ForGetting Things Done

「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

「タスクペディアをタスクの把握と分解のみに使う」という考え方、正鵠を射ていると思います。

タスクペディアは構造がシンプルなので、使い方の工夫を凝らすことができます。

 

アッタマいいなー！と思った使い方をご紹介します。

 

 

「タスクの整理用ツール」と決める

原作者が言うのもなんですが、タスクペディアでタスク管理のすべてができると思わない方が良いです。あくまで一部の役割のみを担当するツールだと考えると、うまくいきやすい。

 

おやゆさんのおっしゃるとおり、やりたいこと（やるべきこと）を記録して、実行できる形に落とし込むのが、タスクペディアの役割の最たるものだと思っています。

 

その他の役割は？

タスクペディア1つだけあれば良い！となればありがたいのですが、タスクペディアに足りない点があります。それは時間の概念です。具体的に言うと、ある一定の限られた時間にどんな（サブ）タスクをどれだけ実行するかが可視化されていない点です。

 

タスクペディア運営陣でも共有している「より完成されたタスク管理ツール」像は、オープンリスト＋クローズドリストです。こちらのブログに分かりやすく書いてあります。

taskarts.com

特にオープンリストとクローズドリストについて説明している箇所を引用します。

オープンリストとは、やることが出てきたらその度に追記していくリストのことです。一般的なTodoリストのことですね。

新たに追加されるタスクに対して、常に開いている（オープンな）リストということです。

（中略）

一方クローズドリストとは、新たに追加されるタスクに対して閉じている（クローズな）リストです。

クローズドリストは、今日やるタスクを登録したら締め切ります。一度締め切ったら原則タスクは追加しません。

お使いの方はお分かりのことかと思いますが、タスクペディアはオープンリストな性質が強い。クローズドの要素が若干足りません。

 

他のツールで補完

おやゆさんもおっしゃっていますが、クローズドリストとして素晴らしいのがタスクシュート式というシステムを持つTaskchuteやTaskchute2、たすくまといったタスク管理ツールです。

タスク管理ツール・TaskChute2

 

私は似非タスクシュートというものを作っています。エクセルで１日を30分ずつに区切り、タスクペディアで分解したサブタスクを入れて１日の計画と実績の記録を残すという形で管理しています。

f:id:hochebirne:20180806073902j:image

 

最後に

タスクペディア運営陣では、ゆくゆくはこのクローズドリスト機能をタスクペディアに実装して、オープンからクローズドへの流れをシームレスにしたい！とキャッキャいいながら構想しています。

 

とはいえ、今のタスクペディアというオープンリストだけでも、十分仕事の効率化や精神的な安心をもたらしてくれると私は実感しています。

 

まずは、タスクペディアユーザーの裾野を広げていきたい、色々な使い方を知りたいと考えています。

タスクペディアユーザー追加登録狂騒曲

あっという間でした。

 

ADHDなどの発達障害当事者をはじめとする、自分は要領が良くない、と思い込んでいる人のためのタスク管理ツール「タスクペディア」

www.taskpedia.club

 

狂騒曲、幕前

予告をしました。

 

そして当日の私のブログ。

 

追加募集をかけるとき、運営陣は毎回「1人も申し込みがなかったらどうしよう…」という不安を抱えるものです。少なくとも私は思います。

 

1回目は1時間半、2回目の募集は1時間で埋まっています。「じゃあ、3回目は30分？」「いやそれはないですねアハハ！」というやりとりを運営陣ではしたものの、もうこれでタスクペディアに興味を持っていただける方が世界にいないのではないかと個人的に思ったり、不安はつきまといます。

 

そこはタスクペディアのマスコット、ペー助も同じようです。それにしても、落ち着く動画が渋い……。

 

狂騒曲、開幕

そして登録受付開始。早々に15名様分一気にドバッと残数が減ったのには驚きました。

 

そして、不安をよそに、みるみる残数が減っていきます。

 

まさか30分で本当に埋まってしまうかも……という考えがよぎります。

 

世界最高ともいわれるベルリンフィルハーモニー管弦楽団の日本公演は、クラシック界のプラチナチケットです。かなり高額にもかかわらず、あっという間にチケットが売り切れます。

 

クラシック好きな私は不遜にもこんなことも考えました。

 

申し込みのスピードは緩みません。

 

狂騒曲、終演

あっという間に、50枚様分の登録枠が埋まってしまいました。ご興味を持っていただきながら今回の登録の機会を逃してしまったという方、申し訳ございません。運営陣の関わるイベントなど、今後もユーザー登録の機会をできるだけ設けてまいります。

 

ペー助からも御礼の言葉が。

 

就労移行支援事業所ではすぐにツールとしてご活用いただけます

EXP立川という就労移行支援事業所では、プログラムで必要となるため、利用者様には無条件でタスクペディアのアカウントをすぐにご提供しています。私も週に1回講座でお教えしております。

私と同じく、

という方は、タスク管理を一番確実に習得できるのではないかと思います。通所には他にも条件があると思いますがご検討を。

exp.or.jp

 

ウソから出たマコト

先ほども書きましたが、募集日の数日前、こんな会話をしていました。それが実現してしまいました。

 

そして相変わらずな私

これは言わずもがな。

 

運営陣の協力体制

お休みにもかかわらず、画像をピコッと貼るお仕事をするためにパソコン前に張ってくださる社会福祉法人SHIPの方がいらっしゃいました。ありがたや、ありがたや。

 

最後に

こうして狂騒曲は幕を閉じました。申し込みいただいた新規ユーザー様も含め、関わった皆様に深く御礼を申し上げます。

 

ユーザーの皆様、是非 #タスクペディア というハッシュタグを使って、使用の感想やご意見、ご要望をつぶやいてください。必ず拾って改善対応の検討材料といたします。質問あればツイッター上でもお答えします。

 

タスクペディアは開発側からの一方的な提供ではありません。ユーザーと一緒に作っていくことを運営陣は強く意識しています。

 

是非ご一緒に！

【本日8月5日午前9時】タスクペディア追加ユーザー登録申込を承ります！

本日は、

 

タスクペディア追加ユーザー登録申し込み祭り

 

の日でございます！

 

お申し込みは、こちらから！

www.taskpedia.club

 

タスク管理は、ほぼ全ての「仕事」「日常生活」の基礎

タスク管理を実践し、教えている身からすると、何をするにおいてもタスク管理の知識と経験は他にも大いに活かせることを実感します。

 

複雑な数式や理論を理解する必要がなく、費用もかからず、それでいて自分の業務効率が上がり、こころの余裕が出てくる。そんなコスパ良すぎなものは、なかなか他にはないなと思います。

 

↓こんなやつです。

f:id:hochebirne:20180804073526p:image

↓こんなやつです。

f:id:hochebirne:20180804073136p:image

 

使用は無料です

散々宣伝していますが、使用料はありません。近々、大きな機能を追加する予定でクラウドファンディングをしますが、使用の対価はいただきません。

hochebirne.hatenablog.com

hochebirne.hatenablog.com

 

最後に

この「タスクペディア」は、タスク管理ツールであるとともに、仕事などにやりづらさを感じている方のためのサポートツールでもあります。

 

  • 仕事がどうもうまくいかない。
  • 抜け漏れや段取りがうまく組めない。
  • マルチタスクをうまくこなせない。

 

そんな方にタスクペディアを使って悩みを解消していただきたいと、心から思っています。

 

#タスクペディア というハッシュタグで要望や感想などをツイッターでつぶやいていただくと、原作者である私、開発者であるさがっとさん（@sagattosaga）が随時反応、対応いたします。タスクペディアは、ユーザーさんのつぶやきをそのまま反映させてしまったりする、奇特なタスク管理ツールだったりします。

 

よろしくお願いいたしします。

発達障害の凸凹特性を、シゴトへなめらかに接続する。

こんなツイートをしてみました。

 

考えてみれば、気が付いて欲しい人はこのツイートを読んでいない可能性が高いのですけどね。

 

なめらかな接続

「なめらかな」という言葉の使い方は完全に家入一真さんの本の影響です。

なめらかなお金がめぐる社会。 あるいは、なぜあなたは小さな経済圏で生きるべきなのか、ということ。

なめらかなお金がめぐる社会。 あるいは、なぜあなたは小さな経済圏で生きるべきなのか、ということ。

 

 

既存の関係性を壊さず、自然に浸透して機能する感じを込めて「なめらかな接続」としました。

 

発達障害の凸凹は、ほぼ先天的なので除去するものではありません。その凸凹のカタチそのままに社会でやっていくしかないと思っています。

 

社会でやっていく手段として最も一般的なのは、仕事をすることです。ところが、この凸凹は仕事をするのに向いていない場合が多いのが困りもの。

 

私の場合は「抜け漏れ」「忘れ」「段取りが苦手」という特性と、それを極度にクヨクヨして自分を責めるという傾向があります。この特性と傾向のまま会社勤め人として仕事を始めるとどうなるか。

 

……多くを説明するまでもなく、うまくいきませんでした。

 

私の凸凹と仕事とをなめらかに接続してくれる何かが必要だったわけです。

 

人やモノに頼る

結果的には、周囲の人だったり、タスク管理ツールがその役割を果たしました。そのおかげで、勤め人としての信頼は周囲からいただいていると自負できるようになりました。

 

タスク管理が適切な形でうまく機能すると、びっくりするくらい仕事がうまくまわり始めます。まるで私自身がスキルフルになったと見えるようです。

 

それを褒めていただいた際には「いや、私はダメダメで、やり方を工夫しているだけなんです」と返しています。それも謙遜に聞こえるようです。美しき誤解です。

 

頼ることをがんばろう

「頼ればいいんだ！」とお思いでしょう。しかし、この頼るのは２つの意味で難しいです。

  • 頼る自分を許せるか
  • 頼るという作業を続けられるか

プライドを捨てられるかどうか、根気よく続けられるか、です。

 

特に２つ目。私の実践している例で具体的にいうと、タスク管理ツールの更新を続ける努力が必要だということです。これ、結構面倒くさいので大変です。でもそこは、頑張るしかないということになります。

 

最後に

いずれにしろ、なんらかの努力、頑張ることは必要になります。トンチンカンな方向に頑張ってしまうか、上手に頼る方向で頑張るかの違いだけです。

 

労力を費やすなら、上手に頼って（いい意味で）楽をして、余裕ある生活ができた方がいいですね。

「会社」がオワコンかどうかは、もう少しよく考えたい。

「自分は要領が良くない、と思い込んでいる人のための仕事術」というイベントを一緒に開催しているF太さん（@fta7）のサブアカウントでこんなツイートがありました。

 

一般に会社員はオワコンという風潮があります。否定はできないと思っています。でも、それについてもう一回考えてみようというのが、F太さんのツイートの趣旨。

 

実際、育児や介護を始めとして、仕事以外の活動と共存していくのに不適切な働き方を社員に要請せざるを得ない会社がほとんどです。育休が３日しかとれない会社の話を聞きました。これじゃオワコンといわれてもしょうがないですね。

 

ただ、私は、自分が今働いている会社がオワコンかというと、そうでもなさそうだと思っています。

 

本社と工場の違い

先日、年に一度の棚卸しの手伝いに工場へ行きました。いつもは本社で事務仕事ばかりしているので、風光明媚な場所にある工場は新鮮でした。

 

そこでの感想がこちら。

 

目と表情、コミュニケーションのとり方が違うと感じました。本社では目も合わせずにボソボソ喋る人がいます。挨拶もシラーッとしかしない人もいます。工場では、笑顔で元気よく挨拶をしてくれて、気分が良かったです。

 

この違いは、ボソボソ喋る人のせいじゃなくて、場の作用と言うのでしょうか、快活な挨拶や機嫌のいいテンションでの会話をさせなくする雰囲気が、本社にはあるんじゃないかと。

 

タスク管理不要？

そこで感じたのは、仕事に追われて疲れている本社と、「今日はこれ」と仕事が明確になっており、軽口を叩き合う緩い雰囲気の工場との差でした（当社の工場がたまたまそうだっただけかもしれませんが）。

 

そこには、心理的安全性がそこはかとなくあり、私が「会社」と聞いて想像するような仕事に追われてあわただしい様子はありませんでした。

 

これだったら、タスク管理要らないんじゃないか

 

そう思うことしきりでした。

 

本当に会社はオワコンなのか

本社と工場の大きな違いは、心理的安全性の有無にあると感じました。ひっきりなしに短納期のマルチタスクを全方位から要求される本社では、工場のような雰囲気で仕事をするのは無理があります。逆に、心理的安全性が確保できれば、オワコンといわれて久しい「会社」も、社会との関わり方として悪くないのではないかと思います。

 

ただ、会社には心理的安全性を確保する義務はありません。ではどうすれば良いか。自分で作るしかありません。

 

心理的安全性のうちの１つに「自分が不安に思うことが少ない」が挙げられます。仕事上の不安を軽減させる方法として汎用的なものはやはりタスク管理だなと思っています。自分にとっては、タスク管理で仕事の不安をなくすこと、タスク管理で効率化させて生まれた余裕を自分のために生かすことが、会社にいながら自分で心理的安全性を作り出す具体例です。

 

タイミングが合ったので工場のメンバーと契約書の打ち合わせをしました。書類の処理に追われてただの契約書作成マシンになるのではなく、実務担当者の思い、相手方はどんな会社で、どんな背景があって取引をするのかまで聞いて、それを盛り込んだ内容にできました。自分と担当者の考えが入った、血の通った契約書が作れたなと満足感を覚えました。

 

この契約書作成アプローチの是非はともかく、できる限り自分で心理的安全性を確保すれば、一人では得られにくい活躍の場を提供してもらえる「会社」。オワコンと判断するにはまだ早いのではないかと思います。

乗り越えられそうな課題を設定し続けることは、真摯に向き合っている証。

これ大事だ！と思いました。

 

特に、自分に対して乗り越えられそうな課題を設定し続けるという箇所。

 

「目標は大きく持て」に含まれる誤解

目標が大きいのは立派なことだと思います（大きくあらねばならぬ、というわけではありません）。ただし、目標の大きさと目の前に置くべき課題の大きさとは関係ないというのは声を大にして言いたい。むしろ、目標が大きければ大きいほど、目の前の課題は小さくした方が良いと感じます。

 

私は目標を大きく持つならば課題まで大きくあらねばならないと思っていました。大きさ10の目標に対して目の前にとりあえず置く課題が1だったとします。別の目標の大きさが100だったら、目の前の課題は1ではなく10でないといけない、と思い込んでいたのです。

 

目標は大きくても課題は小さく

私はかなりのワガママボディなので、ダイエットがここ20年くらいの目標となっています。何せ大学3,4年の2年間で20キロ近くスケールアップしてしまいましたので、これはもう健康に影響があるレベルであります。

 

そこで目標を10キロ減量としたりします。これがなかなか減らない。減るまで続けられない。一時期、心を病んで会社を休職していたときに近所のジムに行っていたことがありました。そのときは減りましたね。でも、復職したらすぐに戻りましたけれども。

 

そこで自分に課していた考え方は、こんな感じでした。

  • 1キロ減らすなら1日あたり10分も運動すれば良い
  • だが、10キロ減らすなら1日最低1時間は歩かないと！

 

ダイエット挫折経験のある方ならお分かりかと思います。自分に無理を強いているのは続かないんです（自分にとって1時間歩くのは無理カテゴリーに入ります）。

 

周囲の人にも、1日あたりの運動量を上げていくことを勧められました。応援のつもりで言ってもらっているのですが、正直プレッシャーなんですね。

 

「１日１時間歩くのなんて無理だ〜」

 

勝手に自分で壁の高さを上げて降参する。この繰り返しでした。

 

小さく課題を設定する勇気

この例でいえば、周囲に何を言われようとも1日10分を変えなければ、ダイエットが成功する確率は高かったと思っています（たられば、ですが）。

 

自分の内なる声からも「もっとやれ！もっと頑張れ！」というハッパをかけられます。その声に対してマイペースを保つ、目の前の課題をあえて小さく設定するのは勇気が必要です。

 

自分の内なる声に従うのが正義、逆らうのは悪です。そのときその限りにおいて、自分は悪にならないといけない。あえて悪になる勇気が必要になります。

 

大げさな話に聞こえるかもしれませんが、自分が乗り越えられそうな課題を設定し続けるのは、このくらいの覚悟がないとできないと思っています。

 

つまりそれは、タスクの分解

「自分が乗り越えられそうな課題を設定し続ける」を言い換えると、タスクという目標をサブタスク（日々の課題）へ分解するということになります。

 

GTDでは、ここで言う日々の課題を「次に取るべき具体的な行動」と定義しています。

  • 次に→「いつか」じゃない
  • 具体的な→やっている自分がイメージできる
  • 行動→実際の動き

ここに「自分が乗り越えられそうなレベルで課題を設定しよう」という強い意志が見られます。

 

タスクの分解が苦手という方、もしかしたら自分の内なる声に従いすぎているのかもしれません。もっと自分に反抗して、あえて「こんなんでいいの？」というくらい小さく刻むと良いかと。

 

最後に

自分が乗り越えられるレベルで課題を設定するのは根性なしだからではないと思います。課題を小さく設定できるのは、確実に目標へ進むための勇気の証であると考えます。

 

目標は大きくても良し。だが日々の課題までそれに引っ張られて大きくしてはいけない。

 

……などと偉そうに言っとりますが、私のワガママボディはもう少し続きそうです。

苦境に立たされたとき、大きな山が目の前に立ちはだかったとき。乗り越える力を授けてくれるもの。

こんなツイートを突発的にしました。

 

信頼できる方からの勧め

フリーのコミュニティーマネージャー、コミュニティープランナー、ライターをされている長田涼さん（@SsfRn ）と飲んだときに、フォローすることを勧めていただいた小林やばこさんのnoteです。

 

私が大好きなタスク管理の分野に共通する（というか、そのままタスク管理の）話題で、とても良い内容でしたので、私のフォロワーの皆さまへシェアしました。

 

問題に真正面から向かう姿勢

やばこさんは、途方にくれるほど大きな課題に取り組んでいるそうで、その方法論を書いています。

問題はやっぱり苦境に立たされたとき、上手く結果が出ないとき、大きな山が目の前に立ちはだかったとき、どうするか。

（中略）その具体的なやり方を今の自分への整理の意味を込めて、置いておこうと思う。

「具体的なやり方」というアプローチ、いいですねー。精神論、根性論に偏らない、課題を現実的な自分ごととして捉える勇気。タスク管理はこの勇気を助けてくれるものです。

 

「把握」「見極め」

GTDの５つのフローのうち、「把握」「見極め」「整理」「選択」がきちんと実践されています。

  • 1. 苦境をつぶさに観察して課題を全部書き出す
  • 2. 課題をやばい順(or 伸びしろ順)に並べる
  • 3. 解決しうる行動 and 依存関係を考える
  • 4. 一つの課題における行動が多すぎて頭を抱えたら、課題が大きすぎる証拠なので1に戻って課題を小さく分解する
  • 5. その行動は自分一人できるのか、できなければちゃんと説明して頼る
  • 6. やる

 

「把握」フロー

1.です。課題を書き出すことは、自分の抱えている不安を外在化して、相対する覚悟を決めることができます。

 

「見極め」フロー

4.です。前提として、その課題の目的を明らかにすることが必要ですが、その後、目的を達成するのに必要な「具体的な行動」へ落とし込むために、課題を小さく分解します。

 

「整理」フロー

2.と3.と5.です。主に優先順位を付ける目的で行うものと考えられます。

 

タスク管理イベントを行っていてよくいただくご質問に「優先順位はどうやって付ければ良いのでしょうか？」というものがあります。基準は色々なので、画一的な公式は無いので、スパッと答えられないのが正直もどかしいのです。

 

その基準の１つとして「依存関係」が挙げられています。これは、複数の課題について、課題Aが完了しないと課題Bに着手できないという関係にあるものだと私は理解しました。

 

優先順位付けの基準は色々あると書きました。締切の早さ、課題の難しさ（分解した手数の多さ）、重要度などなど……。その１つとして、依存関係もまた大きな基準になりますね。新たな発見をすることができました。

 

「選択」フロー

GTDの「選択」フロー、改訂前は「実行」と言っていました。ということで6.がそれにあたります。

 

最後に

noteを読み「これはタスク管理だ！」と盛り上がって一気呵成に書きました。その内側にあるものは、目の前の大きな山を乗り越えてやろうという信念。タスク管理は、その方法論がフォーカスされ過ぎている傾向があり、象牙の塔に引きこもりがちな世界のものになってしまっていると感じます。

 

もっと外に出て、目の前の具体的現実的な山を越えるためのパワーを、タスク管理は秘めていると思います。

 

具体的なやり方はどうであれ、共通し共感するものがある。そのように感じました。