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ForGetting Things Done

「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

「今日はこれさえやっておけば良い」を決める

いい酒の肴

タスク管理界隈では「オープンリストとクローズドリスト」というテーマがあり、それを肴に2時間は呑めます。あ、嘘です。もっといけるかもしれません(笑)それくらい、語るに足る深掘りできるテーマです。

 

リストにオープンやクローズなんて?

オープンリストとかクローズドリストとか、お店じゃないんだからリストにオープンもクローズもあるかい!とツッコミがあるかと思います。あるんですね。

 

オープンリストは「今これだけあなたが抱えるタスクがありますよ。これからももっと増えますよ」というものです。あなたが頼まれた仕事やいつかやっておきたい仕事など全部の仕事のリストといったものを想像して下さい。

 

クローズドリストは「さしあたってあなたがやるべきタスクはこれだけですよ。これ以上増えませんよ」というものです。今日やる仕事リストのようなものがこれにあたります。

 

疲れた時に見てはいけないのは?

「今日はなんか朝から疲れたなぁ」という時は、仕事のオープンリストなんか見てはいけませんね。登山の途中歩き疲れているのに山頂をついみてしまうようなものかと。登山をした経験があまりないので、人によっては「チャレンジスピリットがふつふつと湧いてくるぜ!」という人がいるかもしれませんが、私は「えー、まだこんなところなのか…」と嫌になると思います。そういう時はクローズドリストを見るべきです。仕事でいうと「今日これだけやれば帰れる!」というリストですね。登山でいうと「あそこの山小屋まで行けばとりあえず休憩できる」という考え方でしょうか。

 

クローズドリストの仕事量

私のやっている仕事に限るのかもしれませんが、クローズドリストに載っているタスクを全部したとしても、そう大した仕事量にはならないことが多いです。

 

あるタスクがあるとして、それを最初から最後までやり通すのはとても時間と労力がかかります。ですが、そのタスクに関してその日にやるべき具体的な行動は「メールを出す」とか「ワード文書の間違いを見つけて連絡する」といったことが多いです。つまり、タスク全部ではなく、分解された、その日やるべき具体的な行動は単体では数分から2、30分程度で終わるものだったりします。

 

そういった分解された具体的な行動の連続でタスクは完了していくのですが、それら一つ一つを毎日幾つかずつ実行していくだけなので、難易度の高い作業をするわけでもなく、大した労力も必要とせずに終わらせることができます。

 

しかもクローズドリストは「それさえやれば1日終わり!」という免罪符のような心理的効果もありますので、仕事の負荷は軽く感じるようになります。少なくとも私のような環境で仕事をしている人は、同様の効果があるかと。

 

「クローズドリストは免罪符」という考え方、これはサラリーマンの倫理上、あまり推奨される考え方ではないかもしれませんが、懐に持っておいて損はない考え方だと思います。