タスク管理表使用例 その5

前回までで、発生したタスクやプロジェクトの入力が終わりました。

今回は、入力したタスク等が進捗した場合、どのように更新していくかを見ていきます。

前回の最後に見た画面です。

ABC証券との業務委託契約作成について田中さんから依頼があり、今現在ステータスは「当方」、つまり自分がボールを持っている状態です。

「管理表入力」タスクへの記入

部内で共有している契約書受付の管理表(このタスク管理表とは別のもの)に記入したので、「管理表入力」の着手日、締切日、完了日に、記入したその日である3/16を入力します。

このタスクは終わったので、「状態」に「完了」と入力します。

タスク「依頼者から必要事項提供」

そして、同じ3/16に田中さんから、「実は、ABC証券さんから、契約書の雛形をもらっちゃってさー」と言われ、もらいます。

「依頼者からの必要事項提供」の着手日、締切日、完了日に、記入したその日である3/16を入力します。

さらに、何があったかを記録に残すため、備考欄に「先方雛形受領」と入力します。

このタスクは終わったので、「状態」に「完了」と入力します。

タスク「法務確認」

次に、この雛形通りに取引をやったらどういうリスクがあるのかを検討します。法務らしいタスクがやっと出てきました。

支払い条件がこちらに不利であるとわかり、それを修正します。

「法務確認」の着手日、締切日、完了日に、記入したその日である3/16を入力します。

このタスクは終わったので、「状態」に「完了」と入力します。

タスク「依頼者へ返答」

修正した契約書案を、「この内容でABC証券さんに再度検討してもらって下さい」と、依頼主である田中さんに返します。

「依頼者へ返答」の着手日、締切日、完了日に、記入したその日である3/16を入力します。

備考欄に「上記を返答」と入力します。

このタスクは終わったので、「状態」に「完了」と入力します。

案件の「状態」を変更する

今、依頼主である田中さんに、この案件のボールを返しました。

この案件が「相手から返答があるまで、今は考えなくてもいいもの」に変わりました。

それを明確にするため、案件名の右の「状態」へ「先方」と入力します。

そして、今自分が取るべき行動として「依頼者返答待ち」を備考欄に記入します。

それらが終わったのが、上でも載せたこの画面です。赤丸部分が後で重要な意味を持ってきます。

文章で説明すると長いですね。

実際、この入力だけなら10秒ちょっとでできます。

備考欄について

備考欄を大きくとっているのは理由があります。

各タスクの備考欄に、そのタスクに関する情報を書いておくことで、仕事の記録となり、後で「言った言わない」問題を回避する強力な武器となります。

そのため、より多くの情報を書く必要があり、長くとってあります。

次回は、ここで入力した情報がどのように「未完一覧」シートへ表示されるかを見ていきます。