仕事の痕跡は宝の山

GTDではあまり注目されていませんが、終了した仕事の記録は宝の山です。

けど、ガラクタにもなる

ただ漫然と仕事をして、その時に走り書きをしたメモ等断片的なものは、宝になりません。

・いつ

・誰から

・どういう内容の仕事の依頼が来て

・締切がいつで

・誰にどう相談し

・相談相手からはどう返答があったか

・それをどう反映し

・いつ

・誰に

・どういう方法で

・どのように返したか

…といった、詳細なタスクログがあると良いですね。ここまで細かくなくても、できる範囲で細かく記録をとる。

この分は付箋に書いた、次の行動はノートにメモした、その後は大して時間のかかる作業じゃないのでメモ等はしていない、などと記録が一箇所にまとまっていない状態は、せっかくの宝がゴミ屑になってしまいます。

宝にするために

私はエクセルのタスク管理表にほぼ全ての仕事を記録しています。

過去の仕事の進捗記録が蓄積されると、

同様の仕事は、仕事の名前だけ変えて、コピペすれば良いだけになります。

依頼メールを目の前に「うーん、前どうやったっけ？」と考える時間は無駄でしかありません。

こうしてタスク管理を続けた結果、無意識に判断力が鍛えられ、どんな業務にも共通する自分の勝ちパターンのようなものを実践していくようになりました。

例えば、「すぐに手を付けるよりは、いったん上司に相談した方が早く進捗することが多い」とか「作ったword文書の見直しを省いて何度も痛い目に遭っている」等。

「ある」だけで貢献してくれる

さらに「いつでも参照できる形でログがある」と、その安心感は絶大なものになります。やり切った達成感と「自分が忘れてもこのログの集積は変わらない」という信頼です。

「忘れても良い」という安心は、考えている以上に自分をストレスから解放してくれます。

まとめ

きちんと整理されたタスクログは宝。

それは、達成感と安心を自分にもたらす。

さらに、自分をストレスから解放してくれる。

仕事のストレスは、知らないうちに牙をむきます。無くせるだけ無くしたいものですね。