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ForGetting Things Done

「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

仕事の「終わり」

年賀状の発注

毎年会社の総務がやることになる「年賀状の発注」業務。昨年に引き続き今年も私がやることになりました。年賀状のデザインを決めて、各部署へ年賀状を送りたい取引先をリストアップしてもらい、デザインとリストを業者へ送るというもの。

 

各部署にリストアップをお願いすると言っても、一から作成してもらうのではなく、クラウドの名刺管理サービス(よくCMでやってるアレです)からダウンロードしたものをエクセルで見やすく整形して、適宜追加や修正してもらって返してもらう、という段取りで確定させます。

 

段取りの数は?

上記に挙げた全ての段取りを含んだ「年賀状発注」という仕事、いったい段取りの数はいくつになったと思いますか?

 

大雑把に分けるなら「デザイン確定」「宛先確定」「業者へ送信」の3つくらいでしょうか。でもそれはタスク管理としては大雑把過ぎです。デザイン確定には誰の承認が必要なのか?どのようなデザイン案のやり取りを業者とするのか、宛先は何部署分確認するのか、期日が近くなったらリマインドメール出さなきゃ等々……。そこまで全ての段取りを書き出し、発注まで漕ぎ着けたはいいものの、やれ納品日を確認しろ、一言コメントを書き入れてから出すんだからもっと早く納品させろといった、当初は考えていなかった段取りも追加され、最終的には段取りは27個まで膨れ上がりました。

 

「完了しました」の快感

そこまで多くの段取りを要した「年賀状の発注」というこの仕事、早めてもらった納品日の確認をして晴れて完了となりました。上司に報告して「完了しました」と言った時のやり遂げた感といったら!

 

27行の段取りリストが誇らしい

たかが年賀状発注(結果的には「されど」だったのですが…)にそんなに手間かけて、さぞ負担が大きくて嫌だっただろうとお思いでしょうが、各途中経過の段取りを記録していく過程には確実に仕事を進めている実感があり、誇らしくもありました。そして、完了とフラグを立てた「年賀状の発注」の積もり積もった段取りを見ると、やってやったぞ!という自信の源にもなりました。

 

「終わり」は「始まり」

さらに、この記録が来年同じ業務をするときにも生かせるわけで、ますますタスク管理のありがたみを感じた年の瀬でございました。