GTDの「整理」
GTDの収集・処理・整理・実行・見直しの５つのプロセスのうち、整理の話です。
収集したタスクを、
捨てるか、2分以内に完了させるか、タスクリストに記入してから実行するかを判断(=処理)して、
整理のプロセスでは、それらのタスクをどのようにタスク管理表等のツールに入力するかを行います。
お手本では、
参考資料(=実行しないが参考になるもの)
プロジェクトリスト(=複数のタスクを実行して完了させる仕事)
カレンダーに記入する行動(=特定の日にやるべきことのリスト)
次に取るべき行動のリスト(=すぐに着手できる全てのタスク)
連絡待ちリスト(=他の人に任せたタスクのリスト)
いつかやる／多分やるリスト(=今は実行しない・できないが、やれたらやりたいこと)
に分けて、それぞれのリストに入力します。
次に取るべき行動のリストを見ておけば、今自分がやるべきことの全体が分かり、「自分が知らない、他のタスクがあるんじゃないか」という不安から逃れることができます。
来るべき日が来たら、カレンダーに「その日必ずやらなければいけないこと」が書いてあるので、その日限定のタスクをやり漏れることがありません。
連絡待ちリストに載っているタスクは、自分の手を離れているので、ひとまず考えなくて良く、これらのタスクからの解放感があります。
そして、このタスク管理ツールに自分のやるべきことを全部書くことで、記憶の外在化をします。
記憶の外在化によって、自分の抱えているタスクをいつ忘れても良い状態にしておける、GTDの大きなメリットが得られます。
紙等に書いたものはなくならない、という至極当たり前な話ですが、これで私はどんなに助かっているか……
ただし、私は少し違った形で、この「整理」をしています。
次回は、それを説明します。
