プロジェクトの管理は仕事ストレスを取り除き、より易しくする

GTDでは、複数のタスクを順番にこなして達成する「プロジェクト」というものがあります。

料理に例えると、プロジェクトが「ハンバーグを作る」、各タスクは「玉ねぎをみじん切りにする」「肉をこねる」「塩胡椒をふる」「肉を焼く」といったものです。

GTDでプロジェクトを扱うときは、この「各タスクまで落とし込む」ことが大事なこととされています。

こうしてタスクに分解することが、「ハンバーグを作る」という大きな目的から「玉ねぎをみじん切りにする」という具体的な行動に落とし込むことになり、手を付けやすくするわけです。

「ハンバーグ作って」と言われるより、「まずは玉ねぎをみじん切りにするところから始めようか」と言われた方が、取り組みやすいですよね。

ただ、料理であればレシピ本がありますが、日常業務にはレシピが無いのが普通ですね。ということは、仕事を頼まれたら、レシピを自分で作らなければいけない。

慣れていないと「GTDは面倒臭い！」と思ってしまう要因の１つになります。

今、実際にGTDを始めたばかりの人を教えていて、この「タスク分解」がうまく出来ないことが多いです。

そこで、教える私としては「次に具体的に何をする？」という問いをひたすら発し続けるのですが、その過程で、本人が気がつかなかったタスクを発見することがあります。「あ！●●さんに聞かないと自分の作業が始まらない！」「これ、明後日にならないと業者から見積もりが来ないから、取りかかれないですね」等々。

結果、それら仕事をするためには「ただメールを出すだけ」「見積もりが来るのを待つだけ」という、とても簡単な作業をするだけになり、「この仕事、どうしよう？」という不安やストレスを取り除くことになります。

タスクの分解をすることで「次に行う行動リスト」には、たやすく実行できるタスクが並びます。「なーんだ、こんなのへいちゃらだ！」と拍子抜けするくらいの易しいタスクばかりです。

しかも、業者からの見積もり提出を待つといった、相手の行動待ちという状況にある仕事もあるので、本当に今日自分が取り掛かる必要があるのは、数個のタスクのみ、ということもままあります。

タスクを分解したり、完了したものを削除したりという「プロジェクトの管理」は、こうしてストレスを取り除いてくれます。