「やるべきこと」を集めたらしなきゃいけないこと

「集めたタスクの意味を明らかにする」
いきなり「集めたタスクの意味を明らかにせよ」とか言われても、何をどうすれば良いのかイメージ湧かないですよね。

一言で言うと「望む結果を明らかにする」です。例えば、月曜日の午前11時に上司から「来週の予定、よろしくね」と言われたとしたら、「来週の予定を上司に知らせる」という風に情報を補完しないといけません。これが「タスクの意味を明らかにする」とご理解下さい。

ただ、それでも実は明らかではないんですね。自分であれば「いつまでに」「何を」「誰に」「どういう方法で」「どうする」を決めるまでは、そのタスクは明らかではないと感じます。「来週の予定」タスクであれば、「今週の金曜日の17時までに」「来週の予定を」「上司に」「メールで」「報告する」というレベルまで決めます。

GTDの「見極め」ステップ
このプロセスをGTDでは「見極め」と言って、タスク管理の重要なステップの１つとして定めています。

このステップでは、曖昧なものや意味がよくわからないものにどう対処していくかを考えていく。これは私たちにとっては、すでに馴染みのある作業だ。ただ、違うのは、ふだんは無意識にやっていることを意識的にやるという点である（GTDの原則の多くはここがポイントになっている）。意図的に意識を集中させて生産的な思考を行うと、そうでないときよりも、ずっと大きな価値を生み出すことができる。これは誰でも訓練することで習慣にしていくことができる。
（デビッド・アレン「ストレスフリーの整理術　実践編」より）

無意識でやっていることを意識的にやるのが大事
言ってしまえば、５W1Hとか、「いつ」「どこで」「だれが」とか、昔から誰でも聞いていたり知ってることだと思います。でも、まずそれを憶えておくのは難しいですね。さっき挙げた「来週の予定」について「いつまでに」「誰に」「どういう方法で」「どうするか」を何も見ずにスラスラ言えるかというと、言えない。だから意識できるように書き出すわけです。憶えられないから書き出しておくということです。

このステップは誰でも訓練することで習慣にしていくことができるとデビッド・アレンは言っています。何百人もの人たちをコンサルティングしている彼ですので、ほぼ間違いないでしょう。「誰でも」というのはつまり一部のハイクラスの人たちだけのテクニックではないということです。我々でも（これをお読みのハイクラスの方ごめんなさい）、繰り返していけば次第に慣れて、「見極め」ができるようになります。

私は、やるべきことを集めたら、飽きもせず「見極め」をやっています。それがGTD運用の大事な要素となり、結果的に生産性を上げることにつながっていると強く確信しています。