ForGetting Things Done

「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

脛に傷を持つべき理由

こんなツイートをしました。

 

自分のタスク管理について、改善しなきゃとかとにかく興味が湧く方は、それなりの理由があると思います。それは、仕事でうまくいっていない(いなかった)経験があることです。

 

そもそも、タスク管理なんてものは、社会に出てから体系的に教わる機会はなかなかありません。そんな中でもタスク管理が身につけられるとしたら、仕事の工夫として断片的に教えてもらったり、自分でなんとか編み出したりではないでしょうか。

 

仮に、仕事に悩むことがなければ、そもそも自分のタスク管理を検討する、なんてことはないのです。私は「タスク管理いいですよー」と言っていますが、タスク管理をやらないで済むならそれに越したことはないと思っています。

 

ただ、仕事で悩まない人はほとんどいないわけで、結果的にタスク管理が役に立つ場面は非常に多くなるということになります。

 

つまり、タスク管理に一家言ある方、もしくはタスク管理を身につけなければと一生懸命な方は、仕事の悩みに直面していることがほとんどである、となります。

 

そんな人は、それなりにやらかしやしくじりをしているわけです。そういった経験をすると、他人のやらかしやしくじりを受け止められるようになります。

 

そんな一面がある人は魅力的でないはずがないというのが、私の見解です。悩みも何もないで今まできた人と、悩みと日々取り組んでいる人、どちらが人間的に深みがあるかというと、後者ではないかと。

 

しかし、そんな人は、悩み多き毎日を送っているわけで、なかなかそこから突き抜けて魅力を発揮するまでには至らないことが多いですね。

 

そこで、タスク管理で仕事の悩みをどうにかしつつ、「抜け漏れ」「先送り」「段取り苦手」といった仕事の悩みの根源を否定せずにありのままでいるというスタイルが良いのではないかと、私は個人的に思うのです。

 

「あの人、仕事はちゃんとするけど、抜けたところもあって愛嬌があるよね」

 

みたいな評価が得られたら、アウトプットもしっかりしつつ自己受容もできて最強じゃないかと。

 

そんなうまくいくとは限らないですが、現時点で私が考える最強のパターンのひとつです。

 

 

タスク管理ツールは肌身離さず

こんなツイートをしました。

 

以前こんなことを言っていました。

 

「会社には仕事をしに行くのではなくてタスク管理ツールを更新しに行っている」

 

今もこの感覚はあまり変わりません。

 

タスク管理ツールに入力する作業について、私はこのくらい優先度を高めないと、なかなかタスク管理は続けられないと感じています。

 

仕事を少しでも進めれば、タスク管理ツールに戻って更新。次にやるべきタスクをタスク管理ツールを眺めて決める。そしてまた仕事を進め、タスク管理ツールに戻る。基本的にはその繰り返しです。そのような仕事の進め方なので、仕事で使っているパソコンでは、タスク管理ツールのタブは開きっぱなしです。

 

とは言え、例外もあります。一気に複数の作業をドドドッと進めることがあります。タスク管理ツールの更新を挟まずに。

 

そんな時は、後追いでも良いので、タスク管理ツールを現状に反映させます。仕事を進めてしまったからタスク管理ツールの更新は省いてしまう、という考え方はしません。

 

というのも、いつ、どのようにタスクを実行したかの記録が求められることがあるからです。例えば、炎上した案件について、その案件に関わるタスクを自分がしていて、「あのタスク、ちゃんとやったか?」などと確認を求められるといった場合です。

 

炎上した、つまりうまくいかなかった仕事について、うまくいかなかった理由を追求して今後の糧にするといったことがあるかと思います。

 

そんな時に、いつどのようにタスクを実行したかがわかるようにしておけば、スピーディかつ確実に改善に貢献できます(あるいは、自分は炎上の原因には関わっていない証明もできたりします)。

 

そもそも、自分の現状が間違いなくタスク管理ツールに反映されていることが、ツールへの信頼を上げ、自分の分身として依存することができ、安心することができます。

 

こういった、タスク管理ツールが自分を助けてくれる経験は、よりツールへの愛着と、タスク管理のスムーズな実行と継続を可能にしてくれます。

 

ということで、私はタスク管理ツールは肌身離さずを旨としています。

苦手な「締切設定」にあえて挑戦すべき理由

こんなツイートをしました。

 

一般に、締切日を入れることから避けたいと思う人は多いと思います。できれば、締切などない、自分のペースでゆっくりと物事を進めたい。そんな感じではないでしょうか。だとしたら、締切はそんなマイペースさをぶった斬る存在になります。

 

とはいえ、「いつまででもいいので、これ頼むよ」と言われる頼みごとにも、「いつか」という見えない締切が存在します(本当に締切がない頼みごとは無いも同然です)。

 

締切は見えない方が厄介です。「いつまででもいい」という言葉を真に受けてずっとやらないでいたところに、「あのー、この間話した件はいつぐらいになりますか?」と確認され、結局は「実は、ある人から急かされていて、明日中とかに終わらせることは可能ですか?」などという展開になったりします。

 

「いつまででもいいんだけど」や「特に締切はないんだけど、早ければ早いほどいい」といった言葉は気をつけたいと私は考えています。私に対して気を遣っての言葉だと思うのですが、結果は関係者みんなの首を絞めることになりかねないのです。

 

そこで、締切を明確にしておくのが大事という話になります。ただ、それだけに終わらせるのはもったいないと感じます。ある仕事タスクの依頼があったら、タスク全体の締切だけ提示されることが多いですね。そこから、自分なりにタスクを細かい手順に分解して、分解された手順それぞれにも締切を設けます。

 

こうすることで、「いつまでにどの手順まで進んでいればいいか」が分かりやすくなります。

 

ラソンでは途中の段階での時間も計測します(ラップタイムといいます)。仕事も予定ラップタイムをあらかじめ設定しておきます。「あ、ちょっとペースが早いからスピードを落とそう」「ラップタイムに追いついていないから早めに進めよう」と、仕事の進捗の調整ができます。

 

あらかじめ決められた時間にゴールすることができる。そんな仕事の進捗の調整が必要に応じてできるスキルが、スケジュール感の有無につながります。スケジュール感は先天的なセンスではなく、仕事のラップタイムを設定しては微調整していくことをどれだけ積み重ねているかによるものだと私は考えます。

 

そのためにも、タスクの締切を明確にしておく、タスクを細かい手順に分解する、各手順にも締切を自分なりに設定し適宜微調整する、という3点は大事だと思います。

 

 

時間が欲しい!

こんなツイートをしました。

 

いやー、ほんとに時間が欲しいです。

 

昨年11月から、個人の方を対象にしたタスク管理習得支援コンサルティングサービス「PitIn(ピットイン)」を始めてます。万全の状態でまたレースに復帰するために立ち寄るのがピットインという場所で、その通りの存在になりたいなと思って名付けました。

 

当初は1時間単発コースのみでやっていましたが、継続したサービス提供もやってみたいと3ヶ月継続コースも新設。人によっては期間を短くしたりと、お客様の要望によって柔軟に対応しながら、現在3名様に継続してご利用いただいております。

 

上記のツイートにも書きましたが、こちらの継続コースが複数名となると、割とパッツパツになりますね。私、タスク管理に関する活動を他にもやっておりますし、さらにPitInの単発コースのお申し込みもいただいていることも合わせると、なかなか時間的に厳しいものがあります。それでも楽しいことは間違いないのですが。

 

やっぱり、いくら定時で上がれていても、1日のうち8時間は会社の業務時間なんですよね。当たり前ですが。

 

残った16時間から睡眠時間やその他の時間を差し引いた残りの時間しか、いわゆる上記の複業活動に充てられないのですよね。歯痒いものです。

 

とはいえ、指をくわえて見ているだけにはしたくないと考えております。さて、この状況をどう打破していくか。

 

もし、継続コースのご利用を検討されている方がいらっしゃいましたら、近いうちにまた募集をかけますので、その時までお待ちいただければと思います。

タスク管理的思考は、タスク管理以外にも役立つ

こんなツイートをしました。

 

会議をしていると、行き先を見失って明後日の方向に議論が進んでいくときがたまにあります。そんなとき、グイッと軌道修正してくれる人を頼もしく思い、また憧れを持っていました。

 

でもですね、タスク管理を実践するようになって、自分がそれをできるようになったんですね。むしろ、会議の目的から外れ始めると脳内がムズムズして、軌道修正したくてたまらなくなります。

 

これは、タスク管理で培った目的を明確化する癖のおかげです。

 

ここでいう「タスク管理」とは、GTDというタスク管理メソッドを指しますが、GTDはまさにタスクの目的を明確にするのを必須としています。仕事タスクが発生するたびに、「このタスクの目的は何なのか」と考えるわけです。一日には数多くのタスクが発生するので、そりゃ鍛えられるというもの。

 

ところで、その「目的」というのは分かりやすいようであまり明解にはなっていない気がします。GTDでは、「望むべき結果」と言い換えています。私はこの表現の方が「目的」という言葉よりも好きです。

 

例えば、経営会議の資料を作って出してと言われたら「経営会議の資料の作成・提出」。取引先Aから契約書の原案をもらったら「Aとの契約締結」。

 

それぞれのタスクの最後の手順を想像して書き出したのが、私なりの「望むべき結果」であり、そのタスクの目的です。

 

会議の例で言えば、「展示会に出展するレイアウトを3案の中から1つに決める」と言った具合です。最初に会議の目的を意識できていれば、話の流れが横道にそれてしまってもすぐに軌道修正が可能ですね。

 

まずはじめに目的を明確にするのを励行していると、自分の仕事タスクの管理だけでなく、会議の進行にもそれが流用できます。タスク管理的思考が大いに役立つ好例かと。

 

しかも、会議が終わった後も「会議やったねぇ」「うん、そうだねぇ」と適当に終わらせず、最終的には各参加メンバーへのタスクを振り分ける意識ができるようになるというおまけ付き!

 

タスク管理的思考は、タスク管理以外にも役立つという話でした。

 

 

 

 

タスクを把握するとはどういうことか

こんなツイートをしました。

 

「仕事を把握しよう」とはよく言われていますが、その具体的な内容までなかなか理解できている人は、そう多くはないんじゃないでしょうか。

 

仕事を把握することには、少なくとも以下が必要だと私は考えています。

 

①自分が抱えているタスク全てが一覧化されている。

 

とにもかくにも、これがなければいけないです。例外的に「やらなくても大して影響はないタスク」「すぐに完結するタスク」はツールに書き出さなくても良いと考えていますが、それ以外はできるだけツールに収めて一覧化しておくことが大事です。

 

やらなければいけないのに、抜け漏れていた。そんなことにならないよう、全てのタスクを一覧化します。

 

②それぞれのタスクについて「次にやるべきこと」がすぐに取りかかれるよう明確になっている。

 

全てのタスクが一覧化されていたとしても、それぞれについてどう手をつければ良いのか分からなければどうしようもありません。

 

各タスク名に「次に取るべき具体的な行動」が併記されていてこそ、仕事は前に進みます。

 

例えば、「社員インタビュー記事メルマガ配信」というタスクが書いてあったとしても、「……で、どうする?」と考えた瞬間に、「ああ、めんどくさい!」という思考が頭の中を駆け巡りがちです。その面倒くさいという思考の影響はタスクの進行を止めるのに十分すぎるほど強力です。

 

その「面倒くさい」を阻止するために、「〇〇さんと相談してインタビュー相手を決める」という次にやるべきことを決めて書きとめておきます。その後の手順として「インタビュー相手にインタビュー承諾のお願いメールを送る」「インタビュー相手から返答を受ける」「インタビュー候補日を送る」といった感じであらかじめやることを手順として書いておけば、面倒くさくてタスクを先送りしてしまうことから逃れることができます。

 

③タスクとやるべきことそれぞれに締切が設定されている。

 

さらにタスクの実行に実効性を持たせるため、さらにはスムーズかつ安全な進捗を実現するため、「タスク」と「やるべきこと」それぞれに締切日(締切時間)を設定します。

 

これがあると、いつまでにやれば良いかがわかるので、より一層タスクリストの信頼性が高くなり、ひいてはタスクを把握している感が高まります。

 

③各タスクの次にやるべきことが自分の作業なのか他人対応待ちなのかが設定されている。

 

さらにダメ押しです。①②だけでも把握している感はありますが、さらにそれぞれのタスクが「自分作業待ち」なのか「相手対応待ち」なのかが分かることによって、「相手対応待ち」のタスクを無視することができるんですね。つまり、注意を払っておかなければいけないタスクの数を減らすことができるんです。

 

①②で必要な情報を集約し、③でその信頼性を上げ、④でさらにグッと情報を絞り込む。そうすることで、タスクの把握がより容易になります。

 

タスクを把握する方法は、私が今回提示したものの他にもやり方があるかと思います。

 

ただ、仕事タスクがとっ散らかって苦労していた私がたどり着いたのがこの方法ですので、参考になる方は少なくないのではないかと思います。よろしければ、ご自身の仕事タスクの把握に取り入れてみてください。

進んでしまうタスク、疲労度の把握

こんなツイートをしました。

 

これですね、とても私にとっては大きな問題です。自覚のない多動は本当に身を持ち崩します。

 

それには、タスク管理が大きく関わっています。それは、タスクが進むからです。

 

タスクが進むのは基本的には良いことだと思います。ただ、こんなときには、進んでしまうのはあまり良くなかったりします。

 

  • 比較的時間に余裕があって、しかも疲れている。
  • さしあたってやることはあるが、すぐにやらなければいけないというほどではない。

 

いつも通りタスク管理をしていると、あっという間に次に取るべき具体的な行動が可視化されてしまうのです。そうなれば、実行するしかない。やってしまう。その連続でより疲れてしまう。

 

やるべきこと達が目の前で「さぁ、私たちに着手してください!」と並んでいるので「じゃあ着手してやるよ!」となるわけです。

 

これが、着手したくない、着手できないのであれば「いや、まだしないよ」と待てるのです。しかし、着手したいことであったり、良い感じで着手しやすいよう細かく分解されていたりすると、ついやってしまうのです。

 

例えば、私でいえば副業にまつわるあれこれ。タスク管理に関するセミナーやコンサルに関する作業などは、基本的にやりたいことなので、ついつい手をつけて進めてしまうのです。

 

また、本業である会社の仕事も、良い感じに手をつけやすい大きさに分解されていれば着手したくなります。当たり前ですが、着手すれば進みます。自分ボール持ちのタスクがなくなるまで猛然とタスクを実行し続けるといった様相を呈します。こうなるとある意味没頭してしまうので、後で疲れがドーンと押し寄せてくる、という結果に。

 

本来であれば、自分の疲労度と仕事量を考え比べて、「今は控えよう」とブレーキを踏んだり、「今は頑張ろう」とアクセルを踏んだりといった判断できて良いはずです。しかし、私のブレーキはポンコツなので、ついついいつもアクセルをベタ踏みしてしまう傾向にあるのです。

 

それに対しては、毎日のお疲れ度を把握し、妻とその確認のやりとりをしてなんとか疲労度を認識できるように努めています。自分一人でどうにかせず、誰かと一緒にすると、客観的な視点が得られて良いと感じています。

 

とはいえ、疲労度の把握はこれからも気をつけるべきテーマとなりそうです。タスク管理でタスクが進んでしまうだけに。