スケジュール感を養うには、手順に分解して日付を入れる。
こんなツイートをしました。
最終的な期日が決まっていれば、そこから逆算して、数日規模タスクに分けて仮期日を設定。
— 小鳥遊@クラファン中！ (@nasiken) September 19, 2018
細かい単位のタスクに分けて期日を入れることでスケジュール感が養われるかと。
これは、9月16日に開催した「自分は要領が良くない、と思い込んでいる人のための仕事術」の参加者のお一人からいただいた、事前アンケート「仕事上の悩みは？」への回答に対する私の考えをツイートしたものです。
とにかく日付を入れる！入れる！
スケジュール感はどうやって養うのか。具体的な方法を即答できる人は少ないのではないかと思います。私も例外ではなくスケジュールが後になるほど密になる傾向がありました。
タスク管理をやっていて、自分のスケジュール感のなさが改善されました。「何となく」や「数をこなせば」といったフワフワした言い方ではなく、具体的なスケジュール感の養い方を身につけた気がしています。
やるべき行動すべてに日付を入れる。これに尽きます。日付を入れないで計画を立てる人なんかいない！と反論されそうですね。私の考える「すべて」は本当にすべてです。
会議のために資料を作成して配布するとします。
- 資料の参考情報を集める
- 資料案を作成する
- 上司に確認依頼
- 上司から返答
- 部下へ印刷・ホチキス留め指示
- 配布
これだけの手順があったとします。これらすべてに日付を入れる。必ず入れます。
スケジュール感の有無
そこまで必要ないと思うかもしれません。実際、そこまでは要らないかもしれません。ただ、スケジュール感の有無を問われた場合は、
- 目的達成までを手順に分解して適切に設定できる
- 各手順に現実的な所要時間を見積もることができる
- その結果、期限までに目的を達成することができる
これらを満たしているかどうかだと考えています。
逆に、スケジュール感がない人は、最終的な期日とやるべきことのみ把握して、目的達成までの手順や各手順の締切日付までは頭にないことが多いです。だから最終期日が近づくにつれてスケジュールが過密になっていくという寸法です。
最後に
手順に分解して日付を入れる。これを何とかの一つ覚えのように繰り返していくと、さすがに手順の分解とそれらにかかる時間の見積もりは上手くなっていきます。
タスクペディアを使うとこれらを否応なしにさせられることになりますので、スケジュール感を養うトレーニングとして最適かと。タスクペディアでなくても、紙でも結構です。仮でもいいので、手順に分解して日付を入れる。これを励行すれば、時間の見積もりと長期的な計画に自信がつくようになるかと思います。
