タスク作成のセンス「段取り力」

GTDで大事なプロセスの１つ「タスクの分解」

私のツールや、私がGTDを教える相手には、このタスクの分解を強く意識してもらうようにしています。

段取り8割とはよく言いますが、仕事を引き受けて段取りが見えているのといないのとでは、まず仕事の進捗のスピードが違います。

社員の会合を外部の会場でする、という仕事があったとき、まず会場を予約して、その次に「うーん、なんだっけ？」と考えて、「あっ！役員のスケジュール押さえなきゃ！」と気が付く。

この「うーん、なんだっけ？」の時間が意外なタイムロスであることになかなか普通は気が付きません。ちょっと考えてすぐに取りかかれるならまだいい方で、「ちょっと置いとこう」と、タスクを放置すると、それだけで1日2日は余裕で過ぎてしまうのは、仕事あるあるではないでしょうか。

段取りをしていないと、この時間が積もり積もって、開催までのスケジュールを圧迫します。

次に、段取りが決まることで、精神的負担が軽減されることも、大きなメリットです。

先の例でいくと、

会場予約

↓

役員のスケジュールを押さえる

↓

必要な設備を確保する

↓

飲食物を手配する

↓

・・・

といった具合に、タスクが分解されることで、都度立ち止まって考えるという労力が不要になります。

もちろん、役員の予定が変わったとか、会場を間違えて予約していたとか割り込みタスクが発生したら、その時に段取りを組み直せば良いですね。

ドラゴンクエストの動く床の上を歩くように、あらかじめ方向が決まっている上を自分で操作しないで自動的に滑っていくような、そんな感じになります。

このようなメリットがあるだけでも、かなりストレスフリーになることができます。

私の経験から言うと、タスクを分解する力「段取り力」は鍛えられます。題名にセンスと書きましたので、このセンスは磨くことができます、とも言えますね。

私、昔は段取りが苦手でした。上司が「我々の仕事は段取りが大事だ」とことあるごとに言っていまして、その度に「段取り？何それ美味しいの？」状態でした。

そんな私が、乱取り稽古のように色々な種類のタスクを分解し続け、それを記録することで「段取り力」を上げることができています。少なくとも、タスクの分解を楽しんですることができるようになっています。

もちろん、最初の目論見通りに事が進む時ばかりではありませんが、GTDで「段取り力」が上がるのは確かなようです。