会社ではどんどん責任転嫁すべき
「全員一丸となって」
「モーレツ社員」という言葉が幅を利かせていた頃は「全員一丸となって」とか「会社のために一致団結して」といった言葉が通用していたのだと思われます。その残照が今も一部に残り、会社の上層部から各従業員へ似たような言い回しでハッパがかけられます。
これらの言葉、本来なら組織を完全に運営していくためには必要なものだったと思われます。仕事のボールがお互いの中間地点に落ちる、いわゆる「お見合い」が生じたりするのを防ぎたい。だから、どんなところにボールが飛んで来てもキャッチしようじゃないか！と。
しかし「全員一丸となって」という言葉には責任の所在が曖昧になるという副作用があります。自分だけが責任を負いたくないための方便として使われてしまいます。経営が傾き始めると「経営者目線」「全員一丸」が経営者から連呼される、というのはもう完全に会社あるあるです。
責任の所在を曖昧にしたいという考えと、会社には職務分掌とか職務権限が存在し、担当業務や職位（あと給料！）が違う人間が会社内に存在することは、相いれません。
タスク管理メソッド”GTD"の開祖デビッド・アレンはこのように書いています。
我々が住んでいるこの「共同社会」には、あまりよくない側面がある。それは責任の所在が曖昧になりがちになるということだ。「これに関する責任者はわたしだ（君だ）」と宣言するのが当たり前になっている会社はほとんどない。こうした宣言には、傲慢だというイメージがあるようだ。
（中略）
本当に傲慢な態度とは、決めるべきことを曖昧にしたまま話し合いを終わらせてしまうことではないだろうか。そして本当の共同作業とは、何をするか、誰がそれをやるかを明らかにする責任を全員が負うことにほかならない。
（デビッド・アレン「ストレスフリーの整理術」より）
「やるべきことを明らか」にするGTD
結局「誰が何をやるのか」を明確にしないのと、ともすればやるべきことを明らかにしないで会議が終わって何も残らないこともままあります。こうなると集まり損なのですが、何かをやった気になってしまうんですよね。
GTDでは、会議の目的が定まっていれば、それに対して次にやるべきことが当然のように発生します（GTDをきちんと運用していれば！）。そして、それを誰が実際に担当するかを決めれば、業務のお見合いはなくなるという寸法です。
GTDでは、一旦把握したタスクを「次に（自分が）やるべき行動」と「（相手）対応待ち」などに分けて手元に置いておきます。この分けることをGTDでは「整理」と言います。会議で出てきた「やるべきこと（タスク）」が一体誰がボール持ちなのかを決めると、上記の例の会議のようなことにはなりません。「このタスクはあなたの」「このタスクは君の」「このタスクは私の」と決めることで、GTDは正常に動き出し仕事を進めることができます。
仕事を進めるために、積極的に（自分も含めて）責任転嫁していきましょう。それはネガティブなものではありません。GTDで正しく責任転嫁、よろしければぜひご一緒に。
具体的な次の一手に踏み出せないのはなぜか
TODOリストは作ったものの…
TODOリストを作ったは良いが、手を付けることができず、どんどんリストの項目が膨れ上がってしまい見るのも嫌になってやる気をなくして挫折、割とあることですね。なぜ、挫折をしてしまうのか。やっている本人としては「何か分からんけどうまくいかん」という認識だと思います。以前私がそういう認識でした。そこにメスを入れたいと思います。
TODOリスト作成と、リスト上のタスク完了までに何があるのか。そこには「着手する」という段階があります。私見ですが、着手すれば半分は終わったようなものだと考えています。坂道の上のタイヤのように、ちょっと押しさせすればあとはゴロゴロ転がっていく。そんなイメージです。坂道の上のタイヤなるものを見たことはありませんが。あったら危なっかしくてしょうがないですね。つまり、着手できないから物事が進まないということになるわけです。では、なぜ着手できないのか。
そこには決断の苦しみがある
着手するには、具体的な行動を行わねばなりません。上司へレポートを書くにも、まずはレポートのフォーマットを立ち上げて、文字を埋め始めないといけません。 レポートを書くという業務は書き始めるしかないのですが、新商品開発のためのプレゼン資料を作る、とか複雑な段取りを踏んで完了させる仕事となると、いくつか取りうる選択肢から１つを選ばないといけません。
なんとなくプレゼン資料が出来上がるものと思っているところに、「社長、プレゼン資料の作成原案がここにあります。来週までに意見を募集して、何もなければこの案のまま採用としたいと思いますが、いかがでしょうか？」という相談が来たとします。「え、そんなに早くきめちゃうの？」と思って「いや、2週間後にしよう」と答えたり「意見が出揃った時点で、最終的には私が決めることにする」と言ったり、社長はなにがしかのアクションをしないといけない。１つの選択肢を採るということは、他の選択肢を捨てるということなので、決断の苦しみを伴うのです。
タスク管理メソッド”GTD"の考案者デビッド・アレンは、以下のように言っています。
会議が終わる20分前にはかならず「次にとるべき行動は何か」という質問を投げかけなければならないことだ。経験上、結論が出るまでにはたいてい20分くらいかかり、その中で難しい決断を迫られることもある。
（デビッド・アレン「ストレスフリーの整理術」より）
「プレゼン資料が誰かうまい具合に作ってくれるかも」などというふわふわとしたものから、グッと他の選択肢を捨ててある１つの行動を選ばなければいけないのは怖いことです。大なり小なり、皆がその過程を経て業務を進めています。この怖さが具体的な行動に踏み出せない要因です。「これでいいのか？」と疑心暗鬼になりながら次の一手を打とうとするのには躊躇しがちです。完了への見通しが立つか、見通しが立たなくてもこれが今取るべき最良の行動だ！と信じられるようになると、踏み出すことができます。次の一手を打てるかどうかは、見通しがつくか、少なくとも確信を持って踏み出せるかどうかの違いによります。
日頃から、目的とそれに至る段取りを明確にするようにしていると、その踏み出せるまでのハードルを下げられます。それこそがGTDの５つのフローの１つである「見極め」です。つまり、GTDは「決断できる人」にするわけです。
毎日はある意味決断の連続と言えます。日々の決断、よろしければタスク管理GTDの力を借りながら是非ご一緒に。
タスク管理でつまずきがちな「タスクの見極め」
イベントでのアンケート
私がやっておりますイベント「自分は要領が良くない、と思い込んでいる人のための仕事術」では、参加いただく際に簡単なアンケートに任意でお答えいただいております。その中でよくあるコメントの中の１つに「どうしてもタスク管理が続けられない」「タスクの分解がうまくいかない」といった内容のものがあります。
タスク管理が続かない理由
思うに、この悩みは「次に取るべき行動」を明確にできる（=書き出せる）かどうかが大きく関わっています。
タスク管理メソッド"GTD"の開祖デビッド・アレンはこの点について以下のようにいっています。
（GTDを）途中でやめてしまう人の多くは、「次に取るべき行動」のリストが、単なるメモのリストに逆戻りしてしまっているということだ。（中略）
「食事会の運営委員会」
「ジョニーの誕生日」
「受付係」
「プレゼン」
これらはそれぞれの項目が行動レベルから＂気になること＂に逆戻りしてしまっていて、「次に取るべき行動」がわからなくなってしまっている。リストがこんな感じになっている人は、眺めるたびに脳に負担がかかってしまう。
（デビッド・アレン「ストレスフリーの整理術」）
※カッコ内は小鳥遊による補足
GTDの根幹となる５つのフロー「収集」「処理（見極め）」「整理」「実行」「見直し」のうち「処理（見極め）」で、まず「そのタスクの目的」を明らかにして、実際に行う行動レベルまで落とし込んでタスクを分解して「次に取るべき行動」を明らかにしておけば、途中でGTDを止めることはないとしています。
例えば……
上の例でいうと「ジョニーの誕生日」だけでは、「……だから？」という感想しか出てこないですね。ジョニーの誕生日に何をしてあげたいのか。プレゼントを贈りたいのか、友達を呼んでパーティーをしたいのか、あるいは「誕生日おめでとう」と伝えれば良いだけなのかが分かりません。これが目的です。
仮に目的がプレゼントを贈りたいということだったとすると「彼の趣味・嗜好を考えて贈りたい品物を決める」とか「とりあえず東急ハンズに行く」とかが「次に取るべき行動にあたります（ジョニーという設定なのに東急ハンズを例として出すというこのセンスの無さにはこの際目をつぶっていただきたく…）。
東急ハンズに行って、買うものが決まったら、それを彼の誕生日に渡すという行動をすればそのタスクは完了です。具体的な行動に落とし込むのは決して難しいことではありません。ただ、面倒臭がってやらないから続かないだけなんですね。私の今までを振り返ると、そんな感じです。
まずは目的を明確にして、次に取るべき行動を書き出し、その通りに実行する。シンプルに考えればこの繰り返しをするだけで物事は確実に進みます。この仕組みがタスク管理です。面倒臭がらずに、１つ１つやっていきましょう。よろしければ是非ご一緒に。
頭がいい人ほど先送りしてしまう問題
お店の中では馬鹿になれー！
昔テレビで、キャバクラに行ったという設定のコントで、キャバクラ感を出すために「ソレ！ソレ！お店の中では馬鹿になれー！」という掛け声をしていました。
ある意味「馬鹿になる」のは良いことだと思います。中途半端に利口だったり賢かったりすると「小利口な」とか「小賢しい」というマイナスなイメージがつきます。
頭がいい人ほど先送りする
想像力があり頭がいい人ほど思考を現実と同レベルに反応してしまう、という考えには違和感が無いと思います。それに関して、タスク管理メソッド"GTD"の開祖デビッド・アレンはこのように言っています。
そして実際、頭がいい人ほど、会社や家や頭の中に、手をつけていないことが山積みになっている傾向があることに気づいた。私が指導した企業幹部の大半は、サイドキャビネットや頭の中に、重要なのに手つかずのままのやっかいなプロジェクトが少なくとも数件は放置されていた。彼らは、触らぬ神に祟りなしというように、それらのプロジェクトについて考えることを避けてきたのだ。
（デビッド・アレン「ストレスフリーの整理術」より）
その後に「酒ではこの問題を根本的に解決することはできない」と続きます。デビッド・アレン、相当苦労していますね。
先送りに悩んでいる方へ
先送りしてしまう自分を責めることはやめた方がいいと思っています。そんな自分は頭がいいと＿＿無理に思い込もうとする必要はありませんが＿＿思えば、ちょっとは気が楽になるのではないかと思います。
そして、その「頭のいい」自分は生かしつつ、「やり方」で先送りという現象を抑制するのが最適解だと思います。そのやり方というのがタスク管理による「タスクの分解」です。目の前のタスクに手を付けやすくする技術です。手を付けたら進みます。先送りしないで済みます。
そのためには、あれこれ考えを巡らすよりも、機械的にタスクをツールに入力し、分解し、実行するという一連の流れを馬鹿の一つ覚えのようにやれるのが必要かと思います。つまり、会社の中では馬鹿になれー！になるのが良いと考えます。
馬鹿になると色々楽になります。よろしければ是非ご一緒に。
本日開催！第9回&第10回「自分は要領が良くない、と思い込んでいる人のための仕事術」
本日開催！
また（×３）この日を迎えることができました。ご好評いただいている「自分は要領が良くない、と思い込んでいる人のための仕事術」を本日開催します。
「ご好評いただいております」なんて自分で書いてりゃ世話ないよとお思いでしょうが、個人の活動がこれだけコンスタントに続けられるのはなかなかないんじゃないかと。共催している、「ひらめきメモの中の人」でお馴染みのＦ太さんは個人レベルではないので、厳密にいうと個人の活動でもないのかもしれません。
それを、「楽しいほう」に変えてみない？ 明日ちょっと運がよくなる、思考のメモ (大和出版)
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発達障害特性との向き合いかたに変化
私は発達障害（ＡＤＨＤ）の診断を受けました。それからは、何か失敗をやらかすたびに「自分はＡＤＨＤだからこうなっちゃうのか……」と考えるときもありました。またあるときは「発達障害は何か特別な才能を持っているはずなので、自分にも何か強みがあるはずだ！」と無理矢理思い込もうとしたこともありました。発達障害特性があるから良いとか悪いとか、必要以上に意識していたように思います。
発達障害と一言にいっても自閉症スペクトラム障害（旧：自閉症、アスペルガー症候群）、ＡＤＨＤ、ＬＤ（学習障害）と、多様な障害名称があります。しかも、それぞれ別個独立したものではなく、一人の人間がＡＤＨＤのある部分の特性と、自閉症スペクトラム障害のある部分の特性を併せ持つ、といったようなことも往々にしてあります。つまり「発達障害」と言っても風邪などのように「この症状が出ている人」という定義ができないのです。
その境界の曖昧さは、（発達）障害者と健常者の間にも言えるのではないかと私は考えています。多分、私はＡＤＨＤの特性はそんなに顕著ではない方なのだと思います。境界線周辺のいわゆる「グレイゾーン」に立っているのでしょう。
今、仕事場で苦労している方は、このグレイゾーンにいる方がほとんどではないかと思います。少なくとも毎日仕事場に行くことができて、なんとか仕事は続けていられている、あるいは仕事を一定期間続けることができていた方であれば、私とほぼ同じではないかと＿＿あくまで私見ですが＿＿思います。
そのような方々が、ストレスフリーに仕事ができるようになるには、あとちょっとの一押しで良いのではないかというのが、私の経験による考えです。その「あとちょっとの一押し」が、私にとってはタスク管理メソッドＧＴＤにのっとった仕事のやり方（仕事術）でした。
タスク管理をやり始めた効果は、私にはてきめんでした。自分の特性はそのままに、やり方を工夫すれば仕事場で他の人と渡り合えるのが分かり、発達障害特性どうこうという考えはもう思い浮かばなくなりました。より多くの人に同じ経験をして欲しいと思っています。
参加いただく方々へ
ありがたいことに、毎回コンスタントに40席前後の定員が早々に満席になります。それはひとえに勇気を出してイベントにご参加いただく方々のお陰です。感謝御礼申し上げます。その勇気に全力でお応えする所存です。
会場はEXP立川さん
会場は、立川にある障害者就労移行支援事業所のEXP立川さんというところです。
こちらを会場としてお借りして開催します。
先々月から月に1回、私は講師というか喋り手として時間をいただいてお話をしております。人生いかにしくじってきたか、そしてタスク管理でどう克服したかを自分の発達障害の話も絡めながら、お話ししています。
その際は、かなり赤裸々に生々しく話しました。そこまでではありませんが、このイベントでも私をご理解いただくための話をします。
そして、その特徴をそのままにどうやってタスク管理で乗り越えていったかを、実際に私が使っているツールをプロジェクターで映したり、ワークをしながらご説明します。
少しでも、聞いていただく方の糧になるよう、そして自分自身も楽しみつつ進めていきたいと思います。
それでは、参加予定の皆様は会場でお会いしましょう。
そうでない方は、またいずれ。
数秒感を面倒くさがるということ
タスク管理を阻む「数秒間」の壁
タスク管理を継続できない瞬間は、ツールに入力するわずか数秒～十数秒の間にあると考えています。「あーなんか入力めんどくさい」と思ってタスク管理ツールへの入力を後回ししてしまう。そして、そのタスクが終わったらもう入力する必要性をまったく感じられずになってしまう。結果、ツールにタスク情報を入力しないことが常態化してしまう、という流れです。
自分への過信
さらには「タスク管理ツールになんか入力して記録しておかなくても、自分は覚えていられる」「こんなタスク、たいしたことない。すぐにできる」と理由を付けては、入力することを避けるということも容易に想像できます。「自分は忘れない 」「こんな些末なタスクは自分にとっては小さいのですぐにできる」という自分への過信です。
１つ誤解が生じるのが、タスク管理メソッド”ＧＴＤ”では「２分以内に終わるタスクは、ツールに入力せずすぐに実行して良い」というルールです。これと上記の話は一見矛盾します。何が「2分ルール」を適用して良いタスクか、何が適用してはいけないタスクか。これは難しい問題ですが、一つ言えることは、2分ルールを拡大適用してはいけないのに、我々は拡大適用しがちだ、ということです。例えば「１アクションで済む２分以内のタスクならＯＫ」とか「電話対応はツールに記録しない」とか、自分ルールを作っておくと良いですね。ちなみに私は、会社の管理部門で働いているので、本業（？）の法務はほぼ全部タスクとして一旦ツールに記入してから取り組んでいます。法務ではない庶務（電話対応、お茶出し、宅配便受領など）は、2分以上かかるものがあってもツールには入力していません。ご参考までに。
過信への警告
「こんなの、ツールに頼らなくてもへいちゃらだ」と思っている方。ＧＴＤの開祖デビッド・アレンは著書で以下のように言っています。
（「タイヤ」というクライアントのメモを見せながら）私が「これは何ですか」と尋ねると、クライアントは「車のタイヤを替えないといけないのです」と答える。次に私は「具体的に、次にやる行動は何でしょう」と訊く。すると、クライアントは眉間にしわを寄せて考えはじめ、ほどなくこんな結論を述べる。「店に電話して値段を聞いておくことですね」
ほとんどのプロジェクトは、このようにすぐに次の行動を決めることができる。しかし、数秒間、頭を働かせれば済むことを、ほとんどの人はやっていないのだ。
（デビッド・アレン「ストレスフリーの整理術」より）
※カッコ内は書き手による補足
自分は違う、と思っている人ほどこのクライアントさんと同じなような気がします。 「タイヤ」というメモをした時点では「車のタイヤを替える」という目的があることを認識し、さらにはそれに至る行動をスムーズに行うことができると信じ込んでいるんですね。しかし、少し時間を置いて「タイヤ」というメモを見たら「あー、なんだっけ、、、そうそう車のタイヤを替えないといけないんだった。えーっと、そのためには何をしなきゃいけないんだっけ」と、思い出すために労力を必要とします。その労力は自分へのプレッシャーとなり、やりたくなくなります。結果、車のタイヤを替えるというタスクをやらずに放置してしまうわけです。
多かれ少なかれ、同じような経験をしたことある方は多いはずです。そして、それによって上司やお客様、家族などにこっぴどく叱られた経験も、もしかしたらあるのではないでしょうか。もうそんなことウンザリですよね。そこから抜け出すために「次にするべき行動」を明確にしておくことが必須になります。ちょっと考えて、紙やＰＣで記録を残しておく。ここが、数秒をめんどくさがって省いてしまい後で手痛いしっぺ返しを食らうかどうかの分かれ目です。
「できるかできないか」ではなく「やるかやらないか」です。となれば、やらない手はないですよね？と私は思います。何をやるのか。タスク管理です。よろしければ是非ご一緒に。
「自分はここまでしかやりませんはダメ」は良いのか？
よくあるリーダーの訓示
「自分の限界を自分で決めるな」という訓示は割と受け入れられていると思います。自分の可能性を信じて、より高いパフォーマンスを出せるように成長していこうという、まっこと素晴らしいお言葉ですね。ちょっと茶化して書いていますが、真面目な話、基本的には悪くない考えだと思います。
ただし、言葉を額面通り受け取ってしまうタイプの人は注意が必要です。私なんかその典型だったりします。「そうなんだ！自分の限界は決めちゃいけないんだね！」と自分に言い聞かせ、本当に限界を突破してしまって体調を崩したりします。
あのー、前途洋々たる未来を信じている方がこれを読んでいたら申し訳ないのですが、割と限界って近いんすよ……。２時間集中して仕事して帰宅したら家事が何もできずにバタンキューしてしまった、というレベルだったりします。だから、自分の限界は自分で決めちゃいけないと思いつつ自分の限界は把握していなければいけないという、非常に難易度の高い自己分析が必要になってしまいます。
「自分の限界」の構造化
軽々と限界を突破（悪い意味で）してしまっていた自覚を持つ私としては、自分の限界を把握するということが一大テーマとなっておりました。その一つとして「アイスや冷たいジュースを異様に欲しがる」という行動パターンがあります。欲しがっている自分に「ハッ！」と気が付くのです。
ただ、いつもそうだとは限らないのですね。しかも限界がくるとやってしまう行動をしたことを認識した時点でもう限界だということにハタと気が付きました。気付くのが遅い。遅すぎる。
そこでこの考え方です。タスク管理メソッド”ＧＴＤ”の開祖デビッド・アレンが著作でこのように言っています。
自分の守備範囲に入ってきたもののすべてについてどんな行動が必要かを考え、その結論をきっちり管理することが組織のルールとなり、すべての人がより大きな問題や機会に意識を向けている世界＿＿それこそが私の理想だ。
（デビッド・アレン「ストレスフリーの整理術」より）
冒頭の訓示を是としている方々からは、ともすればこのような考えをしている人は煙たがられがちです。自分の守備範囲を決める＝自分の限界を設定する=成長を諦めている、と映るわけです。そういう方々には申し訳ないのですが、「私はここまで」という守備範囲を設定することで、結果的に身を持ち崩すことなく安定的に結果を出し続けられるのです。その範囲内で精一杯やるしかない。その中でも成長はできると思いますし、守備範囲を慎重に広げることだってできます。
個人レベルで自分の守備範囲をきちんとこなせる人が集まれば、全体で高いパフォーマンスが出せるんじゃないかと思うんですね。会社組織で働く場合は職務分掌という役割分担があるのですから、それをソオレーと乗り越えて動き回る人はときに迷惑な存在だったりします。責任分界点が曖昧なまま仕事を進めると、仕事のボールの落下点に誰もおらずいわゆる「お見合い」状態になることがあります。
組織の中で働くためにも、自分を守るためにも
ということで、自分の限界＝守備範囲という枠組みを把握して、その中ではどんどん仕事を進めていくのが良いのではないかと思っています。組織や他者とのかかわり合いの中でやっていく上でも、自分を守るためにも大事だと思います。
その枠組みを構造化（＝可視化）して把握させてくれるのがタスク管理とそれを実現するツールです。自分を壊さないためにも、是非ご一緒に。
