タスクを把握するとはどういうことか
こんなツイートをしました。
仕事を把握するとはどういうことか。一般にあまり言語化できていないように思います。
— 小鳥遊@発達障害を「仕事のすすめかた」でカバーしてはたらく会社員 (@nasiken) 2021年9月25日
私なりに言うと、
・各タスク
・それらのネクストアクション
・各ネクストアクションの締切
・自分作業中か他人対応待ちか
の4つが最低一覧表示されているかどうか。
掌握してる感が半端ないです。
「仕事を把握しよう」とはよく言われていますが、その具体的な内容までなかなか理解できている人は、そう多くはないんじゃないでしょうか。
仕事を把握することには、少なくとも以下が必要だと私は考えています。
①自分が抱えているタスク全てが一覧化されている。
とにもかくにも、これがなければいけないです。例外的に「やらなくても大して影響はないタスク」「すぐに完結するタスク」はツールに書き出さなくても良いと考えていますが、それ以外はできるだけツールに収めて一覧化しておくことが大事です。
やらなければいけないのに、抜け漏れていた。そんなことにならないよう、全てのタスクを一覧化します。
②それぞれのタスクについて「次にやるべきこと」がすぐに取りかかれるよう明確になっている。
全てのタスクが一覧化されていたとしても、それぞれについてどう手をつければ良いのか分からなければどうしようもありません。
各タスク名に「次に取るべき具体的な行動」が併記されていてこそ、仕事は前に進みます。
例えば、「社員インタビュー記事メルマガ配信」というタスクが書いてあったとしても、「……で、どうする?」と考えた瞬間に、「ああ、めんどくさい!」という思考が頭の中を駆け巡りがちです。その面倒くさいという思考の影響はタスクの進行を止めるのに十分すぎるほど強力です。
その「面倒くさい」を阻止するために、「〇〇さんと相談してインタビュー相手を決める」という次にやるべきことを決めて書きとめておきます。その後の手順として「インタビュー相手にインタビュー承諾のお願いメールを送る」「インタビュー相手から返答を受ける」「インタビュー候補日を送る」といった感じであらかじめやることを手順として書いておけば、面倒くさくてタスクを先送りしてしまうことから逃れることができます。
③タスクとやるべきことそれぞれに締切が設定されている。
さらにタスクの実行に実効性を持たせるため、さらにはスムーズかつ安全な進捗を実現するため、「タスク」と「やるべきこと」それぞれに締切日(締切時間)を設定します。
これがあると、いつまでにやれば良いかがわかるので、より一層タスクリストの信頼性が高くなり、ひいてはタスクを把握している感が高まります。
③各タスクの次にやるべきことが自分の作業なのか他人対応待ちなのかが設定されている。
さらにダメ押しです。①②だけでも把握している感はありますが、さらにそれぞれのタスクが「自分作業待ち」なのか「相手対応待ち」なのかが分かることによって、「相手対応待ち」のタスクを無視することができるんですね。つまり、注意を払っておかなければいけないタスクの数を減らすことができるんです。
①②で必要な情報を集約し、③でその信頼性を上げ、④でさらにグッと情報を絞り込む。そうすることで、タスクの把握がより容易になります。
タスクを把握する方法は、私が今回提示したものの他にもやり方があるかと思います。
ただ、仕事タスクがとっ散らかって苦労していた私がたどり着いたのがこの方法ですので、参考になる方は少なくないのではないかと思います。よろしければ、ご自身の仕事タスクの把握に取り入れてみてください。