まさかここまで徹底的に日常タスクを管理していないとは、という呆れ顔が目に浮かびます。

 

さらに役立った
そして、所属オケの合宿でさらに役立ったこと。私の所属オケは、合宿のたびにその宴会で「新人芸」をします。入団まもない団員が、全員の宴会で自己紹介を兼ね、一発芸をします。再入団者(出戻り)、齢50を過ぎた新入団員もやることになっています。

 

不思議なことに、これを会社でやらされたら即退職したくなるくらい嫌なのですが、社畜ならぬオケ畜なのでしょうか、全く気になりません。むしろ楽しんでいます。

 

そして、一発芸が好評だと「殿堂入り」として毎回の合宿にその芸を披露することになります。タモリ倶楽部に地図の専門家として時々出演している打楽器パートのIさんは、タモリよろしく滅茶苦茶なドイツ語、イタリア語、ロシア語、北朝鮮のハングル語などを自在に操り、殿堂入りの芸を披露してくれます。

 

私も17年前に入団して初めての合宿で披露した、クラシック版嘉門達夫のような楽器芸が殿堂入りしまして、毎回合宿では芸をしております。「クラシックの名曲をアラビア風に演奏したら」「途中で曲が変わるシリーズ」「早く曲が終ってしまうシリーズ」など、毎回少しずつ新ネタを入れては、笑ってもらって楽しいひと時を過ごしています。

 

そのネタ帳としてEvernoteを活用することで、今回はネタに困って進行を中断することが無かったのですね。非常に助かりました。

 

日常タスクの管理における成功体験、積んでます
そういった感じで、日常タスクを書き出して完了させたり、有効活用したりする「成功体験」を積んでいるという実感があります。すると、スマホEvernoteを開きたくなるんですね。何となくですが、軌道に乗ってきた感があります。

 

本音を言えば、Evernoteをまだテキストベースでのメモ帳としてしか使っておらず、100%活用しているとは言いがたいです。できれば、現在開発中の私のタスク管理ツールクラウド版を使って、ゆくゆくは日常タスクも管理したいと考えております。

「母」というタスクは実行できない

タスクは書き出したけれど…
TODOリストは作ってみたものの一向にそのタスクに取りかかれない、ということが以前よくありました。それは「望んでいる結果」と「次にとるべき行動」が明確になっていないから、ということが今考えれば多かった気がします。

例えばあなたが「母」とリストに書き出したとしても、そのままでは何もできない。それについての望むべき結果が「母の誕生日を盛大に祝う」だったら、明確に方向性が定まり、具体的な行動としては「招待する人たちのリストを作る」となるだろう。そうなってはじめてそれは「実行可能」になる。
(デビッド・アレン「ストレスフリーの整理術 実践編」より)

 

「望んでいる結果」は何か
仕事でも「母」レベルの情報量で業務タスクをやろうとしたり、指示してきたりする人、いませんか。そんな時は、「誕生日を盛大に祝う」という望んでいる結果を自分自身で見つけ出すか、指示してくる人から聞き出す必要があります。

 

また、「次にとるべき行動」だけ指示してくる人なんかもいますね。具体的な指示なので、それをそのままやるだけでいいのなら楽です。ただ、指示を出している本人が「望んでいる結果」を明確にせず始めてしまっているときがあり、その指示に関わる業務タスク全体が最後になってちゃぶ台返しになったりします。「その目的は何ですか?」「それ、何のためにやるんですか?」と、目的を聞いておく必要があります。

このように「望んでいる結果」と「次にとるべき行動」を明らかにすることで、「母」と書いただけの状態から、明確な目標に近づくための具体的な行動を把握した状態に移すことができる。
(デビッド・アレン「ストレスフリーの整理術 実践編」より)

 

「次に取るべき行動」には明確な「望んでいる結果」をセットで!
「招待者リストを作る」だけ言われても、何のためにそれをするのか分からないのであればトンチンカンなリストを作ってしまいがちだし、「母」だけ言われても誕生日を祝うことは簡単には思いつきません。

 

仕事をする上では、誕生日を祝うことを(自分で勝手に)想定して「母」とだけ指示してしまったりされたりするようなことがあります。「母の誕生日を祝うために、そのお祝い会の出席者リストをつくる」といった形で明確にすれば、分かりやすいですね。

 

「『母』というタスクは実行できない」問題を念頭に置くと、タスクは書き出したけど進まない問題は解決することが多いと実感しています。

タスク管理継続のカギ、「見極め」を極める

ツールとっかえひっかえ
タスク管理マニア界隈では、ツールについての情報が非常に多く飛び交います。
自分の求めるタスク管理の方法により近いものを提供してくれるツール、あるいは、そのツールが提供してくれるやり方をはじめて知って「今のやり方よりこれの方がいい!」と思って乗り換える等々。

 

ちなみに、私は基本的に自作タスク管理ツールしか使っていませんので、タスク管理をやっている人たちが盛り上がる「このツールでは」「あのツールでは」といった談義では聞く一方です。

 

ツールに惑わされていませんか
タスク管理始めたばかりで、どうも今やっているタスク管理のやり方、ツールがしっくりこないときは、自分がどう「見極め」ているかを再度確認する必要があるかもしれません。

意味を考えるこのステップ(見極め)を飛ばしてしまうと、いつまでたってもトンネルの出口は見えてこない。その理由に気づかない人はツールでそれを解決しようとする。しかし最新の整理ツールやアプリケーションをとっかえひっかえ試してみるが、結局期待しているような成果を得ることはできない。一方、「見極め」のプロセスを習慣にしてしまえば、あとはさまざまなツールの中から一番自分に合ったものを自由に選べるようになる。逆に「見極め」やらない人には、何を使ってもうまくいかないという感覚がつきまといつづけることになる。
(デビッド・アレン「ストレスフリーの整理術 実践編」より)

ツールに登録しても進まない!?
自分のやるべきタスクは書き出した。そしてそれらをツールに入力した。さぁやるぞ!と意気込んでみたはいいものの、どうしてか手につかない。タスクが進まない。ツールのここが悪いんじゃないか、使い方を変えてみた方が良いんじゃないか、別のあのツールならスムーズにいくんじゃないか、そんな感じになることはあるのかもしれません。

 

私の場合は、ずーっと昔にTODOリストを作って書き出して、結局すごい量のリストになるばかりで全然進まなかったためそのTODOリストはやめてしまいました。そのときのことを思い出しました。

 

「望むべき結果」「次にとるべき行動」が言語化できるか
結局、どんなツールを使っても、この「望むべき結果」を定義して、「次にとるべき行動」あるいは「完了までの手順」を決められるかどうかは、残念ながら自分次第なのではないかと思います。ツールはあくまで自分のタスク管理運用を入れる容れ物、枠に過ぎない。

 

「望むべき結果」「次にとるべき行動」の言語化は、GTDの「見極め」ステップのことを指し、ツールの機能では(現在のところ)行うことができないものです。まずは自分なりの「見極め」をイメージできてこそ、ツールを使いこなし、タスク管理をうまく運用するのではないかと__他のツールの知識の乏しい私ではありますが__思うのです。