タスク管理でのリマインダー
レビューの重要性
何か会社でイベントがあるときは、その事前の把握が大事だということは皆さんご承知のことと思います。
事前把握に限らず、すでに行った行為や起こった出来事を振り返って改善するのも含めて、タスク管理ではこれをまとめて「レビュー」と言います。
過去のことを振り返るときも、今後発生することを事前に把握するときも、その対象となる行為や出来事が認識できないと意味がありませんよね。
せっかく「さぁ、今週は何をするのかな」と考えても、スケジュール帳には何も書き込まれていなければ、レビューのしようがありません。あるいは、せっかくスケジュール帳に書き込んでいても、それを開くということをしなければ、これまた意味がありません。
やるべきことが目に入るためには
レビューするために「やるべきこと」を把握できるようにしておくことが、タスク管理のシステムでは重要とされています。せっかくやるべきことを書き出しても、定期的に見直され(レビューされ)なければ、継続的なタスクの管理ができなくなるからです。手帳は、定期的に開かれなければ意味がないのです。
友達のことをもっと大切にしたり、ちょっとしたプレゼントをあげることをうっかり忘れる。信じられないかもしれないが、単に楽しむということさえも忘れる。来週、私と一緒に働いてくれる人たちにしてあげようと思っていたことも忘れる。雨降りの土曜日の午後にやれば最高だ!という行動がいくつもあったはずなのに、いざとなるとそれらも忘れる。そして、夢見ることさえもときに忘れてしまう。
(中略)だから、私はリマインダーを使う。そして毎週のレビューにはかならずそのリマインダーが目につくように仕込んでおく。シンプルだが、それこそ世界を変えてしまうぐらいの破壊力をこの「週次レビュー」は持っている。
(デビッド・アレン「ストレスフリーの仕事術 仕事と人生をコントロールする52の法則」より)
リマインダーというシステム
定期的なレビューを可能にするために、「さぁ、レビューしますよ」というメッセージを発してくれるのがリマインダーです。カレンダーなどはその良い例です。カレンダーは必ず1日に数回は見ますね。「19時から取引先の〇〇商事と会食」という内容がカレンダーの2月10日の欄に書かれていると、自分にリマインドしてくれます。これがリマインダーです。
では、タスク管理システムにおいては何がリマインダーなのか。難しい問題です。市販のタスク管理ツールでは、あらかじめ設定した日時にピョコンとパソコンの画面上にアラートが出てくるようなものもあります。それも良しです。google calenderを使っていますという方、それも良しです。
つまり、カレンダーだったり、トイレの壁だったり、玄関のドアだったり、しょっちゅう必ず見るものをリマインダーに設定すれば良いのですね。
タスク集約画面をしょっちゅう見る
私は、タスクを集約して表示する画面を自作ツールで作成して、そこを見ればレビューができるようにしています。
一仕事(1タスク)終えたらその画面に戻り、実行すべきタスクを選択し、また終えたら集約画面に戻るのを繰り返しています。集約画面とタスク実行を行きつ戻りつするわけです。
内勤でパソコンが常に目の前にある環境であれば、このやり方でかなりいけます。目の前にパソコンがある限りは、画面がリマインダーの役割をしてくれているからです。
自分の生活で、必ず見るものを見つけ出しリマインダーとすること、あるいはリマインダーとしたいものを決めて必ず見るよう習慣づけること、このどちらかがタスク管理成功の鍵を握っているといっても過言ではありません。
タスク管理システム構築の一助になれば。