放っておく、捨てることの大事さ
お見合いの仕事をフォローする
結婚相談所の話ではありません。組織で仕事をする際に時々見られがちな「お互いが相手の仕事だと思っていて、誰も着手しない」という状態を「お見合い」と言い、「誰もやっていないの！？」と怒られてしまう事象です。
そんなお見合い状態に陥っている仕事を「さっ！」と現れてやってくれる我らがヒーロー、そんな存在に憧れたものです。そして、私が１社目で所属した総務部門というのは、そんな役割を果たすカッコいい部署だと定義付けていました。
引き受け過ぎて潰れる
カッコいいヒーローをしたいあまりに、仕事を引き受け過ぎて潰れてしまったカッコ悪い人のブログがこちらになります(笑)。引き受けてくれる人がいなくて困っていることを助けるのは良いことだと今も思います。
しかし、自分のキャパシティを超えてまでやってしまうと、結果的に周りに迷惑をかけてしまうことも学びました。２回も。
「やらない」勇気
物事を完成させる、という尊い術とともに、手をつけず放っておく、という尊い術がある。人生の知恵の本質は、不必要なものを取り除くことにあるのだ。＿＿リン・ユータン
（デビッド・アレン「ストレスフリーの仕事術 仕事と人生をコントロールする52の法則」より）
上記のヒーロー願望があるうちは、「しない」という選択は、やりたくないこと・悪いことであることが多いです。だから「やりません」とか「できません」とか言いづらい。周囲の人も、やって欲しいから「『できません』は言うな」と言ってきます。なので二重に難しい。
そのきりのない「何もかも！」の中で溺れてしまわないためにはどうすればいいか。そのためには漠然と思っている「何もかも！」を、具体的かつ実現可能な行動に分解してやることだ。
（デビッド・アレン「ストレスフリーの仕事術 仕事と人生をコントロールする52の法則」より）
あれもやらなきゃ、これもやらなきゃと思っている頭の中は無限に広がっています。でなければ、無制限に仕事を引き受けません。引き受けた仕事を書き出すことで、その頭の中も有限であること、１日は24時間しかなく、身体は１つであることを自分に突きつけることが、潰れないために必要です。
そうして初めて「際限なく引き受ける」ことから脱却して「やらない」「捨てる」「放っておく」という判断ができるようになり、自分が潰れるのを防ぐことができます。これこそが、引用したリン・ユータンの言葉でいう人生の知恵の本質であり、GTDが目指す「ストレスフリー」「水のように澄みきった心」です。放っておくこと、捨てることは怠惰なのではなく、自分に真摯に向き合った結果、当然に出てくる行動だと考えています。
「とりあえず仕事のボールを投げる」のは良いのか？
タスク管理の盟友のメールマガジン
タスク管理界隈でその存在感を示しつつある（？）"TaskFreaks!!"なる一団を率いるイド♂さんが発行するメールマガジン「日々是助管理（ひびこれ・タスク・かんり」、発刊当初から愛読しています。イド♂さんの毎日のタスク管理について、生の情報を熱く届けてくれるものです。
イド♂さんはスイス→ドイツと海外を転々とし、管理職として働いています。大変な負荷のかかる環境で仕事をしているようで、日々タスク管理を使ってどのように仕事という強敵に立ち向かうか、手に汗握る展開を見せています。最近は「仕事はメールを開くまで存在しない」というシュレーディンガーの猫理論を駆使し、華麗にタスクをさばいている模様。
「責任の所在を明らかにして終わり」ってどうなの？
そんな極限状態でタスク管理を行っているイド♂さんにとって、労働の効率化は非常に切実な問題であるようです。記事の一部を以下に抜粋します。
日々是助管理20170610号≪増刊号≫
・とりあえずは前に進んでいる多くの未完了タスクを抱えるよりも、一個一個その場で完了させた方がより多くのことを為せるのではないかと思い始めた。デキる人は、責任の所在という「過程」などどうでもよく、「結果」を求めるので、「わたしは○○さんに聞きましたが返信がありませんでした。わたしの責任ではありません。」という発言は絶対にしない。だからこそ、ボールを「とりあえず」投げるのではなく、その場でゲームを終わらせるのだろうが、労働効率的にもその方がいい気がする。
先日の私のこの記事などは、イド♂さんのメルマガの「デキる人」から速攻で否定されてしまうような内容ですね。
私の推奨するタスク管理の根底には、全然仕事が回せていなかった自分にも、最低限仕事ができるようにするという考え方があります。つまり「できない」を「最低限のことはできる」まで引き上げるというレベルです。その結果、自分にはうまくやり方がハマり時間的精神的余裕を得ることができていますが、別の就業環境にいる他の方にどれだけ通用するかは未知数です。
私は、アドラー心理学の「課題の分離」を盾に「ある仕事についてボールを投げたら、その仕事についてのあらゆる責任はボールを受け取った人にある」として「自分のやるべきタスクに集中」することで「作業の効率を上げる」「精神的負荷を下げる」ということを実現しようとしています。
上記は、イド♂さんのメルマガの中では「デキる人のタスク管理」とは別の「定時に帰る人のタスク管理」とされています。これに対し、私は「デキる人」にも共通するのではないかという仮説を立てています。しかし、私が「デキる」タイプとは縁遠いため、検証まで至っていないのが残念です。イド♂さんのメルマガから、その検証のヒントが得られればと思っています。願わくば「全員が全員とりあえずボールをポンポン投げ合うことで仕事があっという間に終わる」という結論にたどり着きたいなと考えています。
人事系の人が読む雑誌に寄せるタスク管理の波
タスク管理の有名人が連載
@人事（アット・ジンジ）というサイトに、タスク管理界隈の巨人佐々木正吾さんが連載をされています。タスク管理界隈で佐々木さんの影響を受けていない人はいないと言っても過言ではありません。
この記事やその他の佐々木さんの生み出すコンテンツの根底に流れているものは、いい意味での「自分への諦め」です。「頑張ればできる！」とか「石にかじりついてもやり遂げる！」といった行き過ぎた精神論を排除して、仕組み化や物事の捉え方を少し変えて、それをやり遂げる力に転換させる、そんな考え方をしておられます。
心に残ったフレーズ
この記事で私の心に残ったフレーズをご紹介します。
5日かかる仕事を3日でやるとか、24時間を48時間にするというのは、リアリティがありません。
私はこの淡々とした文体に、冒頭で書いた「行き過ぎた精神論」への強烈な皮肉を感じ、心の中で快哉を叫びました。この記事が掲載されている「@人事」の読者にどれだけ通じているかわかりませんが。
しかもほとんどの人は、すでに十分スピーディかつ効率的に働いています。
この一文を読んで、視点の優しさに心が暖かくなりました。マネジメントとは部下を叩いて伸ばすものだとしか考えていない管理職がいたら……実際にいるんですが……何度でも読ませたい。
「きっかけ」から「反射的に行動を起こす」ことでライバルよりすばやく動いています。デスクワークの世界ならきっとそれができるに違いありません。
これは、アメフトの戦術をいかにチーム全体に徹底させるかという話から展開させたものです。瞬時に判断をし、スピード勝負のアメフトの方法論「きっかけから反射的に行動を起こす」が私たちの仕事にも通じるのではないかということです。確かに、きっかけとなる出来事が発生してからどれだけの早さでその仕事に着手するかは、仕事が早い／遅いのバロメーターになると私も常々感じています。
「反射的に」というところが特に印象深いです。以前の会社の上司に言われた金言「何か仕事をするときに抑えるべきものがあったらすぐに抑えろ。順番は、人→モノ→カネだ」と共に、私のバッグボーンになっているかもしれません。
何かをやるとなったらすぐに（できれば、やろうと決めた話を終えた瞬間に）同席する人に電話やメールなどで連絡を取ります。
そして、それがひと段落したら間髪入れず場所や準備するものを確保していきます。
そこまでしなくても物事はちゃんと進捗しますが、自分の精神の安定のためにはこのくらいの早さでやるのがいいと経験上感じています。元から小回りの効くタイプではなくむしろその逆でしたが、色々しくじった結果このようになってしまいました。
こんな風に、タスク管理が仕事と密接につながり、広まっていけばと思います。よりストレスフリーに働くために、よろしければ是非ご一緒に。
10年前、代々木体育館での障害者雇用合同面接会のこと
代々木体育館の記憶
今から10年ほど前、仕事がうまくできなくて思い悩んで自身を完全に喪失し、障害者手帳を交付してもらって障害者雇用で再起を図ろうとし、障害者雇用オンリーの合同面接会があるということを知って勇んで行きました。会場は代々木体育館。開場前から長蛇の列でした。
精神障害者雇用の記事を読みました
なぜこんなことを書き始めたかというと、この記事を読んでインスパイアされたからです。いい記事です。今から精神障害の障害者雇用で就職活動をしようとする人にとっては、特に勇気付けられます。
「自分の居場所ではない」
話は10年前の代々木体育館に戻ります。求職者は入場すると受付で横長の分厚いしおりのようなものをもらいます。ここに、合同面接会に参加している企業のすべての求人情報が記載されています。確か300社とかそのくらいの数の求人が載っていたと思います。
その殆どが給料が安く、単純作業のみの仕事内容。高い給料の求人があるとしても、翻訳などのような専門知識が必要なものでした。世間に名の通った会社でも「これじゃ生きていけないよ」というレベルの給料なんですね。まるで法定雇用率を達成するためにしょうがなく採りますとでも言いたげな内容に思えて暗澹たる気持ちになりました。
その頃、障害者雇用は身体（障害者）しか相手にしないという話がまことしやかにささやかれていました。身体の障害は目に見えるのでどのように援助すれば良いのか分かるが、精神障害は目に見えないないから援助のしようがない。そんなことも頭をよぎり「実は面接後履歴書を捨てられてるんじゃないか」と思ってますます気が滅入ってしまいました。
さらにその気持ちに追い打ちをかけたのは、おそらく中程度から重度の精神障害を患っている求職者の人たちの様子でした。母親や父親に付き添われて、この日のために新調してもらったであろうスーツを着て、なんとか就職しようと面接ブースで一生懸命喋っているのです。しかし、しどろもどろだったり、発音すらおぼつかない。それでも傍で食い入るように見守る付き添いの親。きっと就職するのはむずかしいんだろうな、親はこれが終わったら一緒に帰りながら「頑張って喋ってたね！何か美味しいものでも食べて帰ろうか」とか励ましたりして必死に就職口を探しているんだろうな、などと本人と親の気持ちに（勝手に）思いをはせてしまい、ものすごく悲しくなって見ていられなくなってしまいました。
本当に申し訳ないのですが、少なくとも自分はそこまで支援が必要な障害の程度ではなく、自分はここにいるべきではないと思ってしまいました。それが伝わったからか、それとも身体障害じゃないからか、その時いくつか受けた面接はほぼご縁がありませんでした。
その後
上の記事には、障害者雇用専門の転職エージェントが紹介されていました。この頃はまだそういったサービスは殆どありませんでした。たまたまハローワークの障害者雇用求人票で、おそらく障害者雇用のことをよく理解していかったと思われる会社が、他の求人よりも頭抜けて高い給料を提示していました（それでも、当時の私の同世代がもらっていたであろう平均的な額よりは少なかった）。業務内容も単純作業ではなかったので、これこそ自分が応募するべきものだ！と連絡をして、そこに入社することができました。
その後のその後
そうして入った会社も、頑張り過ぎて自分を追い詰めてしまい、いわゆる二次障害を起こして休職して退職してしまいます。それから色々すったもんだはあったものの、今はタスク管理で自分の弱点を補う仕組みを作ることができたので一般雇用でちゃんと働けています。
「どっちつかず」のグレイゾーンの方々
当時の私のように、発達障害などの精神障害の当事者であっても、工夫すれば一般雇用でも働ける、つまりグレイゾーンの人たちはたくさんいると思います。今のままだと一般雇用で働けないか働ける自信がない、かと言って障害者雇用の安い給料では給付金などの金銭的な土台がなく社会生活を続けていけない、という方々。どっちを向いても行き止まりです。
グレイゾーンを救うスキル
上で紹介した記事のように、一般事務もやらせてもらえて配慮もしてもらえる求人を探すのもありですが、いずれにしてもそれ相応の事務処理スキルを持っていることで、一般（に近い）就労環境での仕事ができるようになり自分を救ってくれます。グレイゾーンの方々が社会に出てやっていくためには、どんな仕事でも必要とされる事務処理スキルがあるととても有利です。それがタスク管理だと私は思っています。
グレイゾーンの方、タスク管理は、身に付ければ一般雇用でも十分に通用するものだと私は思います。10年前の代々木体育館での私のように悲しい辛い思いをしないよう、タスク管理を是非ご一緒に。
QCサークル タスク管理を社内で根付かせるには？
「社内にタスク管理を導入したい」
トップからの要望を受けて、我がQCサークルはミーティングでブレストを行い、意見を出し合いました。タスク管理の導入で何を実現したいのか。そのためにはどんな問題点があるのか。どういう仕組みを作って解決するのかという3点に絞って、まずは会社へ提案書を作って出そうということになりました。ええと、もう単なるQCサークルの活動の枠を超えて、経営企画部門の会議になっとりますが（笑）
会社への確認
我々から会社への確認事項として「目的はこうでしたよね？」と改めて伝える。
・よりストレスフリーな就業環境の実現
・時間外労働の削減
・抜け漏れ等のミスの削減
それと、ついでに「従業員が、いつ・どのような仕事をしているかを記録に取る」ということも要望があるとのことでしたので、考慮してあげようということになりました。
タスク管理導入にあたっての問題点
個人が好きでやることではないので、どうしてもタスク管理を定着させるための課題がでてきます。ミーティングで出てきた話を５つのポイントにまとめました。
①業務・個人によってタスク管理手法は異なり、方法論・ツールを画一的に全社適用するのは難しい
②メンバーの現在の業務量に単純に付加され、なおかつ全社規模なのでマンパワー不足の懸念
③そもそもタスク管理自体が「面倒なこと」と捉えられ受け入れられづらい。
④タスク管理導入には、それを受け入れる精神的土壌（特に部下を束ねる部長職以上）が必須。
⑤社外でも活動する営業社員でも使えるようなツールの用意が必要
解決への方向性
上記５つの問題点に対して、こんな風に仕組みを作ったり物を用意することで目的に進んでいけるのではないか、ということを考えました。
問題点①②に対して
各部署に「（仮）タスク管理者」を置き、各部署における業務タスクの管理方法の把握と推進をしてもらう。QC6班は事務局として各タスク管理者へGTDに沿うよう各部署・個人に合ったコンサルを行う。
問題点③に対して
「日報を書かなくて良い」といった見返りを設定することで、定着化を図る。
問題点⑤に対して
スマホ対応できるよう小鳥遊が外部へ依頼。
肝は社内の体制ですね。上層部、管理職が自らタスク管理を理解し実践しないことには下に落とせないだろうと踏んでいまして、実はかなり高いレベルのことをマネジメント層へ求めています。それをやる覚悟がありますか？という果たし状のようなものを、我々QC6班は彼らに突きつけているわけです。
一部の奇特な人たちが、何かしらツールを配布して布教活動してくれて、いつの間にかみんなタスク管理みたいなのができるようになっている、みたいな甘い幻想は無しですよ、ということです。
これに対して、どのような反応があるか楽しみです。この動きは逐次書いていこうと思いますので、この展開・ストーリーを共有いただければと思います。是非ご一緒に。
TODOリストの前で何もできずに固まってしまわない方法
リストを目の前に腕組み
先輩や上司から「やらなきゃいけない仕事を書き出して管理しよう」と言われ書きだしてみたはいいものの、一向に管理できた実感がなく、むしろリストの項目が増えるばかりで頭を抱える。そんなことありませんか。
タスク管理メソッド"GTD"の開祖デビッド・アレンはこのように言っています。
だれでも、あらゆることが頭の中でごちゃごちゃになって、気が狂いそうになったことがあるだろう。だから、リストを作ることによって一時的に安心しようとする。しかし、正しいリストの作り方を知らなければ、それは応急処置でしかない。結局は気が狂いそうな状況を紙に落としただけで、それを見たらまた気が狂いそうになるだけなのだ。
（デビッド・アレン「ストレスフリーの仕事術 仕事と人生をコントロールする52の法則」より）
ただ「これやらなきゃなー」ということを書き出しただけでは、ただただTODOリストを目の前に腕組みをして固まるだけです。
具体的に書いてる？
上手くいかないTODOリストには共通点があります。それは各項目が具体的ではないということです。読んですぐにその行動ができる内容である必要があります。
このとき、私たちの脳内で何が起こっているか。
①TODOリスト「部屋整理」をやろう。
②じゃあ一体何をすれば良いのか。
③机の上から取り掛かろうか。
④でも、まずはベッド脇の台からかな。
⑤いやまて、本棚の整理が簡単そう。
⑥あ、電灯カバーも汚れてる。
⑦ああもう、何から取り掛かれば！？
⑧面倒だ。やめよう。
多かれ少なかれ、こんな感じに陥る人はいるはず。少なくともここにおります。私です。
正しいリスト
TODOリストの①の記載は正しいです。しかしリスト作成時にすぐ②に気が付き、③〜⑥を①に関する具体的な行動として書き出してみてから、実際に取り掛かれば、⑦⑧のようになることは格段に減ります。つまり、③〜⑥のような具体的な行動も書き出してリストの内容にしなければ、頭の中で思考がぐるぐる回ったままになって、行動しないようになってしまうのですね。
些細なことであっても、いや、些細なことだからこそ書き出してTODOリストにすることをお勧めします。その些細なことの積み重ねが、自分を前に推し進めます。些細なことの書き出しは「自分が何かをしている感」がないので無視しがちですが大事です。よろしければ是非ご一緒に。
腰の重い人間が行動力の塊になる仕組み
行動力の塊？
手前味噌で恐縮ですが、先日「行動力の塊」と言ってくれた方がいました。私は褒め言葉と受け取って素直に喜んでおります。イベントをやると決めたらすぐに実行日を決めてしまいます。言っているそばから決める感じです。私がＦ太さんと共に開催しているイベント「自分は要領が良くない、と思い込んでいる人のための仕事術」は、イベント終了後の打ち上げの席で「次いつにします？」と聞き、具体的な日付をもうカレンダーに入れてしまいます。次のイベント開催を決める第一歩は開催日を決めることです。
私は、昔は腰が重かったんですよ。自分の興味のある対象、例えば趣味の音楽とか関わるものであればものすごく腰が軽いのですが、それ以外の、あまり興味が湧かない対象についてはなかなか動き出しませんでした（今も、苦手な物事についてはなかなか動かないです）。今は、興味のあるものへの行動の早さは、早めだった以前に比べてももっと早くなり、興味があるとは言えないものに対してもすぐに動くようになりました。
行動力が上がる仕組み
行動力を上げるにはどうしたらよいか。タスク管理の世界では「着手しやすくするために、『次にとるべき行動』を明確にする」が鉄則です。タスク管理メソッド”ＧＴＤ”の開祖デビッド・アレンは、以下のように言っています。
「次にとるべき行動」を決めることで個人にもたらされる最大の恩恵は、行動力が高まり、そのことによって自尊心が身につき、前向きな視点をもてるようになることである。
人はさまざまな行動をするが、人にせき立てられたり、自分で危機感を覚えたりしてやむなくやるケースがほとんどだ。これでは達成感を得られないし、仕事がうまくやれているという気持ちにもならないだろう。私たちが望んでいるのは、まさにこの逆である。
（デビッド・アレン「ストレスフリーの整理術」）
つまり、「次にとるべき行動」を明確にすることで着手しやすくなり自尊心が身に付く→着手する精神的ハードルが下がる→次にとるべき行動により楽に着手できる→自尊心がますます上がる、という好循環が生じているわけですね。
自分の特性も後押し
また、発達障害という特性もあってか、自分が「これ！」と決めたものに対しては尋常じゃない集中力と実行力を、元から持っているようです。これも自分を後押ししてくれていると分かってきました。
つまり「次にとるべき行動を明確にする」こと
特性のことはともかく、次にとるべき行動を明確にすることは、人を実行へと押し出してくれるのだと実感しています。そのために、ＧＴＤの「見極め」フローにある、「タスクの目的を明確にして、タスクを細かい段取りへ分解し、次にとるべき行動を明確にする」ということがますます大事になってくるのです。
すぐに行動できるようになると、仕事が速く進むようになり気が楽になります。その解放感を、よろしければ是非ご一緒に。
