時間管理とタスクの整理、そして段取りの大切さ。
最近、新しい部署と兼務になった話ばかりしているような気がします。それだけ私にとっては大事（おおごと）なんです。
単純にやることが増えた一方、まだ小さい娘がいるので仕事が増えた分残業するのは避けたいです。
そこで改めて、時間管理とタスクの整理、そして段取りの大切さを実感しました。
時間管理の大切さ
今までは割と1人仕事が多かったのですが、新たな部署では文章を書いたり営業部門の販促資料やチラシを作ったりするので、他部署や部内の打ち合わせが増えました。
そうなると、一日のうち「自由にタスクが選択できない時間」が増えるわけです。GTDでいう「カレンダー」に振り分けられるものです。
例えばこんなものです。
- 8:00〜9:00 営業部とチラシ打ち合わせ
- 15:00〜17:00 企業サイト打ち合わせ
これらは一日の予定表の中で真っ先にブロックして、自分が自由にタスクを実行できる時間から外さなければなりません。
タスクを実行できる時間が少なくなると、その日やるタスクを選ぶ基準が厳しくなります。「本当に今日それをやる必要があるのか？」という問いかけをする自分の表情がマジ顔になります。
この選択次第では、タスクの完了までの見通しに暗雲が立ち込めたり、「しまった！これを今日やらなきゃいけなかった！」と、残業に直結しかねません。
「残業は悪」とは思っていませんが、私は早く帰って娘の育児をすることを優先したいと思っているので、残業はできるだけしないように、と思っています。
タスクを整理することの大切さ
時間管理をする上で、抱えている仕事タスクを整理することはとても大事です。
頭の中がこんな状態になっていては、とてもじゃありませんが時間管理＿＿＿一日の予定表に落とし込むこと＿＿＿はできません。
ひとまず、それぞれのタスクを細かい手順に分けて……
それぞれのタスクで、今手をつけられる手順をピックアップします。
これが、タスクの整理です。タスクの整理ができてこそ、このように一日の予定表に落とし込むことができます。
タスクの整理ができてこその時間管理。これは肝に銘じておきたい言葉です。実際、タスクの整理と時間管理をこのように連動させることで、無駄な動きが少なくなり、余計な頭を使って気疲れすることもかなり減りました。
段取り次第で難易度や状況が変わる
さらに大事だと思うことは、タスクを細かい手順に分解することと、分解した手順をどのように一日の予定表に配置するかです。
たとえば、最近のある一日に以下の３つがありました。
- 同僚にブログ用の画像の作成を説明してお願いすること
- 画像を貼り付けたブログをチェックすること
- 外出して指示されたものを買ってくること
１→３→２と段取りを組むのが正解だと思います。この３つだけ提示されれば、正解を導き出すのは簡単です。しかし、他にも多くのタスクを抱えている中で、この３つがポンと提示されたときに、果たしてこの判断ができるか。できないときもあると思います。
仮に１のお願いをせずに外出してしまったら、帰ってきてから画像の作成依頼をして、作成されるのを待ってブログのチェックをすることになります。画像作成時間中はずっと待っていることになり、無駄な時間が発生してしまいます。
分解されたタスクをどう一日の予定に配置するかは、このように無駄な時間を省くのにとても大事なことです。ちょっとの判断の差が残業を生むか定時で帰れるかを分けることになります。
タスクの整理と時間管理を駆使して、早く我が子のもとに帰ろうと思います。
