会社で起こる「事件」にテンパらないで対処するためには

ねーさん事件です！

事件は決まって唐突に起こりますね。唐突でなかったら事件ではないです。タスク管理で「事件」への対処法を身につけたら落ち着いたという話です。

毎日何かしらイレギュラー対応発生

約10年近く前、総務という職種で仕事をしていました。ほぼ毎日イレギュラーな出来事が発生するんですね。そして、総務だからという理由で総務の下っ端である私がやることになる。

その当時の私は、社会からドロップアウト寸前で障害者雇用を見つけて就職活動をして拾ってもらった会社には最大限の恩返しをしなければならぬと思って日々働いていました。発達障害当事者には苦手なマルチタスクも、抜け漏れをしながらも何とかやっておりました。

総務は、ほぼほぼルーチン業務が多いんですね。特に下っ端はそうです。備品を定期的に調べて補充する。郵便や宅配業者対応もほぼ毎日同じ時間に来る。会社の入っているビルの管理センターに空調延長届を出すのも毎日締切時間が決まっていました。

ところが、社員証のプリンターが壊れた、とか予定外のお客様がいらして会議室が空いていないとか、複合機がおかしい、紙がなくなった、といったイレギュラー対応もまたかなりの頻度で発生するんですね。これがキツかった。どう対処すればいいのか分からないのに、自分が対応しなければいけない。不安感で頭が一杯になりテンパって突拍子も無い言動をしてしまうことが多々ありました。

テンパってしまう原因

テンパってしまう原因はどこにあるか。それは、事件発生の突然性ではなく、事件にどう対処すれば解決できるのかが分からないからでした。対応完了までの見通しがつかないからとも言えます。

テンパってしまう原因がもう１つあります。既存の業務も日常通りにやらなければいけないこととの兼ね合いができなくなることです。タスクが処理しきれない、ともすれば今どれくらいのタスクを抱えているかすら分からないから、事件に対応していても他の仕事が気になって焦ってしまうのです。

タスク管理で不安を解消
今も管理部門で働いていますので、こういった事件への対応をすることはあります。テンパることはなくなりました。なぜか。

タスク管理手法"GTD"の5つのフローのうち最初の２つ「把握する」「見極める」にその鍵があります。

上記のテンパってしまう原因の１つ目には「見極め」が有効です。事件に対して「何をどうすれば良いか」を明確にし、それにいたる手順を書き下していくというのが「タスクの見極め」です。これができれば、後はその手順に従って機械的に進めていくだけです。当意即妙とか臨機応変とか、そんな超能力は使う必要がありません。そんなの無理です。いや、私に限っては無理でした。

上記のテンパってしまう原因の２つ目には「把握」が大きな威力を発揮します。自分のやるべきことリスト＿＿またの名をTODOリストとも言います＿＿を見て、事件への対応を最優先すべきかどうか、少なくとも同時並行で進行中の仕事でどんなものがどれくらいあるかを把握することで安心できます。仮に、その他の仕事の締切がその日でなければ即座に翌日へ回し、事件対応に専念できます。

衝動的に対応行為を始める前に、少しの時間でも上記「把握」「見極め」の時間を必ず取ることで「準備」「実行」の分離ができます。そこから得られる安心感はとてつもなく、私はこの安心感を得ることでテンパることはほぼ無くなったといっても過言ではありません。

このような技術をタスク管理で身に付ければ、多少テンパり癖のあるタイプでも、安心して事件対応もできるようになります。そして覚えておいて欲しいのは、タスク管理は「技術」であり「能力」ではありません。技術なので、身に付ければ活かせるものです。

タスク管理をキチンと身に付ければ、多少不器用な人でも立派に社会で戦っていけると考えています。よろしければ是非ご一緒に。