GTD開始の瞬間
最初はただのTODOリスト
業務を処理しきれず周りに迷惑をかけ、頭が働かなくなってやむなく開始した休職。
社内規程の休職期間いっぱい休んで復帰し、心機一転ゼロから頑張るぞ！と机に向かってやったこと、それは、
どんな小さなタスクもPCに入力して、終わったら完了フラグを立てる。
です。
コピーを頼まれたら、
「部会資料のコピーを5枚とって田中さんに渡す」
別のフロアにある部署へ書類を届けるよう指示されたら、
「4階の情報システム部へ、PC使用申請を提出する」
といった具合。
GTDという言葉は全く知りません。
ただ、適応障害を起こすに至った自分がただただ情けなく、
誰かから受けた指示や依頼は、必ず忘れるものだ！なら、絶対忘れないPCに覚えさせてしまえ！
と、自分の脳を全く信頼しないポリシーを固めました。
どんなに覚えていられそうなタスクでも、発生したら必ず入力し、終わったら完了と入力する。最初はただそれだけのリストをエクセルで作成。「自分は新入社員か！？」と突っ込みを入れつつ。
暇に任せてカスタマイズ
それを、自分が使いやすいように段々カスタマイズします。
休職から復帰したての時は、また壊れちゃいけませんので、あまり仕事を振られません。時間はたっぷりありました。
「１つの仕事に複数の行動が含まれることがあるな」
→仕事名を大項目にして、その目的のため小さなタスクに分解し小項目にしてまとめる。
「複数の行動が必要かどうかで見かけが変わるのは面倒くさそうだな」
→たとえ1個の小タスクしか必要でなくても、同じ作りにする。
「色んなジャンルの仕事が一緒だと、後から探しにくいな」
→業務分野毎にシートを分け、どの業務分野用にも使えるテンプレートを作る。
「せめて仕事名(内容)だけでもまとめて一覧にして、自分の抱えてる仕事がどれくらいあるかいつも見えるようにしたいな」
→各業務分野シートから仕事内容を引っ張って一覧シートを作成。
「完了したタスクは消して、誰かの対応待ちなのか、自分が即対応しなくちゃいけないものなのか分かるようにしたらいいな」
→一覧シートの各仕事に「完了」「当方(ボール持ち)」「先方(ボール持ち)」が選択できるステータス欄を設けて、エクセルのフィルタ機能をかけた。
「その日いくつの仕事を終わらせたか分かったら張り合いが出て楽しいんじゃないかな？」
→日毎の発生／完了数を表示し、集計するシートを追加
作成した表を見て悦に入る毎日
ここまで作り込むと愛着が湧くものです。
引き続き、どんな小さな仕事も入力しては完了させ、仕事の記録がドンドン溜まっていくエクセルの表を見て、「………美しい……」と自画自賛するまでになりました。
げ、ゲッティング・シングス・ダン？
「確か、こういうのを『タスクカンリ』って言うんだったっけ、、、」
と、乏しい知識を総動員して思い出した単語をググってみました。
他人が、業務をどうやってコントロールしているのか興味があったのです。
そうしたら、ワラワラと検索結果に出てくる「タスク管理術」！
そして、たまたま目に入ったのがGTDという3文字。「ほほぅ、ゲッティング・シングス・ダンの略か」と少し興味を持ちページを開いて読んでみると、
「おい、このデビッド・アレンという人、自分と殆ど同じこと考えてるじゃないか！？」
これが、私がGTDと出会った瞬間です。えもいわれぬ高揚感でいっぱいになったのを、今でも覚えています。
このとき作ったタスク管理表は、少しずつ手直ししながら、基本的には変わらずに使えています。
これ以前と以後では、私の仕事の生産性が比べ物にならないくらい変わりました。
私と同じような悩みを持つ人はたくさんいると思います。
そんな人達にGTDってこんなに凄いんですよ！と伝えたくてしょうがないのです。誰か私のタスク管理表を使ってくれないでしょうか。親身にお教えしますんで。。。
まとめ
・やけくそになったらいつの間にかGTDを始めていた。
・自作タスク管理表は自信作なので誰か使って下さいね。
・もっと知りたい方がいらしたら、是非twitter経由で個人的に連絡下さい。尻尾振って喜んでお教えします。
