やりかけの仕事から完全に解放されるには
ボール持ち
「自分は要領が良くない！」と自覚している私は、タスク管理でその要領とやらを良くできたと思っています。
要領が良くなったと言い切れる理由の１つに、その仕事は誰がボールを持っているかを明確にしているからということがあります。
「この仕事は誰がボールを持っているんだ？」と上層部から言われて、みんな自分ではないと言って全員怒られるなんてこと、よくありませんか？俗にいう「仕事のお見合い」ってやつです。そんなこと無いですか？無いなら、それはあなたが極めて恵まれた環境にいる証です。いいなぁ（笑）
ボールを投げ返し続ける
要領が良くなる１つとして、自分がボールを持っている状態の仕事をできるだけ減らし続けることです。自分がやるべき作業をやって、とっとと渡す。これを繰り返せば、それだけの数の仕事が自分の手を離れていくことになり、解放されます。仕事はボールを投げ返し続けることの連続なのかもしれないと考えています。
完全に投げ返す
ボールを投げ返す際に、ちゃんとしたボールを投げないと、すぐに「これ分からないんだけど説明して」と返ってきてしまいます。その分、余計な仕事が増えてしまいます。ただアンケートに記入して返送するだけといった類のものであればさほど気をつける必要はありませんが、こちらからお願いをする時などは、かなり気を付けなければきちんとボールを返したことになりません。きちんと返さないと、上のように、要らない作業を増やすだけになったりします。
きちんとボールを返すには
そこで、じゃあどうやったらきちんとボールを返せるのか？という話になります。私が気を付けているのは「誰が」「どのような目的のために」「どんな作業を」「いつまでに完了させ」「誰に返すのか」を明確にすることです。「それを俺にやれっていうのか？」とか言ってくるんじゃないかとか、依頼しにくい相手だとストレートに書きづらい内容もあると思いますが、そこは頑張って書いています。
仕事からの解放
この連続で仕事が手離れしていき、解放されます。「これはもうあの人にボールがいっているから、私は知りませんからね」という状態です。これは、心中に秘めておけばかなり自分の精神衛生上良い影響を及ぼします。
あれもこれも、と手に付かない人は、こんなふうに考えてやってみるのも１つの手かなと思います。
「今日はこれさえやっておけば良い」を決める
いい酒の肴
タスク管理界隈では「オープンリストとクローズドリスト」というテーマがあり、それを肴に2時間は呑めます。あ、嘘です。もっといけるかもしれません（笑）それくらい、語るに足る深掘りできるテーマです。
リストにオープンやクローズなんて？
オープンリストとかクローズドリストとか、お店じゃないんだからリストにオープンもクローズもあるかい！とツッコミがあるかと思います。あるんですね。
オープンリストは「今これだけあなたが抱えるタスクがありますよ。これからももっと増えますよ」というものです。あなたが頼まれた仕事やいつかやっておきたい仕事など全部の仕事のリストといったものを想像して下さい。
クローズドリストは「さしあたってあなたがやるべきタスクはこれだけですよ。これ以上増えませんよ」というものです。今日やる仕事リストのようなものがこれにあたります。
疲れた時に見てはいけないのは？
「今日はなんか朝から疲れたなぁ」という時は、仕事のオープンリストなんか見てはいけませんね。登山の途中歩き疲れているのに山頂をついみてしまうようなものかと。登山をした経験があまりないので、人によっては「チャレンジスピリットがふつふつと湧いてくるぜ！」という人がいるかもしれませんが、私は「えー、まだこんなところなのか…」と嫌になると思います。そういう時はクローズドリストを見るべきです。仕事でいうと「今日これだけやれば帰れる！」というリストですね。登山でいうと「あそこの山小屋まで行けばとりあえず休憩できる」という考え方でしょうか。
クローズドリストの仕事量
私のやっている仕事に限るのかもしれませんが、クローズドリストに載っているタスクを全部したとしても、そう大した仕事量にはならないことが多いです。
あるタスクがあるとして、それを最初から最後までやり通すのはとても時間と労力がかかります。ですが、そのタスクに関してその日にやるべき具体的な行動は「メールを出す」とか「ワード文書の間違いを見つけて連絡する」といったことが多いです。つまり、タスク全部ではなく、分解された、その日やるべき具体的な行動は単体では数分から2、30分程度で終わるものだったりします。
そういった分解された具体的な行動の連続でタスクは完了していくのですが、それら一つ一つを毎日幾つかずつ実行していくだけなので、難易度の高い作業をするわけでもなく、大した労力も必要とせずに終わらせることができます。
しかもクローズドリストは「それさえやれば1日終わり！」という免罪符のような心理的効果もありますので、仕事の負荷は軽く感じるようになります。少なくとも私のような環境で仕事をしている人は、同様の効果があるかと。
「クローズドリストは免罪符」という考え方、これはサラリーマンの倫理上、あまり推奨される考え方ではないかもしれませんが、懐に持っておいて損はない考え方だと思います。
仕事がたくさん降ってきた時でも早く帰る方法
仕事が一度にたくさんきた
仕事は来てほしくない時に限ってたくさんふってくるような気がします。「仕事は受け身ではなく、自分から取りにいくもの」というありがたい言葉はありますが、実際のところ、上から降ってくる仕事をこなすだけで精一杯という人も多いのではないかと思います。
今月からの追加業務が、満足な引き継ぎ無しにソオレーと渡されたため（よくあることですよね）、まずは残された記録から業務フローを想像してトライ&エラーでヒーヒー言いながら進めていたところに、別分野の仕事の依頼がドーン！と来ました。しかも締切までの期間がとても短い。感覚的に言えば、テトリスで上4分の3くらいの高さまでブラックが積み上がってしまっているのに、長い棒以外のブロックがドカドカ降ってきているような感じとお思い下さい。
全部投げ出したくなる
こうなると、山と積まれた仕事を前に回れ右して逃げ出したくなります。しばし呆然としており、「ああ、いきなり自分体調不良にならないかなぁ」「今すぐ天変地異起こらないかなあ」などと良からぬことを考えてしまいました。さらに、この仕事群を見て「もしかしたら帰りが遅くなるかもなぁ……」とも思いました。「ひとりホワイト労働」を標榜する私としては、由々しき事態です。
冷静にタスク管理ツールへ入力
気を取り直して、いつも通りにタスク管理ツールへそれらの仕事を１つ１つ入力。請け負った仕事は、とにかく忘れてしまうのが怖くて、ほぼ自動的にタスク管理ツールへ必ず入力するように自分の頭がプログラミングされております。
投げられる箇所を発見
ツールへ入力すると、それぞれのタスクを当然のように分解することになります。すると、それらのタスクの大部分が、2、3手間を自分でかければ、後は他人や外部に投げられるものと判明しました。例えば、契約書作成の依頼を受けたら、あらかじめ社内で用意している雛型に少しカスタマイズをして、外部にチェックを依頼するまでをすれば、いったん手離れをする、といった具合です。
投げていったん終わり
そういったタスクが5、6個あったのですが、いずれも同じような感じで手離れするまで進めて他人へ投げたところでいったん終了。あとは戻ってくるのを待つばかりという状態になりました。
タスク分解で定時帰り
仕事が大量に降ってくると、その総量ばかりに目が行きがちになりますよね。そして、その量の多さに手も足も出ず、スタートが遅れてなおさら時間がかかるという展開になることが多いかと思います。
しかし、先のような感じで、それぞれのタスクをまずは段取りに分解してみると、意外とつきっきりで処理しなくて良いことが分かったりします。タスクを段取りに分解した結果、進められるところまで進めた時点で、その日やるべきことが終わり、定時で退社することができました。
全体にがっぷり四つで取り組まずに、少しずつチョイチョイと崩していく。これが、無理なく仕事をこなし続けるコツなのかもしれません。
過集中とタスク管理
つい体調を顧みずやってしまう
発達障害によく見られる「過集中」という症状。うっかり寝るのを忘れるまでではありませんが、興味のある物事、いったんやり始めて熱中し始めた物事については、休憩も取らず、体調の変化にも気付かずにやり続けてしまう傾向が私にもあります。
最後に電池切れ
これについてはもう10年以上前からなおさなきゃいけないと思いつつ、どうにもならないで今まできています。過集中の反動でかなりの疲労に襲われたりします。そういう時には決まって甘くて冷たい流動食が欲しくなります。この状態になれば「ああ、自分はやり過ぎたんだな」と分かるのですが、そもそもやり過ぎてから分かるのでは遅いのです。電池切れになってから「ああ、またやってしまった」と反省することの繰り返しです。
集中しないことには本当に集中しない
逆に、興味がわかない対象には徹底して集中できません。これは一般的には好き嫌いと言われるものですが、「じゃあ好きになれ」と言われても、残念ながらそう変えられるものではないんですね。
意識的なコントロールが難しい
仕事で扱う事柄は、もちろん興味のあるものばかりではありません。むしろ、興味が湧かないことが多いかと思います。仕事だから頑張らなきゃいけないと思い、一生懸命取り組もうとしても、集中できないので抜け漏れや忘れ、ケアレスミス等を頻発することになります。私が悩まされてきたのは、このコントロールが意識的にし辛いという点です。
タスク管理はそのコントロールを司ることができる
私の感覚では、そういった集中のコントロールをすることがタスク管理を実践することで比較的容易になった感じがします。集中できるかどうかは、「これなら自分もできるかもしれない」と思えるかどうかだと私の中では考えています。タスク管理「GTD」のフローに乗せれば、「その仕事の目的を明確にする」「目的を達成するための具体的な行動の段取りを設定する」ことでその仕事をやりやすくするという点で、その仕事を完了できる勝ちパターンに持っていけることが多く、より進んで取り組もうと考えることができます。こうなればもうしめたものなんじゃないかと思います。
もちろん、この方法論が通用しないものもあるかもしれませんが、少なくとも今自分が従事している「内勤」「事務職」という仕事にはなかなか有効です。
空気を読まない大事さ
ADHD等の特徴
発達障害に分類されるADHDやアスペルガー症候群の特徴の１つとして空気が読めないというものがあります。空気を読むというのは、言外の意味を読み取らないということです。「察する」ということができないとも言えます。
具体的に言わないと分からない
ちゃんとした診断名を忘れてしまったのですが、私は発達障害の診断を受けたもののADHDそのものではないので、この特徴は大きくありません。しかし、思い当たる節はとてもあります。ADHDの人に何かを伝えたい場合、言葉に出して言わないと理解されないんですね。
例えば「机の中とかを整理して！」と言われたら、それだけで少し混乱します。「『とか』って何？」という考えが頭の中をぐるぐる回るのです。本来、机の上、机に横付けしている引き出しの中、机の周囲のゴミも整理する、という風に自分で考えて指示の意図を察して片付けるわけですが、「とか」の内容が分からないと、本当に机の中だけを整理したり、「とか」って何だろう？と考えて何も動かなかったりします。
ついでに言うと「整理」という言葉をきちんと理解したのも大人になって随分経ってからでした。「要るものと要らないものを分けて、要らないものを捨てること」なんですよね。このように細かく具体的にならないとなかなか理解できない頭の構造を、どうやらしているらしいのです。
分野によって偏りが大きい
厄介なのは、自分の興味ある分野や好きなことについては、ものすごく頭を回転させることができるのに、興味がなかったり嫌いなことについては、「できるのにやろうとしない」「サボっている」という印象を持たれてしまうという特徴があることです。これが原因で誤解を生んで、人間関係で苦労をする人が多いようです。
具体化するのがタスク管理で必要
タスク管理をしていてつくづく思ったのは、ADHDのこの特徴が役立つということでした。より具体的なレベルまでタスク管理では落とし込むことが必要とされています。先の例でいうと「机の中とかを整理する」という指示ではまだ十分に具体化されていないので「机の中の要らないものを選んで捨てる」「机の上の要らないものを選んで捨てる」「机の引き出しの中の要らないものを選んで捨てる」というように、自分でも分かるレベルの具体的な行動に分解します。
普通であれば「机の中とかを整理して下さい」と言われた時点で、何となく分かっ（た気になっ）て取り掛かってしまいます。後になって「え？引き出しの中はやらなくて良いと思ってた」と抜け漏れが発生したりします。これをタスク管理の手法で先のように分解すると抜け漏れなくできる、という寸法です。
「本当にこんな作業要るの？」という疑念は、しばしばタスク管理の継続を遠ざけますが、きちんと言葉で説明されないと分からない特徴を自覚していた私は、この疑念に惑わされることなくタスク管理を続けることができました。この点では、私はタスク管理に向いていたのかもしれないと思っています。
好き嫌いとタスク管理
「好き」って大事かもしれない
タスク管理は、自分の気分、体調や好き嫌いに関わらず、一定してタスクをこなすことができるシステムの構築を旨としています。だから、タスク管理の対象となる「やるべきこと」のうち、好き嫌いで仕上がり速度や質にムラがあるべきではないということになります。
でも、正直、嫌いなことはできるだけやりたくない。先送りしたい。できれば消えて欲しい。逆に、好きなことは真っ先に取り掛かりたい。それだけずっとやっていたい。好きなことはストレスなくこなせてしまう気がします。
オケの仕事は嫌じゃない
私は趣味としてアマチュアオーケストラで活動をしています。アマチュアですので、運営は自分たちでやります。演奏会の準備、練習場の確保、諸々の支払いの処理。対外的な対応や広報まで、全部自分たちが行います。
所属しているアマチュアオーケストラでは、私は演奏会マネージャーという役職についています。下には「受付統括」「ステージマネージャー」がいます。つまり、演奏会当日の運営に関わること、ここではあえて「業務」と言いますが、その演奏会運営業務に関しては、私が統括しています。
まるで会社のような組織体系をしておりまして、最初は受付の係から始まり、それらを束ねる受付統括やステージマネージャーを経て、演奏会マネージャーになります。ちなみに、お金は貰えません。むしろ、趣味の活動として団費を払っているのです。奇特な人たちですよね(笑)
そして、仕事のあれやこれやに悩まされる日々を過ごしていた時、不思議なことに気が付きました。オケの活動での業務は、ストレスなくこなせるのです。できなければできないで開き直ることができますし、自分のやっている業務が全体の中でどのあたりに位置しているのか等も手に取るように分かります。やり残しや先送りしている業務があっても焦らず冷静に対処できているのです。
自分の好きな領域だと、たとえその業務自体が、会社の仕事とあまり変わらないような作業であっても、苦にならない。これはとても不思議でした。常々「オケの中でのように会社でも仕事ができたらなぁ…」と呟いていたものです。
オケの業務と会社の業務との違い
この違いはどこからくるのか。結局、好きか嫌いかということに集約されそうです。もちろん、趣味の活動ですから、ちょっとぐらい甘い、許されるようなこともあると思います。しかし、それにしても、片やスイスイとストレスフリーに堂々とこなすことができて、会社の仕事はミスやヘマばっかり、というのは、我ながら本当に嘘がつけないなぁと、呆れておりました。
会社の仕事はタスク管理をすることによって気にならなくなった
自分に呆れつつ、長年の大きな悩みだった「会社の仕事はちゃんとこなすことができない」という状態は、タスク管理をすることで、解消することができました。そして、相変わらずオケ関係の業務は、タスク管理することなく、時々抜け漏れがありながらも、そう大してショックも受けずにやっております。
好き、というのは、予想以上に大事なのかもしれません。
機械のように自分の動作を細かくチェックする
プログラムによって機械は動く
当然のことながら、機械はあらかじめプログラミングされた内容の通りに動きますね。機械が「お、あっちの方が居心地良さそうだ」とか言って工場内を勝手に移動してしまったりはしませんね。「おいコラ！」と機械を叱らなければいけません。むしろそんな機械があったら、それはそれで人間的で愛されそうですが。「カチョウ！マタヤッテシマイマシタ！スミマセン！」とか「ヤベ！ニンゲンガキタ！イソイデモチバニモドレ！」とか、愛嬌があっていいじゃないですか(笑)
そんな可愛い機械が生まれるのはまだ先のようで、業務に使われる機械は、我々が日常的に使っているPCや勤怠の打刻機なども含めて、あらかじめプログラムされた内容に沿って正確に動きます。
言葉は様々な動作をまとめるもの
「社会の歯車」とはよく言ったもので、業務を行う上で、我々は自分自身を機械や部品とみなす傾向があります。プログラムは上司からの業務の指示や業務マニュアルであり、我々はその指示やマニュアルに寸分違わず従って成果物を作り出します。
その指示やマニュアルの内容は、例えば「新しい取引先の登録申請をしておいて」とか「今月の経費の仕訳をしておいて」とか、端的に示されます。「まずPC開いてー、次にスタートボタンを押してー、それから取引先管理表のエクセルを開いてー」などと、一挙手一投足を事細かに言うことはありません。それらをまとめたものが「新規取引先の申請」であり「経費の仕訳」です。あらためて思いますが、言葉って便利ですね。
タスク管理で意識しなければいけないのは、その逆をすること
しかし、便利なだけに落とし穴があります。これが「言った言わない」の問題として、世間一般そこかしこに発生していますね。「新規取引先の登録してって言ったよね？」「ええ、A社さんですよね？」「違う！B社だ！」といった、ミスコミュニケーションです。
そのミスコミュニケーションを避けるためには、いったんまとめた細かな動作をばらして、それぞれの動作が妥当かどうかを再検討しなければいけません。プログラム内容の再検討が必要です。1つの言葉にまとめた各動作をもう一度分解することになります。
回路が出来上がっていれば、スイッチを入れるだけで完了する
分解した各動作の検討が終わり、プログラムを再度走らせて問題無いことが分かれば、また「新規取引先登録申請」という言葉を入力するだけで、我々こと機械は正常に作動します。ここでいうプログラムの分解、検討、再構築、そして実行へと至る各プロセスが、タスク管理です。
回路が出来上がっていると勘違いしていると、抜け漏れが発生してしまう
一度組んだプログラムが過不足無く正しければ二度とミスは発生しないわけですが、そうは問屋が卸しません。業務は日々変化するので、定期的にプログラム（＝業務フローやマニュアル）はメンテナンスをする必要があります。そうでないと、抜け漏れが発生してしまいます。
さらに問題なのは、人間は機械のようにプログラム通りに必ず動くわけではないということです。新規取引先の登録の申請をすぐにやって欲しいのに、メールをチラチラ見るわ、同僚と雑談するわ、別の優先順位が低い（と依頼者は思っている）業務に先に着手してしまうわで、思い通りに動きません。その結果、抜け漏れや忘れ、納期遅延等といった問題がさらに生じるわけですね。
また、自分に課された「新規取引先登録」という業務に集中したいときに、自分ですら自分をコントロールできないこともままあります。こう考えると、会社組織というのは、とても不安定な仕組みで業績を叩きだしているんですね。経営者の気苦労はいかばかりか。
タスク管理で自分を律する
せめて自分のことは自分で責任をもって業務タスクを完遂したい。上述したタスク管理の機能は、その手助けになります。求められている物を納期までに仕上げることを強力にサポートします。
しかし、せっかく言葉でまとめ上げた「動作」をまたバラしてしまうのは抵抗があるかもしれませんね。タスクの分解は、プログラムが正常に作動していれば不要なわけですから。ただ、抜け漏れの不安や恐怖のストレスにずっと晒されるよりはだいぶ楽かと思います。少なくとも私にとって、タスク管理ツールに書いてある通りに実行すれば必ず完了するという安心感は、何にも代えがたいものだと思います。
