ForGetting Things Done

「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

「やるべきこと」を集めたらしなきゃいけないこと

「集めたタスクの意味を明らかにする」
いきなり「集めたタスクの意味を明らかにせよ」とか言われても、何をどうすれば良いのかイメージ湧かないですよね。

 

一言で言うと「望む結果を明らかにする」です。例えば、月曜日の午前11時に上司から「来週の予定、よろしくね」と言われたとしたら、「来週の予定を上司に知らせる」という風に情報を補完しないといけません。これが「タスクの意味を明らかにする」とご理解下さい。

 

ただ、それでも実は明らかではないんですね。自分であれば「いつまでに」「何を」「誰に」「どういう方法で」「どうする」を決めるまでは、そのタスクは明らかではないと感じます。「来週の予定」タスクであれば、「今週の金曜日の17時までに」「来週の予定を」「上司に」「メールで」「報告する」というレベルまで決めます。

 

GTDの「見極め」ステップ
このプロセスをGTDでは「見極め」と言って、タスク管理の重要なステップの１つとして定めています。

このステップでは、曖昧なものや意味がよくわからないものにどう対処していくかを考えていく。これは私たちにとっては、すでに馴染みのある作業だ。ただ、違うのは、ふだんは無意識にやっていることを意識的にやるという点である（GTDの原則の多くはここがポイントになっている）。意図的に意識を集中させて生産的な思考を行うと、そうでないときよりも、ずっと大きな価値を生み出すことができる。これは誰でも訓練することで習慣にしていくことができる。
（デビッド・アレン「ストレスフリーの整理術　実践編」より）

 

無意識でやっていることを意識的にやるのが大事
言ってしまえば、５W1Hとか、「いつ」「どこで」「だれが」とか、昔から誰でも聞いていたり知ってることだと思います。でも、まずそれを憶えておくのは難しいですね。さっき挙げた「来週の予定」について「いつまでに」「誰に」「どういう方法で」「どうするか」を何も見ずにスラスラ言えるかというと、言えない。だから意識できるように書き出すわけです。憶えられないから書き出しておくということです。

 

このステップは誰でも訓練することで習慣にしていくことができるとデビッド・アレンは言っています。何百人もの人たちをコンサルティングしている彼ですので、ほぼ間違いないでしょう。「誰でも」というのはつまり一部のハイクラスの人たちだけのテクニックではないということです。我々でも（これをお読みのハイクラスの方ごめんなさい）、繰り返していけば次第に慣れて、「見極め」ができるようになります。

 

私は、やるべきことを集めたら、飽きもせず「見極め」をやっています。それがGTD運用の大事な要素となり、結果的に生産性を上げることにつながっていると強く確信しています。

「締切」について考える

「締切」と二人の人物

ネット上で見た二人の人物の話をします。

まずは、田口一成さんのTEDの講演。とても良かったのでご紹介します。

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思い込み
なぜ仕事をするかという問いに答えが出せずモヤモヤしている人は多い。あるいは、答えは出ているのに、それを実行に移せないという人もいますね。「今さらそんなこと考えても」という考えが大勢を占めていると思います。個々人の思い込みではなく、ほぼ常識とまで流布しています。

 

田口さんの想い
そんな考えに真っ向から対峙するのが田口さんです。「ソーシャルビジネス、社会問題を持続可能な経済活動を通じて解決しようとする事業は儲からないという考え」が蔓延している世の中に「それは思い込み」だと怪気炎を上げました。

 

実際に、貧困にあえぐ葉巻タバコ生産農家にハーブを生産してもらい、流通も一から考えて、2014年には年商8.4億円という規模にまで成長させました。

 

年に2回牛を捧げるというイスラム教の教えから、牛皮の製品を作ることを、アジアの最貧国で、その人口の9割をイスラム教徒が占めるバングラデシュで展開し、2年間で300人の雇用を創出。

 

「ソーシャルビジネスは儲からない」を跳ね返して、収益を上げています。最初から駄目だと決めつけずに、やりたいと思ったら、その目的に向かってまずは取り組んでみる。実績を伴ったその話は、我々が「常識」を疑うには十分なインパクトを持っていると思います。

 

田口さんのポリシー
さらに、田口さんのポリシーで強烈に共感したのは、「皆んなに等しく降りかかってくる寿命。時間が進むごとに確実に死へ向かっていっている」ということ。

 

その一方で、「何かを成し遂げた人」としてTEDで講演する違和感も語っていました。「自分は特別なことは何もしていない。問題を見つけて解決する、当たり前のことをしているだけ。だからTEDで講演するようなところまで達成していない」ということを、TEDのスタッフからの講演要請がしつこかったという冗談を織り交ぜながら話しておられました。

 

問題を見つけて解決するという当たり前のことをするだけ。その繰り返しである。私から見れば素晴らしい業績をあげている方も、ご本人の実感としては、分解したらある意味大したことない現実的な一手一手の行動を続けているだけ。そんな大したことない（ように見える）行動を常に続けていられるのは、自分の残り時間を強烈に意識しているからなんだと、深く考えさせられました。

 

最後まで「当たり前のことをするだけ」
この記事を書く前に、AbemaTVの「土曜theNIGHT」の「生きる事を考える」に出演されていた末期がん患者さんの広林依子さんが亡くなられたことを知りました。1か月前に番組で元気そうに話していたのに、と複雑な気持ちになりました。この記事でご紹介したい、ネット上で見た二人の人物の二人目です。

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 その広林さんが言っていた「人生の締切が宣告されたことで、自分のやりたいことの優先順位がはっきりつけられるようになり、どんどん着手できるようになった」という言葉が思い出されます。

 

着手できないのは着手できる粒度までタスクを細分化していないから、というタスク管理の公式があります。しかし、現実的でそう遠くない先の日付に締切が設定されれば、多少粒度が荒くても否応なしに着手するんですよね。そして、締切のないタスクは無いはずで、そこを意識したらものすごい勢いで物事を進められるようになるはずなんだよな、と思いました。

 

「締切」「やるべきこと・やりたいこと（タスク）」「優先順位」「現実的な次の行動」。タスク管理でもお馴染みの言葉ですが、より身に染みて考えさせられました。

肝に銘じている「自分を信用してはいけない」の意味

「自信を失え」という意味ではない
むしろ自信は大きくなるべきだし、自分を信用しなくなったら自信がはるかに大きくなりました。矛盾するようですが、私にとってはまごうことなき真実です。

あなたの心はアイデアを思いつくことはできても、それらを保持しておくのには向いていない。そうしたアイデアは外部に書き出してしまおう。大切なのは「気になること」を頭に溜めこまずに、それらについてどうするかにもっと注意を向けることだ。
（デビッド・アレン「ストレスフリーの整理術 実践編」より）

私が考える、持ってはいけない「自分への信用」は、自分が記憶媒体として使えるという信用のことです。要するに「忘れない」という思い込みを捨てよということです。

 

「忘れたらどうする？」への返答

そんなこと言ったって、記憶していないと生活していけないんだから、「頭に入れる」という形の情報保存方法はアリなんじゃないか？と思うかもしれません。でも、そう思い込んでいる人に「忘れたらどうするの？」と問いかけたらどう答えるでしょうか。

 

忘れても大勢に影響がないのであれば「別にいい」という答えになります。その場合は何も私からは言うことはありません。

しかし、この情報は正確に保存しておかないと大変なことになる、といった場合はどうでしょうか。仕事に関する情報はこの類だと思われます。

 

「仕事の納期、メモとるのを忘れちゃったらどうするの？」という質問に対して、「すみません、メモ取りますのでもう一回確認させて下さい」以外の答えで、私は満足な答えを聞いたことがありません。「忘れないように頑張ります！」とか「気合いで覚えています！」といった返答はそもそも答えになっていないですね。

 

他人事ではない

こう書くととんでもなく間抜けなサラリーマン像を想像するかもしれません。でも、記録を残さずにいたり、あるいはメモを書いた付せんが剥がれて紛失してしまったり、という経験のある人は、ほぼこの人と同じ穴のなんとやらです。

 

持つべき自信とは

仕事を確実にこなすためには「忘れてもいいように準備をしている」が正解だと思います。そして、忘れてもいいという安心感が、本来持つべき自信を与えてくれます。そういった形で自分をバックアップしてくれる方法論がタスク管理"GTD"だと実感しています。

 

「忘れない」という根拠のない自分への信用は百害あって一利なしなので、そんな信用はすぐに捨てることをお勧めします。「自分は忘れてもいいんだ」という安心感が等身大の自分を認めることを許し、自己肯定感が生まれます。

 

発達障害の不注意優勢特性を持つ私にとって、自己肯定感を得ることは死活問題でした。タスク管理は、同じような特性を持ち悩んでいる人の道しるべになると確信しています。

「収集」したタスクには義務感を持たなくてもいい

収集しづらい人、しすぎる人
先日、「自分は要領が良くない、と思い込んでいる人のための仕事術 実践編」をやってみたときにこんなことがありました。参加者の皆さんに、あらかじめ自分のやるべきことを25個書き出して下さいと宿題を出したのです。そして当日、興味深いことに「書き出すのが大変でした」という方と「書き出したらたくさん出てきて逆に困った」という方がいらしたんですね。

 

収集しすぎる人へ
特に後者のタイプは、タスク管理を運用する上で「こんなにたくさんタスクを抱えて、全部やりきれない（泣）」とお思いになるかもしれません。

 

そんなあなたに朗報です。全部やらなきゃいけないというのは、もしかしたら取っ払ってもいいんじゃないんでしょうか。

 

「収集」はあくまで「収集」
ここでGTDの基本に立ち戻って考えます。収集とは、やるべきことを書き出すこと。ただそれだけです。「そういえば台所を掃除しなきゃな……そういえば、どうしても落とさない汚れがコンロにあったなぁ。あれ、どうやって落とすんだろう……ハァ、気が重い」とか考え出すと、やるべきことを書き出す作業が進ま止まってしまいます。

 

収集して、実行しないタスクもある
例えば一瞬「世界征服」と思い浮かんだとします。GTDのセオリー通りに進めると「世界征服」と書き出すことになります。でも、実行するかしないかというと、ほぼ全員が実行しないわけです。

収集というステップは、目標や計画について決断することとは、まったく別の作業だという認識を持つ必要がある。
（デビッド・アレン『ストレスフリーの整理術 実践編」より）

 

収集済タスクを実行する義務はない
そもそもタスク管理は、余計なことを考えずに集中できる環境を作るのが大事だとされています。「収集すること」は是非習慣化するくらい徹底してやるべきですが、「あ、これってできないかも」「こんなに書き出したら体がいくつあっても足りないですよ…」と収集したタスクを実行する義務感を覚える必要はないです。収集に集中する。ただそれだけです。

 

「美味しいご当地ラーメンを通販で100箱買う」と「部屋の荷物を整理して捨てる」というタスクが頭に浮かんだら、それは是非書き出すべきですが、実際にその両方を達成しなければいけないと思う必要はないわけですね。私の感覚ですと両方いっぺんに達成することは無理です。だからといって書き出すことを止める必要はない。

 

真面目な人であればあるほど、書き出して収集したタスクに「これをやるとしたら」と義務感を覚えるものです。そこを、半ば機械的に、他人事として捉えるのが、GTDの収集プロセスを上手くいかせるコツではないかと考えています。

タスクの「収集」は基本中の基本

タスクの「収集」を改めて考える
あまり考えたことはありませんでした。あまりに当たり前過ぎるのです。「やるべきことを書き出す」だけです。しかし、考えてみたら「本当に全部『収集』できているか問題」があるんじゃないかと。

「収集のプロセスを邪魔する要因を徹底的に取り除くこと」
（デビッド・アレン「ストレスフリーの整理術 実践編」より）

私の感覚では、「こんなことも書き出す必要あるの！？」と思うようなことも書き出すようにしています。「●●さんに500円返す」とか「営業から返却されてきた印鑑証明書を金庫にしまう」といったこともです。「こんなこと忘れない」と一瞬思いますが、「いや、自分は絶対に忘れる！」とすぐさま否定して、書き出しています。結果、忘れ対策に大きな成果をあげています。

あなたが考えていることは、あなたが考えている以上にたくさんある。すべてを目に見える場所に書き出して、心の”全容“を見極める行為は、ほとんどの人にとっては未体験のものだが、ひとたび達成してしまえば驚くような変化が起こってくる。同じことを話すときもより突っ込んだ話ができるようになり、細部に目が向くようになって、創造的なアイデアが浮かんでくるようになる。
（デビッド・アレン 同著）

雑念が脳内メモリを圧迫する
タスク管理の一丁目一番地「タスクの収集」は、ただ雑多に放置されているものを一所に移動して集めるだけのものではないと考えます。雑念が少なくなり、他のことを考える余裕ができるんですね。雑念というと難しいんですが、「これ覚えておこう」とか考えて書き出さないでいたタスクがふわっと脳裏をよぎるんですね。そうしていったん気になったタスクは、頭から離れずにまとわりつきます。それが雑念です。まとわりつき系のタスクがいつしか多くなり、脳内メモリを圧迫して余裕がなくなる、というわけです。

 

脳内メモリを開放すると・・・
逆に、自分の頭からタスクを引きはがした結果、「こんなことはどうだろう？」「これ面白いかも！」と思いつく頻度が増した気がします。証明ができないのが歯がゆいですが、精神的に余裕がある状態とない状態、どちらが自由に思考できるかと問われれば、言わずもがなですね。ひらめきの瞬間が訪れやすくなります。

 

「信じるも信じないもあなた次第」ではありますが、タスクの収集は忘れ対策とひらめきに有効だと言えるのではないかと考えます。

タスク管理ツール、メモ帳を使うかＰＣを使うか

ツールは大事
人間は道具（ツール）を駆使することで自分の能力を拡張してきました。象徴的な話をスティーブ・ジョブズが語っています。

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ジョブズはかつて「パーソナルコンピュータとは何か」と聞かれてこんなことを言っている。

それについては、自転車とコンドルとのアナロジーで答えたい。数年前に、僕は「サイエンティフィック・アメリカン」という雑誌だったと思いますが、人間も含めた地上のさまざまな動物の種の、運動の効率に関する研究を読みました。その研究はＡ地点からＢ地点へ最小限のエネルギーを用いて移動する時に、どの種が一番効率が良いか、結論を出したのです。結果はコンドルが最高だった。人間は、下から数えて３分の１のところにいて、あまり印象に残っていません。

しかし、人間が自転車を利用した場合を、ある人が考察しました。その結果、人間はコンドルの倍の効率を見せました。つまり、自転車を発明した時、人は本来持っている歩くという肉体的な機能を拡大する道具を作り出したといえるのです。

それゆえ、僕はパーソナルコンピュータと自転車とを比較したいのです。なぜなら、それは、人が生れながら持つ精神的なもの、つまり知性の一部を拡大する道具（ツール）だからです。個人のレベルでの生産性を高めるための特別な関係が、人間とコンピュータの関わりの中で生まれるのです。

 

特にツールに頼るべき人たち
私は、その発達障害特性からか、仕事の抜け漏れや忘れ、仕事を段取って締め切りまでに終わらせることに対して極度に苦手意識を持っていました。同じような特徴を持っている人は少なくないはずです。そんな我々は、そもそもツールに頼って特性を補っていかないと、（極端な話）生きていけないのだと考えています

 

ツールの存在を肯定
精神論で、物に頼るなんて情けない、ツールなんかに頼らず頑張るべきだという考え方があるように感じます。業務タスクを整理するために「整理のための時間」をわざわざ取るなんて無駄だということでしょうか。

 

実際、タスク管理ツールを作って利用するようになって思いますが、タスク管理をする時間を惜しむ人は、結果的に無駄な労力を費やす、非効率的な働き方になってしまうと思います。ツールの存在を肯定して、積極的に自分の能力を拡張していくのが、人間がコンドルに勝ってきた流儀なのではないでしょうか。

 

GTDでもツールは重要
タスク管理手法"GTD"においても、ツールは大事な位置付けをされています。いわゆる「GTD本」では具体的にどんなツールをどのように使うかまで事細かに言及されています。

 

収集ツールが手近なものであるほど、使う機会も増え、自由に考えたりアイデアを出したりできるようになる。私がこれまで最も使えると感じたツールは２つある、１つはメモ帳と小さなペンを収納できる財布で、（中略）もう１つはノートＰＣだ。前者で意味や価値のありそうなアイデアをもれなく収集し、後者を使ってそれらの考えを管理している。私は注意のアンテナに引っかかったことをすべて収集する自分専用のシステムを確立しており、何でも取り込む習慣が身についているので、外で頭がすっきりした状態を保つのに必要なのはメモ帳であることが多い。

（デビッド・アレン「ストレスフリーの整理術  実践編」より）

  

ＰＣに脳の一部が移植される

気味悪く思うかもしれませんが、私にとってExcelで作ったタスク管理ツールは、自分の脳が拡張してＰＣの内部に巣食ったもののような感覚です。ＰＣにインプットされているこのExcelデータは、私の脳の一部です。そして、このExcelの画面デザインが逆に私の脳内のタスク管理のイメージを侵食してきています。

 

やっぱりオカルトチックになってしまいましたね。職場のＰＣに目鼻口ができて「やあおはよう」とか言い出す夢を見ないよう願っております。

超実践的！「自分は要領が良くない、と思い込んでいる人のための仕事術　実践編」閉幕！

イベント無事終了しました

私とひばちさん（@Evaccaneer)で開催した、タスク管理についてのとても実践的なイベント「自分は要領が良くない、と思い込んでいる人のための仕事術　実践編」が、昨日無事終了しました。

www.kokuchpro.com

 

余韻とその原因

とても良い余韻が残っているので、その勢いで一人打ち上げをしながらこの記事を書いております。そう、酔っぱらいながら打っておりますので、論理の飛躍や多少の誤字脱字等はご勘弁を。

 

ちなみに、良い余韻に浸っていたのは、もう一人の開催者ひばちさんも同様だったようで。

 

何がその余韻の原因かと言うと、まずは参加者の方々のおかげで良い会をすることができたということ。参加者は東京のみならず埼玉、北は秋田、西は京都からいらっしゃっていました。背筋がしゃんとなりました（そうでなくても毎回全力でやっております）。

 

そして、なかなか実際に説明される機会がないタスク管理の根本の仕組み、ツールの運用を通したGTDの基本フロー「収集」「処理」「整理」の理解をしていただけたんじゃないかという感触です。

 

参加対象

そもそも参加対象は、タスク管理が必要だと身にしみている方々です。この実践編の前段階のイベント「自分は要領が良くない、と思い込んでいる人のための仕事術」にご参加いただいた方々のみへ開催のご案内をしました。自分の仕事の要領に危機感を抱いている方々ですので、より理解も速かったように思います。

 

すごく実践的！

開催にあたり、参加申し込みされた方々には宿題を出しました。それは「タスクを25個書き出して下さい」というものです。これはGTDのフローの「収集」にあたります。そして、紙を使って「望む結果」を書き出し、さらにそれを達成するのに必要なタスクの分解を、グループワークで行っていただきました。これは、GTDのフローの「処理」です。さらに、私からはエクセルによる自作タスク管理ツールを使って、ひばちさんは紙を想定したホワイトボードを使って、参加者の方から例題を挙げていただいてその場でタスク管理の運用をするということもしました。これはGTDの「整理」ですね。

 

これで、ご自分が紙かデータかどちらかでタスク管理をするとなった場合、あるいは現在している方法でのタスク管理の進め方のイメージがつかめるようになり、参考になったかと思います。

 

プラス、根本的な用語や考え方の説明

そして、やり方を説明するだけでなく、そもそもタスク管理の根本にかかわる用語として「オープンリスト」「クローズドリスト」の説明と、それらがどういったときに使われるかも説明しました。タスク管理においては、すべてのタスク情報がオープンリストへ書き出され、そして適宜クローズドリストへ移り実行されて完了していきます。

 

そのあたりを３時間かけて座学とワークを交えて説明し、体験していただきました。創造だけではなかなか理解しづらいところも、実際に手を動かしたり、実演をじっくり見たりするとより深く分かるようになると考えています。参加者の皆さんの理解にある程度貢献できたかと思っています。

 

同日開催のご縁

同じ日、「野望の会」という、ライフシフトコーチ大下千恵さん（@yawn_c）主催のイベントも都内で開かれていました。この野望の会、以前より興味はあったものの、同日開催で参加できず残念でした。タスク管理は自分を「水のように澄みきった心」にし、内心の「野望」へと自分をいざなう方法でもあると私は考えており、この同日開催にご縁を感じ、勝手にツイッターでエールを送りました。嬉しいことに、エールのお返しをいただきましてさらに嬉しい一日となりました。

なお、この野望の会の会場で、社長の顔面にパイを投げつけるという企画が実行されたわが社の社員イベントが１年と１か月前に開かれております。なので、なおさらご縁を感じた、というのはここだけの内緒の話です。

 

「実践編」も継続したい

この実践編、今回は試験開催でありましたが、元企画と同じレベルで本格導入して軌道に乗せ、継続して行っていきたいと考えております。次回の日程は未定ですが、タスク管理のより実践的な方法論を知りたいという方は定期的に私のTwitterアカウントをチェックして下さい。