面倒くさい引き継ぎ、タスク管理であっという間に。
こんなツイートをしました。
タスク管理ツールでレシピ化したタスクをコピペして、見やすいように少し整形して終わり。
— 小鳥遊@9/1、9/16イベント (@nasiken) 2018年8月26日
もうほんとタスク管理ツール様様です。
少数精鋭
えてして管理部門は必要最低限の人数になることが多いです。なぜなら、営業さんのように（会計上の）利益を生み出さないからです。
管理部門は総務、労務、人事、経理、法務などから構成されることが多いです。会社によっては全てを総務スタッフがやっているところもあるくらいです。私とて例外ではなく、法務の仕事は専任で、その他に総務っぽい仕事も行なっています。
そんな少数精鋭でやっていると、1人が辞めたりすることが一大事になります。私の育休も、同僚に「じゃあよろしくね」の一言で済むものではありません。
引き継ぎ
育休中は基本的に業務を行わないので、代わりに誰かがしなければいけません。そのためには、少なくとも以下２つが必要となります。
- 自分はどんな業務を行っているか
- どんな手順で業務を行っているか
これが大きな障害になってしまいます。引き継ぎのためにマニュアルを作っておいてと言われて「どんなことをやっていたっけ？」「いつもどうしてるんだっけ？」と困ってしまう。
タスク管理で時間短縮
ここで冒頭のツイートのとおり、今までやってきた記録をそのまま抜き出して、見やすいように整形して引継書が完成。この時は年次の「会社から送る年賀状の作成・配布」と「新年ご挨拶メール送信」という２つの業務について引継書にまとめました。２つ合わせて引継書の作成に２、３時間といったところでしょうか。
こんな感じで記録を残しているのと、翌年への改善策も入力してあるのとで、ほとんど手を動かすのみで事足りました。
さらに普通の引継書より工夫している点があります。今年この業務をやる人のために、着手日と締切日を、それぞれの手順（タスクペディアでいうサブタスク）に設定しました。通常のマニュアルだと「何を」すればいいのかのみですが、今回作ったものは「いつ」「何を」すればいいのかまで分かります。
また、それでも分からなければ、私のタスク管理ツールで去年の記録をまず見てもらおうと思っています。おそらく進行の参考になるかと。
最後に
長期休暇や退職などで必要とされる引き継ぎは、引き継ぐ方も引き継がれる方もお互い気乗りしないものです。気乗りしないものや精神的な負担が大きいものを最低限の労力で終わらせるのに、タスク管理は役立つと思います。
