ForGetting Things Done

「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

タスク化を速めるためには、繰り返し、繰り返し、そして繰り返すこと。

仕事を進めるのにはどうしてもスピードは重視されます。

 

以前、「スピード!スピード!スピード!」という楽天株式会社の「成功のコンセプト」にドン引きしていた話をしました。

hochebirne.hatenablog.com

 

以前ほどのスピードへの恐怖感がなくなった

今は、スピード重視と言われても、特段何とも思いません。何とも思わないのはなぜか。それは、自分の仕事のスピードが上がったからだろうと考えています。

 

とはいえ、筋肉を鍛えて腕の振りが速くなったとか、暗算が一気にできるようになったとか、速読を習得したといったことではありません。

 

そもそもスピード化は、「もとの速度を速くする」だけではなく「無駄な時間を省く」でも実現できます。私はタスク管理で後者をすることで、(昔の自分にくらべて)はるかにスピード化ができています。

 

タスク管理をするタスクの所要時間

ここで考えなければけないのは、「タスク管理ツールに入力するというタスク」の所要時間です。これに1つのタスクにかかる時間の何倍もかかるのであれば、やり方を考え直さなければいけません。

 

その点、世にリリースされているタスク管理ツール___タスクの整理を受け持つツール___は、よほどのことがない限り、時間がかかるような仕組みにはなっていません。

 

私が原作者となっているタスクペディアもしかり。必要な情報をできるだけシンプルに入力できるように設計してあります。

 

入力スピード?いえ、タスクの見極めです

そうであれば、あとは入力のスピードが問題として残ります。入力動作自体の早い遅いの差はあまり気にしなくてよいレベルかと思います。問題は「タスク名のつけかた」「サブタスクの分解のしかた」の2つに集約されるのではないかと、私は思っています。

 

つまり、GTDでいう「見極め」ステップがスムーズに行くかどうかが、迅速にタスク化して仕事をスピーディに進められるかどうかの鍵を握っていると言えると思います。

 

タスク名のつけかた

タスク名は、GTDでいう「望むべき結果」と深いつながりがあります。というより、単刀直入にいえば、「望むべき結果」をタスク名とするのを私はお勧めしています。「日報よろしく」と言われれば「日報の作成・提出」とタスク名を設定しますし、「お客様に保証書を発行して」と言われれば「●●様保証書作成・発行」と設定します。繰り返しますが、「望むべき結果」をタスク名とするのが、速くタスク管理ツールに入力できることにつながります。

 

ただ例外的に、もう何回もやっていて手順が分かり切っているのであれば、タスク名にはこだわらないで良いです。

 

サブタスクへの分解のしかた

さらにタスク管理ツールへ入力するのに時間がかかる原因としては、サブタスクへの分解をどのようにすれば良いか迷ってしまうというものが考えられます。これに対する答えとしては2つあります。

 

  • とりあえずの仮サブタスクを入力する
  • 次のサブタスクだけ入力する(2つ目以降のサブタスクは入力しない)

 

この2つのどちらか、あるいは併用することで、タスク管理ツールへの入力は速くなることと思います。

 

ただ、その仕事のボールの持ち主が移動するときは必ず分けることをお勧めします。「上司に確認依頼のメールを出す」「上司から確認完了のメールをもらう」といった具合です。

 

ツールの補助

タスクペディアに限っていえば、入力を補助する機能があります。何度も同じ手順のタスクを繰り返すなら「テンプレート機能」を使えば時間が短縮できますし、1個・複数サブタスクをそのまま(タスクをまたがっても)コピペできる機能もあります。

 

私は他のタスク整理に関するツールを使ったことはありませんが、おそらく同様な機能はあるのだと思うので、そういった機能を使ってスピード化はできると思います。

 

何より、繰り返しが大事

どんな使いやすい道具でも、最初は慣れが必要です。慣れるまで繰り返し使い込んで自分のものにすると、どんなツールでも愛着が湧いてくると思います。愛着が湧くと、途端に使いやすくなります。そこまでいくと、業務のスピード化は比較的簡単にに実現できるかと。