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ForGetting Things Done

「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

恐怖!「業務の棚卸」

「今期強調したい実績を報告してね」

今期の半期にやった仕事で、特に社内へアピールできるようなものを各メンバー報告するようにと部会で部長より話がありました。

 

例えば、3月末決算の会社であれば、10月1日から3月31日までの全ての仕事の中から、「これは!」と思うものをピックアップして報告して欲しい、ということです。半期に1回行われる各部署の半期方針の説明会で、我が部からの説明の中に今期の特筆すべき実績として載せたいとのことでした。

 

大騒ぎだった棚卸

「今期自分はどんな仕事をしたか」なんて聞かれた日には、以前なら私は大騒ぎでした。「自分は今期何やったっけ?」とメーラーの受信箱や机に山積している書類の束を手当たり次第ひっくり返し、しまいには同僚に「何やってたっけ?」と聞く始末。最終的には面倒くさくなって「特筆すべき実績はありません」などともったいない返答をせざるを得なくなったりしていました。

 

エクセルのツールでポン!

エクセルでタスク管理ツールを自作してGTDを実行することになってからというもの、自分のやってきた全業務タスクを記録しています。今回、ツールの威力を存分に味わうことになりました。

 

メーラーの受信箱や書類の束をひっくり返すことなく、例えば上記の例でいくと、タスクの完了日付の列を「2016年10月1日から2017年3月31日まで」とフィルタをかければ、今半期で完了した全タスクが抽出されるわけです。

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この結果、710個の完了タスクが抽出されました。そして、ルーチンや雑務のカテゴリもフィルタ機能で除いた396個のタスクをざっと見て、4つの業務を「特筆すべき実績」として部長に報告しました。この間30分程度。早い。タスク管理ツールを使用していなければそれこそ数日かかるような作業を30分程度で完了することができました。

 

本当にアピールしたいこと

特筆すべき実績を探しながら思ったのですが、私が本当に全社へアピールしたいのは、タスク管理ツールを使うことでこのように業務にかかる時間を圧縮していることなんじゃないかと思いました。

 

ゆくゆくはツールをスライドに映して、全社会議で「…ですからこうしてフィルタをかければ、一瞬で対象業務の抽出が可能になるのです」とか言ってみたいと思っています。