タスク分解が上手くいくコツ
自分の弱みが功を奏した
私の弱みの１つに話を具体的にしてもらわないとなかなか理解できないというのがあります。１つのお椀ずつ食べていく私に「行儀よく食べなさい！」と親が躾をしました。「行儀よくってどんな風にすれば良いの？」「１つ１つのお椀から順序良く少しずつ食べていくんだよ」「どういう順番で？」「それは、例えばお味噌汁みたいな汁物があったらそれを一口すすって、次にタクアンをひとかじりして、ご飯を食べて…」「おかずは？」「ご飯を食べたら次に」といった具合です。親の苦労、いかばかりか…。「何となく」で終わらせられないんですね。
これがタスク管理では役立ちました。タスクを分解するのには「具体的なアクションまで」分解しなければなりません。それがどこまでなのかが分からないのが、タスク管理の壁の１つです。対して、私には「自分の気がすむ程度」という自分なりの分解の指標があったわけです。
主語・述語
それと「誰が」「誰に」をはっきりさせないと理解しづらいという感覚も役に立ちました。メールでよくある主語と述語が無い指示も「ちょっと分からないんですけど、教えてもらってよろしいでしょうか？」と分かるまで訊きます。より完全な文章になるまで、不完全な語句を埋めようとします。私に説明しようとする人は、間寛平の「誰がじゃ〜」「どこでじゃ〜」「誰にじゃ〜」「どうしてじゃ〜」のお爺さんキャラと話しているような、もどかしさを感じるかもしれません。いやはや申し訳ない。
何も知らない自分へくどいぐらいに説明
そして、その説明は、今の自分から過去の自分へも求めます。それが分かっているので、明日の自分へ説明過多なくらいの情報量を記録します。「えっ？こんなのも書いておくの？（笑）」と笑えるくらいのことを書きます。実は笑えるくらい些細なことが、後で重要になってきたりします。笑って馬鹿にしてしまうレベルまで恥ずかしがらずに記録するかどうか。これが、タスク分解が上手くいくかどうかの分かれ道ではないかと、割と本気で思っています。
翌日の自分を信頼してはいけない
そのためには、翌日の自分を徹底的に信用しないことが、私の感覚としては大事かなと思っています。自分がしくじりまくってきた経験上、どれだけ自分が忘れやすいか、仕事の進め方が下手か、そして少しでも分からないとすぐに放り出して先送りしてしまうかを熟知しております。信用ならない奴だというのが明明白白なんです（笑）
ということで、自分を過信せず、新人に教えるように、「こんなとこまで！？」というくらいまでくどくどと説明するのが、タスク分解、ひいてはタスク管理が上手くいくコツではないかと、これは大いなる実感を持ってお伝えしたいと思います。
残業しないと、逆に認められる！
残業をしないメリット
早く帰ることで、他のことができるというのが、残業をしないメリットとしてよく言われますね。
しかし「仕事の他にやることないんだけど…」などと言われたら、「あ、そうスか…それは、まぁ、なんともはや……」としか答えられなくなってしまいます。定時で上がる意義が感じられないという人もいるわけです。
そのような人にも通じる、残業しないメリットがあるはず、と考えていたところ、全く違う角度から残業しないメリットを説明したブログがありました。
時間内に求められる結果を出す
つまり、会社と結んでいる雇用契約では原則的に仕事は定時内で終わらせることになっているのに、なんではみ出しちゃうの？というのが、本来あるべき会社と自分との約束事なんですね。
「経営者目線を持て！」とよく言われます。ならば、コストカットは至上命令です。会社にとって削減したいコストの上位に来るのは、人件費でしょう。時間外手当は通常よりも加算されて会社からお金が出て行ってしまいます。会社としても残業をしないことは良いことだ、というのはもう当たり前の話ですね。
つまり、定時上がりをする人は会社との約束を守る人だと言うことができます。もっとも、やるべき仕事をやらないで定時で帰るような人は対象外ですが……。
逆に、残業が常態化していると、時間にルーズな人という無意識の判断がされるものだと上記のブログにはあります。いつも残って仕事しているから、あれもこれもお願いしちゃおう！というパシリになってしまう、という話。いつも遅くまで仕事しているから、君は信頼できる！とは考えないものですね。
「今日中」の解釈
また、夜中まで仕事をする人の「今日中」は、果たして定時までなのか、23:59までなのか、それとも翌日の始業1分前なのか、ギリギリまで粘られる時がありますね。ちょっと考えものです。
定時の役割
定時がありそれを守るというのは、仕事をする上でもっとも基本的な「締め切りを守る」ということに直結すると思います。別にそれが定時でも19時でも良く、大事なのは仕事を終わらせる一定の時間を設定しそれを守ることだと考えます。それができる人の方が、残業を徒らに重ねてしまう人より信頼できると思いませんか？
GTDの「レビュー」の定義がわからない人のために
自分も迷っていた
タスク管理手法「GTD 」は、５つのフローを行うことで運用されます。
①頭の中の気になること（仕事など）を書き出す「収集」
②収集したタスクのゴールを明らかにして、次の行動を明確にし、2分以内に終わるようであれば即終わらせる「見極め（処理）」
③処理されたタスクを「相手対応待ち」「カレンダー」「自分がすぐに行うことができるもの」などの各リストに仕分ける「整理」
④整理されたタスクを適宜こなす「実行」
⑤実行したタスクに完了フラグを立てたり、相手対応待ちリストへ移動させたり、自分がすぐに行うことができるリストへ移動させたりする「レビュー（見直し）」
ざっと説明するとこのような流れでGTDは運用していきます。しかし、それぞれのフローの定義は厳格ではなく、ネットでGTDの紹介をしているページを読んでも、少しずつ内容が違っています。
例えば処理と整理はごっちゃに理解されていたり、実行とレビューが逆になったりしています。（かく言う私も、今説明したものが厳密に合っているかと言われたら、いやまぁそのぅ……となります）
そんな百花繚乱（？）なタスク管理界隈、レビューという言葉の使われ方も人によって違うんですね。
私は、上記の通り、タスクを実行して現状と合わなくなったタスクリストを現状に合わせる作業をレビューと捉えておりました。
例えば「鈴木さんに電話で会議の予定を伝える」というタスクを実行したら、そのタスクに完了フラグを立てる（あるいは完了済リストへ移動する）わけです。
「自社が取り上げられた新聞記事を社内メールに流す」というタスクがあって「新聞記事をデータ化する」ということを実行したら「社内メール送信」というタスクが次に実行すべきタスクへと変わります。
それが、タスク管理の猛者で、明らかにそのような使い方をしていない方々がいまして、私の頭の中は「？？」となりました。
タスクフリークスで判明
その疑問が、先日行われました「TaskFreaks!!」という、タスク管理実践者の集いで解消されました。
以前より、私を除く多くの方々は、どんなツールをどうやって組み合わせてタスク管理をするか検討したり、およそタスク管理的な自分の思考や行動を振り返ったりすることを指してレビューと言っていました。その疑問をこの場で聞いてみたところ、他の人と私のレビューとの共通点を見つけだし、主催者のひばちさん（@Evaccaneer ）は、こうまとめてくれました。
「日々の『抜け』を補足する作業」
レビューの本質はこれだと腹落ちしました。 さすが、タスク管理フリークから「ひばち師匠」「師匠」と呼ばれるだけあります。
タスク管理は、継続するためには、その抜けがあることを把握して、それを絶えず補完しなければ、ただのTODOリストの残骸しか残りません。このレビューというプロセスは、とても大事なことは、是非覚えておきたいところです。
タスク管理ツールは明日の自分への引継書
翌日は別人
韓国映画「私の頭の中の消しゴム」は、若年性アルツハイマーにかかった妻を支える夫というものでした。そこまでではありませんが、自分の記憶が明日も継続する保証はないですね。今日やったことを明日覚えているのは当然だと我々は思っていますが、数分前のことさえ忘れることがあるのに、24時間後に忘れていないと言える根拠はないはずですよね。極端な話、翌日は別人のようになっているかもしれない。
翌日忘れる自分にどう向き合うか
とはいえ、明日も覚えている可能性は100％じゃないでしょ？なんてそんな屁理屈を言っていたら何もできないですね。しかし、そこにも疑いの目を自分に向ける姿勢は大事なんだと思っています。翌日忘れる（かもしれない）自分とどう向き合うか。
大丈夫！忘れない！まさかそんなことはないでしょ！と、記憶力に全幅の信頼を寄せるのは、自分と向き合っていない、忘れてしまうかもしれない自分を受け容れようとしないと言うことができます。
もしかしたら忘れるかもしれない…とちょっとでも考えたとしたら、それは、忘れるかもしれない自分に向き合って、そんな自分を受け容れる姿勢があるということです。
どちらが良いか、言わずもがなですね。
タスク管理ツールは明日の自分への引継書
ヌケ・モレ・忘れのオンパレードで落ち込みすぎて、仕事が続けられないくらいに自分を追い込んでしまった私は、翌日忘れる自分という深淵を、幸か不幸か否応無しに覗いてしまいました。
そんな自分にとっては、翌日の自分に不安を感じさせることは避けなければいけないのですね。記録を残すことの大事さ、しかも、後任者へ引継書を作るように分かりやすく作ることの重要性を強く感じるようになりました。
明日、自分がタスク管理ツールを見て、今やるべきことがしっかり分かるようにすることは、自分にとっては生命線といってもいいほど欠かせません。
タスク管理が軌道にのるということは自分が分かるということ
タスク管理が始めにくい理由
タスク管理を勧めても、そのまますんなり始められる人はなかなかいません。新しいことを習慣化するには「どうしてもやらないといけない」か「やると楽しい」のどちらかが必要だと思っています。私がタスク管理を習慣化できたのは、一番最初は「どうしてもやらないといけない」から始まり、次第に「やると楽しい」を加えることができたからだと感じています。
必要性の裏にあるもの
「どうしてもやらないといけない」という必要性を感じるためには、「自分にはこれが足りないから必要なのだ」と気がつくことが必須です。それには自分を受け容れることが、いの一番だと思います。
受け容れることの難しさ
じゃあ、ありのままの自分を受け容れれば良いんだ、なんだそんなことか、とお思いかもしれません。実はこのことは相当難しいんですね。誰でもすんなりできたら、そもそもタスク管理が始めにくい問題は起きないのです。
こんなはずはないという思い込み
自分が相当不器用で要領が悪いのだと気が付いたのは幼稚園の頃です。だからと言って生活に困るようなことはなく、学校も普通に通えていたので「自分は何かうまくいくまで時間がかかるなぁ」という認識のみでした。
これが、いざ自分の力で社会でやっていこうとすると、途端に色々と苦労が増えます。この時点でも、「いや、自分はここまでやってこれたんだから、こんなはずじゃない。いつか報われる」と思っていました。
しかし、結果は仕事が上手くいかず、そんな自分を責めてしまい仕事が続けられなくなるというもの。それから、自分はこういう人間なんだ、短期記憶が苦手なんだ、忘れ物が多いんだ、段取りを組むのができないんだ、と腹落ちしたのが30代後半に差し掛かってきたころです。「こんなはずはない」という思い込みを解いて自分の弱みを認めるのに30年かかったということになります。
受け容れてタスク管理
挫折を経てようやく自分に不足する部分を認めることができて、自分の不足分の埋め合わせの機能を自分の外部に求め、結果的にタスク管理を始めることになりました。
私と同じ挫折体験をすれば、かなりの高確率でタスク管理を習慣化できると思います。ただ、時間と手間とその他諸々が異常にかかるため、お勧めしません。お勧めしないどころか、全力で止めます。
幸いなことに、挫折を経験せずに、タスク管理に取りかかれる考え方があります。タスク管理界隈では有名なタスクシュート式というものです。「タスクシュート」で検索すれば出てきますが、その根底にあるのは自分の、自分に対する甘さを思い知るという思想です。それができてはじめて「こんなはずじゃない」が「こんなもんだ」に変わり、自分の不足しているところ、弱点をあるがままに受け容れることができるのだと思います。
タスク管理を習慣化して、効率的に毎日を過ごすためには、まず自分の弱さを認めて受け容れるという、ちょっと辛いことが必要だというお話でした。
頭が真っ白になる時とその対策
頭が真っ白になるとき
仕事をしていて頭が真っ白になるときってありますよね。いつも真っ白なのではなくて、ある一定の場合になります。どういうときになるのかを考えて、私なりのその傾向と対策を書きます。
その①タスクが多いとき
当たり前のようですが、やるべきこと、タスクが多過ぎて処理しきれないと思うと、意識とは関係なく脳が「もう無理！」と叫んで、部屋の片隅で体育座りしてしまいます。
その②怒られたとき
自分のミスを指摘されて「しまった！」と思ったり、さらに叱責されたりすると、しばしの間何も考えられなくなってしまいます。そんな弱気でどうする！？とお思いかもしれませんが、どうもこれは鍛えてどうにかなるものでは、少なくとも私にとっては、ないようです。アクションゲームで敵に当たると数秒間動けなくなるイメージです。
停止状態を避けるためには
対策です。その①については、まずは目の前の１つに集中できる環境を作ることです。目の前にタスクが100もあったら、もうやる気がなくなってしまうところ、目の前の1だけに集中し、残りの99は、目に入らないところに置いておくというイメージです。
タスク管理「GTD」は、具体的なフローでこれを可能にします。やるべきことを全部一箇所に集めて、それらのなかから具体的に実行できるよう行動を１つだけ取り出し実行して、それが終われば次のを実行して、というプロセスが、余計なタスクのことを考えずに済むようにしてくれます。
対策その②です。実は、これはまだその仕組みが分かっていません。ただ、上記のタスク管理をしていたところ、自分のミスが発覚しても、必要以上に自分を責め立てたりせず、頭が真っ白になって思考停止にならないという経験をつい最近しました。
自分なりに推測してみると、数多くのタスクをこなしてきた自信が壁になってくれた、書き出すことでタスクを実行することについて良い意味で他人事に感じられるようになった、あたりかと。
ということで、対策としてタスク管理はかなり有用なんじゃないか、と思っています。
日常でもひらめきを生む方法
静けさの中から生まれる
クラシックの作曲家ブラームスやマーラーは、作曲のために静かな土地へ行ったり、作曲小屋を建ててそこにこもったりしていました。世の喧騒から離れた場所に自分を持っていく必要があったんでしょうね。余計な物事に心を奪われないように、現実世界でも、自分の内奥の精神世界でも、静かな環境下にいることは、何となくアイデアやひらめきが生まれそうな気がします。
ホワイトカラーにもひらめきは必要
私のような内勤の事務職でも、ただ単に手を動かし続けていれば良いというものではありません。広告代理店のクリエイターほどクリエイティブさは必要ありませんが、人に何か物を伝える時、口頭であれメールであれ資料という形であれ、ただの事務員にも独創的な工夫や発想は求められます。
日常で静けさを作り出す苦労
我々が日常生活で静けさを作り出すのは、かなり大変です。一日中家でゆっくりくつろいで風呂に入ることなど不可能です。かといって、閑静な避暑地に行くのも現実的ではありません。会社にいては、同僚や上司・部下がわらわらといます。とても静かな環境とは言えません。
没頭しているのも静けさの一種
そんな場所でも、ひらめきを生み出す「静けさ」は作り出せると考えています。それは、「精神的な静けさ」です。不安がなく、何かに没頭できる精神状態です。一般にゾーンと言われたりもします。
私は、タスク管理ツールをエクセルで自作してからエクセルをいじるのが好きになりました。会社の人事評価シートをエクセルで作った時があり、2〜3時間はその作成に没頭することができ、充実した良い時間を過ごしました。この没頭できる状態を自分の中に作り出すことが、日常生活でもひらめきを生むことにつながると実感しています。
没頭できる状態を自分の中に作り出すためには、瞑想などが手っ取り早いと思いますが、タスク管理をすることで瞑想と同じ効果が得られると私は思っています。
自分のタスクを全て書き出すことで余計な不安をなくし、やるべきことを明確にして、ただ目の前にあることをすれば良いという状態に持っていくというのが、タスク管理の大事な効能です。それによって、心に静けさを得ることができます。タスク管理手法の１つ"GTD"ではこの状態を「水のように澄みきった心」と表現しています。
このようにして、会社の喧騒の中でも、精神的な静けさを実現していけば、より独創的なアイデアが思いつくような、そんな実感があります。
