GTDを有効活用して、一日のスケジュールを立てる。
その日は17:30に人と会う約束をしていました。定時が17時。会社からは15分程度で行ける場所。その約束は大事なもので、できれば外したくない。そんなとき、どのように一日をスケジューリングすれば良いか。
スケジュールを立てる
始業してまず行うのが、一日のスケジュールを立てることです。予定と実績の記入ができる30分区切りの時間割に予定を入れていきます。
下の１→２の優先順位で予定に入れていきます。
- 来訪や会議など、自分ではコントロールできない予定
- 今日が締切のタスク
２に関しては、自分が思う３倍の時間をとります。30分で終わると思ったら自動的に３枠１時間半分に記入します。
そうした後に残った時間は、自分がボールを持っているタスクの実行に充てるか、何もしないバッファの時間としてとっておきます。
割り込みタスクへの対応
予定をたててもほぼ100パーセント割り込みタスクで崩れます。この日も２件、割り込みタスクが発生。即座にそれぞれのタスクの目的の明確化、とりあえずのタスクの分解を行い、締切を確認。逆算して、今日中にどれだけ進めれば良いかの目算をつけます。
今日発生した割り込みタスクのうち、どこまでを今日やれば良いかを決めたら、それをスケジュールのバッファ枠で実行していきます。もし今日中にしなければいけないことが多い場合は、残念ながら17:30からの予定はキャンセルせざるを得ませんが、この日は大丈夫とふんで続行。
果たせるかな、無事に17:30にその人と会うことができました。
「定時上がり」は目的ではない
バッファ枠がいつもとれるとは限りません。そこを完全にコントロールすることは難しいと思います。これを言ってしまってはおしまいかもしれませんが、タスク管理は定時であがるのが目的の技術ではないと考えています。結果的にほぼ定時であがることはできていますが、それは職場環境に依存します。
そもそもタスク管理（とりわけ私が実践している”GTD"）は、安定した精神状態で無駄な工数を割くことなく目的を達成するための技術です。自分のスケジュールをある程度思ったようにもっていくことができるのは結果論でしかありません。しかし、GTDをやらないよりやった方がはるかに定時帰りできる可能性は高いと言えると思います。
最後に
厳密にいうと、一日のスケジューリングはGTDの守備範囲ではありません。ただ、だからといってGTDはタスク管理・時間管理にそぐわないと考えるのはもったいない。
GTDは、スケジュールに並ぶタスクをどう切り出すか、どのタスクをスケジューリングの対象とするかについては大活躍します。不自然でない程度に小さく分解し、それぞれに締切を設定すれば、少なくともその日にやらなければいけない必要最低限度のタスクを洗い出すことはできます。
スケジュールを立てるにも、まずはGTDから。そのように考えています。
