衝動性をタスク管理でコントロールする

衝動性の自覚
自分には衝動性があることを自覚しています。良い方向に影響しているところもありますが、良くないことも多々あります。

実は、割と最近まで自分の衝動性には無自覚でした。ADHDは「注意欠陥・多動症（昔は「注意欠陥・多動性障害」）と言うので、「不注意」「（貧乏揺りのような）多動」の２つの要素しか考えていませんでした。

最近、言いたくなったらそれを抑えずに言ってしまったり、やりたいと思ったらすぐに行動してしまう傾向があることをなんとなく自覚し、「自分、衝動性あるかも」と思うようになりました。

仕事中の「衝動」
私の中で問題になるのは、仕事中に衝動的に動いてしまうことです。今やっている仕事があるのに、ちょっと目に入ったメールに気を取られてしまい、元の仕事をほっぽり出してメール返信をしてしまったりします。

また、集中して取り組まなければいけない業務をやっている最中に「ちょっといい？」と話しかけられ「ちょっとお待ち下さい」が言えずにその人が持ちかけてくる仕事を優先してしまい、途中まで進めていた元の仕事が元の木阿弥になってしまう、というのは、自分にもあり得ることだと感じます。

タスク管理で衝動性を抑える
この衝動性は抑えたいところです。そのためには、「今、あなたはこれをやっているんですよ！他は考えなくていいんです！」というお目付役が必要です。

このお目付役が、私にとってはタスク管理ツールです。

「今あなたには、やるべきことはこれくらいあります」（ハイッ！）

「逆に言うと、ここ以外にやるべきことはありません」（ホッ……）

「そして、今あなたが取り組むタスクはこれです。他は後回しで良いです」（これさえやれば良いんだ！）

（あ、なんかメールが来た…）
       ↑
衝動性発動の兆し！

「そのメールは未読にしておいて、後でタスク管理ツールに入力してから取り組みましょうね」（そ、そうですね……）
       ↑
衝動性抑制に成功！

私のタスク管理ツールに喋りかけてくる機能はありませんが、こんな感じで自分の衝動性をコントロールできていると感じます。大いに助けられています。

戦いは続く
とは言うものの、この私の特性は相当根が深いようでして、タスク管理ツールの制止を振り切って「ええい！やっちまえ！」と、衝動的に目にたまたま入っただけの仕事に飛びついてしまうこともままあります。優等生にはまだ程遠いようです。

優先順位、つけられるかつけられないか問題

優先順位つけても数分後には別のことをしている！
私はタスク管理ツールとは別に、1日の予定表を作っています。始業の8時から30分ごとに区切った、ごくごく簡単な表です。株式会社ワーク・ライフバランスという、働き方改革コンサルティングをやっている会社が顧客に行なっている「朝メール・夜メール」というもののパク…もといリスペクト、オマージュです。

予定表と言いつつ、立てた予定通り進むことはほぼ無いですね。その時の気持ちで別のことをしようと思ったり、もっと大事なことがあると判明したり、割り込みタスクが入ったりという理由で、優先順位は時々刻々と変わります。数分前に立てた予定が変わってしまうなんてことは当たり前です。

月次報告書を作成しているときに、手を止め、立ち上がって体を伸ばし、コーヒーを淹れに行ったとしよう。その行動をしようと決めた瞬間にも、あなたはリソースの再配分を行なっている。理論的には、1日のうちに5万回以上、そのような優先順位の判断をしていることも考えられる（ある人が計算したところによると、私たちは毎日それだけの異なる思考をしているそうだ）。
（デビッド・アレン「ストレスフリーの仕事術 実践編」より）

優先順位に対する２つの姿勢
大別して、予定通りに進め割り込みタスクは翌日以降にまわすという方法と、割り込みを都度反映させて優先順位を変え続けるという方法があります。

今日予定していること以外は今日行わないと決めるのも、優先順位のつけ方としてはアリです。その一方で、割り込みタスクが発生して、何にも優先してそのタスクを完了させなければいけないときもありますね。

私は、後者寄りで仕事を進めています。「寄り」と書いたのは、all-or-nothingではないからです。タスクの性質によって、問答無用で実行を明日以降に回すものもあれば、「すぐ終わる」「1時間後までに必要と突然言われた。しかも社長から」といったものは「いや、明日っスよ」などとは言ってられないです。

優先順位はつけられるのか
究極的には「つけられない」が答えだと思います。死ぬときにやっと「ああ、これをやっておくべきだった」と分かる、という話もあります。どうせ100％正しい優先順位はつけることができないのだと思いつつ、その時その時で自分が考える最適な選択をするしかないという哲学的な答えになってしまいました。

優先順位を付ける覚悟

業務タスクを全て把握するようになってから、優先順位を付けるという行為の怖さを実感しています。なぜなら、最優先タスクを決めるということは、それ以外のタスクを全て先送りするという判断に他ならないからです。今、このタスクに取り組んで良いという強い確信・覚悟が無ければ、おいそれと優先順位というものはつけられるものではありません。

ボヤキ入ってしまいますが、優先順位を付けるという言葉を軽く使う場面が多いと感じています。その前にやるべきことはやっているのか。自分が抱えているタスク全部を把握して、終わらせるまでの手順がどのくらいあるのか、締切はいつか、などを見極めてはじめて優先順位付けはできるものだと考えています。そこまで分かっていれば、おいそれと「優先順位付けて頑張りまっス！」などと言えないはずだと、つい思ってしまいます。

余談・哲学的なそれに対応するシステムとは？
世の中には数多のタスク管理ツールがあります。私が作ったツールには、タスクごとに優先順位を付けて並べ替える機能はありません。作ったときは自覚していませんでしたが、優先順位は（究極的には）つけられないことを無意識的に感じていたのだと思います。

その場その場で臨機応変・当意即妙に優先順位が変化するような機能がなければ、ツールとしては優先順位付けの機能は無くても良いと考えます。どんなタスクがあるかリマインドしてくれる、今自分はこのタスクだけに向き合っていれば良いと教えてくれるだけで良いように思います。

会議後のタスク管理処理

会議に出た
何かの会議に出たとしましょう。何かの話が進み、会議が終わります。さて、次回までに自分は何をすれば良いのか。ノートには「新事業」「他社」「田中部長」との走り書き。

ノートにそんな走り書きだけあっても困りますよね。一体自分は何を聞いてこんなメモを残したんだと小一時間問い詰めたくなります。

さて何をするべきか？タスク管理の出番です。

会議メモ自体は、そのままでは依然として「気になること」でしかない。メモをしただけでは、整理できたことにはならない。収集は大事なステップだが、それだけで管理ができたわけではない。
（デビッド・アレン「ストレスフリーの整理術 実践編」より）

走り書きをタスクにしていく
それぞれの走り書きから自分がするべきことを「タスク」と決め、そのために行うべき具体的な行動を見つけ出し、それをツールに書く。これが、GTDでいうタスクの「見極め」です。

例えば上の走り書きからは、「新事業として、今お付き合いのある取引先に経営指導を行うことを考えている。他社はどんなサービスを行なっているか、マーケティング部の田中部長にヒアリングをして次回の会議に報告する」みたいなことがミッションとして出てくるわけです。

そして、そのミッションから「田中部長に経営指導他社事例のヒアリングをする」というタスクが書き出せます。そうしたら、「田中部長に、時間をいくつか提示してヒアリングさせてもらいたい旨のメールを出す」のが、次に行うべき具体的な行動となります。

ということで「田中部長にメールを出す」という具体的な行動をすれば良い、となりました。ノートの走り書きとは大違いです。走り書きを目の前に「…はて？」と腕組をして考え込まずにすみました。

会議の本来あるべき姿は
本当なら、その会議の進行役が最後のまとめで、次回までに「誰が」「何をする」を言わなきゃいけないんですよね。進行役は、参加者が会議後何やったらいいのか分からない状態にさせてはいけないのです。

ただ、べき論ばかり言ってもしょうがないので、自分でできることはやってしまうのが良いのではないかと考えています。

「次に取るべき具体的な行動」の作り方

どこまでら細分化すれば良いの？

見極めの中で重要な「次に取るべき具体的な行動」を明確にして書き出すという行為。どこまで細分化すれば良いのか分からないという人もいるかもしれません。

１つの指標として、「え？ここまで細かくするの？」というレベルまで細分化する、ということは私はよく言っています。でも、それだけじゃよく分からないですよね。

未来の自分に、今やっていることの手順書を作ってあげるという言い方もあります。それでも、一手順をどれくらい小さくすればイメージできないかもしれません。

ここで、タスク管理手法"GTD"の考案者デビッド・アレンのコメント。

ここで大事なのは、そのときどきの状況に加えて、どれだけ時間がかかるか、それぞれの行動がどれだけの時間を要するかを考えて行動を選択していかねばならないということである。
これもまた、具体的な行動をあらかじめ明らかにしておくべき理由の１つだ。「次にとるべき行動」にどれくらいの時間がかかるのか、ぱっと見て分かるレベルまで具体的にイメージしておこう。
（デビッド・アレン「ストレスフリーの仕事術 実践編」より）

ぱっと見て分かる

どれくらい時間がかかるのかがぱっと見て分かるのを判断基準とするのはいかがでしょうか。誰々にメールを書く。誰々からメールを受け取る。伝票を作る。見積書を作る。一部品の設計図を書く。当人にとって、このくらいの時間がかかるな、と予想できるようなものであれば、それを一手順、つまり１つの「次に取るべき具体的な行動」とする。

その行動の始まりから終わりまでが想像できなかったら、細分化が足りない証拠として、もっと細かくする。

さらに私の一工夫

ちなみに、私はこれに加えて、その行動の主体（その仕事のボールを持っている人）が変わるときには、必ず分けるようにしています。「同僚の誰々さんにチェックを依頼する」「誰々さんからフィードバックを受ける」といった具合。これは組織で仕事をするのにとても大事です。

時間の見積もりにも一工夫

余談ですが、こうして書き出した行動にかかる時間、10分だと頭に浮かんだら、書き出すときには機械的に2倍3倍して、20分や30分にしています。これをすることで、時間的精神的余裕が生まれます。むしろ、そのくらい余裕を持たないと満足に仕事ができない、という方が正しいかもしれません。

「しまった…」に一日中支配された日

朝一のミーティング

朝一番に大事なミーティングを持ってくるのも良し悪しだなと思いました。これを書いている本日（10/11）、偉い人たちとのミーティングがありました。事前に目的を共有していたものの、私の説明がトンチンカンになってしまい、一旦仕切り直しをしました。ミーティング自体は目的を果たして終わりました。

1日続く「しまった…」

偉い人たちはにこやかに、かつ優しく「一生懸命喋ってくれてるとこすまないんだけど、そういうことじゃないんだ」と言って、一旦落ち着いて仕切り直そうと、話を誘導してくれました。何も問題ないですよね。でも、私は「偉い人たちの時間を奪った…」というシマッタ感に支配されてしまいました。

それから終業するまで、息が上がるような、動悸が常に早い緊張状態のままでした。発達障害由来ではなく、私の性格による適応障害の現れでしょうか、

プレッシャーがかかるところになるとトンチンカンなことをする

↓

それによってミス、ミスまでいかなくても修正が必要なことをしてしまう

↓

それに気が付く（あるいは指摘される）と途端に「しまった…」と自責の念で頭がいっぱいになり、思考停止寸前になる

こんな経緯をたどり、一日中「しまった…」に支配されてしまいました。

さらに「あたため案件」発覚！

悪いことは重なるもので、数日あたためていたタスクの納期がガチで迫ってきていることがツールを見ていたときに分かりました。またまた「しまった…」発動です。

散々「タスクに着手するには」とか偉そうに書いておいてこの体たらくです。せめて笑いにしてしまえれば良いのですが、朝一のミーティングの件があるため、自責の念に打ちのめされながら帰宅している最中です。

周りにどんなにフォローされても、自らどんどん落ち込んでいってしまうので、他人の手の施しようがありません。分かってはいるのですが、「じゃあ自責の念、無し！」と消せるものではありません。

やっぱり中身は変えられない

さんざん自分を苦しめてきた自分の性格が大活躍となった本日、改めて自分自身を変えることはなかなか難しいもんだなと感じました。

だからこそ、明日まずあたため案件のタスク分解をきちんとして、自分の性格が悪く出ない環境にしよう、と心に決めた次第です。

ひとたびバランスを崩すとこんな感じになってしまう私ですが、そんな私でもいつもはタスク管理でやっていけているわけで、そのありがたさを逆に感じることができました。

同じような特徴を持つ方々、我々には我々なりの戦い方があります。頑張っていきましょう。

タスク管理でメンタルヘルスを安定させる

メンタルヘルスの経済学
「オイコノミア」というNHKのテレビ番組があります。経済学「エコノミクス」の語源の古代ギリシア語がそのタイトルになっています。毎回観ているのではなく、この回の「みんなで考えよう メンタルヘルスの経済学」というテーマにひかれて観ました。

メンタルヘルスに影響を与える三大要素
番組では特に会社での働き方とメンタルヘルスについて語られていました。精神的な健康を保つためには、次の３つが大事なのだそうです。

・労働時間
・裁量権
・コミュニケーション

労働時間は言わずもがなですね。裁量権というのは私にとっては目新しいです。

裁量権が無い状態
仕事をしていて裁量権が与えられないと、その人はメンタルを病んでいくのだそうです。「これを、こういうやり方で、このくらいやって欲しい」と指示されるだけなら、逆に楽ではないかと思います。でも、違うんですね。

仕事上の裁量権として、大きく分けて２つ説明されました。仕事の進め方の裁量権と時間の裁量権です。仕事の進め方の裁量権の話を聞いていたときに「これ、まんまタスク管理だな」と思いました。

仕事上の裁量権
仕事の進め方の裁量権とは、目標を設定し、その手順を決めて仕事を進めることだと番組では説明されていました。私が実践しているタスク管理手法"GTD"の第2プロセス「見極め」と同じことです。

「目的を明確にして」「目的達成までの具体的な手順、少なくとも次に行うべき具体的な手順を明らかにする」というのがGTDの見極めプロセスです。上司や外部からの指示に過ぎないことに、自ら裁量権を作り出しているわけですね。

タスク管理をやり始めて解放感・安心感を実感しているのは、このお陰だったのだなと改めて思いました。

コミュニケーションについて
裁量権をつくりだしていることで、コミュニケーションにも良い影響を与えていると考えます。「メンタルヘルスにはコミュニケーションが大事だ」と聞くと、社員同士仲良くするのが目的だと思う人が大半だと思います。実際、番組では社員同士の飲み会への補助金や、月に一回オフィスで社員が集まってパーティーをするという制度が紹介されました。

仲良きことは……
仲が良くなるのは大事ですが手段に過ぎないのではないかと思います。間違っても仲良くすることが目的ではないと思います。

以前、タバコを吸いに外階段に集まる人たちだけで仕事の話が進むという環境にいたことがありました。そこだけで通じる言語、言い回し、考えもあり、タバコを吸わない私は、仲良しタバコ仲間から外れているという蚊帳の外感が正直否めませんでした。

会社での、仕事上のコミュニケーションの目的は「必要なことを過不足なく正確に伝える、受け取ること」につきるのではないかと思います。退社後に仲良くパンケーキを食べに行ったり、「飲み会こそが本番の会議」などと言ってパワハラまがいの「指導」を行ったりするのが目的ではない。

人間関係を良くするのを否定しているのではないです。むしろ、飲み会は好きな方です。仲良くなるのは手段であって、目的と取り違えてはいけないと思います。

必要とされる「コミュニケーション」とは？
それをふまえると「必要なことを過不足なく正確に伝える、受け取ること」を、無駄な気を使わずにできるのが「コミュニケーション」の最終形ではないかと考えられます。

タスク管理"GTD"で必要とされている「タスクの目的」「タスクを達成する具体的な手順」を明らかにして、何らかのツールに記録し、必要なときに必要なだけその情報を取り出せるようにしておくことは、コミュニケーションをうまくやっていくのにとても重要なものだと感じます。極端な話、取り出した情報を読み上げるだけで簡潔にやるべきことや現状を説明できるからです。

タスク管理で裁量権をつくりだすオマケみたいなものですが、これにも大いに助けられていると感じています。

やっぱりタスク管理はメンタルヘルスに効果的
「やっぱり」とつけたのは、私が大いに実感しているからです。ただ単に仕事のリストを紙に書きつけるだけの小手先のテクニックと言うなかれ、実践すれば精神にも深く影響を及ぼすものだと、この番組を観て改めて思った次第です。

会社員のタスク管理に必須「ボール持ち」

タスク管理は人によって違う
私が常々ご紹介しているタスク管理の方法は、あくまで自分はこうやっている、という一例に過ぎません。

タスク管理手法として世界的に有名な"GTD"ですが、GTDですら、実際の方法論は千差万別です。そもそもGTDは、その差を許容しています。GTDの定める５つのフローを踏んでいれば、どんなツールを使おうが自由です。

さらに、GTDには「これはやってはいけない」とか「この規定に従わないとGTDとは認めない」といった決まりもありませんので、GTDのフローは踏みつつも別の概念を追加したりするのもアリです。

私の場合
私のタスク管理は、GTDを基としながらも、次の２点で違います。

①リストを分けない
GTDでは「いつかやることリスト」「連絡待ちリスト」「プロジェクト（=複数のタスクの集合体）リスト」「カレンダー」「次に取るべき行動リスト」という各種リストに分けていますが、それらを全部1つにまとめています。

②ボール持ち概念を追加
次に取るべき行動について、誰がその行動のボールを持っているのかを表示するようにしました。この概念、特に組織で仕事をする上では大事だと思っています。

会社員ならではの「ボール持ち」
おそらく、社会人の大多数を占めるであろう会社員の方々は、組織で仕事をするのがメインです。そうすると、誰がボールを持っているのかを明確にしないと、いわゆる「お見合い」をしてしまう可能性があります。お見合いはとてももったいないことなので避けねばならず、会社員として仕事をするには、ボールが誰持ちなのかを明確にするのは大事です。

しかも、いやらしい話、自分にボールがないことを言わないといけないときが、会社では往々にしてあります。「それは私のボールだったかも……」と手をあげれば喜ばれますが、それでドツボにハマることがあります。

組織で仕事をするには助け合いが大事ですが、一方で責任の所在は明らかにしなければいけないとも言われます。自分はやるべきことはやった、今は直接の責任はない、ということを言わなければならないときもあります。

冷静と情熱の……
冷静になって、ボール持ちを明らかにすることは大事だと身にしみて感じています。しかし同時に、当事者意識を強く持って、自分がボールを持っていなくても積極的にコミットして行動することも必要なことだと思っています。

今でも、自分はどのタスクにどこまでコミットすれば良いのかが分からなくなるときがあります。冷静と情熱の間を行ったり来たりの毎日です。