タスク把握と見極めの流儀

調子に乗って第2弾

タスク分解の流儀という題のエントリーを書いたのでその第2弾を調子に乗って書きます。タスク管理手法"GTD"の「把握」と「見極め」を私はどうやっているか、の説明です。

前提として、内勤の事務職でパソコンが目の前にあることが多いという設定です。

全てのタスクをツールへ！

最終的には全てのタスクをツールに落とし込むところまでやってタスクの把握が終わります。タスク管理ツールにないものは自分のタスクではありません。向かいのホームや路地裏の窓、ましてや旅先の店や新聞の隅にもないのです。

タスクがツールに行き着くまで

まずはメールを読んでツールに入力するパターンです。私はこれが多いです。１つのメールを読んで、すぐ（2分程度）に終わるものでなく、自分が対応する必要があるものであれば即座に入力します。

次に多いのは、口頭や電話で言われてツールに入力するものです。タスク管理ツールは常に目の前のパソコンで開いているので、聞き終わったらすぐ、もしくは聞いている最中からツールに打ち込みます。

ただし、メールを読んだ後にしろ、口頭で言われた後にしろ、すぐにツールに打ち込めないときもありますね。そんなときは、あらかじめパソコンと自分の間の目の前に置いているノートにメモします。「2/28 ミツモリ タナカ」とか、サササッとかける程度に省略したメモです。後でそのメモをツールに入力します。

「見極め」は入力と同時に

タスクの見極めとは、①タスクの目的を明らかにして、②その目的を達成するのに必要な手順を明確にする（タスクの分解）に分かれます。

私は入力と同時に、少なくとも上の①もやってしまいます。メールを読んだらすぐに「昨日の会議議事録を3/5までに作成する」といった明確な目的へ言語化してすぐツールに入力します。

かなりの場合、とりあえずのタスク分解もその時点で入力してしまうのですが、少なくともタスクの目的（タスク名）さえ入れれば良し、としています。

把握と見極めの流れ

ということで、以下のような流れになります。

メールか口頭によりタスクが発生

↓

（場合により、ノートにメモ）

↓

頭の中でふさわしいタスク名を考える（見極め①）

↓

パソコンにあるタスク管理ツールへ入力（把握）

GTDの把握と見極めの本質

これで私は今のところ破綻なくGTDを運用できています。シンプルですが、必ず１つのリストに集約され、しかも実行しやすいタスク名になるので、抜け漏れしてしまう「把握」のリスクが減り、把握したけど実行されないという「見極め（の①）」のリスクが減ります。

このエントリーは私のやり方の紹介ではありますが、本質はこのようなものかなと思っています。