自慢。タスク管理と部下と。
こんなツイートをしました。
業務量が増えたので、さすがに毎日定時上がりは難しい感じです。
— 小鳥遊 (@nasiken) 2019年11月13日
①1→2部署兼務
②金曜日は社外講師
③部下がついた
④年末進行
①で２倍、②で1.25倍（週5日が4日に）なので2.5倍。
さらに③④でもっと負荷は高くなるという。
それでも残業チクルスになっていないのでタスク管理すごい。
自慢みたいに聞こえるかもしれませんが、まぁ、その、自慢です（笑）
自分がいかにすごいかという自慢ではなく、「ほらタスク管理ってすごいでゲショ？」という自慢です。厳密にいうと自分じゃないので自慢じゃないですね。けど、私が実践しているタスク管理はほぼ自分みたいなものなので、やっぱり自慢ですね。
上のツイートでは部下ができたことを業務負荷を上げる要素として挙げていますが、実際はそんなに上がってはいません。私の部下、ホント優秀なんです。しかも仕事に積極的で周囲の助けにもなっているという。
まるで私の正反対な人材。だから、部下の育成に頭を悩ませたことは一回もありません（断言）。風邪をおしてでも仕事を終わらせようとするのを「体調優先でね」「終わらなくてもいいからね」と逆にブレーキをかけるくらいです。
そんな彼女だからか、タスクペディアを共用して仕事の進捗をお互い見合っていまして、それがとてもやりやすいのです。一緒に参加したミーティングが終わってちょっと目を離した隙に、タスクペディアに私たち２人のタスクが彼女によって登録され、それを発見するときの嬉しさといったら！
以前、こちらの記事でタスク管理ツールはコミュニケーションツールにもなると書きました。
なぜか、タスク管理ツールでタスクを共有すると楽しくなるんですよね。なんででしょうかね？
業務量が激増した私が今やれているのは、こんなことも含めたタスク管理のおかげだなと考えています。
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仕事を自分ごと化しない。
こんなツイートをしました。
「会社には仕事ではなくタスク管理をしに行っている」「会社はタスク管理の実験場」と言ってます。
— 小鳥遊 (@nasiken) 2019年11月11日
気付いたんですけど、同時にそれって「自分がタスク管理の実験台」なんですよね。
で、自分のタスク管理の評価をおとしめないために仕事を頑張るということになってます。
この感覚だと、例えば仕事がたくさんあって「いやだなぁ」と一瞬思っても、「やるか！」とポジティブになれる確率が高いような気がするのです。仕事を「自分の評価を左右する、我慢してやらねばならない労働」ではなく「タスク管理の素材」と考えることができるからです。
ここまでくるとただのタスク管理マニアですので、自分と同じようにやるといいよ！とは言えません。しかし、手段はどうであれ、仕事と距離を置く、自分ごと化しないのは良いです。
私は仕事上のことと自分をくっつけてしまう傾向にあります。仕事でミスをしたり他人に迷惑をかけたら、自分で自分を全否定してしまうのです。それに対して、うちの社長は「そのときはすごく反省して落ち込むんだけど、寝たらスッキリする」と言っていました。
なんだそのスキル
羨ましいったらありゃしません。仕事タスクがうまくいかなくても、究極的には自分が気にならなければ良いと私は考えています。なんなら、このスキルが手に入ったらタスク管理はやめるかもしれません。
しかし、現実にはそんなスキルありません。そんな自分でもできるだけストレス少なくやっていくために、仕事をできるだけ自分ごと化しないタスク管理は欠かせません。
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強みがあるからこそ、時間の見積もりが甘くなる。
分かったような気がしました。タスクの所要時間の見積もりの甘さ。どうして人は見積もりが甘くなってしまうのか。
それは、プライドです。
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「私は今」とか歌っている場合じゃないですね。って、世代を選ぶネタですみません。
私が定期的に開催しているイベント「自分は要領が良くない、と思い込んでいる人のための仕事術」での参加者事前アンケートに、時間の見積もりが甘いという悩みが必ずと言っていいほどあります。
でも、見るからにルーズそうな人だな！という方はあまり見受けられないんですね。実際イベントを開催してみると。
むしろ、真面目そうで、仕事ができそうな人がかなり多いのです。それなのに時間の見積もりができないなんて、ピンポイントでそこだけ弱点なのかなと思っていました。
多分違います。
真面目だからこそ見積もりが甘くなってしまう。
スキルや経験があるからこそ見積もりが甘くなってしまう。
今私はそう仮説を立てています。
「期待されているのだから」と無理な制限時間に挑んでしまう。「頑張ればきっとできる」「自分にできないはずがない」と思いたくて不可能な締切で終わらせようとしてしまう。
「真面目なのに」「スキルや経験があるのに」ではなく、「真面目だから」「スキルや経験があるから」時間の見積もりを見誤ってしまうのでしょう。
その枷（かせ）を外すにはどうしたら良いのでしょうか。私のような痛い目に遭わなければ分からないのでしょうか。それじゃあんまりです。
解決策の１つは、「実際に自分がどれくらい時間がかかっているかを客観的に知る」です。日本が誇るタスク管理界の金字塔「タスクシュート時間術」は、これを実践できます。
タスクシュート用のアプリなどを使わなくても、自分の行動の所要時間を記録すれば、「自分はこんなに時間がかかっているんだ」と知ることができます。
時間の見積もりがどうしても甘くなってしまう人。それは自分の弱点からくるものではありません。むしろ、強みがあるからこそ生まれる悩みだと思って差し支えありません。
ただ、悩みは解消したいですよね。一回、自分の行動記録をつぶさに取ることをお勧めします。客観的証拠が自分のプライドをいい感じになくしてくれます。
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「間違えないよう頑張ります」を具体的な改善行動に落とし込む
契約書で当事者の表示「甲乙」を同じ案件で連続して間違えるということをしでかしまして。
法務経験者なら分かると思いますが、超絶基本的なことなんです。基本的なことであるのみならず、取り違えると大変なことになるのです。
想像してみてください。例えば売買契約で、物を売る人が物を買う人に支払ったりする光景を。物は手元になくなるわ、お金は出て行くわで、もうめちゃくちゃですよね。
しかも、「同じ契約書で」「連続して」「同じミスを」しでかしてしまったわけです。
久しぶりに自分の注意力のなさを痛感しましたね。ただ、ここで大事なのは、ADHDであることに原因を求めないこと。ついそう考えてしまいそうだったんですが、「ADHDだからミスをしてしまった」ということを考えると、それがおそらく私は態度に出るでしょう。
態度に出てしまったら相手に伝わってしまいます。「ADHDだからミスをした」という言葉自体は間違いとは思えませんが、「だから許してもらって当然」と伝わりかねません。
それよりも、注意力散漫な自分でも安心してできるようなやり方を見つけることの方が、より建設的だと思いました。良い機会なので、基本的な事項２つに次のようなチェックをかけることにしました。
- 契約書を仕上げる前にいったん当事者の全文検索をかけて、１つ１つ確認する
- 条文番号が飛んでたり入れ替わっていないか最初から最後まで数える
基本的過ぎて恥ずかしいくらいのレベルですが、自分が「注意します！」と頑張ったところでおそらく何も変わりません。このような地道な「やり方の改善」が、安心・確実に仕事をする上で必要なんじゃないかと思った日でした。
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行いを変えて自分を変えるためのタスク管理。
最近、自分の性格や気質は変えられないけど、行いは変えられるという話を思い出します。
凡ミスをしてしまったとしましょう。凡ミスだけに、対策しようがありません。
たとえば、物忘れ。「なんで忘れるんだ！」と怒られたら、なんて返しましょう。とりあえず「すみません。気をつけます」しか言えないですよね。
一生懸命やっていても数字が足りずに終わったとき、「なんで売上数字が未達なんだ！たるんでるんじゃないのか！？」と言われたとしても、「申し訳ありません。頑張ります！」しか言えないかと。
「気をつけます」や「頑張ります」は、聞こえはいいですが、私にとっては何も対策を打てていないに等しいです。気をつけた状態や頑張った状態は何なのか。どうすれば気をつけたことになって、頑張ったことになるのか。
そこで思考を停止せずに、さらにこのように考えます。
忘れるんだったら、忘れないように毎日デスクにノートを置いてそこに書く。売上数字が未達なら、今までとは違うやり方でお客様にアプローチをする。そういった、具体的に行動に起こすのが大事なんじゃないかと思ったわけです。
ただ、具体的な行動を起こすのがあまり慣れていないかもしれないですね。それこそタスク管理メソッド"GTD"の面目躍如たるところ。タスクの目的を明確にし具体的な「次に取るべき具体的な行動」へ落とし込むのです。
こうして具体化された行動だけが「行い」となり、実行可能になるわけですね。
行いを繰り返して習慣化すれば、それはもう性格のようなその人固有のものになります。
行いを変えて、自分を変えるためにも、タスク管理はとても役に立つものだと思います。
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仕事ができる人の２要件。タスク管理とブルドッグ。
こちらを聴きました。
仕事ができない人を列挙するよりは、仕事ができると澤さんが感じた人の特徴を挙げた内容になっています。
どのような人が仕事のできる人なのか。
- 具体的で明確なコミュニケーションができる
- 愛嬌がある
この２つだというのが、澤さんの仮説なのだそうです。
具体的で明確なコミュニケーションというのは、
- 事実と考えを分けられる
- 事実を数字などを使って伝えられる
ということなのだそうです。分かる気がしますね。
ところで、愛嬌です。愛嬌って、どうやったら手に入れられるのでしょうね？
私の個人的な感覚だと、弱みなどをさらけ出しながらも機嫌良くしているというイメージです。
イメージ写真を貼ります。
私にとっての愛嬌の権化、ブルドッグです。犬派・猫派なら私は犬派で、犬の中でダントツに好きなのがブルドッグ。最高にかわいいです。
しわくちゃな顔、ひしゃげた鼻、短い足にたるんだ皮膚、ポッコリとしたお腹、どれをとっても可愛さしか無い（笑）
しかも、頭の回転が少し遅くて、判断に時間がかかることがあるんだそうです。さらにめんこいですね。
この感覚が一般的ではないのは分かっています。世に言うブサイクで要領が悪い典型です。それでも、と言うかだからこそ魅力的なのだと思っています。
一般的には弱みとされているのを、恥ずかしげもなくさらして、それでもご機嫌でいる様子は、愛嬌たっぷりと言えるのではないでしょうか。
仕事ができる人の話に戻ります。
澤さんの言う仕事ができる要件「具体的・明確にコミュニケーションができる」人は、えてして愛嬌とは遠ざかりがちではないかと思います。
タスク管理に習熟してくると、いわゆる「頭でっかち」になりがちだと思います。そんなときに、弱みを認めて、カリカリせず穏やかにいられるようになりたいものです。
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事実と意見を分けられるための強みとは。
事実と意見を分けられる人というテーマのこんな記事を読みました。
空気が読めない人と言われる一定の方々は、おそらく事実と意見を分けることは得意なんじゃないかと思いました。
【勝手に質疑応答_023】
— 小鳥遊 (@nasiken) 2019年11月1日
人が話している内容の裏の意味が読み取れないという悩みがあります。
↓
かなり極端な考えかもしれませんが、私はこれを開き直りました。その方が仕事がやりやすいのです。#jyys #jyys_reshttps://t.co/9PfZOFVvKM
この特性は強みだとさえ思っています。損することもあるもですが、トータルだと仕事にプラスになると考えています。https://t.co/dlFsvPq8J9
— 小鳥遊 (@nasiken) 2019年11月1日
たとえば、記事中の下記のやりとり。
「昨日の営業、途中退席してごめん。お客さん、ウチに依頼するか、決めてくれた？」
「大丈夫だと思います。」
気を回して配慮ができる人とは違い、文字通り受け取ってしまう人はおそらくいとも簡単に「決めてないです」と即答できるのではないかと思います。
この質問に対しては、普通に気がきく人なら、おそらくすぐに「（うーん、決めていないって言いづらいな）」と思うんじゃないですかね。
そして、色々と思考を重ねたあげく出てきた言葉が「大丈夫だと思います」だったりするのではないでしょうか。
そのあたりをある意味忖度しない人は、ストレートに「決めてないです」と答えられるような気がするのです。
であれば、気がきかない人はある意味強みを持っているのではないかと、割としばしば思うことがあります。
事実が意見の侵食を受けないようにするためには、記事の通り「注意力を働かせる」か、「事実を解釈しない思考ができる」かのどちらかが大事になりますね。
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