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ForGetting Things Done

「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

QCサークルの話 すごいよSさん!

QCサークルの定例打ち合わせがありまして、日を追うごとにSさんの習熟度がグングン上がっています。

 

Sさんは営業事務の女性で、最初はGTDは知りませんでした。

 

GTDの説明をして、本人が「紙に書く方が性に合っている」と言うので、紙でタスク管理をしてもらうことになりました。

 

最初は簡単なTODOリストのようなもののフォーマットを作り運用していると話してくれていました。

 

通し番号、タスク名、日付、チェック欄、というごく簡単なものでした。

 

それが、「ステータス欄(=誰がボール持ちなのか、単なるイベントか)加えました」「午前・午後と書いた欄を加えて午前と午後に分けて、『○○様見積書作成①』という感じでタスクを実行する順番をタスク名に書き加えるようにしました」と、カスタマイズするようになりました。

 

割り込みタスクにもきちんと対応できるようにしていました。午前中の③をしている時に割り込みタスクが入った場合は、その割り込みタスクを「③’」として書き込み、それが終わったらまた③に戻っていきます。

 

これで、割り込みタスクによって本線から外れても、すぐに復帰できます。

 

ただ、タスク名の列挙のみだと、そのタスクの詳細が分からないのではないかと質問すると、彼女は待ってましたとばかり説明をしてくれました。

 

「もともと仕事の依頼はメールでくることが多いので、そのメールのプリントアウトにタスク名を書いてリストと一緒にまとめていくようにしました。」

 

1枚目にリスト、2枚目以降にメールのプリントアウトを重ねていき、クリップで留めるという構成です。

 

必要に応じて、メールのプリントアウトに書き込みを加えていくので、そのタスクについての情報の一元化もバッチリです。

 

タスク名などの主要な情報を集約したリストと、それらのタスクの詳細情報という構成は、私のタスク管理ツールと全く同じ。

 

「小鳥遊さんのツールを見て、同じだなと思いました(笑)」

 

おおおおお!(歓喜

 

ただ、紙でタスク管理をしていると、記録の保管が問題になってくるのではと聞いてみると、これも自信たっぷりに、

 

「机の上のここ(と、自分の右斜め前を指す)にトレイがあって、ここにメールのプリントアウトを2週間ためます。大体2週間経ったら不要になるので捨てます。」

 

完全に自分の仕事を管理しているッ!

 

タスク管理の方法は人それぞれで良いと思います。

 

彼女のやり方は私の仕事には合わないと思いますが、こういったカスタマイズで、自分の業務のために無駄を省くというのも大事ですね。

 

タスク管理を教える相手だったのが、タスク管理をする仲間になりました。

 

やれ嬉しや。