タスクの「見極め」、誰がする？
何を目的にするのか
業務タスクを抱えているとき、割と「あれ、これ何のためにやらなきゃいけないんだっけ？」と思ったりしませんか？
時折、その業務をやるためにその業務をやる、いわゆる手段の目的化になってしまっていることがあります。その場合によく出てくる言葉が「今までやってたから」。
業務をやるときに、必ず「目的」あるいは「望む結果」を明確にしないといつのまにかこうなってしまいます。
自分では目的が分からないとき
私は役職のないスタッフなので、上から仕事が降ってくることが多いです。そんな私にとって、何のためにやるのか分からない仕事が降ってくる可能性は大いにあります。
そんなときはどうするか。私は、仕事の依頼主がどんなに上の役職であってもこれは何のためにするのかを直接聞きます。
あまりないですが、その依頼主本人もよくわかっていないまま仕事を命じるときもあります。その場合は「この仕事は、最終的にはこうなっていればいい／こうすればいいんですね？」とこちらからある程度の目星をつけて目的を決めてかかります。それで良ければ、その目的で確定。何か違うのでなければ、むこうに修正してもらう。
目的を決める責任は？
相手が仕事の依頼主であった場合、その目的を決める責任は自分でなく相手にあります。ここで「自分が目的から決めなきゃいけない」「なんでもいいから結果を早く出して、その成果物を依頼主に判定してもらわなきゃいけない」と焦ってしまうといいことがありません。
ここで気をつけなければいけないのは、こちらで忖度して目的の定義からやると大変相手が喜ぶということです。喜んでもらえると嬉しいのでついやってあげてしまいがちですが、やめた方が良いです。アナタ目的決める人、ワタシ実行する人。
自分の手元にある仕事でも、その目的を決める責任はあなたにはありません。「この仕事は、最終的にはどういう状態まで持っていけば良いのですか？」と聞いたとして「それは自分で考えてよー」と言われたら、それは相手が自分の仕事を放棄して押し付けてきているに過ぎません。
やらなくていいことはしない。タスク管理の世界に限らず、重要な考え方だと思います。そして「目的を明らかにする」「そのための第一歩を明確にする」というGTDの原則は、この思考法に慣れることにも大変有効です。どんどん仕事のボールを投げ返しちゃいましょう。
反射的に「どんどん片付ける」癖もGTDで身に付けられる
タスク管理のイメージ
タスク管理の持つイメージは、長期的な展望が必要なタスクを、他の並み居るタスクと並行させながら確実に進捗させる、というものではないでしょうか。
しかし、タスク管理メソッドの１つであるGTDは、別の側面もあります。そもそもGTDはGetting Things Doneの略で、「物事をどんどん片付けていく」といった意味合いを持つものです。片付けられそうだと思ったものから次々に終わらせていくというのもまたGTDの推奨しているやり方の１つなのです。
「●●さんに電話しなきゃ」という行動が、今頭の中に浮かんでいるとします。それは、電話して用件を伝えるだけで済むのか、それともその電話から大きく話が発展するのか。言い換えれば、シングルタスクなのか、それともプロジェクト（＝タスクの集合体）のうちの１プロセスに過ぎないのか。前者であれば、タスク管理ツールに記録せず、やって終わりです。後者は、「望んでいる結果を明確」にして「次にとるべき具体的な行動」としての電話をはじめとする各手順も明確にする必要が＿＿タスク管理的に言うと＿＿あります。
特定のアイテムについて、次にとるべき行動を明らかにしていなければ、それに2分かかるのか2時間かかるのかが分からない。処理の済んでいない大量の文書やメールの中には、すぐにできる行動が含まれているものがたくさんある。それらを見極めて実行してしまえば、多くのことが片付き、着実に仕事が片付いていると実感できるようになる。
（デビッド・アレン「ストレスフリーの仕事術 実践編」より）
小さな単独タスクを次々に終わらせる
目の前から仕事の書類の束が消えていったり、TODOリストに取り消し線が増えていくので、いったん「この仕事は2分で終わる」と分かれば、とても気持ち良くタスクをこなすことができます。
2分というのはとりあえずの基準であって、それは人によっては1分だったり10分だったりします。個人的には、2分以上かかっても、記録に残さなくても良く、1アクション（メールを書く、電話をする、物を取りに行く）で終わる仕事であれば当てはまるのではないかと考えています。
「タスク管理」のイメージとは違い、非常に動的な、流れの速い様子がうかがえます。これもありだとGTDでは推奨しています。
私やスタッフがクライアントをマンツーマンで指導するときには、2分以内にできることをどんどんやってもらい、人に任せるべきものをどんどん任せてもらうようにする。指導時間の大半はこれらの作業に費やされるが、これをやるだけで時間の使い方が劇的に改善される。中には、この2分ルールを実行することで「人生が6ヶ月分増えた気がする」と言った人もいるほどだ。
（デビッド・アレン「ストレスフリーの仕事術 実践編」より）
今や時代は二刀流
今は、マルチタスクを計画的に少しずつ進めていくという仕事のやり方と、目の前にあるものを素早く片付けるというやり方の二刀流が求められているのではないかと私は感じます。どっしり腰を据えて長期的なスパンで完了させていく大規模な仕事と、日々割り込んでくる「これちょっと手伝ってもらっていい？」「あれちょっとやってもらえる？」といった短期的なタスクの両方を一人がしなければいけないという状況です。
そんな2種類のタスクたちの優先順位を効果的につけ生産性を向上させるためには、「これはすぐに終わるタスク！」とすぐに見切って、素早く着手してすぐに完了させるのもまた必要なスキルではないでしょうか。
GTDに慣れてくると、すぐ終わるタスクかどうかの見切りも上手くなっていきます。自分の予想通りにバッサバッサとタスクを斬って捨てる（ちょっと表現がよろしくないですが）のは、大変気持ちが良いものです。
書類を１か月あたためる男
ごめーん、1か月あたためちゃった！
自分が業務上のボールを持っている書類を1か月間あたためた人とミーティングをしました。開始早々、「いやーごめん、1か月オレがあたためちゃってさ」との話。その方の人徳か、まったく責める気は起きませんでした。
ミーティングの最中も何度となく中断して客先からかかってくる電話に対応。それを待つ私。電話が終わってから「ごめんね！じゃあ続きいこっか」と何事もなくミーティングは続きます。
程なくしてミーティングは終了。少し時間があったので聞いてみました。なぜ1か月間も書類をあたためて平気でいられるのか。いい意味で悪びれることなくいられるのか。こんなストレートな表現じゃないですけど。
自分だったら耐えられない
もし自分だったら、そんなことしたら部屋の隅っこで体育座りコース一直線です。頭が真っ白になって、思考停止してしまいます。数日はこの「やってしまった」事実をひきずり、著しくパフォーマンスは落ちるでしょう。そんなことが頻出したら、耐え切れずにそこを飛び出してしまうかもしれません。事実、そんな経緯で会社をドロップアウトした経験があります。
耐えられる力はつかない
最初は、そんな状況もいつしか耐えられるようになるだろうと思っていました。しかし、いっこうに耐久力はつきませんでした。もしかしたら、もうあと数年、失敗に失敗を繰り返したら、耐えられる力を持てたかもしれません。でもその前に私の精神が悲鳴をあげてしまい、おじゃんになりました。
そこから紆余曲折あり、「やっちまった！」をできるだけ重ねないようにすることで生き抜く術を身に付けました。それがタスク管理です。忘れてしまう特性があるのであれば「忘れてもいいようにフォロー体制を作る」が、タスク管理を運用している私なりの解です。しかし、「忘れることで起こる現実を受け入れる」という解もあったのです。
あたためつづける男の言葉
「どうして大丈夫なのか」と聞くと、「だってさ、そうなったらもうどうしようもないじゃん」という答え。忘れないよう、トチらないように気を付けるけど、そうなったらもうしょうがないって諦めるんだ、と。
忘れてしまったり、トチったりしたら「しまった！」と頭が真っ白になったりしないのか聞くと、「むしろ、今それが分かって良かったと思うようにしている」とのこと。確かに、何かあったらそれにクヨクヨせず素早く行動を起こすのは大事ですよね。
その方、タスク管理ができているかどうかというと、できていないのです。それでも、その方なりの方法で開き直って「水のようにすみきった心（タスク管理”GTD"の目指す心の境地）」を保っているのではないかと思いました。私は「それはスキル、才能ですよ」と言いました。その方は笑いながら「いや、褒められてる気がしないね」と返してくれました。そっすね、あはは！なんて言いながら、実にホンワカした気分になりました。
でもやっぱり自分は書類をあたためられない
ひるがえって、自分はその人のようになれるのかというと無理です。無い物ねだりですね。自分は自分なりのやり方があると思います。自分は、書類を1か月あたためずに心の平静を保つやり方が合っていると思っています。
「具体的」を欲しがるようになろう
曖昧表現に逃げる
「副詞に逃げる」と言う方もいますが、「『きっちり』頑張ります！」とか「『しっかり』やり抜きます」といった曖昧な表現を使うこと、ありますよね。例えば、営業が業績を報告して、目標に到達していない場合に、どのように報告するか。「今月の目標は売上１億円ですが、現在その半分も達成しておりません。今月残りの１週間、最後まで望みを捨てず、石にかじりついてでも頑張って達成に向けて業務にまい進いたします」といった報告というか決意表明のようなもの、聞こえは良いかも知れませんが、結局は「現状半分も達成していない」という報告を超える内容は無いのです。
望みを捨てなかったり、石にかじりついたりすることが重要なのではなく、具体的にこういう戦略（方法・手順）を用いてこのような結果を出します、という報告が経営層としてはきっと欲しいはずなんですね。目標に向けて、何を具体的に行っていくのかが知りたい。「もっと具体的に！」と叫びたいところです。
「日時を決めてボブと話し合う」という項目があっても、実際にとるべき具体的な行動との間にはまだギャップがある。あなたは、それを実現するために具体的に何をすべきか＿＿アシスタントにセッティングを任せるか、ボブにメールを送るか、直接電話するかを決めなければならない。（中略）「会って話したいというメールをボブに送る」という行動をきちんと決めることができてはじめて、あなたの脳は満足する。（中略）言い方を変えれば、この「次の物理的な行動を決める」というプロセスを怠ると、それはいつまでもあなたの頭にとどまりつづける、ということだ。
（デビッド・アレン「ストレスフリーの仕事術 実践編」より）
曖昧な目的のもたらす副作用
曖昧な目的は、何をすればよいのか分からないタスクとして頭の中にとどまりつづけます。脳内メモリがその分食われてしまいます。パソコンが重くなるのと同じことが、私たちにも起きるんですね。容量を食うデータがデンと居座っているパソコンは、動作が鈍いですし、時々落ちます。私たちも知らずそうなっているのが実情なのです。
そういったフリーズ直前状態の真っただ中にいるのか、それとも脱しているのか。それが分かる３つの問いがあると、タスク管理”GTD"の開祖デビッド・アレンは言っています。
・最初にやるべきことがぱっと思い浮かぶか
・その行動をやっている様子を想像できるか
・どこでそれが行われているかを想像できるかこの３つに明快に答えられなければ、思考プロセスは完了していない。
（デビッド・アレン「ストレスフリーの仕事術 実践編」より）
それでも「具体的に」と言い続けよう！
具体的で物理的な次の行動を決めるまでは、簡単に動き出してはいけないと思います。自分の頭の中で「それは具体的にはどういう行動か」と問い続ける必要があります。この問いは、しばしば相手がいる場で、相手に対していわなければいけない時があります。その場合、当の相手方は詰められているように感じるかもしれません。悪いことしてしまったな、と自分は思うかもしれません。でも、だからといって何をすれば良いのかわからないのに行動しだすことは仕事では特にご法度だと考えます。
副詞に逃げず、曖昧な表現にも逃げず、どんな小さなことでもいいから、具体的な次の行動を決めてから実行、を繰り返すのが良いと本当に毎日のように実感しています。
本当にタスク管理をやる時間が無いのか？問題を考える
「やる時間がなくて」
タスク管理を勧めると十中八九言われるのが「やれればいいんだけど、時間がなくてね」。ちょっと考えて欲しいと思います。
やりたくないのを言い換えているのであればしょうがないです。または、毎日200通メールが来たり、数秒おきに製造物が流れてきて作業をしなければいけなかったりする人も別です。
やる時間、本当にないのでしょうか。秒単位でやらなければいけないことがギッシリ詰まっているのでしょうか。
ふと発生した待ち時間なども「次にとるべき行動」をはっきりさせておかないと十分に活用することができない。例えばなんらかの理由で90秒の持ち時間があったときには、３人のスタッフにメールをすることが可能だ。だが、それが次にとるべき行動だと明らかにしていなかったせいでそれに気づかないことはよくある。そうなると90秒を漫然と過ごしてしまうことになる。
（デビッド・アレン「ストレスフリーの仕事術 実践編」より）
使途不明の「漫然と過ごしてしまう時間」
仕事が忙しいときによくあるのが「え！？もうこんな時間？」という感覚。私の経験上、これにはトリックが隠されています。朝9時に始業して16時にそう気がついたなら、純粋に業務を行っている時間は7時間ではないということです。もっと少ないです。
「お昼休みが1時間あるから」とか「タバコ休憩があるから」という理由ではありません。それらを差し引いてもなお使途不明時間があります。それが「何もせず漫然と過ごしてしまった時間」です。
無意識に過ごしてしまう
使途不明であるがゆえに、本人は無意識です。なので「え！？もうこんな時間？」となります。これをタスク管理ツールに入力したり更新する時間に置き換えられるとしたら、「やる時間がない」問題は解決するのではないでしょうか。
そこで直面するのが、無意識の使途不明時間の存在を認めることです。「いや、自分はそんな時間はない」と思っている方も、きっとそんなことはないはずです。
単にタスク管理の時間が加わって増えるだけ？
使途不明時間に加えてタスク管理ツール入力の時間も加わって、単に時間が増えるだけじゃないかとお思いかもしれません。これが不思議なことに使途不明時間がタスク管理ツールにかける時間に置き換わることが多いのです。タスク管理をすると、無意識に漫然と過ごしていた時間が減ります。私はそれでもボーッとしてしまいがちですが。
少なくとも、私の経験上、タスク管理のおかげでこの通り考えるようになりました。もし「時間がない」という理由で思考停止してしまっているのであれば、それはもったいないことだと思います。
「実行」するパワーを会得するための準備
時系列別、タスク管理の３つの過程
タスク管理"GTD"では、時系列で大きく３つに分けられます。下準備、実行、後処理です。
下準備は「収集」「見極め」「整理」
実行は（そのまま）「実行」
後処理は「見直し（更新）」
この３つの中であえて１つだけ大事なものを挙げるとすれば、どれになるでしょうか？
あなたが望んでいる結果は行動することによってのみ現実化する。望むべき結果を達成するには、実際にパソコンのキーボードや電話のボタンを押したり、車に乗り込んだり、口を開けて言葉を発したりする必要があるのだ。
あまりにもわかりきったことだと思われるかもしれない。だが、この（実行）ステップに奇跡のような驚くべきパワーが宿っていることは、私が保証する。
（デビッド・アレン「ストレスフリーの仕事術 実践編」より）
一番大事なのは「実行」ステップ
GTDは、とかく下準備段階のシステム作りに目が行きがちです。色々工夫のしがいがあり、個人でのカスタマイズが大きく必要とされるからです。
ここでいったん、何のために下準備をするのか。そして、何のために後処理をしてその後に備えるのかを考えてみます。すると、すべては無理なく気持ちよく実行できるためのお膳立てをしているに過ぎないのではないかと思うのです。つまり、「実行」が一番大事なのです。
GTD習得のための好循環
とはいえ、実行ステップ以外の４つのステップを軽視して良いわけではありません。それでは、「とにかく何も考えずやってみろ。話はそれからだ」という根性論・精神論に成り下がってしまいます。
多少面倒臭くても（そしてそれは無駄ではないことがあとで実感できる）下準備をしっかりして、実行ができる環境を作ることで、「実行できる」という自信、実行ステップの持つ"奇跡のような驚くべきパワー"を実感することが、大きな推進力になります。
下準備や後処理が周到にできるからこそ、実行が確実にできる。実行が確実になると自信が増し、より下準備や後処理に精を出す。この好循環にうまく乗ることが、GTD習得の肝だと考えます。
タスク管理ツールの更新は、作業から次第に快感に変わっていく
ツールを見直す２つの目的
タスク管理”GTD"では、信頼できるシステムにすべてのタスクを預けて、現状をそれに反映させる「更新（見直し）」を必須としています。「信頼できるシステム」は「タスク管理ツール」と読み替えることができます。
GTDの考案者デビッド・アレンは、ツールを見直すには２つの目的があるとしています。
システムの中のものを「見直す」目的は２つある。（中略）１つは、それぞれの項目を最新の状態にすること。もう１つは、そうすることによって事態をきちんと見通せているという確信を持てるようにすることだ。（中略）片方を達成するともう片方も自然に達成される。
（中略）
「見直し」によって、やるべきことのリストが更新されていくが、この作業を通じて、将来への見通しも同時に改善されていく
（デビッド・アレン「ストレスフリーの整理術 実践編」より）
最新の状況になる気持ち良さ
１つめの「それぞれの項目を最新の情報にすること」自体がすでにスッキリ感があります。例えて言うなら、デスクの上を整理整頓して得られるもの。スッキリしますよね。
誰ですか？「自分は整理整頓していなくても十分スッキリして仕事ができる」とか言っている人は。ええ、実は私です。整理整頓できない言い訳としてこう言っていました。
今でも、物が乱雑に置かれている自分の部屋の整理をしなきゃいけないときは、自分に対してこの言い訳をしてしまいます。良い子の皆さんはマネしちゃダメです。
見通しがつく気持ち良さ
１つめの目的を達成すると、目の前のタスクを完了するまでのイメージがつくようになります。これが2つめの目的です。この気持ち良さは格段です。仕事をやる上で発生する「これどうしよう」「進め方がわからないのに締切だけが迫ってくる」という不安が解消される気持ち良さです。
この不安はいつものしかかっているので、解消されないとそのスッキリ感は味わえません。ただし、いったんその解放感を味わうと、いかに今まで肩の荷が重かったかを知ることになります。
継続した成功体験となる
この「肩の荷下ろし」は、れっきとした成功体験です。つまり、タスクを完了させるごとに成功体験を積んでいるということになります。特に２つめ「見通しがつくようになる」ことは、単なる更新作業を快感へと変えていきます。
私のタスク管理ツールでは、１タスクを完了させるごとに「シュッ」と一行消えます。この「一行シュッ」がもはや快感以外の何物でもなくなります。単なるエクセルの行が消えるだけのことに、快感を覚える変態になってしまいました。しかもこの変態システム、タスクを進めずにはおれない身体になるという良い変化をもたらしてくれました。そのおかげで、PCの画面に見入ってはニヤニヤするというド変態行為を堂々とすることができるようになりました。
……いいのか？
