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ForGetting Things Done

「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

割り込みタスクには「急がば回れ」

割り込み仕事への対応

よく誤解されがちなのは、割り込み仕事に多く対応する人は、あまりタスクを記録せずに、パッパッと終わらせるイメージだというもの。違うんじゃないかと思います。私の実感は、日々引き受けているルーチン業務をしっかり記録しているからこそ、割り込み仕事を即時対応できるというものです。つまり、業務を引き受けるたびにチマチマとその記録をしている方が、即対応が可能だ、ということ。

 

すぐやります!

「すぐやります!」と言ったはいいけど、今手を付けたばかりの仕事があるのでちょっとこれを終わらせてから…あ、さらに割り込みの仕事が…と後からドンドン仕事が溜まっていき、元々すぐやると言った仕事に全然手が付けられないということはよくある話ではないでしょうか。

 

本当にすぐ取り掛かるためには

例えば、社長からの緊急案件の依頼がきた場合。会社員ならお分かりだと思いますが、何にも優先して対応しなければいけないですよね。今仕掛かっている仕事のすべてをほっぽりだしてでも、真っ先に終わらせなければいけない仕事です。それができるかできないかは、それまでのタスクのログ(記録)がどれだけあるかが鍵となります。

 

社長からの依頼は、優先順位の急激な変更という説明ができると思います。最優先のタスクを割り込ませることができるということは、その他の仕事を先送りするということです。そのために、他の仕事の納期、進捗を一瞬で俯瞰できて、「先送りできる!」と判断する必要がありますね。

 

まずは自分がボールを持っている仕事がどれくらいあるかを確認します。それでかなり数を絞ることができます。さらに、絞った仕事のうち納期を確認して、先送り可能かどうかを判断し、自信を持って先送りして社長からの仕事を最優先に取り組む、ということになります。自分のタスクを全て書き出して一か所にまとめることが、ひるがえって最優先順位の仕事に着手しやすくしてくれるということです。

 

即対応≠すぐに取り掛かる

即対応ができるということは、言われたら反射的に手を動かしだすということではないということは、以前の自分の比べての実感です。どんな仕事が来たとしても、いったんタスク管理ツールに書き出して、すぐに対応可能であることを確認してからおもむろに着手する。GTDの「収集」「処理・整理」のプロセスを辿った上で実行するという基本的なフローを守ることこそ、安定して即対応することができる自分の土壌を作ることができていると考えます。