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ForGetting Things Done

「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

病み上がりでも安定して仕事をこなすために

病欠の翌日

体調不良で休んだ翌日は、休んだ分の仕事が、しかも手つかずのまま目の前に積まれます。この感じがとても苦手でした。得意な人はいないでしょうが、山積した仕事が目の前にあるだけで手が止まります。取り掛かるまで、下手したら1時間くらいは無駄にしていたかもしれません。

 

本日はそんな日

これを書いている本日はまさしくそんな日でして、病み上がりで出社しました。正直言うともう1日休みたかったのですが、どうしても私がいないと成り立たない会議があったからです。午前中ほぼ全部を使ってやる会議だったので、溜まった仕事を片付けられるのは、朝の少しの時間と午後のみ。それで定時で上がれるか。ファイッ!

 

でも、やることは同じ

そんな限られた時間を有効に使うためにすることは、いつもと同じ。発生した仕事のうち自分がやるべきものをタスク管理ツールへ入力し、段取りへ分解する。これのみです。これをただひたすらやり続ける。私の就業環境が恵まれているのか、1日休んだだけで何十通も未読メールが溜まるような状態ではないので助かります。それでも、少なくない数の仕事の依頼メールが目の前に。

 

まずはやるべき仕事を選別して集める

メールをチェックして、進捗のあった既存の仕事とか、新しく舞い込んできた仕事などの自分がやるべき仕事を選別して、それ以外は無視して順次タスク管理ツールへ反映させていきます。

 

無視するといっても、メール文面は一応読みます。読みますが、忘れてもいいくらいの感じで軽くです。文章の書き出しで自分が明らかに関係無いことが分かったら、その時点で読むのをやめて次のメールにいきます。これで結構絞られます。(怒られるという意味の「しぼられる」ではなく)

 

段取りへ分解

やるべき仕事を選別したら、それぞれの仕事を細かい段取りへ分けます。具体的な行動にまで落とし込むレベルまで細かく分解します。COWCOWの「あたりまえ体操」もかくやと言わんばかりの当たり前なレベルまで砕きます。「①日付を書き込む」「②角印を捺す」「③封筒に入れる」「④投函する」くらいのレベルです。

 

すぐに誰かへ投げる!

段取りへ分解すると、自分がちょっと手を付けたら後は他人に委ねる仕事が相当数あると思います。むしろ、誰かに投げられるような分解をする、というのが感覚的には正しいかもしれません。とにかく、誰かに投げられる段階まで進めてとっとと投げることが大事です。そして次の仕事も自分が進められるところまで進めて誰かへ投げる!進めて投げる!この連続でどんどん自分の手から仕事が離れていきます。

 

投げ終わったら完了

これが終われば、もうその日の仕事は終わりです。割と早く片付きます。突然の割り込み仕事などにも対応しながら、余裕を持って定時を迎えることができます。仕事自体は存続しますが、自分の手から離れているのでお構いなくさっさと帰ることができます

 

必要なのは仕組み化

上記の「自分がやるべき仕事のみを選別して集める」「集めた仕事を細かい段取りに分解する」という仕組みが大事で、たとえ病み上がりで頭があまり回らなくても勝手に手が動くくらいその仕組みが機能していると良いですよね。その「収集」「分解」ができる仕組みがタスク管理です。

 

果たせるかな、その仕組みに沿って仕事をこなし、定時きっかりに退社することができました。タスク管理ツールにある仕事は、他人がボールを持っているか、自分がボールを持っていても締め切りがずいぶん後かのどちらかで、何の後ろ髪引かれることなく、病み上がりにもかかわらずスッキリした気持ちで会社を出ることができました。

 

やはり自分にはタスク管理はなくてはならないなと思った瞬間でした。