ForGetting Things Done

「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

GTD、「把握」と「見極め」の間。

こちらの記事を拝読しました。

rashita.net

私は気になった。本棚が散らかっていることが気になった。

「気になること」を入れるinboxには、当然「本棚が散らかっているのが気になる」と書き込むべきだろう。

もちろんこれは、タスクではない。

（中略）

そもそもどのように対処するのかは、「考え」なくてはいけない。

 

大事なことに気付かされた気がします。GTDの５つのステップ「把握」について、私はきちんと理解していないのではないかと思ったのです。

 

GTDの「把握」は、GTD本「ストレスフリーの整理術」には、「頭の中にあるやりかけの仕事を書き出そう」という呼びかけによって表現されています。そして、当然のように「それでは、『把握』したことについて、その目的と次にとるべき具体的な行動を明確にしよう」と続きます。

 

これ、本当に続けていいのか？

 

そんな疑問が、この倉下さんの記事でムクムクと頭をもたげました。

 

そもそも、私はGTDはほぼ仕事でのみ使います。倉下さんの記事のとおり、仕事はタスクっぽい形で自分のところに降ってきます。なので、「把握」から「見極め」そして「整理」へと、割と速く進みます。

 

ところが、GTDの想定する「把握」ステップは「頭の中の気がかりなことを書き出す」といった性質が大きいので、タスクの形をしていないことが多いです。「なんか、メール関係でモヤモヤする……」ということからの「把握」、つまり書き出す言葉は、おそらく「メール」ですね。そこから「先週きていた父親からのメールに返信する」というタスク名にたどり着く（見極め）には、システマチックにいかないことが多いでしょう。

 

仮に仕事の場であったとしたら、把握と見極めの間に高いハードルが立つことが多いと思います。「なんかモヤモヤしていることで、タスク化していないもの」は、おそらく締切が過ぎているか、直視したくないで放置しているものである可能性が高いです。

 

このタスク化にじっくり取り組むために、多くのタスク管理猛者たちは、内省をして「週次レビュー」を行うのかもしれません。ただし、上記のような「締切が過ぎている」「直視したくない」といった業務上のタスクを洗い出すためには、土曜日の午後２時間たっぷり使って……といった優雅なプロセスを経ることは難しいことが多いでしょう。

 

「直視したくないことをタスク化するためには、こうすれば大丈夫！」というノウハウは、私にはありません。やれることといったら、直視したくないという感情を持たないで仕事に取り組む、ある種悟りの境地に達する必要があるのかもしれません。

 

１つ、自分だけかもしれませんが、面倒くさそうなモヤモヤを言語化してタスクとして書き出すために有効だと思っていることがあります。それは、「直視するのは嫌だが、直視できずに放置し続けるともっと面倒くさいことになる」という感覚を持つことです。

 

人間は、メリットを得るよりもデメリットを避けたがる傾向があるそうです。その性質を意識しないでも、「タスクを書き出さなかったら、自分は終わりだ！」と心底思っているので、把握と見極めの間を飛び越えられているのだと思います。

 

もし、自分も「もうこれ以上失敗できない」「後が無い」といった感覚をお持ちの方、それは自分を助けてくれます。ツールなどを利用しながら、GTDのフローを回せるのであれば、人よりも先んじて、「把握」したタスクを「見極め」られると思います。

障害者就労移行支援事業所に、本家GTDマスタートレーナーがやってくる！

私が毎週講座を受け持っている、障害者就労移行支援事業所「EXP立川」の下記ツイートをご覧ください。

 

「就労支援の新たな未来につながる期待と予感がとまらない」

 

全くです！

 

世の就労移行支援事業所では、それぞれが懸命に努力をしています。事業所により差別化を図って、より多様な人材を世に送り出す取り組みも見られます。

 

その中でも「タスク管理」「GTD」に注目して利用者さんに習得するプログラムを始めたEXP立川とその運営法人である社会福祉法人SHIPの英断には、喝采を禁じ得ません。

 

さらに傑作なのは、タスク管理やGTDの知識や考え方が利用者さんたちにかなり浸透してきていること。先日もGTDについての話を始める前に、導入として「たしかGTDには大事なステップがいくつかありましたよね？なんでしたっけ？」と問いかけると、GTD5つのステップ全部の答えが当然のように返ってきました。企業の社員相手の研修でもこんなことはないのに、障害者就労移行支援事業所でこんなことが起こるのは、凄いと思いませんか。

 

就労移行支援でGTDというタスク管理手法についてのプログラムを行うのは、差別化を図るためだけではありません。むしろ差別化は結果論です。まずは仕事を行うに際しての基本的な考え方・姿勢だからであり、利用者さんたちの就労に役立つという信念があるからです。

 

そして、このタイミングでGTDマスタートレーナーであるGTD japanの近藤さんによる満を持しての講座です。突き抜けてます。痛快の極みです。企業研修でもなかなかお目にかかれない贅沢なプログラムです！

 

就労支援は、支援対象は「就労」です。就労には色々な形があります。パソコンスキルを習得しても、ほぼ屋外作業の仕事に就いたとしたら意味がありません。手芸を作るスキルが上がっても、事務職では生かせません（それらのスキルを習得すること自体は有用だと思います）。

 

では、就労するにあたって、どのような支援が良いのか。それは、どんな仕事にも共通する「仕事の進め方」、つまりタスク管理ではないか、というのが私の考えです。同時に、それを理解して講座を持たせてもらっているEXP立川の考え方でもあります。

 

「GTDはこういうものですよ」という上澄みだけをさらりと説明するのではなく、ガチで理解と実践を繰り返しています。

  • GTDの全般的な理解を深めて、ツールに入力する
  • とにかくタスクを書き出す「把握」ステップを一日中やる
  • 「見極め」「整理」ステップの意義をじっくり説明して、事例を出してひたすら見極めて整理するのを繰り返す
  • 共通のツールとしてタスクペディアを使い、一日中事例を出してはタスクを入力してコツを学ぶ
  • 入力したタスクの内容を元に、仕事場でのコミュニケーションをよりやりやすくする方法を知る

ガチですよね。だからこそ、上に挙げたような「利用者がGTDの5つのステップをそらんじる」みたいなことが起こります。タスク管理のことを伝えたくてしょうがない私としては、楽しさしかありません！

 

さらに、私がいない月曜日から木曜日の間でもタスク管理の手法に基づいた講座を、スタッフさんがしてくれています。

 

同じような考え方をしている事業所は、そう多くないのではないかと思います。また、その必要性を感じながらも、タスク管理界隈があまりにニッチなので事情に明るい人が見つからないというのもネックかもしれません。私の周りにはゴロゴロいるんですけどね。

 

そんな中、EXP立川の取り組みは、非常に意義あるものだと確信しています。願わくば、この流れがここからもっと大きくなりますよう！

仕事の整理「タスク管理」は、物の整理につながっていく。

 胸を張って書けるようなことではありませんが、私は物の整理整頓が非常に苦手です。先日整理整頓が苦手な人の真理をひとつ発見しました。

 

「整理整頓」は、要らない物を捨てて（整理）、残った物を必要なときに取り出せるように配置する（整頓）だそうですが、私にとっての整理整頓は「移動」でした。これが「整理整頓が苦手な人の真理」のひとつです。

 

例えば、朝出かける前、ベッドの上に書類をバサッと置いたとします。帰宅したら、ベッドの上の書類を横の棚の上に置きます。棚の上には、すでにパソコンが置かれ、その上に畳んである服が積まれて、その上にベッドの上から移動してきた書類をそっと乗せるのです。

 

また、４，５日前に買ってきて部屋で飲んだ紙パックのオレンジジュースは、部屋の各所を移動した挙句、昨夜やっと台所に持っていって洗ってゴミ箱に捨てることができました。

 

これが分かる人は、私と同じ「整理整頓できない勢」ですね。仲良くなれそうな気がします。

 

ところが、これが会社では正反対になります。整理整頓をきっちりやっています。自分のデスク上は必要最低限の物しか置いておらず、社内の席替えは２分で終えることができます。また、社内共用の備品棚の整理をしたときには、自分ながら惚れ惚れするような整頓っぷりでした。

 

家と仕事場でここまで違うのはなぜか。

 

思い当たるのは、GTDによるタスク管理をガチでやっているかどうかです。もう本当に胸張って言えることではないのですが、会社の業務タスクは発生したらほぼ全てツールに入力しているのに対し、家での諸々はそこまで管理できていないのです。その違いが、物の整理具合に表れているのだと思います。

 

つまり、GTDの「整理」ステップができている度合いに比例して、対象のタスクが紐付いている物も現実に整理されるということです。

 

そこで、整理整頓できない勢にちょっとだけ言えることは、「整理整頓をきちんとしよう」と考えるのも良いですが、「仕事の整理としてタスク管理をやってみよう」と考えるのも一興かと。

 

ただ、漠然と「タスク管理をしよう」だとハードルが高すぎるので、タスクペディアを使ってGTDに沿ったタスク管理に触れるところからやってみるというのが、私が考える最適解です。

 

とかなんとか言っておきながら、部屋の物の整理をキチンとできていないのではないかと、もう一人の自分がチクチクやってきます。まずは、捨てられそうな物をまとめてゴミ箱に入れるところから始めたいと思います。

大前研一さんの考える「有能な人」の条件をGTD目線で読み解く。

この記事を読み、ある部分が強く目に飛び込んできました。

 

無能な人をクビにしない会社は、会社ごとつぶれていくと思います。

 

headlines.yahoo.co.jp

この部分を含む段落はこちらです。太字は私によるものです。

終身雇用なんて未だに信じている人がいるのは信じられません。JALがつぶれる時代です。銀行もおそらくほとんどつぶれると思います。終身雇用は戦後のある一時期だけ成り立った現象であり、無能な人をクビにしない会社は、会社ごとつぶれていくと思います。無能な経営者のもとで終身雇用なんて思っていたら、集団で滅亡するのを待つだけです

 

大前さんの考える有能の定義は何かと気になりました。早速、大前研一BOTなるツイッターアカウントのツイートを遡ってみました。

twitter.com

 

このようなツイートが目に入りました。

 

 

スケジュールを作り、アクションを起こし、その効果が出てきたかどうかを評価する。

 

何かをやれる人は、時間がないと言い訳をせず、実際に行動を起こす。そして、行動を起こした結果のフィードバックを常に次の行動に反映させ、行動を継続していく、といったことでしょうか。

 

やるべきこと、やりたいことを把握したら、すみやかに目的を明らかにして、手をつけやすいようにタスクをサブタスクへ分解する。サブタスクを実行したら、次のサブタスクを吟味して適宜進め方を変え、タスクの目的に向かっていく。

 

控えめにいってGTDですね。

 

続いてこちらのツイートも目に入りました。

 

 

誰も答えが分からない物事に対して、自分で仮説を立てて立証していく

 

とりあえずタスクを設定し、目的を明らかにしてサブタスクを設定して実行していく。方向性が間違っていたら修正をしてサブタスクやタスクの目的自体を修正する。

 

これまたGTDに通ずるものがあります。

 

大前研一BOTは他にもたくさんツイートがあるので、GTDに沿う内容を持ってきただけです。とはいえ、上記のツイートだけでも「有能」の理由の一部が書かれていると思います。

 

結果、大前さんの発言に照らしても、GTDは我々自身のスキルアップや希少性を高めることに貢献することは間違いなさそうだと分かり満足しました。

自責と他責を行ったり来たりする振り子。

こんなツイートをしてみました。

 

自責と他責、どちらが良くてどちらが悪いのか。一般的には自責は善、他責は悪でしょう。しかし極端な自責は身をもち崩しかねません。評価は流動的だと私は考えます。

 

他責が過ぎると、自責の方向に修正するのが良いでしょうし、その逆もまたあります。どちらかに行き過ぎたら逆方向へ直したりと、振り子のように毎日自責と他責を揺れ動いてバランスをとっているような気がします。

 

自責したっきり戻ってこない人たち

ところが、このバランス感覚が圧倒的に足りない人たちがいます。自責側に振り切って戻らないのです。私もそうですが、そのような人たちは、かなり強く他責方向へ引っ張らないとニュートラルな位置に戻りません。つまり、自分を責めてばかりの毎日になってしまうのです。

 

なぜそうなるのでしょうか。私の経験から考えると、次のようなプロセスでした。

  • （仕事などで）ミスを頻発する
  • どんどん自信を失っていく
  • 「自分が悪い」と常に考えるようになる

 

さらに、私はプライドだけは高かったので、ちょっとしたことでも「こんなはずはない！なんてことをしてしまったんだ！」と落ち込みの落差が激しかったのです。

 

そんなことも手伝ってか、怒られてばかりだと、なんでも自分が悪いとしておいた方が楽という思考になりました。ある種の思考停止ですね。また、「自分が悪いのですが…」と言っておけば、周囲からの怒られも少し和らぐので、逃避行為だったのかもしれません。

 

自責思考に留まり続ける理由、少なくとも私はこのようなものでした。

 

他責思考へ強く揺り戻す

その仕組みを知ってか知らずか、今私は安易に自責に持っていかれないための思考を自分に課すようになりました。と言っても大したことはしていません。役割分担と責任の所在を意識するだけのことです。しかしそれは自分にとっては大悪人になるのと同じくらいのことでした。

 

ここがあまり理解されないんですね。

  • 自責が-100
  • どちらでもないニュートラルな状態が+/-0
  • 他責が+100

という数直線を思い浮かべてください。

 

「他責思考を取り入れよう」と言うと、+100の位置にいる完全な他責思考をイメージされることが多いかと思います。

 

しかし、私が伝えたいのは「-100の位置にいる人は、+100して0の位置になろう」ということです。+の方向に100の力を加えたとしても、もともと-100の位置にいた人は0になるだけです。

 

言い換えると、自責が過ぎる人は、少し無理して他責思考をするようにしてバランスを取ろうといったことでしょうか。

 

他責思考へ引っ張る方法

そこで、自分を他責の方向へ引っ張るにはどうしたら良いかという話になります。先に挙げた通り、役割分担と責任の所在を意識することです。これを頭の中だけでやろうとすると難しいので可視化します。

 

私の場合は、タスク管理支援ツールのボール持ちの概念がこの役割を果たしてくれました。f:id:hochebirne:20190514074543p:image

上は先日開催したイベントのスライドの一枚です。ツールの画面キャプチャの中でクリーム色の「当方」、赤色の「先方」というタグがあり、これが責任の所在の可視化です。

 

たったこれだけと思う人もいるかもしれませんが、私にとっては自責思考を脱する良いきっかけとなりました。

 

最後に

このやり方に慣れると、次第に他責領域に行きがちになってきます。これまた自責方向への揺り戻しが必要になります。そうやってあっちへ行ったり、こっちへ行ったりの繰り返しが健全な状態なのかもしれないと思っています。

第30回「自分は要領が良くない、と思い込んでいる人のための仕事術」開催しました！

昨日、こちらのイベントを無事開催終了いたしました！

passmarket.yahoo.co.jp

お越しいただいた皆様、ありがとうございました！

 

今回で30回を数えるこのイベント、毎回同じテーマでやっています。にもかかわらず、毎回たくさんの方々にお越しいただいています。

 

開催している私たちにとっては、とても嬉しいことです。「これは伝えねば！」と思っていることを「これは知りたい！」と思っている方に毎回届けられるのです。嬉しいです。

 

このことを少し高度を上げて俯瞰してみると、それだけサポートを必要とする人がいるという現状が浮かび上がるような気がします。

 

「それでいいのか？」と虚空に言い放って終わらせてしまうと、ただの評論家になってしまいます。タスク管理を知ることで自分の生きづらさを少しでも解消できる人を多くし、その裾野を広げるため、今後も私たちは鼻息荒くかつ粛々とこのイベントを続けていきたいと思います。

 

という話を、打ち上げで肉を食べながらジュージュー熱く語りました。

f:id:hochebirne:20190520000950j:image

 

さて、毎回恒例の「勝手に質疑応答」企画。ツイートを全部載せます（ツイッターの #jyy_res で検索すれば出てきます）。ざっと見ていただき、何かのお役に立てばと思います。

 

それではどうぞ！

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 



 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

こんなことをお話しします！5/19開催「自分は要領が良くない、と思い込んでいる人のための仕事術」

昨日、こんな記事を書きました。 

hochebirne.hatenablog.com

 

昨日の記事に引き続き、今週末（5/19）に開催する「自分は要領が良くない、と思い込んでいる人のための仕事術」について書きます。

passmarket.yahoo.co.jp

 

イベントでは、「大人の発達障害」の当事者で、仕事をこなすことに限界を感じていた私が、その仕事がうまくいかなかった状況を、仕事のやり方で打破したという話をいたします。

 

発達障害は概念が広く、特性も人によってさまざまなので、「小鳥遊さんの特性って？」と思う方もいらっしゃるかもしれません。

 

また、どうやって打破したのか興味を持っていただいても、ある程度イメージがつかないとお思いかもしれません。

 

そこをご説明したいと思います。

 

どんな特性を持っているの？

以下の画像にあるような特性を持っています。

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一言でいうと「仕事の要領がよくない人」です。一昔前であれば「変わり者社員」で済んでいたと思います。しかし今は、その要領の良くなさとそこから発生するミス等が厳しく見られ、低評価を受けたり、人間関係が悪化する結果につながりかねません。

 

事実、周囲には迷惑をかけていました。それを助け合ってこその会社組織という考え方は正しいのですが、実際はなかなか……。

 

加えて、周囲はそんなに気にしなかったとしても本人が責任を重く感じすぎて、勝手に「自分は周囲に迷惑をかけてばかりのダメなやつだ…」と自滅してしまいました。

 

それらをどうやって打破したの？

そもそも上に挙げた特性は治るものではありません。よく「特徴」「個性」といわれたりする、先天的でずっと持ち続けるものです。風邪のように治る見込みはないので、諦めて一生付き合っていく必要があります。

 

そこで、「やり方」で自分の特性をカバーするしかないということになります。

 

①仕事が遅い

仕事が遅いのは「無駄な時間が多い」のが原因です。無駄な時間というと「物探し」「次何やるの？」だと考えています。私は、仕事に関する情報をなるべく散在させず、タスク管理支援ツールに一元化しています。また、すべての仕事に「つぎにやるべき作業」を併記するようにしているので、「次何やるの？」と考え込む時間はとても少ないです。

 

②先送りしてしまう

これから取り組む仕事をできるだけ「これなら一手間でやれる」と思うくらいまで小さい作業に分けることで、着手するハードルを下げることでカバーできます。

 

③忘れる

情報を一元管理しているので、そもそも覚える必要がないようにしています。

 

④自分のせいにする

「仕事のボール持ち」という話は、仕事をしていれば１回は聞いたことがあると思います。ボールが自分のところにあるか、他人が持っているかをツールに表示させることで、「この仕事は自分はボールを持っていない！」と考えられるようにしています。

 

⑤詰めが甘い

最後の一手二手をすることなく終わらせてしまうのが「詰めが甘い」という状態だと思います。あらかじめ最後までの手順を書き出しておくと、その心配はかなり減ります。

 

⑥集中し過ぎる

これについては、長所でもあるんですよね。強いていえば、１つの作業に没頭し過ぎて他の仕事のことをすっ飛ばしてしまわないように、自分が抱えている仕事を一覧できるような画面表示にしていることが、よい影響を与えているかと思います。


それって自分でもできるの？

できる！と私は思います。やり方さえ理解すれば、上記のことは誰でも実践できます。この方法は、とても効果のある仕事術として世界的に有名な「ゲッティング・シングス・ダン（Getting Things Done）」というものをベースにしています。世界的に広まっているということは、再現性が高いということです。

 

最後に

この記事の内容を含めて、私が「仕事のやり方」で復活できた経緯と仕組みをお話しします。さらに共同開催者のF太さんから、なぜそれが良いのかを説明してもらいます。以下はその一部です。

  • やるべきことを書き出すと良い理由
  • なぜ段取り（手順）へ書き下すのか
  • 同じ手順を繰り返すメリット
  • 仕事のボール持ちを意識する効果
  • 締切を入れる意味

　　……などなど。

 

もし興味おありでしたら、よろしければ参加申し込みをいただければと思います。

↓お申し込みはこちらから！

passmarket.yahoo.co.jp