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ForGetting Things Done

「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

時間管理で集中力が増す

時間管理の導入

私は長らく自分のタスク管理ツールにおいては「日」よりも小さな時間の単位を組み込んできませんでした。ところが先日、ちょっとしたいたずら心により、「始業時間から終業時間までを30分単位に区切って、そこにやるべきタスクを入れていったら、どんな感じになるんだろう?試しにやってみよう」と思い立ち、簡単なタイムテーブルと、その横に予定タスクと実績タスクを入力する欄を加えたものを作成しました(所要時間3分)

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 この話はすでにしました。毎日の業務時間を30分単位に区切って予定を立て、実績を入力するという方法は、実はこちらの方法です。

朝メール.com – 株式会社ワーク ・ライフバランス

「朝メール、夜メール」という方法により、企業の業務効率を上げて、無駄な残業を減らし、ワークライフバランスを実現するという趣旨ですね。なんで30分なのかが分かりませんでした。

 

30分で区切ると

私のタスク管理ツールで、タスクから分解された1つ1つのアクションは、30分を1セクションとしたその半セクション前後の時間、つまり15分前後でこなせるものなのだと分かりました。1セクションに1つのアクションを入れると、ほぼ15分程度余ります。昼休憩の2セクションを除くと、始業から定時まで16セクション。これ結構進むんですね。極端な話、契約書の1案件につき1アクションずつ進めると、合計16案件の契約書が1日に進捗するわけです。これはかなりのブルドーザーっぷりです。

 

しかも、1セクションに1アクションだと時間が余るところがポイントで、もう1つ軽いアクションを入れるか、残り時間を休憩時間にすることができます。すると「なんだ、このスケジュール余裕じゃないか」という余裕を生み出し、次のタスクまた次のタスクへと着手することに壁が無くなるのです。つまり、仕事を進める原動力となります。

 

前提が大事

そんなに素晴らしい方法ならみんなやればいいのにとお思いの方、確かにそうです。しかし、30分に区切った枠に入れるアクションが果たして30分以内に終わるものなのかをちゃんと見積もることができていなければなりません。つまり、前提として、タスクやその分解されたアクションの所要時間の見積もりがきちんと30分以内に収まっていないといけないのと、そもそもタスクの分解がいい感じにできていないといけないということになります。

 

効能

これによって、より「今、自分はこういうことに向かっている」というのが分かりやすくなり、集中することができるような感覚が出てきました。あまりタスク管理作業に時間を費やすのも本末転倒ですので、ちょっと慎重になりたいと考えています。